WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

NetSuite OneWorld: de moeite waard voor bedrijven in Europa?

Het Amerikaanse NetSuite is in het thuisland een begrip als het gaat om onder andere ERP-oplossingen die alleen beschikbaar zijn in de cloud. Ook in Groot-Brittannië is NetSuite al jarenlang een vaste waarde. In de Benelux werd NetSuite pas uitgerold na de overname door Oracle in 2016. De bekendste module van NetSuite, Oneworld, biedt functionaliteiten op het gebied van ERP, CRM, BI, en e-commerce. Maar voor welke bedrijven is dit een interessante optie? En voldoet een Amerikaans ERP-systeem wel aan de Nederlandse en Belgische (privacy)wetgeving?

Inhoudsopgave:

  1. Hoe is NetSuite ontstaan?
  2. Welke bedrijven gebruiken NetSuite?
  3. Financiële module
    1. Financiële consolidatie
    2. Financiële wetgeving of regels
    3. Rapportage volgens IFRS
  4. CRM-module
    1. OneWorld voor verkoop
    2. OneWorld voor marketing
    3. OneWorld voor klantenservice
    4. OneWorld voor PRM
  5. Oneworld in combinatie met een webshop
  6. Inzetten van Business Intelligence in NetSuite Oneworld
  7. Andere Netsuite-modules
  8. Kosten Oneworld
  9. Data-opslag voor NetSuite Oneworld

Korte ontstaansgeschiedenis van NetSuite

In 1998 werd NetSuite opgericht door softwareontwikkelaar Evan Goldberg onder de toenmalige naam Netledger. De NetSuite Incorporatie is uitgegroeid tot één van de grootste spelers op het gebied van ERP en e-commerce in de cloud. Sinds de oprichting in 1998 heeft NetSuite een nauwe band met Oracle. De medeoprichter van Oracle, Larry Ellisson investeerde in het jaar van NetSuite´s oprichting 114 miljoen euro eigen vermogen in de onderneming. Eind 2016 heeft Oracle NetSuite overgenomen voor een bedrag van 8,4 miljard euro, om de clouddiensten van Oracle te verbreden.

Opmerking: officieel zijn Nederlandse en Belgische NetSuite-partners sinds 2016 eigenlijk Oracle-partners, maar daar merken bedrijven die NetSuite gebruiken zo goed als niets van. Voor eindgebruikers verloopt alles via de zelfgekozen NetSuite-partner, van consultancy tot implementatie en nazorg.

Voor welke partijen is NetSuite OneWorld het meest geschikt?

NetSuite OneWorld is vooral populair bij multinationals of grote bedrijven. Dit komt door de uitgebreide financiële mogelijkheden. Een bedrijf dat wereldwijd actief is krijgt bijvoorbeeld te maken met belastingregels van verschillende landen en met een financiële administratie in verschillende talen en valuta. Het ERP-gedeelte van OneWorld kan deze taken uitvoeren en de financiële administratie automatiseren. Naast deze sterke financiële basis zijn de andere standaardcomponenten van NetSuite OneWorld: Customer Relationship Management (CRM), Business Intelligence (BI) en e-commerce-oplossing. Ondanks de uitgebreide mogelijkheden en het internationale karakter van NetSuite kunnen ook lokale en kleinere bedrijven voordeel halen uit NetSuite. In de Whitepaper NetSuite staat uitgelegd waarom ook deze bedrijven NetSuite zouden kunnen overwegen.

basis-netsuite-oneworld

OneWorld is slechts een van de beschikbare NetSuite-modules, en kan aangevuld worden met andere modules uit de ‘familie’ (voor bijvoorbeeld specifieke sectoren). De opbouw van NetSuite is niet altijd eenvoudig. Modules kunnen naar eigen wens worden gecombineerd, kunnen elkaar soms deels overlappen, en bestaan vaak in standaard en premium edities. In de Whitepaper NetSuite wordt de pakketopbouw en het licentiemodel van NetSuite verder uitgelegd.

Financiële mogelijkheden: uitgebreide mogelijkheden voor complexe administraties

De financiële functionaliteit is het hart van NetSuite OneWorld. Vooral voor complexe internationale financiële administratie kan het pakket verlichting bieden. De belangrijkste mogelijkheden van deze functionaliteit zijn:

Financiële consolidatie voor bedrijven met meerdere bv’s

Om een overzicht te krijgen van hoe het moederbedrijf er financieel voorstaat, moeten de resultaten van de dochteronderneming mee worden berekend. De boekhoudtechniek waarbij de resultaten van verschillende ondernemingen worden samengevoegd tot één jaarrekening heet financiële consolidatie. In de meeste ERP-pakketten is het onderdeel dat deze cijfers samen kan voegen niet inbegrepen. In OneWorld is deze functionaliteit standaard. De corporate onderneming heeft met OneWorld inzicht in de actuele financiële status van het concern. De resultaten kunnen ook worden gesplitst en per onderneming worden bekeken en geanalyseerd.

Land- of regiospecifieke wetgeving of aanpassingen

Elk land waar een onderneming actief is heeft zijn eigen belastingregels, taal en valuta. In NetSuite OneWorld is de lokale belastingwetgeving voor ruim 100 landen voorgeprogrammeerd. Er kunnen wereldwijd transacties worden uitgevoerd en worden geregistreerd. De software ondersteunt 190 verschillende valuta met de actuele wisselkoers en is beschikbaar in 20 talen, waaronder het Nederlands.

Let op! Oracle NetSuite heeft OneWorld opgedeeld in versies per land. Dit betekent dat NetSuite OneWorld Nederland verschilt van de versie van andere landen, zelfs met die van België. Om OneWorld voor vestigingen in verschillende landen te gebruiken, moet dus voor elk land de corresponderende versie aangeschaft worden.

Financiële rapportage volgens de IFRS

Alle Europese bedrijven zijn verplicht om hun jaarverslagen te publiceren volgens de International Financial Reporting Standards (IFRS). Dit zijn internationale normen, die de actuele waarde van aandelen en andere activa moeten weergeven. Er worden ook bepaalde vormkenmerken opgelegd door de IFRS. NetSuite OneWorld is afgestemd op deze uniforme manier van rapporteren.

Let op: internationale financiële functionaliteit is vooral belangrijk in bepaalde sectoren, maar NetSuite is niet de enige optie voor deze sectoren. In de ERP Wijzer 2022 staat een overzicht van welke systemen geschikt zijn voor welke sectoren.

Welke CRM-mogelijkheden biedt NetSuite OneWorld?

NetSuite OneWorld is in de eerste plaats erg sterk op financieel vlak. Het is dan ook niet vreemd dat wat betreft klantenrelaties de focus op de verkoop ligt. Toch is de CRM-functionaliteit van NetSuite relatief uitgebreid.

De verkoopafdeling heeft aan OneWorld een sterke module

Customer Relationship Management (CRM) focust zich bij NetSuite OneWorld vooral op sales. Net zoals bij de financiële functionaliteit zijn ook hier dé sterke punten van NetSuite flexibiliteit en de geavanceerdheid van de verschillende mogelijkheden. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillende soorten commissies worden vastgelegd per filiaal, verkoper, retailer, dealer, grootte van de verkoop etc. NetSuite biedt ook de mogelijkheid om verkoopprognoses te maken, zowel mondiaal als per filiaal of seizoen. Leads worden daarnaast punctueel opgevolgd. Indien gewenst kan elke stap gevolgd worden: van prospect tot verkoop.

customer-relationship-management samenwerking afdelingen

Marketingautomatisering op basis van de verkoop

Minder geavanceerd en prioritair bij NetSuite OneWorld is de marketingfunctionaliteit van het CRM. De basiselementen zitten zeker in de basismodule, maar voor geavanceerde mogelijkheden zal er extra functionaliteit moeten worden afgenomen. Er kunnen eenvoudige campagnes opgezet worden, ingevulde webformulieren kunnen worden omgezet tot prospects of leads en is er een goede doorstroom van marketing gerelateerde informatie naar de verkoopafdeling. Een bedrijf kan van de basisfunctionaliteit voor CRM echter niet verwachten dat er bijvoorbeeld echt aan leadscoring of uitgebreid resultaat- en kostenbeheer voor campagnes gedaan wordt.

Is OneWorld ook geschikt voor de klantendienst?

De CRM-functionaliteit van OneWorld biedt een klantenportaal waar incidenten behandeld kunnen worden, maar de mogelijkheden voor klantenbeheer en nazorg zijn gering. Er is ook geen geïntegreerd ticketsysteem. Bedrijven met veel activiteit op de klantenservice, zoals telecommunicatiebedrijven, kiezen dus beter voor een gespecialiseerd systeem dat met NetSuite kan worden gekoppeld.

ticket onderhoud reparatie klacht erp

Opmerking: wanneer een bedrijf een CRM-pakket gaat kiezen, is het belangrijk te weten waarvoor het exact ingezet zal worden, en welke mogelijkheden de verschillende pakketten bieden. In de CRM Wijzer staat een vergelijking tussen verschillende CRM-pakketten.

Het CRM kan ook ingezet worden om zakelijke relaties te onderhouden

Bijzonder aan de CRM-functionaliteit van NetSuite OneWorld is de inbegrepen mogelijkheid voor Partner Relationship Management (PRM). Hierin kunnen verschillende zaken rondom zakelijke contacten gecentraliseerd en beheerd worden, zoals: basisgegevens, service-overeenkomsten, contracten en hun voorwaarden, vastgelegde commissies etc. In een ‘gewoon’ CRM-systeem is de opslag van deze gegevens ook wel mogelijk, maar dit soort pakketten is niet specifiek ontworpen met het oog op zakelijke contacten.

Neem het voorbeeld van een softwarefabrikant met verschillende implementatiepartners. Deze partners zijn vaak verdeeld over verschillende locaties en/ of zijn gespecialiseerd in een specifieke sector. In het PRM-systeem kan de fabrikant eenvoudig zien welke partner het beste bij een specifiek project zou passen, en welke beschikbaarheid die partner heeft. Zo kan er aan de (potentiële) klant ook meteen een realistisch voorstel gedaan worden. Andersom kan ook. Wanneer een partner een project detecteert, kan deze het zelf opnemen, of doorsturen naar de fabrikant of een andere partner. In het PRM blijft dan wel duidelijk waar het project gedetecteerd is (en wie eventueel een commissie moet krijgen).

Werkt OneWorld met alle webshopsystemen?

Wat betreft e-commerce biedt NetSuite twee mogelijkheden: een eigen module bouwen met behulp van NetSuite SuiteCommerce, of een bestaande oplossing integreren. Deze bestaande oplossing kan een bekende naam zijn, zoals Magento of Shopify, maar klanten laten weten dat NetSuite ook relatief goed koppelt met eigen gebouwde webshops. Wanneer SuiteCommerce gebruikt wordt, kunnen bedrijven er zeker van zijn dat de webshop in te zetten is voor zowel B2C- als B2B-handel. Ook een integratie met (de meest gebruikte) systemen voor CRM, Product Information Management (PIM), orderbeheer en Point of Sale (POS) mag in principe geen probleem vormen.

In combinatie met de ERP-mogelijkheden voor internationalisering van OneWorld kan er een volledig webshopsysteem opgezet worden, dat mondiaal ingezet kan worden. Zo kan een internationale meubelfabrikant ervoor zorgen dat een klant die op de webshop binnenkomt een bepaalde versie te zien krijgt op basis van het IP-adres. Niet alleen de taal en munt (valuta) kunnen aangepast worden, maar ook bijvoorbeeld beschikbaarheid, prijzen en belastingregels.

Hoe wordt BI ingezet in NetSuite OneWorld?

Business Intelligence (BI) wordt standaard aangeboden in NetSuite OneWorld. Deze functie zorgt ervoor dat een leidinggevende of directielid real-time inzicht heeft in de prestaties van het bedrijf, meestal uitgedrukt in Key Performance Indicators (KPI’s). Er kan gekozen worden om de resultaten weer te geven in (financiële) rapporten, of op dashboards. De voor- en nadelen van de keuze voor dashboards of rapportage staan in de ERP Wijzer.

Extra functionaliteiten van NetSuite Oneworld

Naast de basis van NetSuite OneWorld kan het zijn dat een bedrijf nog andere functionaliteiten nodig heeft. Vooral voor specifieke sectoren zullen aanvullende modules moeten worden aangeschaft. Een bedrijvengroep die wereldwijd zwembaden produceert en inbouwt, zal bijvoorbeeld modules moeten aanschaffen voor projectbeheer, voorraadbeheer, supply chain, productieplanning en personeelsplanning. In de Whitepaper NetSuite staat een overzicht van verschillende extra modules die NetSuite aanbiedt.

Wat kost NetSuite OneWorld?

De kosten voor NetSuite kunnen erg uiteenlopen. Dit kan afhangen van de extra modules die afgenomen worden, de hoeveelheid gebruikers of zelfs de grootte van het bedrijf. NetSuite(-partners) kunnen de vaste modules namelijk zo flexibel instellen dat ze functionaliteit kunnen uitschakelen om een goedkopere versie aan te bieden aan kleinere bedrijven. Wel belangrijk om te weten is dat dit vaker gebeurt bij de andere modules van NetSuite dan bij OneWorld.

Om toch een prijsvoorbeeld te geven nemen we een bedrijf met 10 gebruikers met volledige rechten (full users), waarbij OneWorld wordt afgenomen zonder extra modules. Dit bedrijf zal voor de implementatie een eenmalige prijs van tussen de 40.000 euro en 50.000 euro betalen. Voor deze prijs richt de implementatiepartner het hele systeem in, en is het dus meteen gebruiksklaar en ingericht naar de wensen van de klant. De implementatiekosten vallen lager uit als het bedrijf zelf een deel van de inrichting op zich neemt. De drag-and-drop-mogelijkheden van NetSuite maken dit relatief eenvoudig, maar toch gaat het nog vaak mis. En dan moet er toch nog een beroep worden gedaan op de partner, die voor het oplossen van het probleem opnieuw factureert. Vandaar dat veel bedrijven toch kiezen voor de meerprijs bij de installatie. Zo kan het bedrijf sneller aan de slag met een operationeel systeem.

Interessant: NetSuite is op dit moment (maart 2020) bezig met het uitrollen van een snelle implementatiemethode: SuiteSuccess. Deze methode bestaat uit het implementeren van een basisconfiguratie, gebaseerd op best-practices voor de specifieke sector. De modules worden wel nog door het bedrijf zelf gekozen, maar de inrichting wordt dus door NetSuite bepaalt. Dit zou de implementatiekosten halveren. Later kunnen er altijd nog aanpassingen gedaan worden aan deze inrichting.

Wat betreft licentiekosten moet een bedrijf met 10 full users denken aan een jaarlijkse kostenpost van 1.300 euro voor OneWorld (waarin onderhoud en support inbegrepen zitten). In het geval van NGO’s heeft NetSuite zich ertoe gebonden om de licentieprijzen drastisch te verlagen. Afhankelijk van de situatie wordt er slechts 10%, tot helemaal niets betaald voor licenties. In het laatste geval moet een NGO dus alleen de inrichting en training van de gebruikers betalen. In de Whitepaper NetSuite vinden oriënterende projectleiders meer informatie over de elementen die invloed hebben op de prijsstelling van NetSuite, en een concreet rekenvoorbeeld.

Wanneer een bedrijf NetSuite OneWorld wil aanschaffen, is het bovendien belangrijk rekening te houden met het volgende:

  • Het pakket wordt alleen aangeboden in de cloud, en in een SaaS-module. Een bedrijf heeft een NetSuite-module nooit in bezit op zijn eigen servers staan.
  • De licenties van NetSuite worden jaarlijks vooraf betaald, en niet per maand. Er kan jaarlijks opgeschaald of afgeschaald worden.
  • De oplossing is modulair. Er kunnen dus steeds gebruikers of modules extra worden aangeschaft. Let wel op met afschalen: niet alle partners laten toe dat er van het ene op het andere jaar minder licenties worden afgenomen.
TIP: voor een vergelijking qua functionaliteiten en prijzen tussen NetSuite en andere ERP-pakketten op de markt, vraag dan naast de Whitepaper NetSuite bijvoorbeeld ook de Whitepaper Microsoft Dynamics 365 aan, of bekijk de ERP Wijzer voor een inkijkje in pakketten als SAP, Exact, Odoo, etc. Of neem even contact op met het kenniscentrum voor een bedrijfsspecifiek toegepaste selectie: +31 (0)20 36 90 457.

Waar staan de bedrijfsgegevens binnen NetSuite opgeslagen?

Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn alle bedrijven alerter op de correcte behandeling van bedrijfsgegevens. Bovendien moeten ook bedrijfsgegevens zelf goed beschermd worden. In de tijd van hackers en het doorverkopen van bedrijfs- en persoonsdata is IT-security van groot belang. Logisch dus dat projectleiders zich vragen stellen bij een van oorsprong Amerikaanse ERP-fabrikant.

Al vóór de overname door Oracle nam NetSuite maatregelen om ervoor te zorgen dat ook de gegevens van Europese bedrijven goed beveiligd werden. Onder Oracle is deze beveiliging verder uitgebouwd. Het gaat om ERP-modules in de cloud, dus helemaal lokaal kunnen bedrijven de software en de gegevens niet opslaan. Implementatiepartners kunnen echter wel garanderen dat de datacenters in Europa staan, en dat ook de back-ups de Europese grenzen niet overschrijden. Een bedrijf dat toch nog bezorgd is over eventuele beveiligingsrisico’s, kan contact opnemen met ICT Portal (+31 (0)20 36 90 457). We kunnen als kenniscentrum dan evalueren of NetSuite een goede optie kan zijn voor de specifieke situatie, en welke leverancier in dat geval zou kunnen aansluiten. Of dat misschien beter voor een ander ERP-pakket kan worden gekozen.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 23 december). NetSuite OneWorld: de moeite waard voor bedrijven in Europa? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/netsuite-oneworld

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x