Wat is e-HRM en is dit niet gewoon hetzelfde als cloud-hrm?

Met e-HRM kunnen processen rondom de personeelszaken worden geoptimaliseerd door gebruik te maken van de nieuwste internettechnologieën. Dankzij e-HRM hoeven HR-managers zich minder te focussen op tijdrovende operationele zaken en kunnen zij meer tijd besteden aan de strategische kanten van human resource management. Maar wat is e-HRM precies, en welke voordelen biedt deze variant van HR-software?

Een korte omschrijving van e-HRM

E-HRM staat voor Elektronisch Human Resource Management en houdt in dat het HRM-systeem online is geïnstalleerd, ook wel de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database. genoemd. E-HRM staat daarom ook wel bekend als HRM in de cloud of online HRM en is dus een web-gebaseerde vorm van het traditionele on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. HRM-systeem.

De initiële investeringskostenDe prijs van software voor human resource management is een belangrijk aspect bij de pakketkeuze. De kosten zullen voor een groot gedeelte bepalen wat de ROI (return on investment) van de software zal zijn. Bij het berekenen van de kosten voor een bepaald HRM-systeem, moet met een aantal factoren rekening worden gehouden. Om te beginnen is het type installatie van belang. Gaat het om een on premise installatie (ook wel lokale installatie genoemd) of zal er gebruik worden gemaakt van de cloud? Het voordeel van een HRM- systeem in de cloud is dat er niet hoeft te worden geïnvesteerd in de aanschaf van de software. Op korte termijn is het cloud-model daarom meestal flink goedkoper. van e-HRM liggen over het algemeen een stuk lager dan bij een on-premise HRM-systeem. In de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat een concreet prijzenvoorbeeld van e-HRM.

Voordelen van e-HRM voor werknemers, managers en de personeelsafdeling

Waar voorheen alleen het HR-personeel toegang had tot het HRM-systeem, is dat door de komst van E-HRM veranderd. De hele organisatie wordt namelijk betrokken bij het personeelsmanagement. Dit wordt ook wel Employee Self Service (ESS)Niet alleen de personeelsafdeling, maar het hele bedrijf zou baat moeten hebben bij HRM-software. Employee Self Service draagt hieraan bij door werknemers meer zelfstandigheid te geven op het gebied van personeelsadministratie. Software voor Employee Self Service biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen persoonlijke informatie waarover de werkgever beschikt in te zien en aan te passen. Het gaat daarbij niet uitsluitend om persoonlijke informatie, maar ook om gegevens met betrekking tot het (verzette) werk zelf. Via een portaal voor ESS kunnen werknemers aanpassingen direct doorvoeren in het HRM-systeem. Zo behoren minder efficiënte werkwijzen zoals het doorgeven van gewerkte uren en verlofaanvragen aan de HR-dienst per e-mail tot het verleden. en Manager Self Service (MSS)Manager Self Service (MSS) helpt leidinggevenden bij het uitvoeren van hun nieuwe HR-taken. Via dit portaal wordt de benodigde personeelsinformatie gecentraliseerd, en kunnen leidinggevenden aanvragen (voor bijvoorbeeld verlof of shiftwissels) goedkeuren of afwijzen. Een MSS wordt meestal gecombineerd met een portaal voor Employee Self Service (ESS). De aanvragen die werknemers zelf doen via het ESS, komen dan meteen in het MSS ter goedkeuring. genoemd.

ESS betekent dat werknemers zelf enkele operationele taken overnemen. Denk hierbij aan vakantiedagen aanvragen, verzuim melden, keuze maken uit opleidingsaanbod, declaraties indienen en het planning van functioneringsgesprekken. Het personeel neemt dus administratief werk uit handen van de HR-afdeling. Werknemers hebben voortaan meer autonomie en hier wordt binnen organisaties over het algemeen positief op gereageerd.

MSS houdt in dat de HR-manager de schakel wordt tussen de medewerker en de centrale administratie. De ESS-aanvragen komen automatisch binnen bij de HR-manager en worden pas definitief geregistreerd zodra de manager het verzoek heeft behandeld.

Volgens ICT onderzoeksbureau Gartner kan maar liefst 66% van de HR (aan)vragen door het personeel zelf worden afgehandeld via ESS. Het HR-servicecenter of de HR-administratie kan vervolgens 28% van de aanvragen regelen per telefoon, e-mail of via een digitaal formulier. De laatste 6% van de aanvragen wordt behandeld door de HR-manager zelf. Dit betreffen zeer specifieke en niet-routinematige aanvragen.

Een voorbeeld van HRM in de cloud

Wanneer een werknemer een aantal vakantiedagen wil opnemen, opent hij/zij de mobiele applicatie van het HRM-systeem. In de agenda worden de gewenste dagen geselecteerd en de aanvraag wordt verzonden. De HR-manager krijgt automatisch een notificatie en kan bijvoorbeeld op een smartphone de bezetting van het personeel controleren. De aanvraag kan worden afgekeurd (werknemer krijgt een melding van de afwijzing) of goedgekeurd (werknemer ontvangt een bevestiging, het verlofsaldo wordt automatisch aangepast en het werkroosterHet beheer van toerbeurten is in nogal wat bedrijven een lastige klus. Hoe kan een shiftplanning door middel van software geoptimaliseerd worden? Wat kost deze automatisering van de roosterplanning en ploegen een bedrijf? wordt gewijzigd).

Toename gebruik van e-HRM

Steeds meer leveranciersHRM is een populair thema onder Nederlandstalige IT-leveranciers. Geen één leverancier is echter hetzelfde als een ander. Een bedrijf doet er goed aan om duidelijk voor ogen te houden wat er verwacht wordt van de leverancier van het HRM-pakket. In de eerste plaats is het belangrijk te weten welk soort systeem de potentiële leverancier precies aanbiedt. bieden naast de traditionele on-premise systemen ook e-HRM aan. Het gebruik maken van een online HR-software wint aan populariteit, aangezien bedrijven zich geen zorgen meer hoeven maken over het beheer en onderhoud van het systeem. De leverancier van het HRM-pakketBedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen. neemt deze zorg namelijk uit handen. De HR-software is schaalbaar en er kunnen eenvoudig gebruikers en functionaliteiten toegevoegd of verwijderd worden. Vraag kosteloos de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. aan voor een vergelijking van diverse e-HRM pakketten.

E-HRM en mobiel

Diverse E-HRM systemen hebben naast een toegangsportaal via een webbrowser, ook een applicatie voor mobiel en tablet. Hierdoor kunnen verschillende personeelszaken eenvoudig geregeld worden. Voordat er definitief voor een HRM-pakket gekozen wordt, is het raadzaam om vooraf ook de applicatie daadwerkelijk te testen. In hoeverre voldoet de applicatie aan alle wensen en eisen, is het gebruiksvriendelijk en werkt de applicatie snel en foutloos?

E-HRM en een verbonden organisatie

Online HR-software kan bijdragen aan een hogere mate van transparantie. De hele organisatie is overal sneller van op de hoogte, zoals roosterwijzigingen, jubilea of verjaardagen van collega´s. Daarnaast kan het management effectief via het systeem polls en enquêtes verspreiden om meningen en inzichten van het personeel te vergaren. Raadpleeg de HRM Wijzer 2024De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. voor een overzicht met alle mogelijke valkuilen tijdens een HRM-selectietraject.

• Kosten e-HRM-systemen
• Wat is een HRM-systeem?
• Functionaliteiten Human Resource Management
• Workday versus SuccessFactors: vergelijking van twee e-HRM-pakketten