Is Scienta een goede keuze voor kennis- en kwaliteitsbeheer?

In een organisatie is ontzettend veel kennis en informatie opgeslagen. Dit kan zichtbaar zijn, zoals in handboeken, procedures en formulieren. Maar ook onzichtbaar in de hoofden van medewerkers. Hoe zorg je ervoor dat het personeel de juiste informatie kan vinden en die ook daadwerkelijk gaat gebruiken? Scienta is een bekende Nederlandse QMS-leverancier die zich met deze vragen bezighoudt. In dit artikel duiken we onder de motorkap van dit platform. ICT Portal heeft het Scienta-platform bekeken, en doet hiervan onpartijdig verslag.

Inhoudsopgave

Wat is WoodWing Scienta?

Scienta is een platform voor kwaliteits- en kennismanagement. Dit houdt in dat je met deze software alle kennis en informatie kunt stroomlijnen, en processen helder en inzichtelijk kunt maken.

WoodWing is de leverancier van Scienta en telt wereldwijd 200 medewerkers. De Scienta-divisie telt 20 medewerkers, waarvan 6-7 productontwikkelaars. Scienta heeft ongeveer 1.500 klanten (inclusief partnerconstructies zijn dat 3.000 klanten). Het bedrijf heeft zijn oplossing geïmplementeerd bij bedrijven als Bagels & Beans, Curess, Europarcs, Fidesta Zorg, Active Ants, Consolid, Cambridge Weight Plan, VandenBroecke Kliniek en Eurys.

Praktijkkennis: in het gratis Digiboek Kwaliteitsbeheer geven kwaliteitsmanagers een inkijkje in de manier waarop hun bedrijf in de praktijk omgaat met kwaliteitsbeheer.

Waar zet je Scienta voor in?

Alle bedrijfsgerelateerde vragen die beginnen met Hoe, Wie, Wat, Waar, Waarom, vind je beantwoord in Scienta – het zijn meestal vragen die een procedure betreffen. Bijvoorbeeld: hoe gaan we om met klachten? Wie is verantwoordelijk voor kwaliteit? Hoe maak ik een order aan? Dit zijn zaken die je kunt vinden in Scienta, waardoor een organisatie duidelijkheid schept over de juiste manier van werken.

Het is een platform voor de gehele organisatie, niet alleen voor de kwaliteitsmanager. De idee hierachter is dat je met het volledige personeel in een gecentraliseerd systeem aan de bedrijfsverbetering werkt. Dit zorgt voor continuïteit: als een medewerker weggaat blijft de kennis behouden in de organisatie, en een nieuwe werknemer beschikt vanaf de onboarding over alle relevante informatie.

Kwaliteitsdocumenten versus documentopslag

Belangrijk om te weten is dat Scienta zich richt op kwaliteitsbeheer en de kennis die aanwezig is binnen een organisatie. Het is de plek waar procedures, afspraken, ISO-handboek, kwaliteitsnormen et cetera genoteerd worden (kennis). Dus beschreven wordt bijvoorbeeld hoe je een declaratie moet indienen, inclusief declaratieformulier. Maar het is géén documentopslagsysteem waar de daadwerkelijke declaraties van de afgelopen tien jaar worden bewaard. Deze documenten staan elders, bijvoorbeeld in een apart documentbeheersysteem.

Een documentbeheersysteem (DMS) koppelen aan een kwaliteitsbeheersysteem (QMS)? In de kosteloze DMS Wijzer lees je op welke verschillende manieren je dit kunt doen.

WoodWing heeft in het eigen productportfolio een enterprise information management oplossing, genaamd Xtendis. Dit systeem is complementair aan Scienta: in Scienta staat de kennis opgeslagen, in Xtendis de documenten.

Een ander voorbeeld is dat in Scienta staat beschreven hoe je een order aanmaakt, terwijl alle aangemaakte orders in het ERP-systeem staan opgeslagen.

Dynamisch bestandsformaat

In Scienta kun je kwaliteitsdocumenten uploaden in allerlei bestandformaten. Je handboek of procesbeschrijvingen in Word, Excel, PowerPoint of PDF kun je dus gewoon in het systeem zetten. Maar om je kwaliteits- en kennisbeheer dynamisch te maken, is het verstandiger om de content uit de documenten te halen en te transformeren naar de Scienta-editor die beschikbaar is voor:

tekst-artikelen (werkinstructies, procedures, kennis in tekst)
flowcharts (stroomdiagrammen van processen)
formulieren (bijvoorbeeld een interne audit, test je BHV-kennis, etc.).

dynamisch kwaliteitsbeheer mogelijkheden

Scienta kan eigenlijk gezien worden als een “ont-document management systeem”: Scienta wil informatie juist uit de statische documentbestanden halen, en deze omvormen tot dynamische kennis en data.

Met de dynamische content ontgrendel je vervolgens allerlei mogelijkheden, zoals het kunnen vergelijken van wijzigingen, workflows rondom wijzigingsvoorstellen creëren, etc. Meer mogelijkheden komen in het volgende hoofdstuk aan bod.

In het Digiboek Kwaliteitsbeheer lees je over de vier grootste problemen die bedrijven vaak ondervinden met betrekking tot kwaliteitsdocumenten.

Screenshots: visuele indruk van de gebruikersomgeving en mogelijkheden

Hieronder tref je een reeks screenshots aan van het Scienta-platform, bedoeld om je een duidelijke indruk te geven van de functionaliteiten, de gebruiksvriendelijkheid en de visuele vormgeving.

Homepage

Hieronder staat een screenshot van de homepage van de gebruikersomgeving. De widgets (blokjes) kun je zelf instellen, dus hier bepaal je wat, waar en hoeveel je laat zien.

Geclusterde content

Je kunt dashboards maken die geclusterde content aanbieden. Voorbeelden zijn een dashboard dat gericht is op een ISO-normering (bijvoorbeeld het uitlichten van documenten per hoofdstuk van de ISO-norm), of een dashboard voor nieuwe medewerkers. Als iemand nieuw in dienst komt, dan staat daar alle belangrijke informatie om te lezen:

Voorbeelden van procedures, en handboeken en flowcharts

In Scienta kun je beginnen met voorbeeldhandboeken (ISO:9001 en HKZ). Ook staan er voorbeeldprocedures en voorbeeld-flowcharts (bijvoorbeeld van het inkoopproces) al klaar in het systeem. Dit zijn generieke teksten en sjablonen die je kunt gebruiken of aanpassen aan jouw specifieke procedures.

Gekoppelde content

In het systeem kan gerelateerde informatie met elkaar worden verbonden. Bijvoorbeeld een werkinstructie van waaruit medewerkers direct doorklikken naar de bijbehorende formulieren.

In de flowcharts van een proces kun je ook weer doorklikken naar de onderliggende content (specificaties die bij de processtap horen). Zo kun je springen van document naar document. Op deze manier worden kennis en kwaliteit in onderlinge samenhang vergroot:

Metadata

Aan een document worden metadata meegegeven, zoals de auteur, type content, versienummer, documentstatus (bijvoorbeeld “Definitief”), tags, en gekoppelde artikelen (bijvoorbeeld bij een checklist van inkoopspecificaties zou de flowchart van het gehele inkoopproces een gekoppeld document zijn):

Versiebeheer en traceerbaarheid

Het systeem biedt versiebeheer, dus je kunt altijd de laatste versie van een document vinden op één centrale plek. Het systeem toont een medewerker altijd maar één versie, namelijk de meest recente. Maar een medewerker kan wel nagaan wat er gewijzigd is in de laatste versie. Met de “Vergelijken”-knop ziet de gebruiker in rode/groene kleuren wat er gewijzigd is. Het laat ook meer versiegegevens zien, bijvoorbeeld wanneer de versiewijziging heeft plaatsgevonden en door wie. Deze transparantie en traceerbaarheid is belangrijk voor audit-trails.

Formulieren

De formulieren kunnen zich in verschillende fases bevinden. Als voorbeeld: een medewerker meldt een datalek; nadat het formulier is ingevuld en ingediend komt het vervolgens in stap twee bij de Compliance Officer terecht. Zo kan een formulier verschillende voorgeprogrammeerde stappen doorlopen.

De beheerder heeft een dashboard met een statistiekenoverzicht, zoals het aantal ingevulde formulieren in een bepaalde periode, de onderwerpen, gevolgen, etc.

Wijzigingsvoorstellen

Een medewerker kan zelf een wijzigingsvoorstel maken. Stel dat het aantal verlofdagen verkeerd in de arbeidsvoorwaarden staat, dan kan een medewerker een verbetering indienen bij de documentbeheerder. Een workflow ontsluit zich dan in Scienta: de beheerder krijgt via Scienta een taak toebedeeld. Hij kan het wijzigingsvoorstel vervolgens afwijzen of accepteren.

Je kunt niet tegelijkertijd met anderen werken in de contentcreatie (zoals op een Google Docs-achtige manier waar je de ander ziet typen). Wel kun je tegelijkertijd wijzigingsvoorstellen indienen bij de documenteigenaar. Deze krijgt dan meer wijzigingsvoorstellen toegestuurd. Een andere mogelijkheid is dat je een document een workflow laat doorlopen, zodat je na elkaar de volgende versie weer oppakt. Het is een bewuste keuze van Scienta om het tegelijkertijd aan documenten werken niet te faciliteren, omdat het om procedures gaat en je mogelijk snel het overzicht verliest.

Taken

In het systeem zijn verschillende soorten taken mogelijk:

bewerktaken;
reviewtaken;
leestaken;
to-do-taken;
wijzigingsvoorstellen;
formulieren invullen.

Een gebruiker kan een taak aanmaken en een collega krijgt deze taak dan in zijn mailbox. Voorbeelden hiervan zijn: de directie moet een procedure reviewen, een afdelingsleider moet het jaaroverzicht lezen, een medewerker moet een formulier invullen om zijn favoriete activiteit voor het bedrijfsuitje door te geven. Dit kunnen ook terugkerende taken zijn (vanwege de compliance). Ook kun je een leesbevestiging ontvangen als iemand zijn leestaak heeft voltooid.

Dashboards

Als beheerder heb je een overzicht van allerlei gegevens, bijvoorbeeld een diagram met het aantal openstaande taken. Vervolgens kun je in dit diagram doorklikken op alle openstaande taken waarvan de deadline is verlopen, en zie je welke taken dat zijn en wie ervoor verantwoordelijk is. Of je kunt doorklikken naar hoeveel taken er nog openstaan bij een bepaalde medewerker. Zo kun je uitzoomen of inzoomen naargelang je informatiebehoefte.

Rechten en rollen

In Scienta kun je verschillende rechten en rollen instellen per groep, per gebruiker en zelfs per document. De beheerder kan dus instellen wie wat moet kunnen lezen of bewerken. Hiermee voorkom je dat iedereen zomaar in een document (bijvoorbeeld een procedure) kan rommelen of dat er een versiechaos ontstaat. Een gebruiker heeft een persoonlijk overzicht waarin staat voor welke documenten hij verantwoordelijk is.

Het Kwaliteitsbeheersysteem Functionaliteitenoverzicht is een tool voor bedrijven die zich serieus oriënteren op de aankoop van een QMS-pakket. Bepaal in deze dynamische checklijst de functionele wensen en eisen volgens de MoSCoW-methode (must/should/could/would have).

Voor welke organisaties is dit platform geschikt?

Scienta is zowel voor kleine als grote organisaties geschikt: van 10 medewerkers tot honderden medewerkers.

Waar je dit systeem vaak aantreft zijn sectoren zoals de thuiszorg, maakindustrie, zakelijke dienstverlening, accountants- en verzekeringskantoren, brancheverenigingen, voedingsmiddelensector en cosmetische klinieken. Het zijn organisaties die veel te maken hebben met protocollen en handboeken, of aan hygiënevoorwaarden en kwaliteitseisen moeten voldoen. Scienta is binnen de zorgsector minder gefocust op ziekenhuizen, omdat daar de concurrentie van andere partijen heel groot is.

Hoewel Scienta momenteel voornamelijk door bedrijven uit Nederland en België wordt gebruikt, kan het systeem ook internationaler worden ingezet. De systeemtalen zijn beschikbaar in het Nederlands, Engels, Frans en Duits.

Pas op voor ‘over-caution’ (het té voorzichtig zijn): sommige bedrijven timmeren hun bedrijfsprocessen zo goed dicht voor risico’s dat het onwerkbaar wordt. Medewerkers zijn bijvoorbeeld meer tijd kwijt aan opleiding, controles en invullen van checklists dan aan het werk zelf. In het Digiboek Kwaliteitsbeheer deelt een kwaliteitsmanager zijn visie op dit verschijnsel.

Waar is Scienta niet voor bedoeld?

In Scienta zit geen e-learning. Je kunt wel testvragen opstellen voor medewerkers, maar het bevat geen mogelijkheden om een gebruiker te laten slagen of zakken.

Je moet Scienta ook niet zien als een volwaardig intranet. Het is een kwaliteitssysteem met een uitstapje naar intranet. Je ziet bijvoorbeeld welke collega’s (bijna) jarig zijn, je kunt een berichtje plaatsen – maar het is geen intern-Facebook.

Tot slot: Scienta is niet geschikt voor bedrijven die kwaliteitsbeheer als taak zien van één persoon (bijvoorbeeld de kwaliteitsmanager). Scienta is juist bedoeld voor de hele organisatie, een soort samenwerkingsplatform om de kennis en kwaliteit binnen de gehele organisatie te verbeteren.

Wat zijn de kosten van Scienta?

Je betaalt op basis van het aantal gebruikers. Het systeem is prijstechnisch zeer toegankelijk voor het mkb: een klein bedrijf met minder dan tien medewerkers kan voor minder dan 2.000 euro per jaar met Scienta aan de gang.

Prijzen beginnen namelijk vanaf 1.656 euro per jaar voor 10 gebruikers. Een bedrijf met 50 gebruikers betaalt ongeveer 7-8 duizend euro per jaar. Een bedrijf met 150 medewerkers zal zo’n 14-16 duizend euro per jaar kwijt zijn. Grote bedrijven met 500 tot 1.000 medewerkers moeten rekenen op een bedrag tussen de 25-40 duizend euro per jaar.

Voor de implementatie (inclusief onboarding) betalen organisaties tot en met 50 gebruikers 1.950 euro. Voor dit bedrag wordt een nieuwe klant het eerste halfjaar aan de hand genomen om het systeem goed in te richten (werkruimten maken, dashboards creëren, formulieren opstellen, gebruikersgroepen definiëren, rechten toewijzen).

Scienta kan je helpen om aanwezige documenten met allerlei digitale procedures (Word, PDF, Visio, etc.) gestructureerd in Scienta te krijgen, maar dit is een aparte dienstverlening. Dit werk moet handmatig gebeuren. Voor een gereduceerd tarief kan een organisatie worden ontlast van deze tijdrovende klus.

Als een systeembeheerder van een bedrijf uit dienst gaat, en de opvolger heeft een nieuwe onboarding nodig van Scienta, dan vraagt het bedrijf wel geld voor de extra training.

Er zijn geen beperkingen of verborgen kosten qua aantal formulieren of tekstbestanden dat je kunt aanmaken of uploaden. Ook de back-ups zitten standaard in je licentie.

Concurrenten op de markt

Op internationaal vlak is Confluence een enorme partij op het gebied van kwaliteitsbeheer. Maar aangezien Scienta voornamelijk Nederlandse en Belgische klanten heeft, kom je uit bij meer lokale concurrenten. De grotere partijen in Nederland zijn Infoland (Zenya), Manualmaster, Mavim en Comm’ant. Wat kleinere organisaties zijn Inception en AO-online.

Windows verkenner zou je in zekere zin ook kunnen beschouwen als een concurrent, omdat bedrijven daarin vaak beginnen met het opslaan van procedures en instructies. En in het verlengde daarvan SharePoint, aangezien bedrijven die applicatie bij een Microsoft-licentie krijgen en de kwaliteitsdocumenten hier vervolgens in opslaan.

SharePoint als document- of kwaliteitsbeheersysteem? Het is een bekende discussie binnen veel bedrijven. Lees de argumenten van voor- en tegenstanders in de DMS Wijzer.

Hoe lang duurt de implementatie?

Scienta biedt het systeem aan in de cloud (SaaS). Het is niet mogelijk om het platform on-premise te implementeren. Het Amazon-datacenter van Scienta staat in Europa (Frankfurt), en kent hoge beveiligingseisen.

De technische implementatie is heel eenvoudig: er wordt een werkomgeving voor je aangemaakt en binnen een paar minuten kun je starten. Het werk begint bij het vullen van Scienta en het instellen van groepen, rechten, dashboards, etc.

Een bedrijf met een kartrekker (projectleider) die voldoende tijd voor het project heeft gereserveerd, en waar alle procedures up-to-date zijn, kan binnen twee maanden operationeel zijn. Maar gemiddeld duurt het tussen de drie en zes maanden voordat een bedrijf geheel operationeel is.

Eenmaal geïmplementeerd hebben gebruikers recht op nieuwe updates en releases.

In de DMS Wijzer staat een checklist die je helpt bij het waarborgen van compliance voor documentbeheer in de cloud.

Waarom wel of niet kiezen voor WoodWing Scienta

Zoals bij elke QMS-oplossing zijn er positieve punten en zaken om rekening mee te houden. ICT Portal zet de meest in het oog springende aspecten op een rij:

Voordelen en ontwikkelingen

Scienta heeft een belangrijke stap gezet op het gebied van dashboards. Data waren voorheen wel in het systeem aanwezig, maar werden gevisualiseerd in lange lijsten. Een bedrijf met 2.000 medewerkers en een veelvoud aan taken, dan gaf een lijst geen overzicht meer. Grafieken, zoals taart- en staafdiagrammen, laten sneller een overzicht zien. Je kunt doorklikken in diagrammen naar diepere lagen voor meer details.
Scienta besteedt aandacht aan de gebruikerservaring. Veel kwaliteitssystemen zien er wat saai uit met grijze kleuren. Scienta werkt prettig en het systeem is eenvoudig in de huisstijlkleuren van een bedrijf vorm te geven.
De export-functie is heel gebruiksvriendelijk. Als je alle gegevens uit Scienta wilt halen, kun je eenvoudig alle mappen selecteren en de artikelen exporteren in het gewenste formaat (Word, zip-bestand). Je kunt selecteren of je inhoudsopgaven, pagina-eindes en niet-gepubliceerde artikelen wilt toevoegen. Je eigen huisstijl en lettertypen blijven ook intact. Een leverancier die een heldere en eenvoudige exit-strategie biedt, verdient hiervoor complimenten.

Elk systeem kent zijn eigen sterke en zwakke punten, of een focus op bepaalde sectoren. Voor de verschillen tussen pakketten kun je contact opnemen met ICT Portal of gebruikmaken van onze kosteloze pakketselectie.

Aandachtspunten en uitdagingen

Maatwerk is niet mogelijk, maar het systeem is wel vormvrij. Je kunt namelijk zelf widgets toevoegen met eigen HTML voor een vrije inrichting. Maar meer complexe maatwerkwensen (bijvoorbeeld: “als ik een document heb verstuurd, dan moet er een klokje gaan lopen om te meten hoe lang de medewerker dit document aan het lezen is”) zijn niet mogelijk. Goede ideeën van klanten kunnen wel op de Scienta-roadmap terecht komen zodat ze ontwikkeld worden.
Het transformeren van bestanden naar Scienta-artikelen is geen automatisch proces. Het overbrengen van bestanden (Word, Pdf, Visio, etc.) naar de Scienta-editor (tekst-artikelen, diagrammen en formulieren) is echt kopieer-plakwerk. Je kunt vrij eenvoudig de statische bestanden uploaden, maar dan mis je de dynamisch voordelen zoals het vergelijken van versies, wijzigingsvoorstellen indienen, het dynamisch doorklikken vanuit een stroomdiagram naar een formulier, etc. De werkstromen moeten echt getekend worden en de teksten moeten er handmatig worden ingezet.
Scienta blinkt niet uit in API-koppelingen. Maar vaak bedoelen bedrijven met een “koppeling” een link naar een bepaalde procedure. Wat koppelingen worden genoemd zijn in de praktijk dus vaak een eenvoudige URL. Er kan een unieke URL worden gemaakt van een document, waardoor je bijvoorbeeld vanuit een CRM-, HRM- of ERP-systeem altijd bij de meest recente versie van een procedure terechtkomt, ook als je de titel, de inhoud of zelfs de bestandslocatie in Scienta hebt veranderd.

Conclusie

Al met al is Scienta een solide oplossing voor kwaliteits- en kennismanagement. Het heeft uitgebreide functionaliteiten, een aantrekkelijke vormgeving en een bovengemiddelde gebruiksvriendelijkheid. Bovendien beschikt de leverancier Woodwing over een breed productportfolio van complementaire bedrijfscontent-oplossingen die in veel behoeften op het gebied informatiebeheer kan voorzien.

Als je op zoek bent naar een nieuwe QMS-oplossing en je wilt weten welke geschikte pakketten in aanmerking komen voor jouw organisatie, neem dan contact op met ICT Portal. Wij helpen je op weg met een kosteloze pakketselectie.