In een organisatie is ontzettend veel kennis en informatie opgeslagen. Dit kan zichtbaar zijn, zoals in kwaliteitshandboeken, procedures, procesbeschrijvingen, werkinstructies en formulieren. Maar ook onzichtbaar in de hoofden van medewerkers. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers snel de juiste informatie vinden, altijd met de actuele versie werken en ook kunnen bijdragen aan verbeteringen?
WoodWing Scienta is een Nederlandse QMS-oplossing voor het centraal beheren en toegankelijk maken van kwaliteitsinformatie, processen, documenten en organisatiekennis. In dit artikel duiken we onder de motorkap van dit platform. ICT Portal heeft het WoodWing Scienta-platform bekeken, en doet hiervan onpartijdig verslag.
Inhoudsopgave
- Introductie WoodWing Scienta
- Wanneer geschikt?
- Kwaliteitsdocumenten versus documentopslag
- Dynamisch bestandsformaat
- Screenshots voor visuele indruk
- Voor wie geschikt?
- Wanneer is het geen match?
- Wat zijn de kosten?
- Concurrenten
- Implementatie
- Wel of niet WoodWing Scienta?
- Conclusie
Wat is WoodWing Scienta?
WoodWing Scienta is software voor kwaliteitsmanagement, kennismanagement en procesmanagement. Organisaties kunnen er onder andere procedures, werkinstructies, beleid, kwaliteitshandboeken, formulieren, risico’s en verbetermaatregelen in vastleggen.
De oplossing is bedoeld voor de hele organisatie en niet alleen voor kwaliteitsmanagers of applicatiebeheerders. Medewerkers gebruiken Scienta om informatie te raadplegen, taken uit te voeren, formulieren in te vullen en wijzigingen of verbeteringen voor te stellen.
WoodWing is de leverancier van Scienta en telt wereldwijd 200 medewerkers. De WoodWing Scienta-divisie telt 20 medewerkers, waarvan 6-7 productontwikkelaars. WoodWing Scienta heeft ongeveer 1.500 klanten (inclusief partnerconstructies zijn dat 3.000 klanten). WoodWing Scienta heeft meer dan 40.000 gebruikers en twintig jaar ervaring met kwaliteitsmanagementsoftware. Het bedrijf heeft zijn oplossing geïmplementeerd bij bedrijven als Alpina Group, EuroParcs, Ionbond, Zehnder en VIVISOL.
Praktijkkennis: in het gratis Digiboek Kwaliteitsbeheer geven kwaliteitsmanagers een inkijkje in de manier waarop hun bedrijf in de praktijk omgaat met kwaliteitsbeheer.
Waar zet je WoodWing Scienta voor in?
Veel vragen binnen een organisatie beginnen met hoe, wie, wat, waar of waarom. Hoe melden we een incident? Wie is verantwoordelijk voor dit proces? Welke werkinstructie is actueel? Wat moet een nieuwe medewerker lezen?
In Scienta kunnen organisaties de antwoorden op dit soort vragen centraal beschikbaar maken. Daarmee wordt duidelijk hoe werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke documenten, formulieren of taken bij een proces horen.
Het platform kan bijvoorbeeld worden ingezet voor:
- procedures, protocollen en werkinstructies
- kwaliteitshandboeken en beleidsinformatie
- procesbeschrijvingen en stroomdiagrammen
- incidenten, afwijkingen en verbetermaatregelen
- interne audits en controles
- terugkerende taken en beoordelingen
- onboarding en interne kennisdeling
Doordat medewerkers zelf wijzigingsvoorstellen kunnen indienen, kan de vastgelegde werkwijze worden aangepast wanneer deze niet meer overeenkomt met de praktijk.
Kwaliteitsdocumenten versus documentopslag
WoodWing Scienta is primair bedoeld voor het beheren van kwaliteitsinformatie, processen en werkwijzen. Het is de plek waar procedures, afspraken, ISO-handboek, kwaliteitsnormen et cetera genoteerd worden (kennis). Het platform is niet bedoeld als archief voor grote hoeveelheden dossier- of transactiedocumenten.
In Scienta kan bijvoorbeeld worden beschreven hoe een declaratie moet worden ingediend en kan het bijbehorende declaratieformulier beschikbaar worden gemaakt. De daadwerkelijk ingediende declaraties worden normaal gesproken in een financieel systeem, documentbeheersysteem of ander bronsysteem bewaard.
Bestanden zoals Word-documenten, Excel-bestanden, PowerPoint-presentaties en pdf’s kunnen wel aan de structuur van Scienta worden toegevoegd. Organisaties kunnen er ook voor kiezen om Office-documenten in Microsoft SharePoint te beheren en deze via de SharePoint-integratie binnen Scienta toegankelijk te maken.
Bij deze integratie wordt een SharePoint-map gekoppeld aan een categorie in Scienta. Bestanden die in de gekoppelde map worden geplaatst, verschijnen vervolgens automatisch in Scienta. Daar kunnen onder andere rechten, labels, leestaken en andere taken aan worden toegevoegd.
Scienta en SharePoint vervangen elkaar daardoor niet noodzakelijk. SharePoint kan worden gebruikt voor samenwerking aan bestanden, terwijl Scienta structuur, verantwoordelijkheden en kwaliteitsworkflows rond die informatie toevoegt.Een documentbeheersysteem (DMS) koppelen aan een kwaliteitsbeheersysteem (QMS)? In de kosteloze DMS Wijzer lees je op welke verschillende manieren je dit kunt doen.
WoodWing heeft in het eigen productportfolio een enterprise information management oplossing, genaamd Xtendis. Dit systeem is complementair aan Scienta: in Scienta staat de kennis opgeslagen, in Xtendis de documenten.
Van statische documenten naar dynamische informatie
In WoodWing Scienta kun je kwaliteitsdocumenten uploaden in allerlei bestandformaten. Je handboek of procesbeschrijvingen in Word, Excel, PowerPoint of PDF kun je dus gewoon in het systeem zetten. Wie meer gebruik wil maken van de functionaliteiten van het platform, kan de inhoud ook vastleggen in verschillende soorten Scienta-content:
- Tekst-artikelen voor beleid, procedures en werkinstructies.
- Stroomdiagrammen voor het visualiseren van processen en processtappen.
- Formulieren voor bijvoorbeeld incidentmeldingen, interne audits en evaluaties.
- Objecten voor gestructureerde gegevens, zoals risico’s, leveranciers en verbetermaatregelen.
Deze content kan worden gekoppeld aan eigenaren, metadata, taken, beoordelingen en workflows. Daardoor is het mogelijk om informatie niet alleen op te slaan, maar ook actief te beheren en te gebruiken.
WoodWing Scienta kan in die zin worden gezien als een ‘ont-documentmanagementsysteem’: de oplossing stimuleert organisaties om informatie uit lange, statische documenten te halen en op te delen in beter vindbare en beheersbare onderdelen. Bestanden blijven echter ook ondersteund.
In het Digiboek Kwaliteitsbeheer lees je over de vier grootste problemen die bedrijven vaak ondervinden met betrekking tot kwaliteitsdocumenten.
Zoeken met WoodWing Scienta AI Search
Naast de standaard zoekfunctie biedt WoodWing Scienta AI Search. Een gebruiker kan in gewone taal een vraag stellen, waarna de software een antwoord formuleert op basis van informatie uit de eigen Scienta-omgeving.
De AI-zoekfunctie zoekt niet op het openbare internet. Bestaande toegangsrechten worden gerespecteerd, waardoor gebruikers alleen antwoorden ontvangen op basis van content die zij ook zelf mogen bekijken. Bij het antwoord wordt aangegeven uit welk artikel de informatie afkomstig is. Wanneer geen geschikt antwoord wordt gevonden, geeft de functie dat aan.
Het aantal beschikbare AI-zoekopdrachten per maand verschilt per pakket.
Screenshots: visuele indruk van de gebruikersomgeving en mogelijkheden
Hieronder tref je een reeks screenshots aan van het WoodWing Scienta-platform, bedoeld om je een duidelijke indruk te geven van de functionaliteiten, de gebruiksvriendelijkheid en de visuele vormgeving.
Homepage
De homepage van Scienta bestaat uit instelbare dashboards met widgets. Organisaties kunnen dashboards inrichten per afdeling, onderwerp, norm, vestiging of doelgroep.
Widgets kunnen bijvoorbeeld toegang geven tot:
- de zoekfunctie en AI Search
- openstaande taken
- recent gewijzigde informatie
- relevante processen en documenten
- formulieren
- statistieken
Een medewerker kan daardoor een andere startpagina zien dan een kwaliteitsmanager of applicatiebeheerder.
Geclusterde content
In Scienta kan informatie worden geordend in workspaces, categorieën, dashboards en overzichten. Zo kan een organisatie bijvoorbeeld een dashboard maken voor ISO 9001, informatiebeveiliging, nieuwe medewerkers of een specifieke afdeling.
Gebruikers zien daardoor alleen de informatie die voor hun rol of werkzaamheden relevant is, zonder eerst een uitgebreide mappenstructuur te hoeven doorzoeken.
Procedures, handboeken en stroomdiagrammen
WoodWing Scienta biedt verschillende voorbeeldhandboeken die organisaties kunnen toevoegen en aanpassen. Het actuele aanbod omvat onder meer handboeken voor ISO 9001, ISO 27001, Zorg & Welzijn en AI-governance.
Het ISO 9001-handboek bevat volgens WoodWing meer dan 400 voorbeelddocumenten, waaronder processen, instructies, formulieren en beleidsdocumenten. Deze content vormt een startpunt en moet nog worden aangepast aan de eigen organisatie.
Gekoppelde content
Artikelen, stroomdiagrammen, formulieren en objecten kunnen in Scienta met elkaar worden verbonden. Vanuit een processtap kan een medewerker bijvoorbeeld direct doorklikken naar de bijbehorende werkinstructie of het formulier dat moet worden ingevuld.
Deze onderlinge verbindingen helpen om informatie in de context van een proces aan te bieden.
Metadata
Aan informatie in Scienta kunnen eigenschappen worden toegevoegd, zoals de eigenaar, status, geldigheidsduur, categorie, labels, verantwoordelijke afdeling en de datum van beoordeling.
Metadata worden gebruikt om informatie te filteren, overzichten samen te stellen en verantwoordelijkheden inzichtelijk te maken.
Versiebeheer en traceerbaarheid
Het systeem biedt versiebeheer, dus medewerkers krijgen altijd de actuele, gepubliceerde versie te zien.
Bevoegde gebruikers kunnen versies vergelijken en bekijken wat is gewijzigd, wanneer dat gebeurde en wie de wijziging heeft uitgevoerd. Met de “Vergelijken”-knop ziet de gebruiker in rode/groene kleuren wat er gewijzigd is. Auditlogs registreren daarnaast handelingen van gebruikers in het systeem. Dit ondersteunt de traceerbaarheid tijdens interne en externe audits.
Formulieren en workflows
Met de formulierenmodule van Scienta kunnen organisaties digitale meldingen, controles, audits en evaluaties inrichten.
Een incidentmelding kan bijvoorbeeld na verzending automatisch bij een verantwoordelijke terechtkomen. Daarna kunnen vervolgacties, beoordelingen of goedkeuringen worden gestart. Via statistieken kan een beheerder onder andere inzicht krijgen in aantallen meldingen, onderwerpen, statussen en afhandelingstijden.
Als voorbeeld: een medewerker meldt een datalek; nadat het formulier is ingevuld en ingediend komt het vervolgens in stap twee bij de Compliance Officer terecht. Zo kan een formulier verschillende voorgeprogrammeerde stappen doorlopen.
In bepaalde pakketten kunnen artikelen en formulieren ook publiek beschikbaar worden gemaakt. Personen zonder Scienta-account kunnen deze dan via een link, QR-code of website openen.
De beheerder heeft een dashboard met een statistiekenoverzicht, zoals het aantal ingevulde formulieren in een bepaalde periode, de onderwerpen, gevolgen, etc.
Wijzigingsvoorstellen
Medewerkers kunnen in Scienta een wijzigingsvoorstel indienen wanneer informatie onjuist, onvolledig of verouderd is. De verantwoordelijke beheerder kan het voorstel vervolgens beoordelen, accepteren of afwijzen.
Stel dat het aantal verlofdagen verkeerd in de arbeidsvoorwaarden staat, dan kan een medewerker een verbetering indienen bij de documentbeheerder. Een workflow ontsluit zich dan in WoodWing Scienta: de beheerder krijgt via Scienta een taak toebedeeld. Hij kan het wijzigingsvoorstel vervolgens afwijzen of accepteren.
WoodWing Scienta biedt geen gelijktijdige redactie waarbij verschillende gebruikers elkaar live zien typen, zoals in Google Docs of Microsoft Word Online. Samenwerking verloopt via wijzigingsvoorstellen, opeenvolgende bewerktaken en goedkeuringsworkflows.
Dit voorkomt ongecontroleerde wijzigingen, maar is een aandachtspunt voor organisaties die veel gelijktijdig aan documenten willen samenwerken.
Taken en periodieke beoordelingen
Het systeem ondersteunt verschillende soorten taken, waaronder:
- bewerktaken
- review- en goedkeuringstaken
- leestaken
- to-do-taken
- wijzigingsvoorstellen
- formuliertaken
Een gebruiker kan een taak aanmaken en een collega krijgt deze taak dan in zijn mailbox. Voorbeelden hiervan zijn: de directie moet een procedure reviewen, een afdelingsleider moet het jaaroverzicht lezen, een medewerker moet een formulier invullen om zijn favoriete activiteit voor het bedrijfsuitje door te geven.
Taken kunnen eenmalig of terugkerend worden ingesteld. Zo kan een documenteigenaar bijvoorbeeld ieder jaar de opdracht krijgen om een procedure opnieuw te beoordelen. Bij een leestaak kan worden vastgelegd of de ontvanger de informatie heeft gelezen.
Met het RASCI-model kan binnen bepaalde pakketten bovendien worden vastgelegd wie verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, ondersteunend, geraadpleegd of geïnformeerd is bij een taak of processtap.
Objecten
Objecten in Scienta zijn bedoeld voor informatie die beter in een gestructureerd overzicht past dan in een gewoon tekstartikel.
Organisaties kunnen objecten bijvoorbeeld gebruiken voor:
- risico’s
- leveranciers
- verbetermaatregelen
- bedrijfsmiddelen
- normen en eisen
Hiermee kan binnen WoodWing Scienta een eigen register of onderdeel van een managementsysteem worden ingericht.
Rechten, rollen en toegang
Rechten kunnen in Scienta worden ingesteld per gebruiker, groep en onderdeel. Hiermee bepaalt een organisatie wie informatie mag bekijken, bewerken, goedkeuren of beheren. De beheerder kan dus instellen wie wat moet kunnen lezen of bewerken. Hiermee voorkom je dat iedereen zomaar in een document (bijvoorbeeld een procedure) kan rommelen of dat er een versiechaos ontstaat. Een gebruiker heeft een persoonlijk overzicht waarin staat voor welke documenten hij verantwoordelijk is.
Voor toegang ondersteunt WoodWing Scienta onder andere tweefactorauthenticatie en Single Sign-On. Bij SSO kunnen medewerkers inloggen met een bestaand bedrijfsaccount, bijvoorbeeld via Microsoft Entra ID. Daarnaast is er een Scienta-app voor toegang op mobiele apparaten.
Het Kwaliteitsbeheersysteem Functionaliteitenoverzicht is een tool voor bedrijven die zich serieus oriënteren op de aankoop van een QMS-pakket. Bepaal in deze dynamische checklijst de functionele wensen en eisen volgens de MoSCoW-methode (must/should/could/would have).
Voor welke organisaties is dit platform geschikt?
WoodWing Scienta is zowel voor kleine als grote organisaties geschikt: van 10 medewerkers tot honderden medewerkers.
Het platform wordt vooral gebruikt door organisaties die werken met kwaliteitsnormen, protocollen, toezicht, wet- en regelgeving of veel interne procedures. Voorbeelden zijn de thuiszorg, maakindustrie, zakelijke en financiële dienstverlening, accountants- en verzekeringskantoren, branche- en beroepsverenigingen, voedingsmiddelenbedrijven en cosmetische klinieken. Het zijn organisaties die veel te maken hebben met protocollen en handboeken, of aan hygiënevoorwaarden en kwaliteitseisen moeten voldoen. WoodWing Scienta is binnen de zorgsector minder gefocust op ziekenhuizen, omdat daar de concurrentie van andere partijen heel groot is.
Hoewel WoodWing Scienta momenteel voornamelijk door bedrijven uit Nederland en België wordt gebruikt, kan het systeem ook internationaler worden ingezet. De systeemtalen zijn beschikbaar in het Nederlands, Engels, Frans en Duits.
De oplossing komt vooral tot zijn recht wanneer meerdere medewerkers informatie moeten raadplegen en bijdragen aan het beheren of verbeteren daarvan.
Pas op voor ‘over-caution’ (het té voorzichtig zijn): sommige bedrijven timmeren hun bedrijfsprocessen zo goed dicht voor risico’s dat het onwerkbaar wordt. Medewerkers zijn bijvoorbeeld meer tijd kwijt aan opleiding, controles en invullen van checklists dan aan het werk zelf. In het Digiboek Kwaliteitsbeheer deelt een kwaliteitsmanager zijn visie op dit verschijnsel.
Waarvoor is WoodWing Scienta niet bedoeld?
In WoodWing Scienta zit geen e-learning. Je kunt wel vragenlijsten en kennistesten maken, maar het bevat geen mogelijkheden om een gebruiker te laten slagen of zakken, zoals in een Learning Management System wél kan.
Je moet WoodWing Scienta ook niet zien als een volwaardig sociaal intranet of medewerkerscommunicatieplatform. Het is een kwaliteitssysteem met een uitstapje naar intranet. Je ziet bijvoorbeeld welke collega’s (bijna) jarig zijn, je kunt een berichtje plaatsen – maar het is geen intern-Facebook. Er zijn dus functies voor interne informatie en communicatie, maar de nadruk ligt op kwaliteit, kennis en processen.
Daarnaast is Scienta geen DMS voor het langdurig archiveren van grote hoeveelheden dossiers en transactiedocumenten. Hiervoor is doorgaans een afzonderlijk documentmanagement- of archiefsysteem nodig.
Organisaties die vooral live en gelijktijdig in Office-documenten willen samenwerken, zullen hiervoor meestal SharePoint of Microsoft 365 blijven gebruiken. Via de SharePoint-integratie kan deze manier van werken wel worden gecombineerd met de kwaliteitsstructuur van Scienta.
Tot slot: Scienta is niet geschikt voor bedrijven die kwaliteitsbeheer als taak zien van één persoon (bijvoorbeeld de kwaliteitsmanager). Scienta is juist bedoeld voor de hele organisatie, een soort samenwerkingsplatform om de kennis en kwaliteit binnen de gehele organisatie te verbeteren.
Wat zijn de kosten van WoodWing Scienta?
WoodWing biedt Scienta momenteel aan in drie pakketten: Starter, Advanced en Ultimate. Op basis van de openbare prijspagina bedroegen de getoonde prijzen in juli 2026:
- Starter: €53 per maand, inclusief vijf medewerkers
- Advanced: €146 per maand, inclusief tien medewerkers
- Ultimate: vanaf €163 per maand
Een bedrijf met 50 gebruikers betaalt ongeveer 7-8 duizend euro per jaar. Een bedrijf met 150 medewerkers zal zo’n 14-16 duizend euro per jaar kwijt zijn. Grote bedrijven met 500 tot 1.000 medewerkers moeten rekenen op een bedrag tussen de 25-40 duizend euro per jaar.
Voor de implementatie (inclusief onboarding) betalen organisaties tot en met 50 gebruikers 1.950 euro. Voor dit bedrag wordt een nieuwe klant het eerste halfjaar aan de hand genomen om het systeem goed in te richten (werkruimten maken, dashboards creëren, formulieren opstellen, gebruikersgroepen definiëren, rechten toewijzen).
WoodWing Scienta kan je helpen om aanwezige documenten met allerlei digitale procedures (Word, PDF, Visio, etc.) gestructureerd in WoodWing Scienta te krijgen, maar dit is een aparte dienstverlening. Dit werk moet handmatig gebeuren. Voor een gereduceerd tarief kan een organisatie worden ontlast van deze tijdrovende klus.
Als een systeembeheerder van een bedrijf uit dienst gaat, en de opvolger heeft een nieuwe onboarding nodig van WoodWing Scienta, dan vraagt het bedrijf wel geld voor de extra training.
Er zijn geen beperkingen of verborgen kosten qua aantal formulieren of tekstbestanden dat je kunt aanmaken of uploaden. Ook de back-ups zitten standaard in je licentie.
Concurrenten op de markt
Op internationaal vlak is Confluence een enorme partij op het gebied van kwaliteitsbeheer. Maar aangezien WoodWing Scienta voornamelijk Nederlandse en Belgische klanten heeft, kom je uit bij meer lokale concurrenten. De grotere partijen in Nederland zijn Infoland (Zenya), Manualmaster, Mavim en Comm’ant. Wat kleinere organisaties zijn Inception en ISO2Handle.
“Begin niet bij wat QMS-pakketten allemaal kunnen. Dan lijkt al snel alles interessant en wordt de oplossing onnodig duur. Bepaal eerst wat je écht nodig hebt: stel je wensen en eisen op en gebruik die als basis voor je marktverkenning. Met het ICT Portal-selectieplatform met 500+ leveranciers kom je vervolgens tot een passende shortlist van QMS-oplossingen.”
— Floris Rood, softwareadviseur ICT Portal
Windows verkenner zou je in zekere zin ook kunnen beschouwen als een concurrent, omdat bedrijven daarin vaak beginnen met het opslaan van procedures en instructies. En in het verlengde daarvan Microsoft SharePoint, aangezien bedrijven die applicatie bij een Microsoft-licentie krijgen en de kwaliteitsdocumenten hier vervolgens in opslaan.
SharePoint als document- of kwaliteitsbeheersysteem? Het is een bekende discussie binnen veel bedrijven. Lees de argumenten van voor- en tegenstanders in de DMS Wijzer.
Hoe lang duurt de implementatie?
De technische implementatie is heel eenvoudig: er wordt een werkomgeving voor je aangemaakt en binnen een paar minuten kun je starten. De meeste tijd zit doorgaans in:
- het bepalen van de gewenste structuur
- het opschonen van bestaande informatie
- het overzetten of herschrijven van documenten
- het inrichten van groepen en rechten
- het toewijzen van eigenaren
- het ontwerpen van dashboards en workflows
- het trainen en betrekken van medewerkers
Maar een bedrijf met een kartrekker (projectleider) die voldoende tijd voor het project heeft gereserveerd, en waar alle procedures up-to-date zijn, kan binnen twee maanden operationeel zijn. Maar gemiddeld duurt het tussen de drie en zes maanden voordat een bedrijf geheel operationeel is.
Eenmaal geïmplementeerd hebben gebruikers recht op nieuwe updates en releases.
In de DMS Wijzer staat een checklist die je helpt bij het waarborgen van compliance voor documentbeheer in de cloud.
WoodWing Scienta biedt het systeem aan in de cloud (SaaS). Het is niet mogelijk om het platform on-premise te implementeren. Het Amazon-datacenter van WoodWing Scienta staat in Europa (Frankfurt), en kent hoge beveiligingseisen.
Waarom wel of niet kiezen voor WoodWing Scienta
Zoals bij elke QMS-oplossing zijn er positieve punten en zaken om rekening mee te houden. ICT Portal zet de meest in het oog springende aspecten op een rij:
Voordelen en ontwikkelingen
- WoodWing Scienta heeft een belangrijke stap gezet op het gebied van dashboards. Data waren voorheen wel in het systeem aanwezig, maar werden gevisualiseerd in lange lijsten. Een bedrijf met 2.000 medewerkers en een veelvoud aan taken, dan gaf een lijst geen overzicht meer. Grafieken, zoals taart- en staafdiagrammen, laten sneller een overzicht zien. Je kunt doorklikken in diagrammen naar diepere lagen voor meer details.
- WoodWing Scienta besteedt aandacht aan de gebruikerservaring. Veel kwaliteitssystemen zien er wat saai uit met grijze kleuren. WoodWing Scienta werkt prettig en het systeem is eenvoudig in de huisstijlkleuren van een bedrijf vorm te geven.
- Kwaliteit en kennis zitten in één omgeving, want de procedures, processen, taken, formulieren en verbeteringen kunnen met elkaar worden verbonden.
- AI Search: medewerkers kunnen vragen stellen op basis van de eigen, afgeschermde Scienta-content.
- Met de SharePoint-integratie kunnen Office-documenten in SharePoint blijven staan en vanuit Scienta worden aangeboden binnen de juiste kwaliteitscontext.
- De medewerkersparticipatie neemt toe, doordat medewerkers via wijzigingsvoorstellen en taken actief bij het proces worden betrokken.
- Met voorbeeldhandboeken kunnen organisaties starten met bestaande content voor onder andere ISO 9001, ISO 27001, Zorg & Welzijn en AI-governance.
- De export-functie is heel gebruiksvriendelijk. Als je alle gegevens uit WoodWing Scienta wilt halen, kun je eenvoudig alle mappen selecteren en de artikelen exporteren in het gewenste formaat (Word, zip-bestand). Je kunt selecteren of je inhoudsopgaven, pagina-eindes en niet-gepubliceerde artikelen wilt toevoegen. Je eigen huisstijl en lettertypen blijven ook intact. Een leverancier die een heldere en eenvoudige exit-strategie biedt, verdient hiervoor complimenten.
Elk systeem kent zijn eigen sterke en zwakke punten, of een focus op bepaalde sectoren. Voor de verschillen tussen pakketten kun je contact opnemen met ICT Portal of gebruikmaken van onze kosteloze pakketselectie.
Aandachtspunten en uitdagingen
- Maatwerk is niet mogelijk, maar het systeem is wel vormvrij. Je kunt namelijk zelf widgets toevoegen met eigen HTML voor een vrije inrichting. Maar meer complexe maatwerkwensen (bijvoorbeeld: “als ik een document heb verstuurd, dan moet er een klokje gaan lopen om te meten hoe lang de medewerker dit document aan het lezen is”) zijn niet mogelijk. Goede ideeën van klanten kunnen wel op de Scienta-roadmap terecht komen zodat ze ontwikkeld worden.
- Het transformeren van bestanden naar Scienta-artikelen is geen automatisch proces. Het overbrengen van bestanden (Word, Pdf, Visio, etc.) naar de Scienta-editor (tekst-artikelen, diagrammen en formulieren) is echt kopieer-plakwerk. Je kunt vrij eenvoudig de statische bestanden uploaden, maar dan mis je de dynamisch voordelen zoals het vergelijken van versies, wijzigingsvoorstellen indienen, het dynamisch doorklikken vanuit een stroomdiagram naar een formulier, etc. De werkstromen moeten echt getekend worden en de teksten moeten er handmatig worden ingezet. Een migratie vraagt dus om voorbereiding.
- WoodWing Scienta blinkt niet uit in API-koppelingen. Integraties moeten per situatie worden beoordeeld. De SharePoint-integratie is een relevante uitbreiding, maar organisaties met veel complexe koppelingen moeten vooraf laten toetsen wat mogelijk is. Maar vaak bedoelen bedrijven met een “koppeling” een link naar een bepaalde procedure. Wat koppelingen worden genoemd zijn in de praktijk dus vaak een eenvoudige URL. Er kan een unieke URL worden gemaakt van een document, waardoor je bijvoorbeeld vanuit een CRM-, HRM- of ERP-systeem altijd bij de meest recente versie van een procedure terechtkomt, ook als je de titel, de inhoud of zelfs de bestandslocatie in WoodWing Scienta hebt veranderd.
- Er is geen live co-editing in de Scienta-editor. Samenwerking aan native Scienta-content verloopt via voorstellen en workflows.
- Niet alle functies zitten in ieder pakket. Organisaties moeten vooraf goed controleren welk abonnement nodig is.
- Het systeem is geen volledig DMS of LMS. Voor archivering, dossierbeheer of uitgebreide e-learning zijn aanvullende systemen nodig.
Conclusie
Al met al is WoodWing Scienta een solide oplossing voor voor organisaties die kwaliteitsmanagement, processen en interne kennis centraal willen beheren en toegankelijk willen maken voor medewerkers.
De sterke punten liggen vooral bij een bovengemiddeld gebruiksgemak, organisatiebrede kennisdeling, versiebeheer, taken, wijzigingsvoorstellen en het combineren van verschillende soorten kwaliteitsinformatie. Toevoegingen zoals AI Search, objecten en de SharePoint-integratie verbreden de mogelijkheden verder. Bovendien beschikt de leverancier Woodwing over een breed productportfolio van complementaire bedrijfscontent-oplossingen die in veel behoeften op het gebied informatiebeheer kan voorzien.
Daar staat tegenover dat Scienta geen volwaardig documentarchief, e-learningplatform of live samenwerkingsomgeving voor Office-documenten is. Ook vraagt het om tijd en aandacht om bestaande informatie om te zetten naar een heldere, dynamische Scienta-structuur.
Als je op zoek bent naar een nieuwe QMS-oplossing en je wilt weten welke geschikte pakketten in aanmerking komen voor jouw organisatie, neem dan contact op met ICT Portal. Wij helpen je op weg met een kosteloze pakketselectie.