WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

QMS-pakketselectie: hoe maakt een bedrijf een doordachte keuze?

Kwaliteitsbeheer kan op verschillende manieren worden aangepakt. Veel leveranciers van softwarepakketten doen ‘wel iets met kwaliteit’. Maar welke soorten pakketten bestaan er nu precies? En waarin verschillen ze?

Is kwaliteitsbeheer voor iedereen hetzelfde?

Zeker niet. Vraag tien mensen wat ze verstaan onder kwaliteit, en je krijgt tien verschillende antwoorden. Dit komt omdat ieder mens de term vanuit een ander oogpunt bekijkt.

De eerste vraag die een oriënterende projectleider zich dus moet stellen is: wat betekent kwaliteit voor mijn organisatie? Hierbij spelen de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit een grote rol, maar ook factoren zoals het soort klanten en de bedrijfsgrootte. Een start-up met een nieuw foodconcept zal bijvoorbeeld zwaar inzetten op toetsing en analyse van het nieuwe product. Een groot chemisch bedrijf zal echter meer aandacht besteden aan het voorkomen van ongevallen. Het QMS Functionaliteitenoverzicht kan bedrijven helpen om te bepalen welke richting ze uit willen met het QMS.

qms pakket soorten bedrijfsactiviteit sector

QMS-pakketten vanuit verschillende invalshoeken

In principe staat het streven naar de best mogelijke kwaliteit van een product of dienst gelijk aan het streven naar de best mogelijke operationele werking van een bedrijf. Het gaat erom de bestaande processen zodanig in te richten, dat er zo weinig mogelijk mis kan gaan, en dat het product of de dienst steeds als ‘goed’ wordt ervaren. Goed kan hier betekenen dat het product lekker is of een hoge voedingswaarde heeft, dat het medicijn de kwaal snel en veilig oplost, dat de dienst snel en professioneel wordt geleverd, etc. Er kan op veel manieren naar dit doel worden toegewerkt. Vandaar dat kwaliteitsbeheer in verschillende pakketten terugkomt:

Kwaliteitsbeheer in DMS-pakketten

Wanneer we in de praktijk naar kwaliteitsbeheer kijken, komen hier meestal veel documenten bij kijken. Bedrijven hebben namelijk iets tastbaars nodig om een abstract begrip als ‘de kwaliteit van een product of dienst’ vast te leggen. Op verscheidene punten in de kwaliteitscyclus van een product of dienst komen documenten aan bod. Denk hierbij aan standaarden (bijvoorbeeld een ISO-norm), protocollen, instructies, diploma’s, auditrapportages, CAPA’s, etc.

qms documentbeheer dms

Het beheer van al deze documenten wordt in principe het beste verzorgd door een systeem voor documentbeheer. Zo’n systeem biedt mogelijkheden voor onder andere versiebeheer, werkstromen en archivering. Specifiek met betrekking tot kwaliteitsbeheer zorgt versiebeheer ervoor dat er niet gewerkt wordt op basis van oude protocollen of instructies. Bij werkstromen worden de procesverantwoordelijke werknemers aangewezen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wie de verantwoordelijkheid heeft voor de selectie van de grondstoffen voor voedselproductie. En via archivering kan er duidelijk worden aangetoond welke protocollen en werkwijzen er in het verleden zijn toegepast, hoe deze geëvalueerd zijn, etc.

Een traditioneel documentsysteem kan dus al heel wat betekenen voor kwaliteitsbeheer. Verscheidene DMS-leveranciers zijn vanuit documentbeheer ook verder gaan nadenken over QMS. Ze voegden bijvoorbeeld incident- en risicobeheer toe, en werkte dashboards uit voor de KPI’s rondom kwaliteit. In de DMS Wijzer staan drie belangrijke zaken waarop zich oriënterende projectleiders moeten letten bij de keuze en implementatie van een DMS-systeem voor kwaliteitsbeheer.

→ Zie ook het volledige artikel over kwaliteitsbeheer in DMS-systemen.

Kwaliteitsbeheer in ERP-pakketten

Kijkend naar ERP-pakketten voor kwaliteitsbeheer, zien we een vergelijkbaar fenomeen als bij DMS. In de basis kennen ERP-pakketten al heel wat functionaliteiten voor quality management. Wat betreft kwaliteit zijn ERP-pakketten voornamelijk sterk in:

  • Controles en metingen: de planning van analyses op een batch, specifiek product of monster en de interpretatie van de testresultaten. Voor deze interpretatie wordt vaak Business Intelligence (BI) ingezet.
  • Traceerbaarheid: via barcodescanning of RFID kan er bijgehouden worden welke stappen er in de praktijk zijn uitgevoerd bij de productie van een artikel, of bij de uitvoering van een dienst. Zo kunnen de precieze activiteiten nadien worden getraceerd. De keuze voor barcodes of RFID hangt van de situatie af. In de ERP Wijzer staat een vergelijking tussen beide systemen.
  • Koppeling met een sterke database: controles en tracering zorgen voor erg veel extra data, die vaak ook nog eens vergeleken moeten worden met elkaar. Dan is het wel zo handig als het opslagsysteem achter dit alles, de database, een grote capaciteit heeft en goed gestructureerd is.

Net zoals bij DMS geldt ook hier dat de basis van de meeste ERP-systemen al heel wat QMS-functionaliteiten afdekt. Maar om de volledige kwaliteitscyclus rond te krijgen, zal er gekeken moeten worden naar een ERP-systeem met een specifieke focus op kwaliteit, een combinatie met een DMS voor kwaliteit, of een losstaand QMS-pakket. Om te bepalen wat het beste pakket is voor uw situatie, raden we aan te beginnen met het invullen van het QMS Functionaliteitenoverzicht.

→ Zie ook het volledige artikel over kwaliteitsbeheer in ERP-systemen

Kwaliteitsbeheer in CRM-pakketten

Systemen voor klantenrelatiebeheer (CRM) dragen ook hun steentje bij aan kwaliteitsmanagement, al zijn ze minder talrijk dan DMS- of ERP-pakketten. Hier is het vooral het onderdeel klachtenbeheer dat bijdraagt aan de kwaliteit van een product. Een klacht moet in de eerste plaats voor de klant opgelost worden. Vaak wordt de klantendienst hierin bijgestaan door een ticketsysteem.

Maar een klacht kan ook geregistreerd worden als een incident. Zo wordt deze opgenomen in de statistieken en komt zij bij interne audits aan bod. Een klacht die vaker voorkomt zal er op die manier voor zorgen dat de oorzaak wordt onderzocht, en dat het product of de dienst verbeterd wordt.

Er bestaan maar weinig CRM-pakketten die uitgebouwd worden tot een volledig QMS. De meeste CRM-leveranciers blijven bij hun leest. Wat wel vaak gebeurt is het maken van een koppeling van het CRM met het QMS-pakket, om zo de klachten van klanten in het incidentbeheer te krijgen. Daarnaast kan er in een QMS natuurlijk ook een module voor klachtenbeheer worden opgenomen.

Volledig losstaand QMS

Daarnaast komen er steeds meer systemen op de markt die alle QMS-functionaliteiten uit andere pakketten bundelen. Hiermee kan een bedrijf kwaliteitsdocumenten beheren, aan risico-, klachten- en incidentmanagement doen, de traceerbaarheid verzorgen, testresultaten analyseren en audits uitvoeren. Om maar de belangrijkste zaken te noemen.

Het voordeel van deze systemen is dat ze kwaliteitsbeheer als een geheel nemen; bedrijven hoeven niet meer de puzzel van informatie uit verschillende systemen te leggen. Het nadeel kan zijn dat andere bedrijfsprocessen uit zicht raken. Een telecombedrijf heeft bijvoorbeeld heel veel aan een losstaand QMS-pakket, maar moet ook continu aan marketing en acquisitie doen. Een losstaand QMS kan hierbij niet ondersteunen, en er zal dus nog een apart CRM-systeem nodig zijn. Ook voor zaken zoals financiële administratie is er in een QMS meestal geen plaats.

Branchespecifieke pakketten

Ten slotte bestaan er ook branchepakketten voor QMS. Sommige sectoren hebben namelijk zulke specifieke vereisten, dat ze beter voor een best-of-breed-oplossing kunnen kiezen. Voor laboratoria bestaat er bijvoorbeeld een Laboratory Information Management System (LIMS).

Bestaan er Nederlandse QMS-pakketten?

Wat opvalt bij een zoektocht op internet, is dat er voor kwaliteitsbeheer vooral veel Amerikaanse pakketten bestaan. Deze pakketten zijn goed ontwikkeld, maar zijn vaak gericht op de Amerikaanse wetgeving en instituten, zoals de FDA voor goedkeuring van voedingsmiddelen en medicijnen. Deze wet- en regelgeving is anders dan in Europa. Houd hier dus rekening mee als u een Amerikaans pakket overweegt.

Er bestaan echter ook heel wat QMS-pakketten van Nederlandse of Belgische origine, al zijn deze soms wat moeilijker te vinden. Bij ICT Portal wordt continu onderzoek gedaan naar Nederlandstalige pakketten. Als u graag wil weten welk QMS past bij uw specifieke project, dan kunt u terecht bij een consultant van het kenniscentrum: +31 (0)20 369 0457.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 3 maart). QMS-pakketselectie: hoe maakt een bedrijf een doordachte keuze? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/quality-management/qms-pakketten