WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Standard Operating Procedure (SOP)

SOP’s zorgen voor uniformisering van werkwijzen

Een Standard Operating Procedure (SOP) is een document waarin de instructies voor een bepaald werkproces minutieus beschreven staan. Dit is vooral interessant voor de opleiding van nieuwe werknemers, of in sectoren waar er erg strenge regelgeving geldt. Een voorbeeld van zo’n sector is de luchtvaart, waar vliegtuigen voor vertrek steeds dezelfde gedetailleerde controles moeten ondergaan vóór ze kunnen opstijgen.

Let op: Een Standard Operating Procedure is nooit een doel op zich, maar een middel dat past binnen een grotere strategie voor (Electronic) Quality Management.

Standard Operating Procedures in bedrijfssoftware

Standard Operating Procedures worden opgesteld voor specifieke acties op de werkvloer, en hangen dus erg nauw samen met de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Zo kunnen ze teruggevonden en beheerd worden in verschillende soorten bedrijfssoftware. Enkele voorbeelden van SOP’s in bedrijfssoftware zijn:

SOP’s voor bedrijfsprocessen in een ERP voor de handel

  • Registreren van nieuwe artikelen (artikelnummer aanmaken, catalogus updaten, etc.)
  • Registreren van nieuwe klanten (in het CRM)
  • Ontvangen en behandelen van retourproducten
  • Klachtenbeheer
  • Kwaliteitscontrole van producten in de voedingssector of de modebranche

SOP’s voor documentbeheer

  • Opstellen van uitgaande facturen
  • Betaling van inkomende facturen
  • Archivering en eventuele vernietiging van documenten
  • Werkwijze voor het bewerken van informatiefolders en andere (externe) communicatie

SOP in Human Resource Management

  • Werkinstructies zodat de opvolging van werknemers die vertrekken (succession) effectief verloopt
  • Vaste werkwijze voor employee lifecycle, waaronder recruiting, onboarding, opleiding en offboarding
  • Vaste werkwijze voor evaluatiegesprekken
kwaliteitsbeheer promo digiboek

(ISO-)certificaten behalen met behulp van SOP’s

Een SOP is belangrijk voor het op peil houden of verbeteren van een product of dienst in het algemeen, maar kan ook een specifieker doel dienen. Veel bedrijven gebruiken de vastgelegde procedures en instructies voor het nastreven van bepaalde normen en het behalen van bijvoorbeeld een ISO-certificaat. Vooral voor de normen omtrent kwaliteit en veiligheid is het voor bedrijven interessant om in detail te kunnen voorleggen welke stappen werknemers volgen bij de uitvoering van hun werk. Ook milieucertificaten zijn steeds populairder, en vragen erg strikte procedures. Een SOP afgestemd op het recyclagebeleid is dus een goede ondersteuning voor een onderneming die een milieucertificaat wil behalen.

Hoe schrijf je een Standard Operating Procedure?

Een Standard Operating Procedure schrijven lijkt op het eerste gezicht niet zo moeilijk. Toch moeten bedrijven opletten dat ze geen stappen overslaan. Onderstaand stappenplan kan organisaties helpen bij het correct opmaken van een SOP:

    1. Leg de processen vast waarvoor een SOP nodig is.
      Het is interessant om alle bestaande bedrijfsprocessen te identificeren, eventueel via Business Process Management (BPM). Niet al deze processen hebben echter ook een SOP nodig. Begin dus bij het selecteren van de processen die essentieel zijn voor het voldoen aan regelgeving, het behalen van certificaten of de basiswerking van het bedrijf. Deze selectie gebeurt idealiter met leden van het managementteam, die een goed zicht hebben op de doelen die het bedrijf nastreeft.
    2. Leg een template vast
      Ook het opstellen van een SOP zelf moet goed gepland worden. Stel een sjabloon op en bepaal hoe de instructies verwoord zullen worden (taalkundig). Een vaste format helpt werknemers namelijk om de procedures te begrijpen en na te leven. Beslis in deze stap ook hoe werknemers op de hoogte worden gebracht van de SOP, of waar ze alle instructies kunnen terugvinden.
Tip! Sommige werknemers leren gemakkelijk als de richtlijnen zijn uitgeschreven, anderen leren gemakkelijker aan de hand van plaatjes. Het kan dus interessant zijn om de procedures zowel visueel als tekstueel (eventueel zelfs ook auditief) weer te geven.
  1. Verzamel input vanuit de werkvloer
    Details over werkprocedures zijn altijd het meest accuraat als ze van de gebruikers zelf komen. Leg goed vast wie de experts zijn en praat met hen. Maak ook gebruik van eventueel al beschikbare richtlijnen van de specifieke afdelingen.
  2. Schrijf, evalueer en publiceer de SOP
    Met hulp van het opgestelde sjabloon en de informatie vanuit de werkvloer kan de SOP geschreven worden. Deze eerste opzet wordt vervolgens door het management geëvalueerd en eventueel herschreven. Hierna is de SOP klaar voor publicatie op de vooraf vastgelegde manier.
  3. Onderhoud de SOP
    Processen veranderen in de loop van de tijd: Het zou dus vreemd zijn als de bijbehorende SOP’s statisch blijven. Stel dus ook een plan op voor de herziening van SOP’s. Bovendien kan het gebeuren dat tekortkomingen pas na verloop van tijd zichtbaar worden. Daarom is het interessant om gebruikers de kans te geven om suggesties aan te dragen voor de aanpassing van SOP’s.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 2 juli). Standard Operating Procedure (SOP). ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/standard-operating-procedure-sop
guest
2 Reacties
Nieuwste
Oudste Meeste stemmen
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties