Standard Operating Procedure (SOP)

SOP’s zorgen voor uniformisering van werkwijzen

Een Standard Operating Procedure (SOP) is een document waarin de instructies voor een bepaald werkproces minutieus beschreven staan. Dit is vooral interessant voor de opleiding van nieuwe werknemers, of in sectoren waar er erg strenge regelgeving geldt. Een voorbeeld van zo’n sector is de luchtvaart, waar vliegtuigen voor vertrek steeds dezelfde gedetailleerde controles moeten ondergaan vóór ze kunnen opstijgen.

Let op: Een Standard Operating Procedure is nooit een doel op zich, maar een middel dat past binnen een grotere strategie voor (Electronic) Quality ManagementQuality Management, ook wel kwaliteitsbeheer in het Nederlands, bestaat uit het streven naar de hoogste kwaliteit van een product, productieproces, dienst of organisatie. Het is een overkoepelende vorm van bedrijfsbeheer die er op toeziet dat er steeds op een uniforme en kwaliteitsvolle manier wordt gewerkt..

Standard Operating Procedures in bedrijfssoftware

Standard Operating Procedures worden opgesteld voor specifieke acties op de werkvloer, en hangen dus erg nauw samen met de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Zo kunnen ze teruggevonden en beheerd worden in verschillende soorten bedrijfssoftwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.. Enkele voorbeelden van SOP’s in bedrijfssoftware zijn:

SOP’s voor bedrijfsprocessen in een ERP voor de handelEen handelsonderneming kiest vaak voor de aanschaf van een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) dat speciaal gericht is op de handelsactiviteiten zoals orderpicking, magazijnindeling en voorraadbeheer. Voor welke specifieke problemen kan een ERP een oplossing bieden? Welke functionaliteiten zijn essentieel voor de handel? Hoe kan de software bijdragen aan hogere winstmarges?

• Registreren van nieuwe artikelen (artikelnummer aanmaken, catalogus updaten, etc.)
• Registreren van nieuwe klanten (in het CRMCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.)
• Ontvangen en behandelen van retourproducten
• Klachtenbeheer
• Kwaliteitscontrole van producten in de voedingssectorBedrijven uit de voedingssector weten dat een ERP-systeem voor de ‘gewone’ handel of productie niet één op één geschikt is voor hun branche. Houdbaarheidsdata en strikte kwaliteitseisen zijn maar enkele van de cruciale aspecten die het systeem moet aankunnen. Maar wat kenmerkt ERP-software voor voeding en dranken, de foodsector, dan precies? Welke systemen helpen bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie overeind te blijven op de sterk concurrerende markt? of de modebrancheEen ERP-systeem voor de fashion moet zeker niet té ingewikkeld zijn. Het is een snelle handel en werknemers willen geen tijd verdoen aan een complex systeem. Aan de andere kant moet het ERP wel ingericht zijn voor de specifieke handelsprocessen van de branche. In de ERP Wijzer vindt u verschillende pakketten die specifiek gericht zijn op de fashionindustrie.

SOP’s voor documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?

• Opstellen van uitgaande facturen
• Betaling van inkomende facturen
• ArchiveringBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is. en eventuele vernietiging van documenten
• Werkwijze voor het bewerken van informatiefolders en andere (externe) communicatie

SOP in Human Resource ManagementHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.

• Werkinstructies zodat de opvolging van werknemers die vertrekken (succession) effectief verloopt
• Vaste werkwijze voor employee lifecycle, waaronder recruiting, onboardingOnboarding of de integratie van nieuwe werknemers is meer dan het welkom heten van nieuwe werknemers. Het gaat ook verder dan het regelen van praktische zaken, zoals toegang tot bedrijfssoftware of het bestellen van een werkuniform. Bij onboarding wordt de medewerker namelijk helemaal wegwijs gemaakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Het idee is dat de nieuwe collega zich echt thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf., opleiding en offboardingOffboarding is de verzamelnaam voor alle processen die te maken hebben met het vertrek van een werknemer. Bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van ontslag, of het in gang zetten van pensioenregelingen. Offboarding is echter meer dan het afhandelen van praktische zaken. Er worden ook maatregelen getroffen waarmee de samenwerking kan worden stopgezet zonder negatieve gevoelens of consequenties. Oud-werknemers en werkgevers kunnen namelijk ook na de uittreding uit de organisatie nog van waarde voor elkaar zijn.
• Vaste werkwijze voor evaluatiegesprekken

(ISO-)certificaten behalen met behulp van SOP’s

Een SOP is belangrijk voor het op peil houden of verbeteren van een product of dienst in het algemeen, maar kan ook een specifieker doel dienen. Veel bedrijven gebruiken de vastgelegde procedures en instructies voor het nastreven van bepaalde normen en het behalen van bijvoorbeeld een ISO-certificaatDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. Er bestaan een aantal sectorgebonden ISO-normen voor bijvoorbeeld de zorg, de productie en toelevering van medische apparatuur of voedselveiligheid, maar de meeste normen gelden voor iedere sector. De ISO-normen bevatten dan ook geen specifieke regels of checklists. De ISO-standaarden bieden namelijk een kader waarmee een bedrijf zijn eigen ISO-strategie kan uitwerken. In deze strategie legt een bedrijf bijvoorbeeld vast hoe het aan archivering gaat doen, of hoe het zijn bedrijfsinformatie gaat beveiligen. Een Document Management Systeem kan de uitvoering van zo’n strategie voor documentbeheer voor zijn rekening nemen.. Vooral voor de normen omtrent kwaliteit en veiligheid is het voor bedrijven interessant om in detail te kunnen voorleggen welke stappen werknemers volgen bij de uitvoering van hun werk. Ook milieucertificaten zijn steeds populairder, en vragen erg strikte procedures. Een SOP afgestemd op het recyclagebeleid is dus een goede ondersteuning voor een onderneming die een milieucertificaat wil behalen.

Hoe schrijf je een Standard Operating Procedure?

Een Standard Operating Procedure schrijven lijkt op het eerste gezicht niet zo moeilijk. Toch moeten bedrijven opletten dat ze geen stappen overslaan. Onderstaand stappenplan kan organisaties helpen bij het correct opmaken van een SOP:

1. 1. Leg de processen vast waarvoor een SOP nodig is.
      Het is interessant om alle bestaande bedrijfsprocessen te identificeren, eventueel via Business Process Management (BPM)Business Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd.. Niet al deze processen hebben echter ook een SOP nodig. Begin dus bij het selecteren van de processen die essentieel zijn voor het voldoen aan regelgeving, het behalen van certificaten of de basiswerking van het bedrijf. Deze selectie gebeurt idealiter met leden van het managementteam, die een goed zicht hebben op de doelen die het bedrijf nastreeft.
   2. Leg een template vast
      Ook het opstellen van een SOP zelf moet goed gepland worden. Stel een sjabloon op en bepaal hoe de instructies verwoord zullen worden (taalkundig). Een vaste format helpt werknemers namelijk om de procedures te begrijpen en na te leven. Beslis in deze stap ook hoe werknemers op de hoogte worden gebracht van de SOP, of waar ze alle instructies kunnen terugvinden.

Tip! Sommige werknemers leren gemakkelijk als de richtlijnen zijn uitgeschreven, anderen leren gemakkelijker aan de hand van plaatjes. Het kan dus interessant zijn om de procedures zowel visueel als tekstueel (eventueel zelfs ook auditief) weer te geven.

1. Verzamel input vanuit de werkvloer
   Details over werkprocedures zijn altijd het meest accuraat als ze van de gebruikers zelf komen. Leg goed vast wie de experts zijn en praat met hen. Maak ook gebruik van eventueel al beschikbare richtlijnen van de specifieke afdelingen.
2. Schrijf, evalueer en publiceer de SOP
   Met hulp van het opgestelde sjabloon en de informatie vanuit de werkvloer kan de SOP geschreven worden. Deze eerste opzet wordt vervolgens door het management geëvalueerd en eventueel herschreven. Hierna is de SOP klaar voor publicatie op de vooraf vastgelegde manier.
3. Onderhoud de SOP
   Processen veranderen in de loop van de tijd: Het zou dus vreemd zijn als de bijbehorende SOP’s statisch blijven. Stel dus ook een plan op voor de herziening van SOP’s. Bovendien kan het gebeuren dat tekortkomingen pas na verloop van tijd zichtbaar worden. Daarom is het interessant om gebruikers de kans te geven om suggesties aan te dragen voor de aanpassing van SOP’s.