Retentiebeheer

Managen wat bewaard moet worden

Retentie betekent letterlijk vasthouden. Het is daarom een term die in veel verschillende contexten gebruikt kan worden. In de ICT-wereld komt retentiebeheer het meeste voor op het gebied van personeels- of documentbeheer (HRMHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen. en DMSVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?). In deze ICT-contexten kan retentiebeheer gezien worden als het management van wie of welke documenten bewaard moeten worden.

Leestip! Retentiebeheer is een essentiële voorwaarde om te voldoen aan de steeds striktere regels voor archiefbeheer. In het artikel “Digitaal archiveren met behulp van een DMSBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.” is te lezen hoe documenten op een geordende, veilige en rechtsgeldige manier kunnen worden beheerd.

Retentie in documentbeheer

Als het gaat over documentbeheer hangt retentiebeheer nauw samen met records managementRecords Management kan in het Nederlands worden vertaald met archiefbeheer. De term omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf worden gearchiveerd. In een ICT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMS. Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie. (ook archiefbeheer genoemd) en document lifecycle. Vaak worden de drie termen op dezelfde manier gebruikt. Retentiebeheer gaat dan over het al dan niet bewaren van een document in het archief, en de bewaartijd van dit document. Archiefbeheer heeft in principe een bredere scope omdat het meteen ook de categorisering van documenten automatiseert. Document lifecycle is in theorie nóg breder omdat de term de hele levensloop van een document omvat, van creatie tot en met vernietiging. In de praktijk zien we echter dat de drie termen als synoniemen gebruikt worden.

Weetje! Retentie is van oudsher gerelateerd aan documenten, aangezien het een term is die zijn oorsprong vindt in het productieproces van papier. Met retentie wordt aangegeven hoeveel fijne deeltjes (zoals vulstof en vezels) in de papierbaan achterblijven bij het vormen van een blad papier in de machineBedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus..

Retentiebeheer in Human Resources

In Human Resources wordt de term retentie gebruikt om aan te tonen dat bedrijven hun uiterste best doen om talent binnen het bedrijf te behouden. In de eerste plaats wordt dit doel vaak beoogd met een retentiestrategie. Hierbij worden methodes uitgewerkt voor onder andere onboardingOnboarding of de integratie van nieuwe werknemers is meer dan het welkom heten van nieuwe werknemers. Het gaat ook verder dan het regelen van praktische zaken, zoals toegang tot bedrijfssoftware of het bestellen van een werkuniform. Bij onboarding wordt de medewerker namelijk helemaal wegwijs gemaakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Het idee is dat de nieuwe collega zich echt thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf., de motivatie van werknemers, het juiste talent op de juiste plaats, etc. Naast de strategische uitwerking volgt er vaak ook een technische invulling. De meeste HR-pakkettenBedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen. bieden namelijk functionaliteiten en tools om de vastgelegde strategieën ook technisch te kunnen uitvoeren.