Retentiebeheer
Managen wat bewaard moet worden
Retentie betekent letterlijk vasthouden. Het is daarom een term die in veel verschillende contexten gebruikt kan worden. In de ICT-wereld komt retentiebeheer het meeste voor op het gebied van personeels- of documentbeheer (HRM en DMS). In deze ICT-contexten kan retentiebeheer gezien worden als het management van wie of welke documenten bewaard moeten worden.
Leestip! Retentiebeheer is een essentiële voorwaarde om te voldoen aan de steeds striktere regels voor archiefbeheer. In het artikel “Digitaal archiveren met behulp van een DMS” is te lezen hoe documenten op een geordende, veilige en rechtsgeldige manier kunnen worden beheerd.
Retentie in documentbeheer
Als het gaat over documentbeheer hangt retentiebeheer nauw samen met records management (ook archiefbeheer genoemd) en document lifecycle. Vaak worden de drie termen op dezelfde manier gebruikt. Retentiebeheer gaat dan over het al dan niet bewaren van een document in het archief, en de bewaartijd van dit document. Archiefbeheer heeft in principe een bredere scope omdat het meteen ook de categorisering van documenten automatiseert. Document lifecycle is in theorie nóg breder omdat de term de hele levensloop van een document omvat, van creatie tot en met vernietiging. In de praktijk zien we echter dat de drie termen als synoniemen gebruikt worden.
Weetje! Retentie is van oudsher gerelateerd aan documenten, aangezien het een term is die zijn oorsprong vindt in het productieproces van papier. Met retentie wordt aangegeven hoeveel fijne deeltjes (zoals vulstof en vezels) in de papierbaan achterblijven bij het vormen van een blad papier in de machine.
Retentiebeheer in Human Resources
In Human Resources wordt de term retentie gebruikt om aan te tonen dat bedrijven hun uiterste best doen om talent binnen het bedrijf te behouden. In de eerste plaats wordt dit doel vaak beoogd met een retentiestrategie. Hierbij worden methodes uitgewerkt voor onder andere onboarding, de motivatie van werknemers, het juiste talent op de juiste plaats etc. Naast de strategische uitwerking volgt er vaak ook een technische invulling. De meeste HR-pakketten bieden namelijk functionaliteiten en tools om de vastgelegde strategieën ook technisch te kunnen uitvoeren.
