WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Welke functionaliteiten biedt human resource software precies?

Het selecteren van de juiste HRM-software is geen eenvoudige klus. Er gaat veel tijd zitten in het selecteren van de juiste functionaliteiten van het toekomstige pakket. Welke opties een bedrijf nodig heeft hangt samen met de specifieke taken die op de personeelsafdeling worden uitgevoerd. Maar wat zijn de mogelijkheden van HR-software en hoe selecteert een bedrijf doeltreffend de juiste functionaliteiten?

Hoe selecteer je de functionaliteiten van HRM software?

Functionaliteiten spelen bij de selectie van human resource softwarepakketten een belangrijke rol. De meeste pakketten richten zich namelijk maar op één of een aantal specifieke HRM-taken. Dit in tegenstelling tot een ERP-systeem, waarin juist zoveel mogelijk functionaliteiten worden aangeboden. Bij de selectie van een HRM-systeem is het belangrijk te bepalen welke taken het nieuwe systeem moet kunnen uitvoeren. Niet alleen op het moment van de selectie, maar ook de jaren daarna. Om bedrijven te helpen bij de bepaling van de HRM-wensen en -eisen heeft ICT Portal het HRM Functionaliteitenoverzicht opgesteld, waarin bedrijven kunnen aanduiden welke functionaliteiten voor hen belangrijk zijn.

De bedrijfsgrootte, het aantal medewerkers, de capaciteit van de eigen HR-afdeling, maar ook het beschikbare projectbudget zijn allemaal factoren die van invloed zijn op de softwareselectie.

Ga er niet vanuit dat hoe meer functionaliteit een pakket biedt, des te beter dit is. Dit is namelijk een beruchte valkuil. Er bestaan niet veel pakketten die over alle mogelijke HRM opties en mogelijkheden beschikken. Software die dit wel biedt, brengen hoge kosten met zich mee. De HRM Wijzer vergelijkt de meest gebruikte HRM-software op de markt op basis van functionaliteiten en kosten.

Noodzakelijke functionaliteiten van een HR softwarepakket

De taken die op een gemiddelde HR-afdeling worden vervuld, zijn zeer veelzijdig. Van het bijhouden van de historie van medewerkers tot de selectie van nieuw personeel. Voor de uitvoering van deze taken bestaat er een groot aantal HRM-softwarepakketten die de werklast op de personeelsafdeling flink kan verlagen.

Mogelijkheden voor salarisadministratie

Software voor loonadministratie, ook wel wel eens salarissoftware genoemd, automatiseert alles wat met salarisadministratie te maken heeft. De software kan dit op een efficiënte manier, omdat gegevens uit andere bedrijfssystemen worden gehaald: gewerkte uren, belasting, werktijdverkorting enz. Software voor salarisadministratie bestaat als los pakket of als onderdeel van een HRM-systeem met uitgebreide mogelijkheden.

Software voor verzuimmanagement (verzuimregistratie)

Het tracken en registreren van verzuim onder medewerkers zadelt bedrijven soms met hoge kosten op. Modules voor de registratie van (ziekte)verzuim bieden de mogelijkheid om vanaf een centraal punt de afwezigheid van personeel te monitoren. De software toont daarnaast wie binnen het bedrijf de afwezigheid van een bepaald persoon het beste kan opvangen. Met de software krijgt een bedrijf beter inzicht in de redenen van verzuim en de frequentie waarmee verzuim plaatsvindt.

functionaliteiten hrm software verzuimregistratie

Selectie van geschikte kandidaten

Met deze functionaliteit kan het volledige selectietraject van medewerkers worden gecontroleerd. Vanaf het publiceren van een vacante functie tot en met het management en de opvolging van sollicitanten en het registreren van sollicitatiegesprekken. Een module voor het selecteren van de juiste kandidaten kan zowel worden ingezet voor zowel interne als externe medewerkers. Meestal worden de volgende deelfunctionaliteiten aangeboden:

  • Management van mogelijke kandidaten
  • Analyse van de effectieve inzet van personeel binnen de eigen organisatie
  • Databases met sollicitanten, gebaseerd op verschillende criteria (kwalificaties, talen, werkervaring enz.)
  • Analysesoftware voor de evaluatie van sollicitanten

Medewerker ‘self-service’

Het onderdeel Employee Self Service (ESS) is een onderdeel van human resource software waarbij de werknemer toegang heeft tot persoonlijke gegevens en die ook aan kan passen. De eigen salarisstrook kan worden ingezien en vrije dagen kunnen door het personeel direct met het systeem worden aangevraagd. De kans op foutieve informatie kan daarmee worden verkleind, omdat de database voortdurend wordt bijgewerkt en geactualiseerd door de eigen medewerkers.

‘Self-service’ voor de manager

De manager self-service vereenvoudigt de operationele taken van managers. Zo kunnen terugkerende taken op het gebied van personeelsmanagement door de manager of afdelingsverantwoordelijke zelf worden geadministreerd. Het gaat hier om bijvoorbeeld het toekennen van vakantiedagen. Hiervoor zou anders een beroep moeten worden gedaan op de personeelsafdeling.

Overige functionaliteiten

In dit artikel worden een aantal belangrijke functionaliteiten van HR-software besproken. Er bestaan echter nog een aantal andere functionaliteiten die voor sommige bedrijven zeer relevant kunnen zijn. Projectleiders doen er goed aan zich goed in te lezen in de mogelijkheden die het werk op de personeelsafdeling kunnen vergemakkelijken. De HRM Wijzer 2022 biedt een overzicht van alle mogelijke opties en functionaliteiten waarmee bedrijven gemakkelijker een HR software-keuze kunnen maken.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 6 december). Welke functionaliteiten biedt human resource software precies? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/human-resource-management/functionaliteiten-hrm-software