Welke functionaliteiten biedt human resource software precies?

Het selecteren van de juiste HRM-software is geen eenvoudige klus. Er gaat veel tijd zitten in het selecteren van de juiste functionaliteiten van het toekomstige pakket. Welke opties een bedrijf nodig heeft hangt samen met de specifieke taken die op de personeelsafdeling worden uitgevoerd. Maar wat zijn de mogelijkheden van HR-software en hoe selecteert een bedrijf doeltreffend de juiste functionaliteiten?

Hoe selecteer je de functionaliteiten van HRM software?

Functionaliteiten spelen bij de selectie van human resource softwarepakkettenBedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen. een belangrijke rol. De meeste pakketten richten zich namelijk maar op één of een aantal specifieke HRM-taken. Dit in tegenstelling tot een ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten., waarin juist zoveel mogelijk functionaliteiten worden aangeboden. Bij de selectie van een HRM-systeem is het belangrijk te bepalen welke taken het nieuwe systeem moet kunnen uitvoeren. Niet alleen op het moment van de selectie, maar ook de jaren daarna. Om bedrijven te helpen bij de bepaling van de HRM-wensen en -eisen heeft ICT Portal het HRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een HRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende HRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. opgesteld, waarin bedrijven kunnen aanduiden welke functionaliteiten voor hen belangrijk zijn.

De bedrijfsgrootte, het aantal medewerkers, de capaciteit van de eigen HR-afdeling, maar ook het beschikbare projectbudget zijn allemaal factoren die van invloed zijn op de softwareselectie.

Ga er niet vanuit dat hoe meer functionaliteit een pakket biedt, des te beter dit is. Dit is namelijk een beruchte valkuil. Er bestaan niet veel pakketten die over alle mogelijke HRM opties en mogelijkheden beschikken. SoftwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. die dit wel biedt, brengen hoge kosten met zich mee. De HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vergelijkt de meest gebruikte HRM-software op de markt op basis van functionaliteiten en kostenDe prijs van software voor human resource management is een belangrijk aspect bij de pakketkeuze. De kosten zullen voor een groot gedeelte bepalen wat de ROI (return on investment) van de software zal zijn. Bij het berekenen van de kosten voor een bepaald HRM-systeem, moet met een aantal factoren rekening worden gehouden. Om te beginnen is het type installatie van belang. Gaat het om een on premise installatie (ook wel lokale installatie genoemd) of zal er gebruik worden gemaakt van de cloud? Het voordeel van een HRM- systeem in de cloud is dat er niet hoeft te worden geïnvesteerd in de aanschaf van de software. Op korte termijn is het cloud-model daarom meestal flink goedkoper..

Noodzakelijke functionaliteiten van een HR softwarepakket

De taken die op een gemiddelde HR-afdeling worden vervuld, zijn zeer veelzijdig. Van het bijhouden van de historie van medewerkers tot de selectie van nieuw personeel. Voor de uitvoering van deze taken bestaat er een groot aantal HRM-softwarepakketten die de werklast op de personeelsafdeling flink kan verlagen.

Mogelijkheden voor salarisadministratie

Software voor loonadministratie, ook wel wel eens salarissoftware genoemd, automatiseert alles wat met salarisadministratieWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output). te maken heeft. De software kan dit op een efficiënte manier, omdat gegevens uit andere bedrijfssystemen worden gehaald: gewerkte urenDe urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt., belasting, werktijdverkorting enz. Software voor salarisadministratie bestaat als los pakket of als onderdeel van een HRM-systeem met uitgebreide mogelijkheden.

Software voor verzuimmanagement (verzuimregistratie)

Het tracken en registreren van verzuim onder medewerkers zadelt bedrijven soms met hoge kosten op. Modules voor de registratie van (ziekte)verzuim bieden de mogelijkheid om vanaf een centraal punt de afwezigheid van personeel te monitoren. De software toont daarnaast wie binnen het bedrijf de afwezigheid van een bepaald persoon het beste kan opvangen. Met de software krijgt een bedrijf beter inzicht in de redenen van verzuim en de frequentie waarmee verzuim plaatsvindt.

Selectie van geschikte kandidaten

Met deze functionaliteit kan het volledige selectietraject van medewerkers worden gecontroleerd. Vanaf het publiceren van een vacante functie tot en met het management en de opvolging van sollicitanten en het registreren van sollicitatiegesprekken. Een module voor het selecteren van de juiste kandidaten kan zowel worden ingezet voor zowel interne als externe medewerkers. Meestal worden de volgende deelfunctionaliteiten aangeboden:

• Management van mogelijke kandidaten
• Analyse van de effectieve inzet van personeel binnen de eigen organisatie
• DatabasesIn een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens. met sollicitanten, gebaseerd op verschillende criteria (kwalificaties, talen, werkervaring enz.)
• Analysesoftware voor de evaluatie van sollicitanten

Medewerker ‘self-service’

Het onderdeel Employee Self Service (ESS)Niet alleen de personeelsafdeling, maar het hele bedrijf zou baat moeten hebben bij HRM-software. Employee Self Service draagt hieraan bij door werknemers meer zelfstandigheid te geven op het gebied van personeelsadministratie. Software voor Employee Self Service biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen persoonlijke informatie waarover de werkgever beschikt in te zien en aan te passen. Het gaat daarbij niet uitsluitend om persoonlijke informatie, maar ook om gegevens met betrekking tot het (verzette) werk zelf. Via een portaal voor ESS kunnen werknemers aanpassingen direct doorvoeren in het HRM-systeem. Zo behoren minder efficiënte werkwijzen zoals het doorgeven van gewerkte uren en verlofaanvragen aan de HR-dienst per e-mail tot het verleden. is een onderdeel van human resource software waarbij de werknemer toegang heeft tot persoonlijke gegevens en die ook aan kan passen. De eigen salarisstrook kan worden ingezien en vrije dagen kunnen door het personeel direct met het systeem worden aangevraagd. De kans op foutieve informatie kan daarmee worden verkleind, omdat de database voortdurend wordt bijgewerkt en geactualiseerd door de eigen medewerkers.

‘Self-service’ voor de manager

De manager self-serviceManager Self Service (MSS) helpt leidinggevenden bij het uitvoeren van hun nieuwe HR-taken. Via dit portaal wordt de benodigde personeelsinformatie gecentraliseerd, en kunnen leidinggevenden aanvragen (voor bijvoorbeeld verlof of shiftwissels) goedkeuren of afwijzen. Een MSS wordt meestal gecombineerd met een portaal voor Employee Self Service (ESS). De aanvragen die werknemers zelf doen via het ESS, komen dan meteen in het MSS ter goedkeuring. vereenvoudigt de operationele taken van managers. Zo kunnen terugkerende taken op het gebied van personeelsmanagement door de manager of afdelingsverantwoordelijke zelf worden geadministreerd. Het gaat hier om bijvoorbeeld het toekennen van vakantiedagen. Hiervoor zou anders een beroep moeten worden gedaan op de personeelsafdeling.

Overige functionaliteiten

In dit artikel worden een aantal belangrijke functionaliteiten van HR-software besproken. Er bestaan echter nog een aantal andere functionaliteiten die voor sommige bedrijven zeer relevant kunnen zijn. Projectleiders doen er goed aan zich goed in te lezen in de mogelijkheden die het werk op de personeelsafdeling kunnen vergemakkelijken. De HRM Wijzer 2024De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. biedt een overzicht van alle mogelijke opties en functionaliteiten waarmee bedrijven gemakkelijker een HR software-keuze kunnen maken.