De reële kosten van een product of dienst berekenen
Met Total Cost of Ownership (TCO) wordt gerefereerd aan de totale kosten die een product of dienst gedurende de hele levenscyclus of gebruikscyclus met zich meebrengen. In plaats van te focussen op de meest gunstige inkoopprijs, wordt er ook gekeken naar bijkomende kosten zoals onderhoud, personeel, training, verbruik, verzekering, afschrijving etc. In het ideale geval wordt ook de Return on Investment meegenomen in de berekening. Daarmee kunnen ook besparingen die een aankoop met zich meebrengt worden meegewogen.
De TCO kan na afloop van het bezit of gebruik van een product of dienst worden berekend, maar ook vooraf. Bij de beslissing voor een bepaalde software kan er bijvoorbeeld gekeken worden naar de verwachte tijdwinst (en dus besparing op arbeidsuren) per pakket, naar de licentiekosten en naar kosten voor onderhoud. Dit zijn echter maar enkele basiselementen. Een volledige TCO brengt het gehele plaatje van mogelijke kosten en baten in kaart.
Waarom berekenen bedrijven de Total Cost of Ownership?
Een logisch gevolg van een TCO-berekening is dat er beslissingen worden genomen die op langere termijn de kosten reduceren. Door niet zo zeer te focussen op een lage inkoopprijs, maar naar het gehele plaatje te kijken, is de investering op lange termijn het meest de moeite waard. Bovendien verbetert deze aanpak ook intern de status van de inkoop. Inkopers hebben een breder beeld van de investeringen en van wat ze opbrengen. Ze weten zo beter welke extra kosten onnodig zijn.
Ten slotte heeft een TCO-strategie ook een positief effect op de relatie met leveranciers. De onderhandelingen die uit een TCO-berekening voortkomen worden namelijk niet gereduceerd tot het afdingen op de aankoopprijs. In plaats daarvan zoeken klant en leverancier samen naar het meest efficiënte koopmodel, waarbij onnodige kosten vermeden worden en extra’s die rendabel zijn wel aangekocht worden.