Start van een ERP-implementatie: welke gevaren liggen op de loer?
Na de selectiefase van het juiste ERP-pakket, volgt de ERP-implementatie. Onderzoek naar de uitkomsten van verschillende implementaties leveren verschillende resultaten op: van gestegen efficiëntie binnen een organisatie, tot kopzorgen door een totaal mislukt project. Maar waarom zijn de resultaten zo verschillend en hoe wordt ERP-software succesvol geïmplementeerd? Wat staat een bedrijf te wachten bij de start van een ERP implementatie-traject?
Problemen bij ERP-implementaties
De komst van nieuwe software binnen een organisatie kan verschillend worden onthaald. Het management denkt aan het toekomstige bedrijfssucces en de Return On Investment (ROI). De verwachting is dat het ERP-systeem zal zorgen voor een effectieve bedrijfsvoering en kostenbesparing. Maar sommige medewerkers vrezen voor hun baan. Ze zijn bang dat een ERP-systeem hun taken steeds meer zal overnemen, waardoor de medewerker zelf overbodig zal worden. Daarnaast is ook de leverancier een factor die voor problemen kan zorgen. Sommige ERP-leveranciers hebben de neiging zoveel mogelijk maatwerk voor te stellen, ongeacht het aantal en type bedrijfsprocessen waarmee een bedrijf te maken heeft. Hier wordt immers het meeste op verdiend. Een veel te duur en omvangrijk systeem is het gevolg.
In onderstaand filmpje (5.05 min, Engels) worden 10 duidelijke tips gegeven voor een succesvolle ERP-implemenatie:
De leverancier die het systeem implementeert
De keuze voor de leverancier is uiterst belangrijk voor een succesvolle implementatie van een systeem voor Enterprise Resource Planning. Het is een voordeel wanneer de leverancier ervaring heeft binnen uw branche. Het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen zal soepeler en sneller verlopen. Dit zie je al snel terug in de kosten en de totale duur van de implementatie. Wel moet duidelijk aan de leverancier worden gecommuniceerd wat de verwachtingen zijn van het nieuwe systeem, en welke doelen er moeten worden behaald. Het moet helder zijn waaraan de organisatie precies behoefte heeft en waaraan niet. Hiermee voorkom je dat er overbodige modules worden geïmplementeerd. Ontvang de ERP Wijzer 2018 voor de complete Leveranciers Checklist.
Een implementatie volgens het boekje?
Samen met de leverancier zal er een opzet gemaakt worden van de structuur van het nieuwe ERP-pakket. Op basis van deze opzet wordt het systeem geïnstalleerd en getest. Afhankelijk van de testresultaten worden er onderdelen aangepast en bijgesteld. Op basis van de test zal er een duidelijke planning gemaakt moeten worden voor de ERP-implementatie. Wijs voor elk gedeelte van de planning een hoofdverantwoordelijke aan voor een optimale communicatie met de leverancier. Implementeer de software in delen, zodat het systeem stap voor stap kan worden ingevoerd. Zorg er ook voor dat de training van het personeel en het achteraf finetunen van het systeem worden ingepland. Tijdens een ERP-project is het daarnaast raadzaam om een externe adviseur langszij te hebben.
Plan en organiseer: veelgemaakte fouten
De meest voorkomende problemen die zich voordoen bij slecht georganiseerde ERP-implementaties zijn:
- Overschrijding budget
- Te laat opgeleverd
- Te weinig interne en/of externe deskundigheid
- Onvoldoende tijd besteed aan opleiding eigen werknemers
- Te veel informatie in een keer over te complexe veranderingen
Hoe lang duurt het implementeren van ERP-software?
De doorlooptijden kunnen erg van elkaar verschillen. Het is afhankelijk van een aantal zaken: standaard software of maatwerk, veel of weinig modules, eenvoudige of ingewikkelde bedrijfsstructuren, etc. Maar een vergelijkend onderzoek van Panorama wees uit dat ERP-software van Microsoft Dynamics gemiddeld in 12,5 maand wordt geïmplementeerd, SAP in 18,5 maand en Oracle in 22,5 maand.
Welke rol speelt ervaring in het traject?
Een ERP-systeem wordt meestal gedurende lange tijd gebruikt binnen het bedrijf. Het kan daarom de eerste keer kan zijn dat het management van een organisatie met een ERP-implementatie te maken krijgt. Ervaring ontbreekt, wat een gevaar vormt voor het slagen van het project. ICT Portal is op zoek gegaan naar ervaringen uit de praktijk; van succesvolle projecten tot compleet mislukte implementaties. Ontvang de ERP Wijzer voor het speciale interview ‘Als ik dit van tevoren geweten had…’
