Inhoudsopgave
Wat is een gegevensstroomdiagram?
Een gegevensstroomdiagram (DFD) brengt de gegevensstroom van een proces of systeem in beeld. Het is de meest gebruikte vorm om duidelijk te maken hoe de processen binnen een systeem zich afspelen.
Let op: een gegevensstroomdiagram lijkt op een blueprint of blauwdruk. Maar er is een belangrijk verschil: een DFD richt zich op gegevens en een blauwdruk op processen. Als je meer wilt weten over blueprints en hoe je die op moet stellen, dan kun je gebruikmaken van het Digiboek Blauwdruk van bedrijfsprocessen. In dit Digiboek vind je praktische voorbeelden, tips van experts, elementen die gebruikt worden in een blueprint en de symbolen waarmee ze worden aangeduid.
Waaruit bestaat een DFD?
Bij het maken van een datastroomdiagram is het belangrijk te weten waaruit het bestaat en hoe het is opgezet. Ed Yourdon en Larry Constantine schreven in het midden van de jaren zeventig een boek, “Structured Design: Fundamentals of a Discipline of Computer Program and Systems Design“. In dit boek worden de onderdelen en hun symbolen uiteengezet:
Een externe entiteit kan een organisatie zijn, een bedrijf, een systeem, een klant, een student, enz. Zij kan informatie zowel verzenden als ontvangen, en dus zowel bron als bestemming zijn. Dergelijke externe elementen bevinden zich gewoonlijk aan de randen van het diagram.
Het proces zorgt voor het transformeren van invoergegevens om uitvoergegevens te verkrijgen (van input naar output). Voorbeelden van zulke transformaties zijn het aansturen van de invoerstroom, het uitvoeren van berekeningen, het ordenen van gegevens, etc. Aan elk proces wordt een beschrijvend label toegevoegd om uit te leggen wat het doet, bijvoorbeeld: ‘stuurt bestelling’.
Data warehousing is het opslaan van gegevens met het oog op later gebruik. Een opslagplaats van data kan bijvoorbeeld een database zijn. Net als processen worden opslagplaatsen voorzien van een label, bijvoorbeeld: ‘orders’.
De gegevensstroom is de weg die gegevens afleggen, bijvoorbeeld van een externe entiteit via een proces naar een opslagplaats. Zo’n stroom krijgt ook een label, bijvoorbeeld: ‘verzendadres van de bestelling’.
Let op: er zijn dus diverse onderdelen in het gegevensstroomdiagram die een label krijgen. Om verwarring te voorkomen moeten deze labels altijd uniek zijn.
Soorten gegevensstroomdiagrammen
Gegevensstroomdiagrammen worden onderverdeeld in twee soorten: ‘logische’ DFD’s en ‘fysieke’ DFD’s. Het belangrijkste verschil is dat een logische DFD de gegevensstroom laat zien die nodig is voor een goede gang van zaken. Daarbij gaat de aandacht met name uit naar het bedrijf, de bedrijfsactiviteiten eromheen en de informatie die het bedrijf nodig heeft. Een fysieke DFD daarentegen laat zien hoe de gegevensstroom daadwerkelijk verloopt, bijvoorbeeld hoe een systeem is (of moet worden) geïmplementeerd. Simpel gezegd: bij een logische DFD gaat het om de stromen als zodanig, bij een fysieke DFD om het hoe van de stromen.
De onderstaande tabel verduidelijkt het onderscheid:
| Logische DFD | Fysieke DFD | |
|---|---|---|
| Focus | Het bedrijf zelf en de bedrijfsactiviteiten eromheen. | Hoe een systeem te implementeren (hardware, software, enz.). |
| Omschrijving | Bedrijfsgebeurtenissen die plaatsvinden en de gegevens die voor elke gebeurtenis vereist zijn. | Hoe het datasysteem werkt. |
Belangrijk: om een fysieke DFD te kunnen maken, moet altijd eerst een logische DFD worden opgesteld. Deze laatste (wat gebeurt er en welke gegevens zijn er nodig) vormt de basis voor het fysieke diagram, dat laat zien hoe het werkt of moet gaan werken. Bijvoorbeeld: een logisch diagram levert de gedetailleerde gegevens van een productiegebeurtenis. Maar het legt niet uit hoe de gebeurtenis wordt uitgevoerd, met welk technologisch of personeel systeem – dat gebeurt in het fysieke diagram. Hoe het fysieke DFD eruit gaat zien, hangt af van het productiesysteem dat het bedrijf gebruikt: de gegevens zullen anders stromen wanneer de productie met Microsoft-software worden beheerd dan wanneer dat met SAP-software gebeurt. Het logische DFD wordt daar niet door beïnvloed: dat schetst alleen wat er moet gebeuren, en niet hoe.
Wanneer worden DFD’s gebruikt?
Gegevensstroomdiagrammen worden om uiteenlopende redenen gemaakt, maar de meest voorkomende zijn:
Implementatie van nieuwe software
De logische DFD wordt opgesteld om in beeld te krijgen waaraan de software moet voldoen; de fysieke DFD beschrijft hoe zij moet worden geïmplementeerd. Met andere woorden: er wordt onderzocht hoe het nieuwe systeem kan worden ingezet om de gewenste gegevensstroom tot stand te brengen. In die zin zijn de diagrammen te beschouwen als een onderzoek, waaruit bijvoorbeeld kan blijken dat de software moet worden aangepast.
Analyse en verbetering van bedrijfsprocessen
Analisten gebruiken het diagram om de bestaande systemen te bestuderen en inefficiënte procedures in kaart te brengen. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat bepaalde informatie vier processen doorloopt, terwijl dat er ook twee of drie zouden kunnen zijn – waardoor tijd en geld wordt bespaard.
Wet op de gegevensbescherming (AVG)
Sinds de komst van de nieuwe AVG worden stroomgegevensdiagrammen ook gebruikt om na te gaan of de organisatie aan de wettelijke voorschriften op het gebied van gegevensbescherming voldoet. Met behulp van een DFD kan dit snel en duidelijk in beeld worden gebracht.
Verschillende niveaus van een DFD
De hoeveelheid informatie die in een DFD wordt weergegeven kan verschillen; afhankelijk van hoe ingewikkeld de bedrijfsprocessen zijn, kan er sprake zijn van een eenvoudig gegevensstroomdiagram, maar ook van een heel complex en uitgebreid diagram. De meest voorkomende niveaus zijn de volgende:
Niveau 0 (of contextdiagram)
Dit type gegevensstroomdiagram is het meest algemene. Het begrenst het toepassingsgebied van een systeem. Met andere woorden, het toont alleen de externe entiteiten waarmee het systeem verbonden is.
Niveau 1
In deze meer uitgebreide versie wordt voortgeborduurd op de informatie van het vorige niveau. Het stelt de processen vast waaruit het systeem (zoals afgebakend op niveau 0) is opgebouwd.
Niveau 2
Op dit niveau wordt de mate van detaillering verder uitgebreid en wordt dieper ingegaan op bepaalde delen van niveau 1. Bovendien kunnen verwante processen worden gevonden zonder de daaraan gerelateerde externe entiteiten en gegevensopslagplaatsen.
Soms wordt de uitwerking van een DFD nog verder doorgevoerd; voor niet-IT-medewerkers is niveau 3 meestal het maximale niveau.
Richtlijnen voor het maken van een DFD
Een eenvoudig gegevensstroomdiagram kan handmatig worden opgesteld. Maar hoe complexer de datastroom is en hoe meer details moeten worden weergegeven, des te ingewikkelder dit wordt. Veel bedrijven maken daarom gebruik van software die voor dit doel werd ontwikkeld. Natuurlijk moet de bedrijfsinformatie die het programma nodig heeft om het diagram te genereren, nog altijd wel handmatig worden ingevoerd.
Er zijn daarom bedrijven die om tijd te besparen gebruikmaken van een business process management-systeem. Een BPM-systeem richt zich op processen, dus het bevat al de informatie over de gegevensstroom – die dan dus niet meer hoeft te worden ingevoerd. De meeste BPM-systemen hebben een functionaliteit om DFD’s te maken. Als u niet weet welke BPM-software over deze functionaliteit beschikt, dan kunt u telefonisch contact opnemen met een ICT Portal-consultant: +31 (0)20 369 0457.
Maar of het gegevensstroomdiagram nu handmatig of met behulp van software wordt opgesteld, er zijn twee belangrijke aandachtspunten om in acht te nemen:
- er moet tenminste één gegevensinvoer en één gegevensuitvoer zijn voor:
- elk proces dat in het diagram wordt weergegeven (met externe entiteiten)
- elke dataopslagplaats
- een proces kan alleen met een ander proces worden verbonden in een DFD van niveau 2.