WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Onboarding

Insiders maken van nieuwe medewerkers

Onboarding of de integratie van nieuwe werknemers is meer dan het welkom heten van nieuwe werknemers. Het gaat ook verder dan het regelen van praktische zaken, zoals toegang tot bedrijfssoftware of het bestellen van een werkuniform. Bij onboarding wordt de medewerker namelijk helemaal wegwijs gemaakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Het idee is dat de nieuwe collega zich echt thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf.

Onboarding is het tegenovergestelde van Offboarding is de verzamelnaam voor alle processen die te maken hebben met het vertrek van een werknemer. Bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van ontslag, of het in gang zetten van pensioenregelingen. Offboarding is echter meer dan het afhandelen van praktische zaken. Er worden ook maatregelen getroffen waarmee de samenwerking kan worden stopgezet zonder negatieve gevoelens of consequenties. Oud-werknemers en werkgevers kunnen namelijk ook na de uittreding uit de organisatie nog van waarde voor elkaar zijn.offboarding, waarbij alle zaken rondom het vertrek van een werknemer worden afgehandeld. Onboarding is een term uit het HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.Human Resource Management. Software voor HCM is een deel van Human Resource Management System (HRMS). Het systeem wordt vooral gebruikt om te kijken naar de prestaties van werknemers, om zo vacatures eventueel intern op te vangen. Ook biedt een HCM-systeem vaak de mogelijkheid om personeelszaken op internationaal niveau soepeler te laten verlopen. Software voor Human Capital Management ondersteunt over het algemeen verschillende talen, munteenheden en wetgevingen. Dit is vooral voor bedrijven met vestigingen in verschillende landen interessant.Human Capital Management (HCM) voorziet dan ook vaak in een (gedeeltelijke) automatisering van onboarding.

Tip! Onboarding is maar één van de functionaliteiten die HRM-software biedt. Voor een volledig overzicht, en de selectie van wensen en eisen, doen bedrijven er goed aan het interactieve e-document Het HRM Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke HRM-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun HRM-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.HRM Functionaliteitenoverzicht te raadplegen. 

De vier C’s

Onboarding wordt meestal opgedeeld in vier onderdelen, de vier C’s. Soms wordt daar nog een vijfde aan toegevoegd. Deze vijf C’s zijn:

  1. Compliance
  2. Clarification
  3. Culture
  4. Connection
  5. (Check Back)

Compliance: De nieuwe werknemer wordt vertrouwd gemaakt met alle regels op de werkvloer. Dit kunnen wettelijke eisen zijn waar het werk aan moet voldoen, maar ook veiligheidsvoorschriften of sociale omgangsregels. Een anti-pestbeleid is een van de thema’s die hierbij kunnen aangehaald worden.

Clarification: In deze stap wordt nieuwe medewerkers duidelijk gemaakt wat er exact van hen verwacht wordt. Hun werktaken worden gedetailleerder besproken en de nodige werkmethodes, technieken, strategieën, Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.machines of software wordt uitgelegd. Vaak is dit het begin van de training van nieuwe collega’s. De duur van deze training kan variëren van een paar weken tot meer dan een jaar.

Culture: De nieuwe werkkracht wordt ondergedompeld in de bedrijfscultuur. Onder de cultuur van een bedrijf worden de missie, visie en waarden verstaan. Het is van belang dat alle werknemers deze goed kennen en adopteren. Zo verzekert een bedrijf zich ervan dat iedereen op dezelfde golflengte zit, ook wel alignment genoemd.

Connection: De sociale structuur van de werkplek wordt verduidelijkt. Een bedrijf is een sociale omgeving met eigen groepen, subgroepen en netwerken. Het is belangrijk dat de nieuwe collega de sociale structuur en zijn plaats erin goed begrijpt.

(Check Back): Na een bepaalde periode (vaak een paar maanden) wordt er bij de nieuwe werknemer gepolst naar hoe alles gaat. Heeft hij het gevoel dat hij de nodige zaken weet? Verloopt het contact met de collega’s vlot? Heeft hij nog andere materialen, vaardigheden of kennis nodig voor het optimaal uitvoeren van zijn taak?

Pre-onboarding

Steeds vaker zien bedrijven ook de voordelen in van pre-onboarding. Hierbij worden (potentiële) nieuwe werkkrachten al vóór de eerste werkdag wegwijs gemaakt in het bedrijf. Door vanaf de sollicitatie erg specifiek te zijn over de verwachtingen en de bedrijfscultuur trekken organisaties namelijk de juiste mensen aan.

Natuurlijk is het voor een bedrijf ook niet optimaal om meteen alle kaarten op tafel te leggen. Vandaar dat veel ondernemingen er voor kiezen om de pre-boarding pas te activeren als een Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contract getekend is. Vaak staan in dit soort contracten dan ook clausules die het bekend maken van bedrijfsinformatie verbieden. Er kan ook gekozen worden voor een contract met strikte voorwaarden voor contractbreuk. Dit kan handig zijn voor bedrijven die veel investeren in de training van nieuwe werknemers.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 6 Gemiddeld: 3.5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 16 januari). Onboarding. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/onboarding