Insiders maken van nieuwe medewerkers
Onboarding of de integratie van nieuwe werknemers is meer dan het welkom heten van nieuwe werknemers. Het gaat ook verder dan het regelen van praktische zaken, zoals toegang tot bedrijfssoftware of het bestellen van een werkuniform. Bij onboarding wordt de medewerker namelijk helemaal wegwijs gemaakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Het idee is dat de nieuwe collega zich echt thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf.
Onboarding is het tegenovergestelde van offboarding, waarbij alle zaken rondom het vertrek van een werknemer worden afgehandeld. Onboarding is een term uit het Human Resource Management. Software voor Human Capital Management (HCM) voorziet dan ook vaak in een (gedeeltelijke) automatisering van onboarding.
Tip! Onboarding is maar één van de functionaliteiten die HRM-software biedt. Voor een volledig overzicht, en de selectie van wensen en eisen, doen bedrijven er goed aan het interactieve e-document HRM Functionaliteitenoverzicht te raadplegen.
De vier C’s
Onboarding wordt meestal opgedeeld in vier onderdelen, de vier C’s. Soms wordt daar nog een vijfde aan toegevoegd. Deze vijf C’s zijn:
- Compliance
- Clarification
- Culture
- Connection
- (Check Back)
Compliance: De nieuwe werknemer wordt vertrouwd gemaakt met alle regels op de werkvloer. Dit kunnen wettelijke eisen zijn waar het werk aan moet voldoen, maar ook veiligheidsvoorschriften of sociale omgangsregels. Een anti-pestbeleid is een van de thema’s die hierbij kunnen aangehaald worden.
Clarification: In deze stap wordt nieuwe medewerkers duidelijk gemaakt wat er exact van hen verwacht wordt. Hun werktaken worden gedetailleerder besproken en de nodige werkmethodes, technieken, strategieën, machines of software wordt uitgelegd. Vaak is dit het begin van de training van nieuwe collega’s. De duur van deze training kan variëren van een paar weken tot meer dan een jaar.
Culture: De nieuwe werkkracht wordt ondergedompeld in de bedrijfscultuur. Onder de cultuur van een bedrijf worden de missie, visie en waarden verstaan. Het is van belang dat alle werknemers deze goed kennen en adopteren. Zo verzekert een bedrijf zich ervan dat iedereen op dezelfde golflengte zit, ook wel alignment genoemd.
Connection: De sociale structuur van de werkplek wordt verduidelijkt. Een bedrijf is een sociale omgeving met eigen groepen, subgroepen en netwerken. Het is belangrijk dat de nieuwe collega de sociale structuur en zijn plaats erin goed begrijpt.
(Check Back): Na een bepaalde periode (vaak een paar maanden) wordt er bij de nieuwe werknemer gepolst naar hoe alles gaat. Heeft hij het gevoel dat hij de nodige zaken weet? Verloopt het contact met de collega’s vlot? Heeft hij nog andere materialen, vaardigheden of kennis nodig voor het optimaal uitvoeren van zijn taak?
Pre-onboarding
Steeds vaker zien bedrijven ook de voordelen in van pre-onboarding. Hierbij worden (potentiële) nieuwe werkkrachten al vóór de eerste werkdag wegwijs gemaakt in het bedrijf. Door vanaf de sollicitatie erg specifiek te zijn over de verwachtingen en de bedrijfscultuur trekken organisaties namelijk de juiste mensen aan.
Natuurlijk is het voor een bedrijf ook niet optimaal om meteen alle kaarten op tafel te leggen. Vandaar dat veel ondernemingen er voor kiezen om de pre-boarding pas te activeren als een contract getekend is. Vaak staan in dit soort contracten dan ook clausules die het bekend maken van bedrijfsinformatie verbieden. Er kan ook gekozen worden voor een contract met strikte voorwaarden voor contractbreuk. Dit kan handig zijn voor bedrijven die veel investeren in de training van nieuwe werknemers.
