Eerst koffie! Dan in Outlook je e-mails met klachten en incidenten behandelen, daarna een Teams-overleg met de kwaliteitscoördinator, in Word een werkinstructie aanpassen, en in Excel de afwijkingen van kwaliteitsnormen bijwerken. Microsoft 365, welke kwaliteitsmanager is er niet groot mee geworden?
SharePoint is inbegrepen in de meeste Microsoft 365-abonnementen. De functionaliteiten van SharePoint zijn gericht op het opslaan en delen van documenten. Het is daarom niet zo vreemd dat bedrijven hun kwaliteitsdocumenten, zoals werkinstructies of een handboek, bewaren in SharePoint. Maar kun je SharePoint wel beschouwen als kwaliteitssysteem, of loop je tegen bepaalde beperkingen aan?
Noodzaak van kwaliteitsbeheer
Dát er een systeem voor kwaliteitsbeheer moet komen, is vaak wel duidelijk. Het zou anders maar een chaos worden:
- Medewerkers kunnen de juiste informatie niet vinden.
- Medewerkers werken met oude documentversies.
- Kennis gaat verloren als medewerkers vertrekken.
- Het kost veel tijd om een audit voor te bereiden.
- Kwaliteits- en compliance managers hebben te weinig grip op proces- en kwaliteitsbeheer.
Prangende vraag bij veel organisaties
ICT Portal wordt dagelijks bezocht door professionals die zich bezighouden met het optimaliseren van informatie- en kwaliteitsbeheer. De aanleiding van dit artikel is onderstaande e-mail, waarvan we er wel meer met vergelijkbare strekking hebben ontvangen:
Vraag van een ICT Portal-lid:“Ik ben bezig met het oriënteren op een DMS, een van de eerste stappen die genomen moeten worden in het traject naar ISO 27001 certificatie. De organisatie gebruikt al SharePoint en dat heeft ook ingebouwde DMS functionaliteit, heeft u argumenten tegen de keuze SharePoint in dit geval?”
Een terechte vraag. Bij veel organisaties heerst de bekende tweestrijd over SharePoint: de één vindt dit systeem het gouden ei, de ander een wolf in schaapskleren.
Voorstanders van SharePoint
Het belangrijkste argument om SharePoint te gebruiken als kwaliteitssysteem is dat de organisatie SharePoint al gebruikt voor het opslaan van andere kantoordocumenten. En: SharePoint als systeem is tot veel in staat, als je maar weet hoe je alles kunt gebruiken.
Het programma bevat alle standaard functionaliteiten die nodig zijn voor een documentbeheersysteem. Denk aan documentopslag, versiebeheer, toevoegen van metadata, taken toewijzen aan personen, etc. Extra functionaliteiten om het systeem geschikt te maken voor kwaliteitsbeheer zijn echter maatwerk en moeten bijgebouwd worden.
Inrichting van SharePoint als kwaliteitssysteem
In onderstaande screenshots zie je hoe een organisatie SharePoint als kwaliteitssysteem heeft ingericht.
Voorbeeld van het dashboard:
Voorbeeld van een mogelijke structuur voor kwaliteitsdocumenten:
Het documentbeheer moet je inrichten volgens bepaalde standaarden. Documenten krijgen kenmerken, een structuur en etiketten mee die bij een bepaalde standaard horen. Bij de aanmaak ervan wordt de auteur bijvoorbeeld verplicht vormkenmerken of vaste tekstelementen op te nemen in het document. De etiketten zorgen ervoor dat de documenten die bij een bepaalde standaard horen (bijvoorbeeld beleidsstukken en procedures) teruggevonden kunnen worden bij een audit. Je kunt de documentstructuur zo indelen dat deze een weerspiegeling vormt van de (ISO-)standaard. Een voorbeeld is te zien in onderstaand screenshot:
Heel belangrijk is het overzicht van alle kwaliteitsdocumenten. De groene balken geven aan dat het document is goedgekeurd:
Meldingen worden naar de eigenaar van het document gestuurd, bijvoorbeeld per e-mail. Je kunt instellen wanneer een herinnering wordt verzonden: de eerste herinnering 90 dagen voor de vervaldatum, de tweede 30 dagen voor de vervaldatum en de derde herinnering op de vervaldatum. Deze herinneringen sporen de eigenaar aan om de goedkeurings-workflow in gang te zetten. Bij elke stap krijgt de verantwoordelijke een melding met zijn of haar taak. Helemaal aan het einde komt er weer een e-mail bij de eigenaar, die dan de wijzigingen kan goedkeuren (het document wordt dan verlengd) of afkeuren (een nieuwe wijzigingsronde wordt gestart).
Een audit trail is van groot belang voor kwaliteitsbeheer. Deze geeft een overzicht van alle betrokkenen, bewerkingen, accorderingen en belangrijke data van een kwaliteitsdocument.
Tegenstanders van SharePoint
Waarom vinden bedrijven SharePoint ontoereikend als kwaliteitssysteem? De redenen waarom bedrijven de voorkeur geven aan een specialistisch kwaliteitsmanagementsysteem zijn:
- Geen grip op kwaliteitsprocessen.
- Medewerkers zijn niet tevreden over de vindbaarheid in SharePoint en zijn niet op de hoogte van veranderingen in kwaliteitsdocumenten.
- Het toegangsbeheer in SharePoint is lastig.
- Procedurewijzigingen vanuit de medewerkers gaan omslachtig met veel mailcontact.
- De basis van SharePoint is geen QMS. Wil je dat er van maken, dan zijn er consultants nodig om dit te bouwen (met de daaraan verbonden kosten).
- Medewerkers gaan via workarounds werken (eigen bureaublad, enz.). Hierdoor kom je weer bij punt 1: geen grip.
In de DMS Wijzer wordt een hoofdstuk gewijd aan de discussie rondom SharePoint, met meer argumenten van voor- en tegenstanders van SharePoint.
QMS-softwareselectie in de praktijk
ICT Portal adviseert bedrijven kosteloos met een QMS-softwareselectie. Op basis van de wensen en eisen wordt een voorselectie gemaakt van enkele softwarepakketten die hier in hoge mate aan voldoen. Voor dit artikel zijn we in de historische data gedoken welke oplossingen ICT Portal de afgelopen jaren zelf heeft geadviseerd aan organisaties die een kwaliteitssysteem zochten.
Op basis van de criteria die de bedrijven aan het QMS stelden, bleek dat in slechts twee van de vijftig softwareselecties SharePoint een geschikte oplossing was. Eén keer omdat er een simpel basissysteem werd gezocht waarin documentbeheer de boventoon voerde (dus geen complexe kwaliteitsfunctionaliteiten), en één keer omdat de organisatie een 100% Microsoft-beleid voerde en ICT Portal een SharePoint-leverancier heeft gevonden die het systeem met maatwerk heeft omgebouwd tot het gewenste eindresultaat.
Bij alle andere voltooide voorselecties kwamen andere softwarepakketten uit de bus – allemaal pakketten die al in de basis een standaard kwaliteitsbeheersysteem zijn.
De conclusie die we kunnen trekken: als bedrijven hun eisen opgeven voor het ideale kwaliteitssysteem, kom je bijna altijd uit bij een specialistisch QMS-pakket. SharePoint is van nature sterk in samenwerking in documenten, vaak voor projecten, maar minder geschikt voor documentmanagement in het kader van proces- of kwaliteitsmanagement. Procedurewijzigingen vanuit medewerkers, processen opzoeken, revisies nakijken of geavanceerder beheer en toegang lukken meestal niet of nauwelijks in SharePoint. Het ombouwen en blijven beheren van het systeem kost veel tijd, energie en mankracht, waardoor alternatieven vaak toch aantrekkelijk blijken te zijn.
OriëntatieGebruik tijdens je marktverkenning de onpartijdige en kosteloze QMS-pakketselectie.