WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat zijn de kosten voor Microsoft Dynamics 365?

Met Dynamics 365, een ERP-systeem in de cloud voor middelgrote en grote organisaties, brengt Microsoft een ander kostenmodel. Het ERP-pakket is af te nemen in SaaS-vorm, wat een vaste licentieprijs per gebruiker per maand inhoudt. Er zijn echter ook andere factoren om rekening mee te houden. Welke invloed hebben bijvoorbeeld de implementatietijd of een specifieke inrichting op de investering? Hoe zijn de contracten opgesteld? En met welke verborgen kosten moeten bedrijven rekening houden?

Dynamics 365 kent grote prijsverschillen

De kosten voor Microsoft Dynamics 365 zijn onderhevig aan heel wat verschillende factoren. De keuzes die een bedrijf maakt qua applicaties, gebruikers, inrichting en support hebben een grote invloed op het kostenplaatje.

In de Whitepaper Dynamics 365 staat een gedetailleerd rekenvoorbeeld waarop bedrijven zich kunnen oriënteren.

Licentiekosten van Dynamics 365

De licentieprijzen voor Dynamics 365 zijn behoorlijk eenduidig. Microsoft heeft voor bijna alle beschikbare Dynamics-applicaties een vaste prijs vastgelegd. Daarnaast probeert Microsoft het voor organisaties eenvoudig te maken door verschillende vaste combinaties van applicaties aan te bieden, deze worden ook wel ‘plans’ genoemd. De basisprijs die Microsoft aangeeft bij de verschillende plans is die voor de licentie van een full user. Microsoft eist bij elk plan of los afgenomen applicatie minstens één licentie voor een full user, voordat er andere gebruikers kunnen worden toegevoegd.

erp dynamics 365 licentieprijzen

Kosten voor een sector- of bedrijfsspecifieke ontwikkeling

In de bovenstaande tabel staan de licentieprijzen zoals ze door Microsoft zelf zijn opgesteld. Een bedrijf kan de plans op deze manier rechtstreeks bij Microsoft afnemen. In dit geval moet wel in het achterhoofd gehouden worden dat Microsoft haar applicaties heeft ontwikkeld voor een zo breed mogelijk publiek. Van ontwikkeling voor specifieke sectoren of situaties is er dus weinig sprake. Microsoft heeft het haar klanten wel vergemakkelijkt om de software zelf aan te passen aan het bedrijf, maar een organisatie zal hiervoor nog steeds een sterke IT-dienst nodig hebben. Vandaar dat veel ondernemingen kiezen voor een implementatiepartner met ervaring in hun specifieke sector. Het betrekken van een derde partij brengt uiteraard ook weer andere kosten met zich mee.

Tip: Ervaring in de specifieke sector is een van de belangrijke graadmeters bij de keuze van een implementatiepartner. In de Whitepaper Dynamics 365 vind je nog 5 tips voor het beoordelen of een leverancier geschikt is voor een specifiek project.

Voor specifieke sectoren of bedrijven kunnen implementatiepartners op Dynamics 365 eigen ontwikkelde oplossingen en applicaties aanbieden. Deze aanvullende oplossingen bieden dan specifieke functionaliteiten voor een bepaalde sector. Voor de modebranche bestaan er bijvoorbeeld verschillende add-ons die specifiek rekening houden met kleuren- en matenmatrixen, terwijl bedrijven uit de voedingsindustrie een bedrijfsspecifieke inrichting kunnen implementeren die focust op kwaliteitsbeheer en dagverse producten. De aparte software-ontwikkeling door de implementatiepartner wordt in dit geval vaak apart in rekening gebracht. Soms maken implementatiepartners ook meteen een totaalprijs, waarin zowel de licentieprijzen van Microsoft als hun eigen ontwikkelde oplossingen verwerkt zitten.

Wat zijn de implementatiekosten van Dynamics 365?

De implementatie van een cloud-oplossing in SaaS-vorm houdt geen echte installatie in, maar dit wil niet zeggen dat er niets ingericht moet worden. Bij Dynamics 365 neemt deze inrichting vooral de vorm aan van het opzetten van communicatie tussen applicaties en systemen. Elke organisatie wil zijn systemen op een verschillende manier laten communiceren. Bepaalde bedrijven zullen omwille van autorisaties bijvoorbeeld de sales en financiële applicaties zo veel mogelijk losstaand van elkaar willen laten draaien. Deze organisaties willen de communicatie misschien beperken tot het doorgeven van essentiële klanten- en aankoopgegevens van sales naar finance voor het opmaken van contracten. Anderen wensen dan weer dat verkopers meteen inzicht hebben in welke klanten al betaald hebben en wie ze moeten benaderen met bijvoorbeeld extra aanbiedingen. Weer andere bedrijven willen een koppeling met externe boekhoudsoftware. De kosten voor de inrichting van deze communicatie tussen applicaties en systemen (door Microsoft Flows genoemd) lopen uiteen naargelang de implementatiepartner. Vaak speelt vooral de moeilijkheidsgraad van de Flows en de tijd die de inrichting van het ERP-systeem in beslag neemt een belangrijke rol bij het bepalen van de implementatiekosten. In de Whitepaper Dynamics 365 staan gemiddelde implementatietijden waarmee projectleiders rekening moeten houden.

Kosten voor onderhoud en support

In Microsoft Dynamics 365 zijn het onderhoud en de basisondersteuning in de maandelijkse licentieprijzen opgenomen. Het kan echter voorkomen dat een bedrijf hogere eisen stelt aan de support, bijvoorbeeld een snellere responstijd of continue toegang tot e-learning over Dynamics. Hiervoor heeft Microsoft verschillende betalende support plans beschikbaar.

dynamics 365 ondersteuning

Er zijn geen vaste prijzen vastgesteld voor de betaalde support plans. Dit komt omdat de inrichting van de ondersteuning erg zal verschillen per bedrijf. Vooral het soort ondersteuning dat een bedrijf nodig heeft, is van grote invloed. IT-support wordt opgedeeld in verschillende soorten tier support. Deze tiers staan voor het inhoudelijke niveau van ondersteuning. Zo kan een organisatie met een contract voor tier 1 support de helpdesk wel benaderen voor algemene vragen over de werking van het systeem, maar kan er pas bij tier 2 support iets gedaan worden aan een specifieke bug. Naargelang de gekozen tier support zal een bedrijf meer of minder betalen voor het ondersteuningscontract.

Ten slotte heeft ook de implementatiepartner invloed op de kosten voor onderhoud en support. Als een derde partij het ERP implementeert, neemt deze in de meeste gevallen ook het onderhoud en de support over. Dit bepaalt mede de prijs van het support plan. Zo worden er extra kosten aangerekend voor het onderhoud en de support van de eigen ontwikkelde software van de partners of van bedrijfsspecifieke inrichtingen. De Whitepaper Dynamics 365 geeft een overzicht van andere verborgen kosten die van toepassing kunnen zijn.

Tip: Ondanks de basisregels van Microsoft bestaan er enorm veel verschillende scenario’s voor onderhouds-en supportcontracten. Om verrassingen te vermijden, is het belangrijk om in overleg met de partner een gedetailleerd Service Level Agreement (SLA) en Dossier Afspraken en Procedures (DAP) op te stellen.

Hoe schaalbaar is Dynamics 365?

Het idee van Microsoft is om met Dynamics 365 een meer flexibel ERP-systeem te brengen. Vandaar dat er sterk is ingezet op schaalbaarheid. Na de aanschaf van ten minste één full user licentie kunnen de verschillende plans worden aangevuld met extra applicaties of gebruikers. De applicaties kunnen in principe door het bedrijf zelf worden toegevoegd via Microsoft’s eigen AppSource. De meeste organisaties zullen echter nog een specifieke inrichting wensen. Hier komt de implementatiepartner weer in beeld. Afhankelijk van het afgesloten contract zal deze al dan niet extra kosten aanrekenen voor de inrichting van nieuwe applicaties.

Dynamics 365 is dus gemaakt voor opschalen, maar Microsoft biedt weinig transparantie over andere veranderingen. De vraag is dus wat er gebeurt als het bedrijf bijvoorbeeld zijn licentieprijzen verhoogt. Gelden deze dan meteen vanaf de volgende maand? En kunnen bedrijven in zo’n geval kiezen voor het reduceren van applicaties of het aantal gebruikers? In hoeverre heeft de implementatiepartner hier invloed op? Het is belangrijk om zoveel mogelijk helderheid te krijgen over dit soort vragen, en goede afspraken te maken. De volgende agendapunten kunnen daarbij o.a. aan bod komen tijdens de onderhandelingen:

  • Vastleggen van een licentieprijs die ongewijzigd blijft gedurende de looptijd van het contract.
  • Vastleggen van een prijs voor onderhoud en support die niet gewijzigd kan worden gedurende de looptijd van het contract.
  • Vastleggen welke extra kosten een opschaling naar een ander plan, extra gebruikers, extra applicaties, ander supportplan etc. tijdens de looptijd van het contract met zich meebrengen.
  • Voorwaarden bepalen waaronder de partner extra kosten kan aanrekenen.

Verantwoording van de kosten voor Dynamics 365

Dynamics 365 heeft enorm veel verschillende prijskaartjes. De kosten kunnen beperkt worden gehouden, of hoger oplopen. Toch zou de prijs niet per se de eerste prioriteit moeten zijn van een bedrijf. Belangrijker is de Return On Investment (ROI). Een hogere investering verdient zichzelf in sommige gevallen zelfs sneller terug dan een lagere investering. Het is bijvoorbeeld verleidelijk voor een bedrijf om initieel de CRM-applicaties opzij te laten liggen en klantenbeheer manueel te blijven doen. Toch is de geautomatiseerde integratie tussen ERP en Customer Relationship Management (CRM) voor veel organisaties juist waar het systeem het meeste opbrengt. Bovendien biedt Microsoft het plan met volledige integratie in verhouding goedkoper aan dan de afzonderlijke applicaties. In dit soort gevallen is een hogere investering dus te verantwoorden.

Om een goed idee te krijgen van de ROI legt een bedrijf de kosten voor Dynamics 365 het beste naast de de kosten van de huidige werkwijze. Zo kan er gekeken worden welke besparingen het ERP met zich meebrengt. Denk hierbij aan werkuren, andere tools en werkwijzen die overbodig worden etc. Zo kan de investering verantwoord worden. Om oriënterende bedrijfsleiders op weg te helpen is er in de Whitepaper Dynamics 365 een schema opgenomen van elementen die niet vergeten mogen worden in deze vergelijking.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 2 april). Wat zijn de kosten voor Microsoft Dynamics 365? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-resource-planning/erp-pakketten/microsoft-dynamics-365/kosten-dynamics-365