ERP-systeem in de cloud, een serieus alternatief voor traditionele bedrijfsoplossing?
Een ERP-systeem in de cloud is bedoeld voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het systeem functioneert online, via de webbrowser. Daarmee hebben medewerkers toegang tot de ERP-software die draait op de servers binnen of buiten de eigen organisatie. Is een ERP-systeem aangeboden als Saas (Software as a Service) wel zo interessant als de grote aanbieders doen geloven? Hebben fabrikanten als Microsoft, Oracle of het Nederlandse Exact Software gelijk als ze het hebben over de lage kosten?
Verschuiving van bedrijfskritische software naar de cloud
De populariteit van cloud-gebaseerde bedrijfssoftware neemt sterk toe. Steeds meer fabrikanten van bedrijfsoplossingen bieden hun software zowel on-premise (traditionele ERP) als in de cloud aan. Sommige zogeheten software-vendors leveren alleen nog maar cloud-oplossingen. Tegenwoordig is het mogelijk om ook zware bedrijfssystemen in de cloud te laten draaien. Een goed voorbeeld hiervan is ERP-software, dat meestal de ‘core-applicatie‘ vormt van een bedrijf. Een organisatie komt in dat geval wel voor een aantal uitdagingen te staan. Vooral bedrijven die een sterke groei doormaken hebben wel oren naar ERP-systemen die draaien in de cloud. Softwareleveranciers als Netsuite en Oracle springen hier handig op in. Maar ook Microsoft biedt met Dynamics NAV (voorheen Navision) en Dynamics 365 een systeem aan dat wordt aangeboden via het SaaS-model. Daarnaast zijn er verschillende open source alternatieven.
Cloud-gebaseerd ERP-systeem op basis van een SaaS-model
Bij dit model wordt alle noodzakelijke zorg voor het laten draaien van de ERP-software volledig uit handen genomen door een derde partij. Dit wordt Software as a Service (SaaS) genoemd. Het onderhoud, de upgrades en de beveiliging worden door de ERP-leverancier verzorgd. Een groot aantal organisaties heeft profijt van een online ERP-systeem op basis van SaaS, maar dat geldt niet voor elk bedrijf. Voor een compleet overzicht van de mogelijke valkuilen bij de keuze van een ERP-systeem in de cloud, verschillende pakketten op basis van SaaS, en de bijbehorende kosten, vraag kosteloos de ERP Wijzer aan.
Voordelen van een ERP-systeem in de cloud (SaaS)
Naast de gebruikelijke voor- en nadelen van de cloud, biedt dit type systeem nog enkele specifieke voordelen:
1. Goedkoop starten, relatief lage initiële kosten
Voorheen kenmerkte ERP-software zich door de hoge investeringskosten. Een ERP-oplossing was meestal een zwaar systeem, dus moest er veel betaald worden voor hardware (zoals servers) om het ERP-systeem succesvol te kunnen implementeren. Hierdoor lag dit type software alleen binnen bereik van organisaties die zich deze investering financieel konden permitteren. Maar door de komst van de cloud hoeven bedrijven niet meer te investeren in hardware, omdat er via het internet gebruikt wordt gemaakt van de applicatie die draait op de servers van de leverancier. Tegenwoordig kunnen organisaties voordelig profiteren van een ERP-systeem en betalen zij meestal per maand naar gebruik. Traditionele ERP-gebruikers uit sectoren als handel en productie, komen voor een nieuw dilemma te staan: is een cloud-gebaseerd ERP-pakket een volwassen alternatief voor de traditionele on-premise ERP-software?
2. Flexibiliteit één van de grootste troeven
Een organisatie verandert constant, dus dit zou de ERP-software logischerwijs ook moeten doen. Een duur on-premise pakket wordt vaak jarenlang gebruikt, zelfs wanneer de houdbaarheidsdatum van de software al lang verstreken is. Er is tenslotte veel geïnvesteerd in het systeem, de software is op maat gemaakt en de aanpassingen die in het verleden aan het systeem zijn gedaan zijn erg duur. Kortom: de situatie blijft zoals hij is, ondanks dat er processen kunnen worden geoptimaliseerd. Met bedrijfssoftware in de cloud wint een bedrijf aan flexibiliteit. Per maand kunnen niet alleen gebruikers en functionaliteiten worden toegevoegd en verwijderd, ook is de nieuwste versie van de software constant beschikbaar. Hierdoor maakt een organisatie gebruik van een flexibel en actueel ERP-systeem dat zo goed mogelijk past bij de organisatie.
3. Onlasten van de eigen ICT-afdeling
Het beheer van een eigen ERP-systeem kost tijd en vergt de nodige aandacht van de IT-afdeling. Wanneer het beheer en het onderhoud worden uitbesteed (SaaS), hebben de eigen IT-medewerkers hier geen omkijken meer naar en kunnen zij zich concentreren op andere dingen. Daarnaast hoeven er geen spoedreparaties meer te worden verricht wanneer er problemen zijn met het ERP-systeem. Bij een on-premise software weet de ICT-afdeling pas van een probleem nadat een gebruiker binnen de organisatie dit heeft gemeld. Bij het SaaS-model monitort de leverancier constant het systeem en herstelt mogelijke (onopgemerkte) problemen.
Wat is de beste keuze: publieke, private of hybride ERP-cloud?
Wanneer een organisatie een online Enterprise Resource Planning systeem overweegt, moet besloten worden op welke manier het systeem wordt geïnstalleerd. Er zijn drie opties:
- Public cloud
- Private cloud
- Hybrid cloud
De public cloud is financieel gezien het meest voordelig. Bij de private cloud blijft de data veilig binnen de organisatie. Wel moet er geïnvesteerd worden in hardware om het systeem binnen de organisatie te implementeren. De hybrid cloud combineert de voordelen van de twee vorige types, maar de ontwikkeling en de integratie zijn niet eenvoudig. Ontvang de ERP Wijzer 2018 om te weten welk type past bij uw organisatie en waar u op moet letten tijdens een pakket- en leveranciersselectie.
