ERP-systeem in de cloud, een serieus alternatief voor traditionele bedrijfsoplossing?

Een ERP-systeem in de cloud is bedoeld voor het automatiseren van bedrijfsprocessen. Het systeem functioneert online, via de webbrowser. Daarmee hebben medewerkers toegang tot de ERP-software die draait op de servers binnen of buiten de eigen organisatie. Is een ERP-systeem aangeboden als Saas (Software as a Service) wel zo interessant als de grote aanbieders doen geloven? Hebben fabrikanten als Microsoft, Oracle of het Nederlandse Exact Software gelijk als ze het hebben over de lage kosten?

Inhoudsopgave

1. Verschuiving naar de cloud
2. ERP in SaaS-model
3. Voordelen cloud-ERP
4. Keuze: publieke, private of hybride cloud

Verschuiving van bedrijfskritische software naar de cloud

De populariteit van cloud-gebaseerde bedrijfssoftware neemt sterk toe. Steeds meer fabrikanten van bedrijfsoplossingen bieden hun software zowel on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. (traditionele ERP) als in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database. aan. Sommige zogeheten software-vendors leveren alleen nog maar cloud-oplossingen. Tegenwoordig is het mogelijk om ook zware bedrijfssystemen in de cloud te laten draaien. Een goed voorbeeld hiervan is ERP-software, dat meestal de ‘core-applicatie‘ vormt van een bedrijf. Een organisatie komt in dat geval wel voor een aantal uitdagingen te staan. Vooral bedrijven die een sterke groei doormaken hebben wel oren naar ERP-systemenEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. die draaien in de cloud. Softwareleveranciers als NetsuiteHet Amerikaanse NetSuite is in het thuisland een begrip als het gaat om onder andere ERP-oplossingen die alleen beschikbaar zijn in de cloud. Ook in Groot-Brittannië zijn Netsuite-pakketten al jarenlang een vaste waarde. In de Benelux werd NetSuite pas uitgerold na de overname door Oracle in 2016. NetSuite Oneworld biedt functionaliteiten op het gebied van ERP, CRM en BI, en kan uitgebreid worden met e-commerce. Maar voor welke bedrijven is dit een interessant pakket? En voldoet een Amerikaans ERP-systeem wel aan de Nederlandse en Belgische (privacy)wetgeving? en OracleHet bedrijf Oracle werd in 1977 opgericht in Californië, Verenigde Staten. In de beginjaren kreeg Oracle haar status dankzij de database software. Het bedrijf zette namelijk als eerste een relationele database op de markt. Door de jaren heen heeft Oracle een aantal bedrijven overgenomen: Peoplesoft (2005), Hyperion (2007), BEA Systems (2008) en Sun Microsystems (2009). Tegenwoordig heeft het Amerikaanse concern veel verschillende bedrijfsapplicaties onder haar vleugels, waaronder ook cloudapplicaties. springen hier handig op in. Maar ook Microsoft biedt met Dynamics NAVTussen eind 2017 en de lente van 2018 kwam Microsoft met twee nieuwe ERP-pakketten voor kleine en middelgrote bedrijven: NAV 2018 en Business Central. De systemen passen binnen een hele reeks ERP-vernieuwingen die Microsoft recentelijk heeft doorgevoerd. Maar wat zijn nu precies de voornaamste nieuwigheden? Hoe verhouden NAV 2018 en Business Central zich tegenover elkaar en tegenover Dynamics 365? Is de scheidslijn tussen de pakketten voor het mkb en grote bedrijven nog wel zo duidelijk? (voorheen Navision) en Dynamics 365Microsoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten? een systeem aan dat wordt aangeboden via het SaaS-model. Daarnaast zijn er verschillende open source alternatievenIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP)..

Cloud-gebaseerd ERP-systeem op basis van een SaaS-model

Bij dit model wordt alle noodzakelijke zorg voor het laten draaien van de ERP-software volledig uit handen genomen door een derde partij. Dit wordt Software as a ServiceSaaS-licenties zijn licenties die periodiek gefactureerd worden. SaaS staat voor Software as a Service. De leverancier biedt de oplossing dus niet te koop aan, maar factureert voor het gebruik ervan. (SaaS) genoemd. Het onderhoud, de upgrades en de beveiligingIT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden).  worden door de ERP-leverancierERP-leveranciers zijn er in overvloed op de Nederlandse markt. Stuk voor stuk proberen ze de beste op hun terrein te zijn. Er zijn verschillende factoren op basis waarvan een bedrijf voor een bepaalde leverancier kiest. De kwaliteit van de dienstverlening is een zeer belangrijk aspect, maar is vooraf moeilijk in te schatten. Welke leverancier sluit goed aan bij mijn bedrijf? Dit is de hamvraag bij elk ERP implementatietraject. Het is ook niet altijd een gemakkelijke vraag om beantwoord te krijgen. Er bestaat helaas niet zoiets als een top 10 van ERP-leveranciers waar elk bedrijf uit zou moeten kiezen. verzorgd. Een groot aantal organisaties heeft profijt van een online ERP-systeem op basis van SaaS, maar dat geldt niet voor elk bedrijf.

Voor een compleet overzicht van de mogelijke valkuilen bij de keuze van een ERP-systeem in de cloud, verschillende pakketten op basis van SaaS, en de bijbehorende kosten, vraag kosteloos de ERP Wijzer aan.

Voordelen van een ERP-systeem in de cloud (SaaS)

Naast de gebruikelijke voor- en nadelen van de cloudHet werken in de cloud is het afgelopen jaar aan een opmars begonnen bij veel organisaties. Bedrijven maken dankbaar gebruik van cloud-diensten, maar er zijn ook bedrijven die de cloud bewust mijden. Wat zijn alle plussen en minnen van het werken in de cloud? Voordelen van werken in de cloud zijn: geen noodzakelijke investering in hardware, de leveranciers zorgen voor het onderhoud en de support,, biedt dit type systeem nog enkele specifieke voordelen:

1. Goedkoop starten, relatief lage initiële kosten

Voorheen kenmerkte ERP-software zich door de hoge investeringskostenDe ERP-kosten vormen een belangrijke factor bij de selectie van een ERP-pakket. Welk budget moet een organisatie opzij zetten voor een ERP-implementatie? Wat zijn de kosten per gebruiker en wat zijn de tarieven van een licentie? Maar ook: wat zijn de prijsverschillen tussen ERP on-premise en ERP in de cloud? Kortom: wat kost een compleet ERP-systeem? Heeft je bedrijf voldoende aan een systeem van 20.000 euro, of is het bijvoorbeeld realistischer uit te gaan van 200.000 euro?. Een ERP-oplossing was meestal een zwaar systeem, dus moest er veel betaald worden voor hardwareDe hardware van een informatiesysteem is de materiële component, alles wat je fysiek kan aanraken. Voorbeelden hiervan zijn de computermuis, het scherm, het toetsenbord, de processor, de harde schijf etc. Om een informatiesysteem te doen werken, moet deze hardware aangedreven worden door verschillende programma’s, die niet materieel zijn. Zo is er een besturingssysteem nodig (zoals Windows of MacOS), en wordt er vaak extra software geïnstalleerd voor de uitvoering van specifieke taken. Dit kunnen eenvoudige taken zijn zoals tekstverwerking, maar ook video-editing of zelfs de gehele Enterprise Resource Planning. (zoals servers) om het ERP-systeem succesvol te kunnen implementeren. Hierdoor lag dit type software alleen binnen bereik van organisaties die zich deze investering financieel konden permitteren. Maar door de komst van de cloud hoeven bedrijven niet meer te investeren in hardware, omdat er via het internet gebruikt wordt gemaakt van de applicatie die draait op de servers van de leverancier. Tegenwoordig kunnen organisaties voordelig profiteren van een ERP-systeem en betalen zij meestal per maand naar gebruik. Traditionele ERP-gebruikers uit sectoren als handel en productie, komen voor een nieuw dilemma te staan: is een cloud-gebaseerd ERP-pakketERP-pakketten zijn er in allerlei soorten en maten, maar welke systemen passen het beste bij uw organisatie? En wanneer het juiste ERP-pakket is gevonden, welke ERP-leverancier heeft de beste pakketprijzen en blinkt uit in betrouwbaarheid? Het is belangrijk om te weten dat het selecteren van een ERP-pakket eigenlijk niet bij de selectie zelf begint. Er gaat eerst een ander proces vooraf aan de selectie van de juiste ERP-software. Organisaties die de bedrijfsprocessen uitvoerig in kaart brengen komen achteraf minder vaak voor verrassingen te staan. Het maken van een zogenaamde blueprint zorgt ervoor dat een bedrijf een duidelijk beeld heeft van de interne afdelingen, hun onderlinge verhoudingen en processen. Zo kunnen er vervolgens belangrijke besluiten worden genomen, zoals de gewenste functionaliteiten en de manier waarop het pakket moet worden geïmplementeerd (on-premise, cloud of hybride). een volwassen alternatief voor de traditionele on-premise ERP-software?

2. Flexibiliteit één van de grootste troeven

Een organisatie verandert constant, dus dit zou de ERP-software logischerwijs ook moeten doen. Een duur on-premise pakket wordt vaak jarenlang gebruikt, zelfs wanneer de houdbaarheidsdatum van de software al lang verstreken is. Er is tenslotte veel geïnvesteerd in het systeem, de software is op maat gemaakt en de aanpassingen die in het verleden aan het systeem zijn gedaan zijn erg duur. Kortom: de situatie blijft zoals hij is, ondanks dat er processen kunnen worden geoptimaliseerd. Met bedrijfssoftware in de cloud wint een bedrijf aan flexibiliteit. Per maand kunnen niet alleen gebruikers en functionaliteitenDe functionaliteiten van een ERP-systeem spelen een belangrijke rol bij de keuze van het meest geschikte ERP-pakket voor bedrijven. Voor de verschillende toepassingen van een bedrijf zijn specifieke functies nodig, afhankelijk het type interne proces. Het grote aanbod aan ERP-software kan zorgen voor verwarring bij het selecteren van de benodigde functionaliteit. Bovendien zorgen verschillende interne configuraties van de ERP-software ervoor dat de mogelijkheden van pakket tot pakket en van leverancier tot leverancier kunnen verschillen. Hoe kan een nieuwe functionaliteit aan ERP-software worden toegevoegd? Welke verschillende opties en mogelijkheden bestaan er op de markt? worden toegevoegd en verwijderd, ook is de nieuwste versie van de software constant beschikbaar. Hierdoor maakt een organisatie gebruik van een flexibel en actueel ERP-systeem dat zo goed mogelijk past bij de organisatie.

3. Onlasten van de eigen ICT-afdeling

Het beheer van een eigen ERP-systeem kost tijd en vergt de nodige aandacht van de IT-afdeling. Wanneer het beheer en het onderhoud worden uitbesteed (SaaS), hebben de eigen IT-medewerkers hier geen omkijken meer naar en kunnen zij zich concentreren op andere dingen. Daarnaast hoeven er geen spoedreparaties meer te worden verricht wanneer er problemen zijn met het ERP-systeem. Bij een on-premise software weet de ICT-afdeling pas van een probleem nadat een gebruiker binnen de organisatie dit heeft gemeld. Bij het SaaS-model monitort de leverancier constant het systeem en herstelt mogelijke (onopgemerkte) problemen.

Wat is de beste keuze: publieke, private of hybride ERP-cloud?

Wanneer een organisatie een online Enterprise Resource Planning systeem overweegt, moet besloten worden op welke manier het systeem wordt geïnstalleerd. Er zijn drie opties:

• Public cloud
• Private cloud
• Hybrid cloud

De public cloud is financieel gezien het meest voordelig. Bij de private cloud blijft de data veilig binnen de organisatie. Wel moet er geïnvesteerd worden in hardware om het systeem binnen de organisatie te implementeren. De hybrid cloud combineert de voordelen van de twee vorige types, maar de ontwikkeling en de integratie zijn niet eenvoudig. Ontvang de ERP Wijzer 2023De ERP Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op een (nieuw) softwarepakket voor Enterprise Resource Planning. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een ERP-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. om te weten welk type past bij uw organisatie en waar u op moet letten tijdens een pakket- en leveranciersselectie.