Personio: een handzaam all-in-one HRM-systeem voor het MKB

Deze Personio-module bevat functies die nodig zijn om werknemers te beheren vanaf de eerste dag tot hun vertrek. De functionaliteiten zijn als volgt:

• Onboarding: de inlijving van personeel in het bedrijf wordt ook wel onboardingOnboarding of de integratie van nieuwe werknemers is meer dan het welkom heten van nieuwe werknemers. Het gaat ook verder dan het regelen van praktische zaken, zoals toegang tot bedrijfssoftware of het bestellen van een werkuniform. Bij onboarding wordt de medewerker namelijk helemaal wegwijs gemaakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Het idee is dat de nieuwe collega zich echt thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf. genoemd. Onboarding automatiseert de indiensttreding van nieuwe werknemers, met acties zoals: hen voorstellen aan hun managers en contactpersonen; hen informatie verschaffen over de bedrijfscultuur; hen tonen hoe ze aan de slag kunnen; en hen alle tools geven die ze nodig hebben. Daarnaast kan je herinneringen sturen naar de managers om ervoor te zorgen dat de ICT-afdeling hun zakelijke e-mail en account aanmaakt in het systeem van het bedrijf, dat hen een welkomstmail wordt gestuurd, dat de financiële afdeling hen opneemt in de volgende loonlijst, enzovoort.
• Offboarding: het vertrek van de werknemer (offboardingOffboarding is de verzamelnaam voor alle processen die te maken hebben met het vertrek van een werknemer. Bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van ontslag, of het in gang zetten van pensioenregelingen. Offboarding is echter meer dan het afhandelen van praktische zaken. Er worden ook maatregelen getroffen waarmee de samenwerking kan worden stopgezet zonder negatieve gevoelens of consequenties. Oud-werknemers en werkgevers kunnen namelijk ook na de uittreding uit de organisatie nog van waarde voor elkaar zijn.) vereist ook dat een reeks taken wordt uitgevoerd. Met dit systeem worden waarschuwingen verzonden om na te gaan of het systeemaccount en het professionele e-mailaccount die aan de werknemer was verstrekt, nu gesloten zijn, of de werknemer moet worden uitgeschreven bij de sociale zekerheid, enz.
• Digitaal personeelsdossier: dit is een bijgewerkte databaseIn een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens. van de kandidaten waarin al hun gegevens en documenten te vinden zijn. Al deze gegevens worden in overeenstemming met de geldende regelgeving en op een veilige manier opgeslagen. Bovendien kan het systeem je waarschuwen wanneer een contract bijna aflooptContractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort. of wanneer een werknemer jarig is.
• Verzuimbeheer: Met deze functie kan je het proces voor het aanvragen van vakantie en het melden van afwezigheden versnellen. Werknemers kunnen verlofaanvragen via employee self-service met een paar klikken indienen of verlofrapporten uploaden vanaf hun mobiele telefoon. Managers kunnen gemakkelijk verlof goedkeuren of weigeren, rekening houdend met de beschikbaarheid van de rest van het team. Daartoe beschikken zowel de HR-afdeling als de managers over een overzicht van de totale afwezigheid (waaruit blijkt wie met verlof is en wie met vakantie) om de planningWorkforce management (WFM), ook wel strategische personeelsplanning genoemd, wordt gebruikt om de hoeveelheid werk binnen een bedrijf in te schatten, en op basis daarvan de werk- en personeelsplanning op te stellen. Met WFM-software versterken bedrijven hun controle, en kunnen loonbesparingen en een hoge mate van productiviteit gerealiseerd worden. te vergemakkelijken.
• Aanwezigheidsregistratie: werknemers kunnen hun gewerkte uren registrerenDe urenregistratie van het personeel kan voor bedrijven een vervelende dagelijkse klus zijn. Toch is het een belangrijk onderdeel van Human Resource Management, aangezien een slechte tijdregistratie minder loon of een lagere uitgaande factuur kan betekenen. Daarom is er software voor tijdregistratie op de markt, waarmee exact kan worden geregistreerd hoeveel uren er zijn gewerkt. Dit kan op projectniveau door gewerkte uren te koppelen aan bepaalde projecten van opdrachtgevers. Bij de meeste systemen is het mogelijk om indien gewenst een meer gedetailleerde urenverantwoording toe te voegen. Er zijn veel verschillende pakketten voor urenregistratie op de markt. in het systeem en managers kunnen ze met één klik accepteren. Bovendien kunnen er pauzeregels in het tijdschema worden ingesteld en werktijdrapporten worden gegenereerd. In geval van overuren kan het systeem de lonen berekenen om de betaling van overuren rechtstreeks naar de loonvoorbereiding over te maken.

Het wervings- en selectieproces vergt veel van de organisatie. Dit onderdeel van de human resources is belast met het creëren van vacatures, het publiceren ervan en het vinden van de ideale persoon voor elke vacature. Daarom heeft Personio deze module voorzien van de volgende functionaliteiten:

• Vacatures: vacatures voor bedrijven kunnen worden aangemaakt, beheerd en gepubliceerd op vacatureportalen (zoals LinkedIn, Infojobs of Indeed). Bovendien kunnen bedrijven hun eigen gepersonaliseerde jobportaal creëren en kunnen HR-managers verschillende taken toewijzen aan verschillende werknemers in het rekruteringsproces.
• Kandidatenbeheer (applicant tracking systeemEen applicant tracking system (afkorting: ATS) is een softwareoplossing waarmee een bedrijf bijna het volledige werving- en selectieproces kan automatiseren. Er wordt ook wel gesproken van een kandidaat volgsysteem. Vooral voor bedrijven die regelmatig sollicitatieprocedures starten kan het systeem van waarde zijn. Geschat wordt dat meer dan 95% van de bedrijven uit de Fortune 500 een dergelijk systeem gebruikt, en dan vooral de organisaties die voor elke vacature duizenden aanmeldingen binnen krijgen.): vanuit het Personio-systeem kan je alle openstaande vacatures beheren, hoeveel kandidaten zich in welke fase bevinden, communiceren met kandidaten, automatische antwoorden naar kandidaten sturen en sollicitatiegesprekken met kandidaten en interne belanghebbenden plannen via de Personio-kalender. Je kunt ook rapporten genereren over wervings-KPI'sKey Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren zijn cijfers of maatstaven die de prestaties van een bedrijf meten. Meestal wordt een KPI uitgedrukt in een getal. Dit kan een exact cijfer zijn, maar ook een percentage of waardering. Zo kan naast de jaaromzet of het verkooppercentage van de geproduceerde goederen ook de gemiddelde klanttevredenheid worden uitgedrukt. Klanten kunnen bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om zich op een schaal van een tot tien uit te drukken over hoe tevreden ze zijn over een service. De gemiddelde waarde is dan een KPI., zoals de tijd die nodig is om iemand voor een specifieke functie in dienst te nemen.

Let op! De module “Werving en selectie” is van algemene aard. Daarom missen bureaus die gespecialiseerd zijn in het werven van kandidaten wellicht bepaalde functionaliteiten, zoals een foto- en videobibliotheek voor vacatureplaatsingen. Over het algemeen is voor dit soort bedrijven gespecialiseerde softwareDe term best of breed wordt gebruikt voor software die is ontwikkeld voor de optimalisatie van een specifieke bedrijfsactiviteit. Het gaat om applicaties die gespecialiseerd zijn in een niche, bijvoorbeeld tijdregistratie of traceerbaarheid van ingrediënten of materialen. De term best of feature wordt ook gebruikt voor dit soort software. nodig die alleen gericht is op aanwerving.

De ontwikkeling van het interne personeel is van vitaal belang om hun evolutie, ontwikkeling en retentie te bevorderen.

• Prestaties: met deze functionaliteit kan je prestatiebeoordelingenPerformance appraisal is prestatiemanagement op werknemer- en teamniveau. Dit gebeurt aan de hand van evaluatiegesprekken. Performance appraisal is een onderdeel van talentbeheer. Het idee erachter is om bekwame medewerkers te behouden, om deze op de juiste plaats binnen het bedrijf in te zetten, en om hen te helpen bij hun professionele groei. maken en doelstellingen bijhouden. Functioneringsgesprekken geven inzicht in de prestaties van werknemers. Deze evaluaties kunnen 360 graden zijn. Met andere woorden, alle werknemers evalueren zichzelf, hun collega’s, hun superieuren en inferieuren, en zelfs de prestaties van het bedrijf in zijn geheel. Deze evaluaties geven een werknemer inzicht in zijn of haar ontwikkeling, sterke punten en verbeterpunten. Op die manier kan de werknemer zelf nadenken over wat hij kan doen om te verbeteren. Het toezicht op de doelstellingen maakt het mogelijk de doelstelling voor individuele werknemers vast te stellen en hun vorderingen te volgen. Bovendien bestaat de mogelijkheid om, als werknemers hun doelstelling halen, dit te koppelen aan hun loonstrook, zodat een bonus kan worden uitgekeerd.

  Naast individuele functioneringsgesprekken is het ook mogelijk om functioneringsgesprekken voor de hele organisatie te organiseren. HR-managers kunnen dit centraal instellen en alle beoordelingstaken worden dan aan de deelnemers toegewezen.

• Trainingsmanagement: met deze module beheer je cursussen vanuit één punt, schrijf je werknemers in voor verschillende sessies en data, en kan je de aanwezigheid van werknemers volgen. Op die manier zullen de werknemers binnen het bedrijf blijven groeien, zich nuttig voelen en hun nieuwe kennis kunnen inbrengen in hun dagelijkse taken. Bovendien kan je ook automatisch uitnodigingen sturen naar werknemers om hun opleiding te starten.

Personio heeft geen salarisadministratie. Wat het wel heeft, is een loonvoorbereiding. Met deze module kan je een loonberekening uitvoeren, rekening houdend met de salarisgegevens van de verschillende werknemers en hun tijdsregistraties. Als er loonrelevante gegevens veranderd zijn, kunnen deze door de werknemer zelf worden gewijzigd, bijvoorbeeld dat hij of zij verhuisd is, getrouwd is of een kind heeft gekregen.

Attentie! Personio kan zelf geen loonlijsten genereren, alleen een voorbereidende loonlijst maken. Er bestaan echter zowel specifieke payrollsystemen die met Personio kunnen worden geïntegreerd, als HR-systemen inclusief payroll-beheerWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output).. Indien jouw organisatie een payroll-systeem wenst aan te schaffen, neem dan contact op ICT Portal. We zullen je adviseren bij de keuze van systemen en leveranciers, rekening houdend met de kenmerken van jouw organisatie: selectie@ictportal.nl

HR-processen zijn zeer belangrijk. Als deze processen vertraging oplopen, kan het gebeuren dat een kandidaat niet op tijd een aanbod krijgt of dat de loongegevens niet op tijd worden geleverd. Daarom is het belangrijk de workflowsEen workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren. zoveel mogelijk te automatiseren om de efficiëntie te verbeteren:

• People Workflow Automation (PWA): deze functionaliteit is Personio’s nieuwste feature. PWA dient om processen te automatiseren door de onderlinge verbinding van instrumenten en teams. Workflows kunnen worden uitgebreid en gekoppeld via de integraties die beschikbaar zijn in de Personio Marketplace. Bijvoorbeeld met Microsoft Teams of Slack. Personio automatiseert processen zoals werving, onboarding en afwezigheidsmanagement. Hierdoor kan de HR-afdeling de personeelsstromen van het bedrijf volgen. Zo kan snel worden nagegaan of een contract al is ondertekend, of de rekeningen van de verschillende systeemaccounts voor de onboarding van een nieuwe werknemer al zijn aangemaakt, of een vakantie al is goedgekeurd door de manager en/of de HR-supervisor.
• Goedkeuringsprocessen: in sommige gevallen moeten taken of documenten door één of meer managers worden goedgekeurd. Als dit proces niet goed wordt beheerd, kan het goedkeuringsverzoek worden vergeten en aanzienlijke vertragingen veroorzaken. Daarom kan je met Personio eenvoudig workflows aanmaken en gemakkelijk met één klik accorderen.
• Taken en herinneringen: met Personio kan je taken voor jezelf aanmaken en, afhankelijk van je gebruikersrechten, ook voor collega’s en medewerkers die onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Bovendien kunnen herinneringen worden aangemaakt, zodat taken die moeten worden uitgevoerd niet worden vergeten. Denk bijvoorbeeld aan een contractbeoordeling, een vakantiegoedkeuring of een prestatiebeoordelingPerformance appraisal is prestatiemanagement op werknemer- en teamniveau. Dit gebeurt aan de hand van evaluatiegesprekken. Performance appraisal is een onderdeel van talentbeheer. Het idee erachter is om bekwame medewerkers te behouden, om deze op de juiste plaats binnen het bedrijf in te zetten, en om hen te helpen bij hun professionele groei..
• Sjablonen: met dit systeem kunnen sjablonen worden gemaakt om de communicatie te versnellen. Voorbeelden van sjablonen zijn het afwijzen van een sollicitant, het inwerken van een nieuwe werknemer of het opstellen van een aanbevelingsbrief. Aan de sjablonen worden placeholders toegevoegd om automatisch de juiste informatie uit het personeelsdossier van de werknemer te halen. Bijvoorbeeld als een certificaat voor een interne bedrijfscursus wordt aangemaakt, dan kan de “[Naam]”-placeholder aan het certificaat worden toegevoegd, zodat de naam van de persoon die de cursus heeft gevolgd direct op het certificaat komt te staan.
• Elektronische handtekening: deze functie is zeer nuttig omdat hiermee belangrijke documenten zoals het snel en rechtsgeldig ondertekenen van contractenContractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort..
• Marketplace: de Personio-marktplaats bevat alle mogelijke integratiesData-integratie (data integration) is het verzamelen van data van verschillende bronnen binnen het bedrijf. De bedoeling is om te verifiëren dat de opgevraagde data compleet en precies zijn. Door middel van de integratie kunnen verschillende data worden geconsolideerd, ook als ze andere eigenschappen hebben (bijvoorbeeld gestructureerde data, ongestructureerde data, gestreamde data, etc.). Op deze manier zorgen bedrijven ervoor dat ze steeds de correcte data bij de hand hebben voor bedrijfsactiviteiten waarbij ze een database moeten raadplegen, of complexe analyses moeten uitvoeren. voor deze software. Er zijn ruim 50 veel gebruikte integraties mogelijk met bijvoorbeeld Slack, Google en Microsoft agenda’s, Google Single-sign on, Teams, aTurnos, Zapier en job portals (zoals LinkedIn en Indeed). Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor bedrijven met het Essential-plan. Om meer te zien over dit plan, scroll naar beneden naar de Personio kostensectie.

Let op! Dit zijn de functionaliteiten die Personio heeft voor HR workflow management. HRM-systemen hebben echter nog veel meer functionaliteiten. Voordat je op zoek gaat, is het belangrijk om een requirementsanalyseBij een requirementsanalyse gaat een bedrijf na welke wensen en eisen het heeft voor het veranderen van bedrijfsprocessen en voor de implementatie van nieuwe software. Hiervoor moeten eerst de bedrijfsprocessen en de verbeterpunten bestudeerd worden. Op basis van de huidige situatie kan er dan gekeken worden wat ontbreekt of anders moet. te maken voor het HRM-systeem dat je gaat gebruiken. In de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vind je een checklist met functionaliteiten om na te gaan welke jouw bedrijf nodig heeft.