WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Offboarding

Een soepele uittreding uit het bedrijf

Offboarding is de verzamelnaam voor alle processen die te maken hebben met het vertrek van een werknemer. Bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van ontslag, of het in gang zetten van pensioenregelingen. Offboarding is echter meer dan het afhandelen van praktische zaken. Er worden ook maatregelen getroffen waarmee de samenwerking kan worden stopgezet zonder negatieve gevoelens of consequenties. Oud-werknemers en werkgevers kunnen namelijk ook na de uittreding uit de organisatie nog van waarde voor elkaar zijn.

Zowel voor bedrijven als ex-werknemers is het belangrijk dat de uittreding vlot en in een goede sfeer verloopt. Vooral als de werknemer zelf opstapt gebeurt het nog regelmatig dat het bedrijf deze persoon niet meer als relevant ziet. Ook zien voormalige werkkrachten de vorige werkgever vaak niet meer als erg invloedrijk. Toch is dit een misvatting. Een ex-werknemer blijft zijn of haar leven lang het visitekaartje van het bedrijf. Dit bedrijf is op zijn beurt dan weer een professionele referentie waaraan de ex-werknemer kan refereren.

Software voor offboarding

Offboarding verloopt, net als Onboarding of de integratie van nieuwe werknemers is meer dan het welkom heten van nieuwe werknemers. Het gaat ook verder dan het regelen van praktische zaken, zoals toegang tot bedrijfssoftware of het bestellen van een werkuniform. Bij onboarding wordt de medewerker namelijk helemaal wegwijs gemaakt in de nieuwe werkomgeving en in zijn of haar rol binnen het bedrijf. Het idee is dat de nieuwe collega zich echt thuis gaat voelen en zich betrokken voelt bij de activiteiten van het bedrijf.onboarding, idealiter volgens een gestandaardiseerde werkwijze. Dit betekent niet dat elke werknemer die het bedrijf verlaat uniform behandeld moet worden. Wel hebben de administratieve en technische kant van het offboarding-proces baat bij een automatisering. Daarom wordt offboarding vaak aangeboden als Functionaliteiten spelen bij de selectie van human resource softwarepakketten een belangrijke rol. De meeste pakketten richten zich namelijk maar op één of een aantal specifieke HRM-taken. Dit in tegenstelling tot een ERP-systeem, waarin juist zoveel mogelijk functionaliteiten worden aangeboden. Bij de selectie van een HRM-systeem is het belangrijk te bepalen welke taken het nieuwe systeem moet kunnen uitvoeren. Niet alleen op het moment van de selectie, maar ook de jaren daarna.functionaliteit van een HRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.HRM-pakket.

Offboarding-software regelt in de eerste plaats de administratieve afhandeling van het ontslag of pensioen. De functionaliteit zorgt voor de uniforme en juridisch correcte beëindiging van Contractmanagement, of contractbeheer, is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen. Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer de aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamheden moeten worden opgeschort.contracten. Zo is de kans op fouten, en dus schadeclaims, lager. Ook andere personeelsdocumenten, zoals een dossier met contactgegevens, worden door de Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software op een wettelijke manier afgesloten en bewaard of verwijderd. Ten slotte maakt de software automatisch exit-documenten aan. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een laatste loonbrief en jaarafrekening, bewijzen van behaalde certificaten, referenties etc.

Tip! De basismogelijkheden van offboarding zijn ook opgenomen in de meeste HRM-pakketten. In het Het HRM Functionaliteitenoverzicht bundelt alle mogelijke HRM-functionaliteiten in één overzicht. De Premium Paper bevat checklists, waarin bedrijven digitaal hun HRM-eisen kunnen aanvinken, en prioriteiten kunnen aangeven. De ingevulde lijsten helpen bij een doordachte leveranciersselectie.HRM Functionaliteitenoverzicht wordt uitgelegd welke mogelijkheden dit precies zijn. Daarnaast vinden oriënterende projectleiders in dit interactieve e-document checklists voor andere functionaliteiten die je kan verwachten van een HRM-systeem.

Naast al deze administratie zorgt software voor offboarding er ook voor dat ex-werknemers geen toegang tot bedrijfsapplicaties meer hebben. De functionaliteit of het Bedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen.pakket zorgt ervoor dat de ex-medewerker niet meer kan inloggen in de bedrijfssystemen, zoals softwarepakketten, platformen, websites, mailprogramma’s, social media accounts, etc. Per geval kan er echter wel gekeken worden naar de uitzonderingsmogelijkheden. Zo kan het in bepaalde gevallen bijvoorbeeld gunstig zijn dat gepensioneerden via een platform nieuwe werkkrachten kunnen assisteren bij bepaalde problemen.

Offboarding blijft een sociaal proces, maar de software helpt bedrijven om op goede voet te eindigen met werknemers. Veel pakketten incorporeren bijvoorbeeld een soort stappenplan om de relatie tussen de twee partijen goed te houden. Ook kunnen exitsurveys worden gegenereerd, die de ex-werknemer de kans geven om feedback te geven. Ook kunnen de juiste collega´s automatisch worden geïnformeerd over het vertrek, zodat misverstanden worden voorkomen.

Kennisoverdracht bij offboarding

Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat onttrekt hij of zij nog te vaak veel kennis uit het bedrijf. Een effectieve overdracht van deze kennis aan het einde van de samenwerking is dan ook essentieel. Een werknemer die het bedrijf verlaat kan bijvoorbeeld nog ingezet worden om de opvolger in te werken. Ook kan de nodige kennis in systemen worden opgeslagen, zoals een Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?documentbeheersysteem of een Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-systeem. De meest effectieve methode voor Knowledge Management of kennismanagement is een erg breed concept. De term kan worden samengevat als het beheer van alle kennis die in een bedrijf aanwezig is, en het aanvullen van ontbrekende gegevens. In het ideale geval beschikt elke werknemer hierdoor steeds op het juiste moment over de kennis die hij nodig heeft voor het optimaal uitvoeren van zijn taak.kennisoverdracht is een combinatie van beide acties.

Exitgesprek

Een exitgesprek is het tegenovergestelde van een sollicitatiegesprek. Het kan gezien worden als een meer verdiepende versie van de exitsurvey die software voor offboarding aanbiedt. Het is een soort feedbackgesprek waarbij werkgever en werknemer zowel positieve als misschien negatieve ervaringen op tafel leggen. Dit helpt beide partijen om hun manier van werken bij te stellen, met het oog op een nieuwe baan, of het aannemen van nieuwe medewerkers. Het exitgesprek geeft ook de gelegenheid om een einde te maken aan ‘losse eindjes’. Zo kan de werknemer gewezen worden op het voortlopen van een geheimhoudingsplicht. Ook kan de werkgever herinnerd worden aan de De General Data Protection Regulation (GDPR), of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een uniforme Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens verzekert. Ze overschreef op 25 mei 2018 de nationale privacywetten, zoals de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).privacywetgeving, die de persoonsgegevens van de ex-werknemer beschermt.

De kracht van alumni

Ex-werknemers worden vaak alumni genoemd. Dit is niet alleen omdat het woord positiever klinkt, maar gaat vaak gepaard met een blijvend, voordurend contact. In contact blijven met voormalige werknemers heeft twee grote voordelen:

De alumnus kan talent scouten

Voormalige werknemers kennen het bedrijf door en door. Ze kunnen dus goed inschatten wie een goede kandidaat zou zijn voor een openstaande positie. Voormalige werknemers dragen dan ook vaak talent aan. Sommige bedrijven laten zelfs alumni meebeslissen over nieuwe aanwervingen.

De alumnus kan opnieuw worden aangenomen

In sommige gevallen komt een ex-werknemer na een tijdje gewoon weer terug bij hetzelfde bedrijf. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer in eerste instantie wegging om een nieuwe professionele of persoonlijke uitdaging aan te gaan. Na een wereldreis, nieuwe studie of het werken in een heel andere sector kan het dus best zijn dat een voormalig werknemer terugkeert in het nest.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 2 Gemiddeld: 4.5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 16 januari). Offboarding. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/offboarding