WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Offboarding

Een soepele uittreding uit het bedrijf

Offboarding is de verzamelnaam voor alle processen die te maken hebben met het vertrek van een werknemer. Bijvoorbeeld de administratieve afhandeling van ontslag, of het in gang zetten van pensioenregelingen. Offboarding is echter meer dan het afhandelen van praktische zaken. Er worden ook maatregelen getroffen waarmee de samenwerking kan worden stopgezet zonder negatieve gevoelens of consequenties. Oud-werknemers en werkgevers kunnen namelijk ook na de uittreding uit de organisatie nog van waarde voor elkaar zijn.

Zowel voor bedrijven als ex-werknemers is het belangrijk dat de uittreding vlot en in een goede sfeer verloopt. Vooral als de werknemer zelf opstapt gebeurt het nog regelmatig dat het bedrijf deze persoon niet meer als relevant ziet. Ook zien voormalige werkkrachten de vorige werkgever vaak niet meer als erg invloedrijk. Toch is dit een misvatting. Een ex-werknemer blijft zijn of haar leven lang het visitekaartje van het bedrijf. Dit bedrijf is op zijn beurt dan weer een professionele referentie waaraan de ex-werknemer kan refereren.

Software voor offboarding

Offboarding verloopt, net als onboarding, idealiter volgens een gestandaardiseerde werkwijze. Dit betekent niet dat elke werknemer die het bedrijf verlaat uniform behandeld moet worden. Wel hebben de administratieve en technische kant van het offboarding-proces baat bij een automatisering. Daarom wordt offboarding vaak aangeboden als functionaliteit van een HRM-pakket.

Offboarding-software regelt in de eerste plaats de administratieve afhandeling van het ontslag of pensioen. De functionaliteit zorgt voor de uniforme en juridisch correcte beëindiging van contracten. Zo is de kans op fouten, en dus schadeclaims, lager. Ook andere personeelsdocumenten, zoals een dossier met contactgegevens, worden door de software op een wettelijke manier afgesloten en bewaard of verwijderd. Ten slotte maakt de software automatisch exit-documenten aan. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een laatste loonbrief en jaarafrekening, bewijzen van behaalde certificaten, referenties etc.

Tip! De basismogelijkheden van offboarding zijn ook opgenomen in de meeste HRM-pakketten. In het HRM Functionaliteitenoverzicht wordt uitgelegd welke mogelijkheden dit precies zijn. Daarnaast vinden oriënterende projectleiders in dit interactieve e-document checklists voor andere functionaliteiten die je kan verwachten van een HRM-systeem.

Naast al deze administratie zorgt software voor offboarding er ook voor dat ex-werknemers geen toegang tot bedrijfsapplicaties meer hebben. De functionaliteit of het pakket zorgt ervoor dat de ex-medewerker niet meer kan inloggen in de bedrijfssystemen, zoals softwarepakketten, platformen, websites, mailprogramma’s, social media accounts, etc. Per geval kan er echter wel gekeken worden naar de uitzonderingsmogelijkheden. Zo kan het in bepaalde gevallen bijvoorbeeld gunstig zijn dat gepensioneerden via een platform nieuwe werkkrachten kunnen assisteren bij bepaalde problemen.

Offboarding blijft een sociaal proces, maar de software helpt bedrijven om op goede voet te eindigen met werknemers. Veel pakketten incorporeren bijvoorbeeld een soort stappenplan om de relatie tussen de twee partijen goed te houden. Ook kunnen exitsurveys worden gegenereerd, die de ex-werknemer de kans geven om feedback te geven. Ook kunnen de juiste collega´s automatisch worden geïnformeerd over het vertrek, zodat misverstanden worden voorkomen.

Kennisoverdracht bij offboarding

Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat onttrekt hij of zij nog te vaak veel kennis uit het bedrijf. Een effectieve overdracht van deze kennis aan het einde van de samenwerking is dan ook essentieel. Een werknemer die het bedrijf verlaat kan bijvoorbeeld nog ingezet worden om de opvolger in te werken. Ook kan de nodige kennis in systemen worden opgeslagen, zoals een documentbeheersysteem of een ERP-systeem. De meest effectieve methode voor kennisoverdracht is een combinatie van beide acties.

Exitgesprek

Een exitgesprek is het tegenovergestelde van een sollicitatiegesprek. Het kan gezien worden als een meer verdiepende versie van de exitsurvey die software voor offboarding aanbiedt. Het is een soort feedbackgesprek waarbij werkgever en werknemer zowel positieve als misschien negatieve ervaringen op tafel leggen. Dit helpt beide partijen om hun manier van werken bij te stellen, met het oog op een nieuwe baan, of het aannemen van nieuwe medewerkers. Het exitgesprek geeft ook de gelegenheid om een einde te maken aan ‘losse eindjes’. Zo kan de werknemer gewezen worden op het voortlopen van een geheimhoudingsplicht. Ook kan de werkgever herinnerd worden aan de privacywetgeving, die de persoonsgegevens van de ex-werknemer beschermt.

De kracht van alumni

Ex-werknemers worden vaak alumni genoemd. Dit is niet alleen omdat het woord positiever klinkt, maar gaat vaak gepaard met een blijvend, voordurend contact. In contact blijven met voormalige werknemers heeft twee grote voordelen:

De alumnus kan talent scouten

Voormalige werknemers kennen het bedrijf door en door. Ze kunnen dus goed inschatten wie een goede kandidaat zou zijn voor een openstaande positie. Voormalige werknemers dragen dan ook vaak talent aan. Sommige bedrijven laten zelfs alumni meebeslissen over nieuwe aanwervingen.

De alumnus kan opnieuw worden aangenomen

In sommige gevallen komt een ex-werknemer na een tijdje gewoon weer terug bij hetzelfde bedrijf. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer in eerste instantie wegging om een nieuwe professionele of persoonlijke uitdaging aan te gaan. Na een wereldreis, nieuwe studie of het werken in een heel andere sector kan het dus best zijn dat een voormalig werknemer terugkeert in het nest.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 16 januari). Offboarding. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/ict-lexicon/offboarding
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties