WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Workday: HRM-software geschikt voor multinationals?

Workday is een HCM-oplossing. Dit is software voor Human Capital Management, oftewel personeelsmanagement. Ondanks dat de software pas relatief kort op de markt is, heeft het gelijknamige bedrijf Workday inmiddels een flink marktaandeel weten te verwerven. Dit komt mede doordat de oplossing ‘uit één stuk’ is ontworpen en volledig in de cloud functioneert. Workday kan zich meten met HR-software van grote fabrikanten als Oracle of SAP. Waaruit bestaat het product Workday? Is het zulke goede software als wordt beloofd?

Inhoudsopgave:

  1. Oorsprong van Workday
  2. Doelgroep
  3. Beheer van personeelszaken met Workday
  4. Implementatie
  5. Samenwerking tussen Workday en Salesforce
  6. Kosten van Workday
  7. Functionaliteiten
  8. Integratie met andere software

Hoe en wanneer is Workday ontstaan?

Workday is mede opgericht door David Duffield. Duffield had daarvoor een belangrijke rol gespeeld bij het ontwerpen van ERP-systeem PeopleSoft, sinds 2005 in handen van Oracle. Workday beschikt over twee oplossingen: een systeem voor financieel management en HRM-software. In dit artikel nemen we de HRM-software onder de loep. Workday, genoteerd aan de beurs van New York, opereert internationaal. Nederland is het eerste land in Europa waar Workday een kantoor heeft geopend (sinds 2014). De software van Workday automatiseert HR-processen zoals het toekennen van vakantiedagen, het raadplegen van salarisstroken, het meten van professionele prestaties, etc. Voordat er een goede keuze voor een HRM-softwarepakket kan worden gemaakt, moet worden bepaald aan welke exacte eisen de software moet voldoen. Dit klinkt als een logische stap, maar alleen als dit onderdeel op de juiste manier wordt aangepakt kan de implementatie van het toekomstige pakket succesvol worden. In de HRM Wijzer staan de drie meest gemaakte fouten tijdens dit proces, zodat ze kunnen worden vermeden tijdens het software selectie-traject.

Voor welk soort bedrijven is Workday geschikt?

Het HRM-pakket Workday richt zich op grote bedrijven. Met name bedrijven die internationaal opereren. De software ondersteunt verschillende talen en munteenheden. Workday heeft implementaties uitgevoerd bij grote bedrijven in zowel de Verenigde Staten als in Europa en Azië. Het bedrijf verkoopt geen software aan kleine of middelgrote bedrijven. Het aantal klanten is daarom relatief klein. Voor kleine en middelgrote bedrijven bestaat er software zoals SuccessFactors van SAP, of Taleo van Oracle. workday verschil

Een nieuwe manier van human resource management?

Een kenmerkende eigenschap van Workday is dat de software werkt volgens het SaaS-principe (Software as a Service). Het systeem draait volledig in de cloud. Er bestaan nogal wat bedrijven die hun data niet in de cloud willen onderbrengen. In dat geval komt Workday als mogelijke optie meteen te vervallen. Toch kiezen steeds meer software-fabrikanten voor het cloud-model en lijkt het een kwestie van tijd voordat dit het meest gangbare model wordt. Een ander belangrijk aspect is dat alle klanten over dezelfde versie van de software beschikken. Het systeem krijgt 2 keer per jaar automatisch een update, zonder dat hiervoor moet worden betaald. Alle klanten hebben hier voordeel van en het systeem kan tijdens het upgrade-proces gewoon worden gebruikt. Dit is een groot verschil met de meeste on-premise oplossingen, waarbij meestal moet worden gemigreerd en betaald voor een nieuwe licentie. Workday zet sterk in op mobile friendly. Er is een applicatie beschikbaar voor mobiele apparaten waarmee gebruikers vanaf elke locatie toegang hebben tot de informatie in de software, ook buiten het kantoor. Een intuïtieve interface en een aantrekkelijk design dragen in belangrijke mate bij aan de populariteit van Workday. De huisstijl van Workday is bewust eenvoudig.

Hoe verloopt de implementatie van Workday in een organisatie?

Het implementatieproces van Workday is voor elk bedrijf verschillend en hangt af van de eisen die door het bedrijf worden gesteld. In het algemeen ligt de implementatieduur tussen een jaar en twee jaar. Verschillende processen zullen tijdens deze periode moeten worden uitgevoerd: implementatie, integratie en opleiding. De implementatieduur ligt lager dan bij andere HRM-softwarepakketten, omdat de software in de cloud wordt gehost. Dit is voor veel bedrijven een belangrijke reden om voor een SaaS-oplossing te kiezen.

Samenwerking Workday en Salesforce CRM

In 2013 tekenden Workday en Salesforce voor een strategische samenwerking door producten gezamenlijk aan te bieden. De producten van beide partijen beconcurreren elkaar niet, ze vullen elkaar aan. De samenwerking is met name interessant voor bedrijven die al gebruik maken van Salesforce, en op zoek zijn naar een HRM-systeem of andersom.

Wat is de prijs van Workday?

Workday wordt als SaaS-oplossing aangeboden waarbij wordt betaald voor daadwerkelijk gebruik van de software, niet voor een licentie zoals bij traditionele HRM-producten. Het voordeel van dit model voor bedrijven is dat niet wordt betaald voor onderhoud of voor aanschaf van specifieke hardware. De prijs van Workday is afhankelijk van het aantal gebruikers en het aantal uur support dat wordt geleverd. Het contract wordt voor minimaal 3 jaar afgesloten. De implementatiekosten bedragen meestal 1,25% van de jaarlijkse totale abonnementskosten. De kosten kunnen per leverancier iets afwijken. Voor meer concrete prijsinformatie, zoals de prijs per gebruiker per jaar, kan de HRM Wijzer 2022 worden aangevraagd. Hier vindt u ook informatie over verborgen kosten waar bedrijven rekening mee moeten houden.

Functionaliteiten van de HRM-software

Workday integreert verschillende functionaliteiten waartoe de gebruiker via één centraal punt toegang heeft. Beheer van personeelszaken: vergemakkelijkt verschillende HR-taken. Dit is de meest algemene module, waar employee self-service onder valt. Hiermee hebben medewerkers toegang tot hun eigen data en kan deze ook op elk moment worden aangepast. Salarisadministratie: hiermee kunnen de salarissen van medewerkers worden geadministreerd. Het systeem houdt rekening met bepaalde wettelijke eisen die per land kunnen verschillen. Er kan een koppeling worden gemaakt met andere systemen voor salarisadministratie. Talentmanagement: de applicatie voor talentmanagement geeft inzicht in de professionele situatie waarin medewerkers zich bevinden, bijvoorbeeld bij wie het risico bestaat dat ze het bedrijf gaan verlaten. Andere mogelijkheden zijn evaluatie van talent, betaling naar prestatie, onboarding, module voor snellere integratie van medewerkers in het bedrijf, beheer van gestelde targets, het plannen van de opvolging van medewerkers, carrière ontwikkelplan. Recruitment: vergemakkelijkt taken op het gebied van werving en selectie, zowel van interne medewerkers als externe kandidaten. Er kan een 360º evaluatie worden uitgevoerd waarmee directieleden kunnen worden voorzien van belangrijke data voor de besluitvorming. Tijd- en aanwezigheidsregistratie: helpt HR-managers bij het bijhouden van uren en aanwezigheid. Het wereldwijde personeelsbestand wordt zo beheerd door middel van workflows en configuratie van processen. Ook kunnen de personeelskosten worden beheerd. Opleiding: met behulp van deze module kan een bedrijf interne opleidingen aanbieden, maar ook medewerkers zelf hebben de mogelijkheid om kennis te delen. Vanaf elk apparaat kan content worden gecreëerd, gelezen en gedeeld. Deze module is nog niet algemeen beschikbaar en bevindt zich in de testfase. Planning en analyse: deze module levert statistieken die helpen bij het nemen van fundamentele bedrijfsbeslissingen. Een koppeling met andere HR-software of financiële systemen is mogelijk.

Met welke andere software kan Workday worden geïntegreerd?

Met de volgende bedrijfsoplossingen kunnen koppelingen worden gemaakt:

  • Microsoft Azure
  • SAP
  • Oracle
  • Adobe Sign
  • Salesforce
  • G Suite (voorheen Google Apps for Work)

De selectie van HRM-software is ingewikkeld. De meeste pakketten lijken in veel opzichten op elkaar, wat het kiezen van de meest geschikte oplossing voor een specifiek bedrijf er niet gemakkelijker op maakt. Een verkeerde keuze kunnen de meeste bedrijven zich niet permitteren. Ter ondersteuning van het selectieproces kan de HRM Wijzer worden gedownload, waarin Workday wordt vergeleken met andere HCM-systemen zoals Oracle Fusion en SAP HCM.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 6 februari). Workday: HRM-software geschikt voor multinationals? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/human-resource-management/hrm-pakketten/workday