Een applicant tracking system (afkorting: ATS) is een softwareoplossing waarmee een bedrijf bijna het volledige werving- en selectieproces kan automatiseren. Er wordt ook wel gesproken van een kandidaat volgsysteem. Vooral voor bedrijven die regelmatig sollicitatieprocedures starten kan het systeem van waarde zijn. Geschat wordt dat meer dan 95% van de bedrijven uit de Fortune 500 een dergelijk systeem gebruikt, en dan vooral de organisaties die voor elke vacature duizenden aanmeldingen binnen krijgen. Maar wat voor soort bedrijven hebben nu echt baat bij de software? Wat zijn de mogelijkheden en functionaliteiten van het systeem? Hoe zit het met de kosten en in welke valkuilen kunnen organisaties beter niet trappen?
Hoe werken applicant tracking systemen?
Het merendeel van de systemen waarmee sollicitanten kunnen worden geselecteerd, maakt gebruik van trefwoorden om te bepalen of een bepaald CV correspondeert met de openstaande vacature. De trefwoorden moeten kenmerkend zijn voor een specifieke vacature, zodat het systeem kan classificeren op basis van de gelijkenissen tussen het curriculum van de kandidaat en de omschrijving van de aangeboden baan.
De werking van deze systemen lijkt sterk op die van zoekmachines op internet, waarbij algoritmes zich (voor een deel) baseren op het aantal keer dat een bepaald trefwoord voorkomt. Het verschil is dat applicant tracking systems nog waarde toekennen aan het aantal keer dat een bepaald trefwoord voorkomt in een CV, terwijl in zoekmachines deze rankingfactor iets minder van belang is. Sommige systemen gaan iets verder en maken ook syntactische (zinsbouw) en semantische (betekenis van een woord) analyses. In dat geval wordt niet alleen gekeken naar het aantal keer dat een trefwoord voorkomt, maar ook naar welke trefwoorden verband houden met de content in de vacature.
Met synoniemen of het gebruik van alternatieve beschrijvingen wordt door de software meestal geen rekening gehouden. Kandidaten die geen standaard beschrijvingen zoals het woord ‘werkervaring’ gebruiken in bijvoorbeeld een titel, lopen de kans dat het systeem dit gedeelte van het CV over het hoofd ziet.
Applicant Tracking Systemen zijn vooral geschikt voor omvangrijke selectieprocedures, waarbij een groot aantal sollicitanten afkomt op de vacature. In plaats van het doorspitten van bijvoorbeeld 300 CV’s, maakt het ATS een voorselectie van 10 personen op basis van de trefwoorden die in CV’s voorkomen. Daarna volgt het laatste filter: een persoonlijk gesprek met de voorgeselecteerde kandidaten, zodat vervolgens de meest geschikte kandidaat kan worden gekozen. In de HRM Wijzer staat hoe de beste kandidaten met behulp van een applicant tracking systeem kunnen worden herkend en hoe de herkenning van geschikte profielen kan worden verbeterd.
Mens versus machine… de strijd om een sollicitatiegesprek
Over het algemeen zijn sollicitanten niet heel erg te spreken over de applicant tracking systemen. Ze voeren aan dat het opstellen van een CV veel weg begint te krijgen van online marketing, waarbij met trefwoorden wordt geprobeerd in beeld te komen bij zoekmachines.
Daarnaast wordt kritiek geuit op de beperkte mate van flexibiliteit van het systeem. Bijvoorbeeld omdat kandidaten niet boven komen drijven door een afwijkende schrijfstijl in het CV, of omdat een bepaalde volgorde niet door het systeem wordt herkend. Creativiteit bij het opstellen van een CV wordt daarmee niet beloond, maar eerder afgestraft. Een synoniem, een afwijking in de structuur, of de toevoeging van een grafiek kan er al voor zorgen dat het systeem informatie niet herkent.
Een ander probleem dat zich soms voordoet is het zogenaamde ‘zwarte gat-effect’. Een ATS is bedoeld voor gegevensverwerking van veel kandidaten tegelijk. De terugkoppeling naar kandidaten verloopt daarbij niet altijd even soepel, zodat soms onduidelijkheid bestaat over de voortgang van het selectieproces. Dit kan worden opgelost door bepaalde berichten te automatiseren. Zodra er een statusverandering is in de sollicitatieprocedure, krijgen kandidaten in dat geval automatisch bericht. In de HRM Wijzer staan 5 manieren om het maximale uit een Applicant Tracking System te halen en om het zwarte gat-effect te voorkomen.
Grote verscheidenheid in Applicant Tracking Systemen
De eerste Applicant Tracking Systemen werden uitgebracht als op zichzelf staande en gespecialiseerde systemen. Tegenwoordig beschikken ook de grote HRM-pakketten over een ATS, vaak in combinatie met functionaliteiten als salarisbeheer of talentmanagement. Bedrijven die willen beschikken over een ATS hebben nu tal van mogelijkheden: on-premise of in de cloud, verschillende licentiemodellen, SaaS, hosting, social web (LinkedIn, Glassdoor), etc. Het volgende diagram geeft een indruk van het marktaandeel van de verschillende systemen.
In het diagram zijn alleen de geïntegreerde HRM-systemen opgenomen, zoals SuccesFactors of Taleo, en die beschikken over een ATS. Er bestaan ook sector-specifieke systemen die rekening houden met de selectiecriteria die gelden binnen een bepaald vakgebied. Bedrijven doen er goed aan werk te maken van het kiezen van een geschikt ATS, omdat niet elke systeem voor elk bedrijf even geschikt is. De HRM Wijzer biedt een vergelijking van applicaties die over een Applicant Tracking System beschikken, zoals SuccesFactors, Workday of Oracle Taleo.
