Inhoudsopgave
Wat is een pilot project?
Bij een pilot project wordt een nieuw softwaresysteem geïmplementeerd in een klein deel van het bedrijf: als een test om te kijken of de software geschikt is voor het bedrijf, en of de inrichting ervan doordacht in elkaar zit. Als het pilot project succesvol blijkt te zijn, dan wordt de software in de hele organisatie uitgerold.
Vaak wordt een pilot project uitgevoerd bij één afdeling binnen het bedrijf. Van daaruit wordt het softwareproject dan uitgebreid naar het hele bedrijf. Maar een pilot project kan ook in een bepaalde vestiging plaatsvinden, of op een bepaald proces worden toegepast.
Let op! Een pilot project wordt uitgevoerd met de leverancier die een bedrijf gekozen heeft voor de implementatie van een nieuw softwaresysteem. Veel bedrijven vinden het echter moeilijk deze keuze te maken. Om je handvatten te geven bij het selectietraject heeft ICT Portal het Digiboek Help we krijgen zo een demo! opgesteld.
Wat is het verschil tussen een pilot project en een proefperiode?
Sommige mensen vergissen zich tussen een pilot project en een proefperiode. Beide termen verwijzen naar het testen van software, maar ze betekenen niet helemaal hetzelfde. Bij een proefperiode wordt de software niet volledig ingericht en geïmplementeerd in een deel van het bedrijf. Een geselecteerde groep gebruikers krijgt wel toegang tot een basisversie van het systeem. Zo krijgen ze daar een indruk van, maar ze kunnen de software niet echt inzetten voor de eigen bedrijfsprocessen. Ook de hoeveelheid data waarmee gewerkt kan worden en de groep gebruikers zijn meestal beperkt.
Bovendien is er een verschil in kosten tussen beide concepten. Waar een proefversie vaak erg goedkoop of zelfs gratis is, vergt een pilot project toch een bepaalde investering. Er moet namelijk betaald worden voor de inrichting, de installatie, de licenties, en eventueel voor consultancy en training. Het is in principe alsof het bedrijf een mini-implementatie van de software doet. De kosten die het pilot project met zich meebrengt, kunnen normaal gesproken trouwens wel gedeeltelijk afgetrokken worden van de totale kosten van de software-implementatie.
Waarvoor dient een pilot project?
Pilot projecten worden uitgevoerd door bedrijven die al een softwarepakket en een leverancier geselecteerd hebben, maar die eerst een praktijktest willen uitvoeren, voordat ze overgaan tot een volledige implementatie. Dit gebeurt vooral wanneer het om de implementatie van bedrijfskritische software gaat, zoals nieuwe aansturingssoftware voor de machines die bijvoorbeeld medicijnen samenstellen.
Naast de operationele en kwalitatieve functionaliteit wordt er bij een pilot project ook gekeken naar de uitvoerbaarheid van het implementatieproject. Is het mogelijk om het systeem piekfijn geïmplementeerd te hebben binnen de vastgelegde tijdspanne en het vastgestelde budget? Of zal het traject langer duren omdat de leverancier niet in staat is bepaalde functionaliteiten op tijd en volledig uit te rollen voor het bedrijf?
Ten slotte wordt er bij een pilot project ook gekeken naar de technische componenten. Is de leverancier in staat om technische problemen te voorkomen of, op zijn minst, snel op te lossen? Kunnen de juiste koppelingen worden gemaakt en werken ze ook? Dit technische deel wordt ook wel Proof of Technology genoemd.
Een pilot project geeft bedrijven dus vooral de kans om zich ervan te verzekeren dat ze een goede investering doen, en het risico op een mislukte implementatie zo klein mogelijk houden. Als de praktijktest een negatief resultaat oplevert, dan gaat er immers veel minder geld verloren dan wanneer de software volledig zou zijn geïmplementeerd. Een ander voordeel is dat de eindgebruikers alvast kunnen wennen aan de software, en er zich minder problemen zullen voordoen bij de gebruikersadoptie.
Hoe wordt een pilot project uitgevoerd?
Een pilot project kan verschillende vormen aannemen. De meest voorkomende manieren zijn:
Een pilot project voor een afdeling
Afdelingen binnen een bedrijf tonen steeds meer overlapping. Vandaar dat de implementatie van een software in één afdeling vaak een goede indicatie is voor de prestaties in andere afdelingen. Als de verkoopafdeling de software bijvoorbeeld positief ontvangt, dan is de kans groot dat ook accountmanagers er voordeel uit gaan halen.
Let op! Niet in álle gevallen staat het succes bij één afdeling garant voor bruikbaarheid bij een andere afdeling. Soms zal er extra software moeten worden aangeschaft afhankelijk van de afdeling.
Een pilot project voor een proces
Vaak passen bedrijven een pilot project toe op één proces, bijvoorbeeld het opstellen van facturen. Dit stelt hen in staat om de software te testen voor een volledig proces, zonder direct het hele bedrijf erbij te betrekken. Bij het opstellen van een factuur komen bijvoorbeeld mensen en activiteiten van de financiële afdeling kijken, maar het proces vraagt ook input vanuit bijvoorbeeld de verkoopafdeling, het projectbeheer en de klantendienst. Deze diversiteit geeft meteen een goed beeld van de adoptie van de software in de bedrijfscultuur.
Een pilot project voor een module
Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor modulaire software. Dit soort pakketten geeft meteen de mogelijkheid om een pilot project op te zetten. Een bedrijf kiest er dan voor om te beginnen met de implementatie van één module, meestal alleen voor de key users. De module wordt beoordeeld op functionaliteit, flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid, etc. Als deze evaluatie positief bevonden is, dan wordt er een tweede module aan toegevoegd, daarna eventueel een derde, enzovoort.
Bij de key users moet er niet gedacht worden aan het management. Dit zijn vaak zelfs de minst belangrijke gebruikers. Het zijn juist de eindgebruikers, teamleiders en werknemers op de werkvloer, die het systeem moeten uittesten. Zij geven hun bevindingen dan weer door naar het management.
Een pilot project voor een vestiging
Bedrijven met meer vestigingen willen vaak dezelfde software gebruiken op al hun locaties. Zo beschikken alle vestigingen over dezelfde data. Een voorbeeld: een producent van windmolens heeft een turbine nodig in Zeeland, maar heeft er geen meer in het eigen magazijn. Als ze over dezelfde software beschikken als de andere vestigingen, dan kan de productieplanner in Zeeland bijvoorbeeld zien dat er in Groningen een grote voorraad turbines beschikbaar is. In de plaats van dan nieuwe turbines in te kopen, kan er eentje worden overgebracht van de andere vestiging.
Bij de implementatie van software is het dus belangrijk dat alle vestigingen overstappen op hetzelfde (nieuwe) systeem. Maar dat hoeft niet tegelijkertijd. Door middel van een pilot project kan de software eerst worden uitgetest op één vestiging, in de praktijk is dit vaak de hoofdvestiging.
Let op als het gaat om een bedrijf met vestigingen in het buitenland. Bij de uitvoering van de pilot moet er dan rekening worden gehouden met de verschillen tussen landen. Vooral als het om de implementatie van een HRM-pakket gaat, zijn er vaak veel verschillen. Salarisadministratie is bijvoorbeeld erg verschillend in België en Nederland.
Welke fouten worden vaak gemaakt bij een pilot project?
Een pilot project kan een bedrijf veel opleveren, als het goed gedaan wordt. Als er (te veel) fouten gemaakt worden, kost het een bedrijf alleen maar geld. De meest voorkomende fouten zijn:
Het niet serieus nemen omdat het ‘maar’ een pilot project is
De naam pilot project zorgt ervoor dat sommige bedrijven, of sommige werknemers binnen een bedrijf, het proces niet serieus nemen. Dit een grote fout. Als het project niet gezien wordt als een echte implementatie, kan er nooit gecontroleerd worden of de software de bestaande knelpunten op kan lossen.
Daarnaast is het ook belangrijk om niet alleen de eenvoudige, maar ook de meer complexe en belangrijke processen op te nemen in een pilot project. Zo kan er worden nagegaan of de software een verbetering aan kan brengen in deze kritische processen. Een handelsbedrijf dat in het pilot project niet test of de module voor voorraadbeheer naar behoren werkt, heeft eigenlijk niet zoveel gehad aan de hele pilot.
Ten slotte moet ook de training voor het personeel verzorgd worden. Het is belangrijk om medewerkers op te leiden alsof het om een volledige implementatie gaat. Natuurlijk zal de opleiding korter zijn, want het gaat maar om een gedeeltelijke implementatie. Toch is ze belangrijk om de werknemers het systeem te doen begrijpen en te leren gebruiken. Anders wordt deze vrijwel zeker meteen afgewezen.
Het ontbreken van de benodigde infrastructuur (hardware en software)
Net zoals bij een volledige implementatie moet een organisatie bij een pilot op voorhand nagaan of de IT-infrastructuur geschikt is. Als de oplossing bijvoorbeeld op een eigen server gehost zal worden, moet er worden nagegaan of deze voldoende capaciteit heeft. Anders moet er misschien een nieuwe of een tweede server aangeschaft worden. Een ander voorbeeld van eisen die bij een pilot aan de hardware worden gesteld is de aanwezigheid van een krachtige processor die deep learning mogelijk maakt.
Ook bepaalde software kan belangrijk zijn om het pilot project te doen slagen. Als een nieuw DMS wordt geïmplementeerd, kan dat systeem bijvoorbeeld de ondersteuning van een intranet, VPN-verbinding of OCR-software nodig hebben om de doelstellingen te behalen. Aan deze voorwaarden moet dus ook bij het pilot project al voldaan worden.
Niet de juiste testgroep samenstellen
Sommige bedrijven maken de fout om het systeem alleen te laten testen door leidinggevenden, applicatiebeheerders of stagiairs. In de praktijk gaan er echter andere werknemers gebruik maken van het systeem, zoals medewerkers op de productievloer.
Iedereen kan natuurlijk de knoppen van een systeem testen, maar het gaat erom dat het pakket in de praktijk in staat is bedrijfsprocessen te optimaliseren. Ook is belangrijk hoe het pakket binnen de organisatie ontvangen gaat worden. Daarom is het beter dat de testgroep bestaat uit eindgebruikers.
Niet op voorhand praten over de integratie met andere software
Tegenwoordig heeft elk bedrijf meer softwarepakketten die met elkaar moeten communiceren. Het is dus bijna zeker dat de software uit het pilot project moet integreren met bestaande pakketten. Bijvoorbeeld: een laboratorium schaft een nieuw ERP-systeem aan. Dit systeem moet integreren met het Laboratory Information Management System (LIMS). Zo kunnen de prijzen van onderzoeksmethodes meteen vanuit het LIMS overgenomen worden door het ERP voor offertes en facturen.
Voordat er met een pilot project wordt begonnen, moet er gepraat worden met de leverancier over alle mogelijke integraties. Bespreek goed wat de verwachtingen zijn en hoe het bestaande softwarelandschap eruit ziet. Anders is er een grote kans dat bepaalde integraties later technisch niet mogelijk blijken, en dat een deel van de vereiste functionaliteit niet geïmplementeerd kan worden. In het voorbeeld van het laboratorium zou dit betekenen dat werknemers de prijzen van de gekozen methode van het LIMS handmatig moeten overtypen in het ERP-systeem.