Employee self service (ESS) en de invloed op bedrijf en medewerkers

Niet alleen de personeelsafdeling, maar het hele bedrijf zou baat moeten hebben bij HRM-software. Employee self service draagt hieraan bij door werknemers meer zelfstandigheid te geven op het gebied van personeelsadministratie. Maar wat levert die self service eigenlijk op? En waar moeten bedrijven op letten bij de selectie van software voor employee self service?

Inhoudsopgave

1. Invloed ESS op bedrijven
2. Voordelen
3. Kosten ESS-portaal
4. Software selecteren
5. Trends

Wat betekent employee self service en wat hebben bedrijven hier aan?

Software voor Employee Self Service biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen persoonlijke informatie waarover de werkgever beschikt in te zien en aan te passen. Het gaat daarbij niet uitsluitend om persoonlijke informatie, maar ook om gegevens met betrekking tot het (verzette) werk zelf. Via een portaal voor ESS kunnen werknemers aanpassingen direct doorvoeren in het HRM-systeemHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.. Zo behoren minder efficiënte werkwijzen zoals het doorgeven van gewerkte uren en verlofaanvragen aan de HR-dienst per e-mail tot het verleden.

Voor sommige bedrijven is het voldoende dat werknemers via het medewerkersportaal persoonlijke gegevens kunnen aanpassen, verlof kunnen aanvragen en salarisstrokenWanneer een organisatie zich oriënteert op een (nieuw) systeem voor loonadministratie, is het essentieel om eerst de salarisworkflow goed te begrijpen. Elk bedrijf voert een variatie uit op het standaardproces voor salarisadministratie. Deze standaard bestaat uit de verzameling van loongegevens voor een bepaalde periode (input), de loonberekening op basis van deze gegevens (verwerking), en de uitvoering van de betaling en creatie van loonstroken (output). kunnen inzien. Andere bedrijven stellen strengere eisen aan ESS. Voor dit soort organisaties bestaan er meer geavanceerde mogelijkheden om aan de eisen te voldoen. In de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. worden deze functionaliteiten geanalyseerd en wordt uitgelegd wat bedrijven eraan kunnen hebben.

Wat zijn de voordelen van Employee Self Service?

De voordelen van het gebruik van de softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. gelden niet alleen voor de werknemer. De hele organisatie zou er profijt van moeten hebben. Er bestaan verschillende concrete voordelen, maar de belangrijkste zijn:

Verhogen van de administratieve efficiëntie

De stand van de techniek op het gebied van Employee Self Service is inmiddels zo ver gevorderd dat administratieve lasten en kosten flink kunnen worden verlaagd. Werknemers beschikken in real-time over alle informatie, waarmee het aantal aanvragen bij de personeelsafdeling flink kan worden verminderd. Verbeterde efficiëntie kan al snel een behoorlijke kostenbesparing met zich meebrengen. De toegang van de medewerker tot informatie is daarbij cruciaal. Als een werknemer een vrije dag wil aanvragen, kan via de portal voor medewerkers de planning worden geraadpleegd. Zo kan er vooraf worden bekeken of er op een specifieke datum ruimte is voor verlof. De volgende video geeft een uitleg van de functionaliteiten van Employee Self Service (duur: 2 min, taal: Engels).

Verlagen van de kosten

Het uitvoeren en registreren van administratieve handelingen op het gebied van personeelszaken kost veel tijd. Alleen al het uitvoeren van een verlofadministratie kost een bedrijf gemiddeld 2 uur per medewerker per jaar. Ook aparte lijstjes of Excel-bestanden voor de vakantieplanning worden met software overbodig. Medewerkers op de financiële afdeling kunnen voortaan zelf bij informatie over bijvoorbeeld het aantal verlofuren dat nog openstaat. Hoe meer medewerkers een bedrijf telt, hoe meer tijd en dus kosten er met een ESS-systeem kan worden bespaard. De manier waarop het beste de ROIDe Return On Investment (ROI) meet de verhouding tussen de kosten en de baten van een investering in software. Door middel van een ROI-berekening kan een bedrijf nagaan hoeveel tijd er nodig is om de gemaakte kosten terug te verdienen. kan worden bepaald wordt uitgelegd in de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen..

Grotere tevredenheid onder personeel

Het feit dat werknemers toegang hebben tot hun informatie zorgt voor minder frustratie bij het wachten op een antwoord van de personeelsafdeling. Als medewerkers ook de mogelijkheid hebben om eigen informatie aan te passen, kan het aantal fouten in gegevens flink afnemen. Als bijvoorbeeld zelf gegevens over ziekteverzuim kunnen worden ingevoerd, ontstaat er minder verwarring over het moment waarop de desbetreffende medewerker weer aan het werk gaat.

Meer betrokkenheid van medewerkers

Een portaal voor ESS kan de aanvaarding van een (nieuw) HRM-systeem in een bedrijf positief beïnvloeden. Vooral de personeelsafdeling zal erg blij zijn met de vergaande automatisering en de vlotte samenwerking met de eigen medewerkers. Werknemers op hun beurt krijgen te maken met een meer transparante personeelsadministratie en eenvoudig te raadplegen profiel.

Voorwaarde voor dit voordeel is wel dat ook het portaal zelf positief onthaald wordt. Dit is in de praktijk niet altijd het geval. Een bedrijf kan zelf wel wat doen om de betrokkenheid te vergroten. Iets dat ook voor andere software geldt, is dat open communicatie over het HRM-project de kans van slagen sterk doet toenemen.

Naast open interne communicatie bestaan er andere manieren om ervoor te zorgen dat de software uiteindelijk ook echt door iedereen gebruikt gaat worden. Tips om dit voor elkaar te krijgen vindt u in de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen..

De kosten van een portaal voor Employee Self Service

Software voor Employee Self Service wordt meestal aangeboden in de vorm van een module binnen een breder HRM-softwarepakketBedrijven die hun personeelsbeheer willen optimaliseren hebben enorm veel keuze tussen verschillende HRM-systemen. De laatste jaren blijft het aantal HRM-pakketten op de markt ook continu toenemen. Het eerste dat een bedrijf zich zou moeten afvragen bij de selectie van een HRM-pakket, is welke HR-processen stroef verlopen in het bedrijf. Misschien worden de commissies voor verkoopmedewerkers nog manueel geadministreerd? Of misschien houden medewerkers tot het eind van de maand zelf hun uren en vrije dagen bij? De verbeterpunten die een bedrijf kan opstellen zijn legio, en zullen per situatie verschillen.. De prijs hangt sterk af van het type implementatieBij het uittekenen van een HR-implementatietraject zijn er drie essentiële factoren: de huidige situatie, de specifieke doelstellingen voor het HR-project en de wensen en eisen van het bedrijf. Het is belangrijk om deze te allen tijde duidelijk voor ogen te houden. Anders kan het voorkomen dat een bedrijf zich in een implementatietraject laat leiden door wat er allemaal kan, en niet door wat er echt nodig is. Om niet af te wijken van de scope tijdens de implementatie van een personeelsbeheersysteem, kan het handig zijn onderstaand stappenplan te volgen. De stappen zullen echter een meer specifieke invulling krijgen naargelang de specifieke bedrijfsprocessen.: on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers. of in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.. De prijzen van een pakket in de cloud beginnen vanaf ongeveer 10 euro per maand en kunnen oplopen tot een paar honderd euro. Of de prijs wordt berekend per gebruiker of per medewerker hangt af van het gekozen business model. De businessmodellen van leveranciersHRM is een populair thema onder Nederlandstalige IT-leveranciers. Geen één leverancier is echter hetzelfde als een ander. Een bedrijf doet er goed aan om duidelijk voor ogen te houden wat er verwacht wordt van de leverancier van het HRM-pakket. In de eerste plaats is het belangrijk te weten welk soort systeem de potentiële leverancier precies aanbiedt. en fabrikanten wijken nogal van elkaar af. Een vergelijking van de meest gangbare HRM-pakketten met een module voor ESS vindt u in de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.. Daarin is ook een kostenoverzicht opgenomen.

Hoe selecteert een bedrijf software voor Employee Self Service?

Een portaal voor Employee Self Service kan een bedrijf heel wat voordelen opleveren, maar niet elke software is hetzelfde. Naargelang de exacte eisen en de situatie binnen het bedrijf zal er dan ook voor andere software of een andere indeling gekozen worden. Hier volgen een aantal aspecten waar rekening mee gehouden moet worden bij de selectie van goede opties voor Employee Self Service.

Definiëring van de functionaliteiten

Als een organisatie begint met het selectietraject, kan het beste eerst worden bepaald welke functionaliteitenFunctionaliteiten spelen bij de selectie van human resource softwarepakketten een belangrijke rol. De meeste pakketten richten zich namelijk maar op één of een aantal specifieke HRM-taken. Dit in tegenstelling tot een ERP-systeem, waarin juist zoveel mogelijk functionaliteiten worden aangeboden. Bij de selectie van een HRM-systeem is het belangrijk te bepalen welke taken het nieuwe systeem moet kunnen uitvoeren. Niet alleen op het moment van de selectie, maar ook de jaren daarna. er precies nodig zijn. De meest eenvoudig software is in feite niets anders dan een ‘read-only’ versie van persoonlijke gegevens van de medewerker. Het enige dat een werknemer kan, is het doorgeven van wijzigingen aan de HR-afdeling. Het wordt al interessanter voor een bedrijf als de medewerker, zoals al eerder beschreven in de tekst, de informatie ook zelf kan wijzigen en aanvullen. De allernieuwste software biedt personeel daarnaast de mogelijkheid om een eigen carrièrepad te plannen en informatie over behaalde certificaten en diploma’s (opleiding) toe te voegen. Deze informatie vormt de basis voor een andere functionaliteit van HRM-software: die van talentmanagementHet doel van talentmanagement is de volledige ontplooiing van ieders talent en de inzet van deze specifieke talenten op precies de juiste plek binnen het bedrijf. Talent wordt vaak gedefinieerd als de combinatie van aanleg en passie. Een medewerker die taken krijgt die nauw aansluiten bij zijn of haar talenten zal dus gelukkiger zijn bij het uitvoeren van de functie. In combinatie met de aangeboren aanleg zorgt dit werkplezier er ook voor dat de taken op een optimale manier worden uitgevoerd..

Tip! Veel bedrijven weten in eerste instantie niet honderd procent zeker welke functionaliteiten het portaal voor ESS, of het HRM-pakket op zich, moeten hebben. Daarom heeft het kenniscentrum het HRM FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een HRM-systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende HRM-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. opgesteld. Hierin staan alle mogelijkheden op een rijtje, en kunnen bedrijven aanduiden welke ze nodig hebben.

Beoordeling van het gebruiksgemak

Software voor Employee Self Service is, zoals de naam al verraadt, software waarbij een hoge mate van betrokkenheid van de werknemer komt kijken. Bij dit soort software is het aspect gebruiksgemak van cruciaal belang. Hoewel de meeste werknemers tegenwoordig redelijk gevorderde computergebruikers zijn, moet ESS software zoveel mogelijk aansluiten bij de bekende interfaces (zoals die van social media). Een medewerker moet in korte tijd door hebben hoe de software werkt. Is dit niet het geval, dan zal het gebruik van de software worden vermeden. Er zal dan voor elke administratieve handeling alsnog een beroep worden gedaan op HR-personeel. Ook voor medewerkers op de HR-afdeling moet de software eenvoudig in gebruik zijn, omdat zij anders op hun beurt weer de IT-afdeling zullen belasten.

Er bestaat geen ideale interface. In elk bedrijf zullen de voorkeuren erg verschillen. In een organisatie waar er al een ERP-systeem van een bepaald merk gebruikt wordt, zal het personeel misschien vragen om een gelijkaardige interface voor het HR-pakket. In andere bedrijven willen medewerkers dan misschien eerder een interface gelijkaardig aan het bekende Office-pakket.

Verschuiving van taken evalueren

Hoe meer medewerkers HR-taken zelf administreren via de software, des te meer kan er worden bespaard op HR-personeel. Tenminste, dit is wat vaak wordt verondersteld. De praktijk blijkt weerbarstiger. Sommige leveranciers van software hebben het over een besparing op HR-personeel van zo’n 20%. In de praktijk blijkt dat als een bedrijf meer technologie implementeert, er ook meer resources op de HR-afdeling nodig zijn. Dit heeft te maken met een verschuiving van de taken op de personeelsafdeling. Voorafgaand aan de implementatie waren dit vooral administratieve basishandelingen. Na de implementatie houdt HR-personeel zich meer bezig met ondersteuning bij wat complexere HR-taken (zoals talentmanagement). HR wordt door steeds meer bedrijven ingezet als strategisch middel waarmee concurrentieslagen kunnen worden gewonnen. De keuze voor bepaalde software zal in dit opzicht dus ook afhangen van welke bedrijfsdoelen er precies gesteld worden. In de HRM Wijzer 2024De HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat meer informatie over hoe bedrijven HRM-software inpassen in hun bedrijfsstrategie.

Trends op het gebied van ESS

In 2018 was er een toename van het aantal bedrijven dat in Employee Self Service en andere ‘niet-traditionele’ vormen van human resource management investeerder. En de trend lijkt zich voort te zetten. Werknemers verwachten tegenwoordig veel flexibiliteit van de werkgever. Ze willen niet gemanaged worden door een leidinggevende, maar juist ondersteund bij de ontplooiing van hun mogelijkheden. Daar past ook bij dat ze zelf meer controle hebben over administratieve handelingen die vroeger alleen waren voorbehouden aan de personeelsafdeling. De noodzaak daartoe wordt ook groter omdat bedrijven steeds vaker overgaan op flexibele werktijden en -plekken.

De trend van HRM-functionaliteiten in de cloud zet zich ook verder door. De software wordt daarbij niet geïnstalleerd op de servers van het bedrijf zelf, maar wordt gehost in een extern datacenter. Dit heeft als grote voordeel dat ook op afstand kan worden ingelogd op het systeem, zodat bijvoorbeeld vakantiedagen vanuit huis kunnen worden aangevraagd.

Ten slotte is er ook een tendens om het medewerkersportaal te gebruiken als toegangspoort naar andere manieren van samenwerken. Op verzoek van bedrijven bieden meer en meer leveranciers portalen aan die traditionele ESS combineren met een soort online sociaal netwerk op bedrijfsniveau. In dit geval kunnen werknemers via het portaal (afhankelijk van autorisaties) collega’s met de juiste vaardigheden of verantwoordelijkheden opzoeken, of bijvoorbeeld de cases en klanten van (ex-)collega’s raadplegen. Door hun bredere invulling neigen deze minder traditionele vormen van ESS al snel een functionele overlap te vertonen met systemen voor documentbeheerVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? of Enterprise Resource PlanningEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.. In de HRM WijzerDe HRM Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) HRM-systeem. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een HRM-pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. vinden oriënterende projectleiders een overzicht van pakketten die goed afgestemd zijn op een integratie met andere bedrijfssoftware.