Wat is het Bullwhip effect?
Bullwhip effect is de Engelstalige term voor wat in het Nederlands zweepslageffect of opslingereffect genoemd wordt. Bij dit fenomeen ontstaat er een hoge fluctuatie in de voorraad van een handelsbedrijf. Er worden namelijk steeds meer artikelen besteld bij (toe)leveranciers, zonder dat de vraag omhoog is gegaan.
Het bullwhip effect ontstaat wanneer processen op een bepaald punt in de supply chain niet helemaal optimaal verlopen, of niet precies op elkaar zijn afgestemd. Aangezien alle schakels van de handelsketen met elkaar verbonden zijn, zal de initiële fout doorwerken in de hele supply chain. Het (negatieve) effect van deze fout zal bovendien bij elke schakel groter worden. Dit kan extra kosten met zich meebrengen voor het herbestemmen van overstock, voor het uitbetalen van extra werkuren, voor de huur van extra machines etc.
Het bullwhip effect is gerelateerd aan lean manufacturing, hoewel deze laatste term eigenlijk net het tegenovergestelde inhoud. Bij lean manufacturing probeert men juist enige vorm van waste (verspilling) in het productie- en handelsproces te elimineren. Veel organisaties zetten een lean-strategie in om het bullwhip effect zo veel mogelijk te vermijden.
Weetje: Het bullwhip effect werd voor het eerst genoemd in de jaren 1960 door Jay Forrester. Vandaar dat de term ook gekend is als het Forrester Effect.
Wat zijn de meest voorkomende oorzaken van het bullwhip effect?
Het bullwhip effect kan zich op verschillende punten in de supply chain voordoen. Er zijn dus verschillende oorzaken te vinden. Onderstaande factoren liggen het vaakst aan de basis:
- Foute inschattingen: een foute inschatting van zaken zoals de te verwachten orders, de productietijd, en de logistieke uitdaging zorgen al snel voor problemen bij andere afdelingen of partners.
- Onnodige bestellingen bij partners: vaak bestellen productie- of handelsbedrijven meer (deel)artikelen dan ze nodig hebben voor levering aan hun klanten. Organisaties doen overbodige bestellingen omdat ze vrezen voor onderstock (negatieve voorraad). Ze krijgen bij een grote bestelling een hoge korting of goede voorwaarden, of ze zijn bang voor een beperkte beschikbaarheid in de toekomst.
- Geen adequaat beleid voor het gebruik van de veiligheidsvoorraad: een veiligheidsvoorraad aanhouden leidt niet automatisch tot een bullwhip effect. Zolang alle voorraad goed opgeslagen kan worden, en er geen bederfelijke of erg trend-afhankelijke artikelen verhandeld worden, is er geen probleem. Als er echter geen plek is voor de extra producten (en ze in vochtige lucht staan, of voor te veel gewicht op het schap zorgen), zal de werking van het warehouse hieronder leiden. Bijgevolg zijn er problemen met de orderpicking, ontevreden klanten etc.
- Gebrek aan vertrouwen tussen handelspartners: in principe zou een bedrijf een bestelling maar bij één toeleverancier mogen plaatsen. Er kunnen wel meerdere toeleveranciers zijn voor verschillende producten, of omdat er niet voldoende voorraad is bij één partner. Exact dezelfde bestelling plaatsen bij twee bedrijven is echter zinloos. Toch gebeurt het vaak. Sommige organisaties hebben er (door ervaringen in het verleden soms) geen volledig vertrouwen in dat de toeleverancier op de exacte datum levert, ál de producten levert, of de juíste producten levert. In veel gevallen resulteert deze aanpak echter in een overstock, die op zijn beurt weer negatief doorwerkt in de rest van de supply chain.
Hoe kan het bullwhip effect beperkt worden?
Om het bullwhip effect te beperken zal in elk bedrijf voor net een iets andere aanpak moeten worden gekozen. Elke organisatie of handelsketen heeft namelijk zijn eigen supply chain, voorraadsysteem en pijnpunten. Toch zijn er bepaalde principes die een bedrijf kan toepassen om het effect te beperken:
Optimaliseren van de voorraadplanning
Het bullwhip effect doet zich vaak voor wanneer er een inadequate voorraad is. Voorraadbeheer is essentieel, ook bij bedrijven die vooral leveren op bestelling (make to order of assemble to order). Door relatief ver op voorhand al een inschatting te maken van de te verwachten orders, kan er bijvoorbeeld toch al een (eerste) bestelling gedaan worden voor artikelen die een lange levertermijn hebben. Zo hoeven klanten niet te lang te wachten op hun producten. Vooral bij producten waar de onderscheidende factor personalisatie is, is het een veelvoorkomende strategie om het basisproduct op voorraad te hebben. Een autodealer kan bijvoorbeeld de levertijd met maanden versnellen door basisonderdelen van de wagens al gemonteerd te hebben bij de fabrikant, en op vraag van de klant de opties toe te laten voegen.
De inschatting van binnenkomende orders kan op verschillende manieren gebeuren. Misschien kijkt een bedrijf naar de informatie-aanvragen over het product, naar het moment waarop producten bij bestaande klanten aan vervanging toe zijn, of naar de algemene verkoophistorie van het vorige jaar rond dezelfde periode. Deze gegevens worden meestal opgeslagen en geanalyseerd door middel van een ERP– of CRM-systeem.
De inschatting van binnenkomende orders zal nooit honderd procent overeenstemmen met de realiteit. De indicatie helpt handelsbedrijven echter wel op weg om bepaalde artikelen op tijd te bestellen. Productiebedrijven gebruiken de indicatie dan weer om een productieplanning op te stellen, en om een idee te hebben van de benodigde grondstoffen. Of het nu om grondstoffen of afgewerkte producten gaat, belangrijk is dat de minimale en maximale voorraad van die materialen een flexibel gegeven is. Afhankelijk van trends of andere veranderingen in de klantvraag, moeten deze maatstaven op elk moment kunnen worden aangepast. Ook regionaal kunnen er verschillen opduiken, wat belangrijk is voor bedrijven die met lokale afdelingen met eigen magazijnen werken. Bovendien is het een beter idee om een sterke band op te bouwen met een handvol toeleveranciers, dan om enorm veel partijen te benaderen. Dit zorgt voor meer vertrouwen tussen de partners, en zo dus een correcte en vaak ook meer flexibele samenwerking.
Uitwisselen van informatie tussen managers
Een andere strategie om het bullwhip effect te beperken bestaat erin de interne en externe communicatie te verbeteren. Binnen het bedrijf zelf kan het voorkomen dat verschillende afdelingen andere doelen voor ogen hebben. Terwijl de salesafdeling bijvoorbeeld vooral veel wil verkopen, zal het hoofd van de productieafdeling focussen op een haalbare productieplanning. De verkoper zal snel aandringen op het ver op voorhand bestellen van grondstoffen, want hij denkt dat zo zijn (potentiële) klanten snelle levertijden te kunnen beloven. Maar misschien is er niet de benodigde productiecapaciteit aanwezig voor zo’n snelle levertijd. In dit geval heeft het dus geen zin om de grondstoffen ver op voorhand te bestellen, want deze nemen onnodige plaats in, en kosten dus geld. Dit soort situaties kunnen voorkomen worden door middel van efficiënte communicatie. Regelmatig en goed gestructureerd overleg helpen om de uitwisseling van informatie en het beslissingsproces te optimaliseren.
Extern is het vooral de communicatie met consumenten en toeleveranciers die extra aandacht verdient. Wanneer bedrijven een goede relatie onderhouden met hun klanten, hebben ze een beter idee van wat de wensen en eisen van deze klanten zijn. Zo kan er dus een meer adequate inschatting gemaakt worden van de klantvraag. Van toeleveranciers kunnen bedrijven de exacte informatie verkrijgen over levertijden en het hele proces dat vooraf gaat. Dit is essentiële informatie om op het goede moment, in de goede aantallen, de goede artikelen of grondstoffen te bestellen bij toeleveranciers. Software die hierbij een ondersteuning kan zijn is een CRM-systeem voor het klantencontact, en een applicatie voor supply chain management of voor Electronic Data Interchange (EDI) voor de communicatie met toeleveranciers.
Stabiliseren van bestellingen binnen de handelsketen
Bij bepaalde bedrijven of toeleveranciers kan er pas een bestelling geplaatst worden wanneer er een minimaal aantal artikelen afgenomen wordt. Dit resulteert vaak in erg grote bestellingen en in een groot tijdsverloop tussen bestellingen in. De opeenstapeling van voorraad is erg inefficiënt, en resulteert soms zelfs in schade aan producten. Vaak is het interessanter om met partners tot een akkoord te komen waarbij de minimale afname verkleind wordt, maar er ook op regelmatiger basis bestellingen kunnen worden geplaatst.
Een andere manier om de bestellingen te stabiliseren is door het hele jaar door een stabiele prijs aan te bieden of dit te onderhandelen met toeleveranciers. Dit in tegenstelling tot het systeem waarbij een paar keer per jaar een grote korting of andere goede voorwaarden worden aangeboden.