Legacy systeem: hoe lang kun je met een verouderd systeem blijven werken?

Wat is een legacy systeem?

Een legacy systeem is softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. die het einde van zijn levensduurWanneer er in softwareland gesproken wordt van End of Life, het levenseinde, is dat een referentie aan de ‘vervaldatum’ van een softwareproduct. Op deze datum vervalt de ondersteuning vanuit de leverancier, en wordt er geen onderhoud meer aangeboden, ook al zou hiervoor betaald worden. Een bedrijf kan de software nog wel gebruiken, maar kan bij de leverancier geen updates meer afnemen, en bugs of andere defecten worden niet meer verholpen. heeft bereikt, of anders gezegd: het is een systeem dat niet meer wordt onderhouden, niet meer wordt ondersteund en geen updates meer krijgt van de ontwikkelaar of leverancier.

Als een organisatie een legacy systeem gebruikt, dan doet het dat op eigen risico. Met goede IT-faciliteiten is dat nog wel een poosje mogelijk, maar het houdt natuurlijk een keer op: dan worden de risico’s en de beperkingen te groot.

Wist je dat? Voorbeelden van systemen die het einde van hun levensduur hebben bereikt zijn SAGE Murano en ContaPlus, beide van SAGE. SAP Business Suite 7 (R/3 en ECC)SAP-klanten die het ERP-systeem SAP ECC (voorheen bekend onder de naam SAP R/3) gebruiken, komen in 2027 voor een voldongen feit te staan. Leverancier SAP stopt met de ondersteuning van dit ERP-pakket, waardoor het systeem end-of-life raakt. Wat zijn de (on)mogelijkheden voor bedrijven die hiermee te maken krijgen? verandert in 2030 van status en wordt dan een legacy systeem.

Risico’s van het werken met een verouderd systeem

Er zijn bedrijven die werken met legacy systemen, bijvoorbeeld omdat zij te weinig tijd, geld of medewerkers hebben om op nieuwe software over te stappen. Maar het gebeurt ook dat een bedrijf het domweg niet nodig vindt, ervan uitgaande dat het zich zonder onderhoud en ondersteuning ook wel zal redden. Dat brengt echter risico’s met zich mee op het gebied van veiligheidIT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden). , compatibiliteit en prestatieniveau. Hieronder worden deze risico’s besproken.

Problemen met patches

Softwaresystemen worden voortdurend bijgewerkt. Dit gebeurt om een aantal redenen. Eén van de belangrijkste redenen is dat bugs worden ontdekt in de code van de systemen. Daarnaast worden updates uitgevoerd om de software verder te verfijnen, om functionaliteiten toe te voegen of om het risico op een crash van het systeem (of serverEen server dient voor het opslaan, distribueren en verstrekken van informatie. Voor het verstrekken van informatie wordt het model client-server gebruikt. Hierbij vraagt een computer, webpagina of applicatie (de client) de informatie op bij de server. Deze laatste controleert of de client bevoegd is om de informatie te ontvangen.) zo klein mogelijk te maken.

Om het gemis aan onderhoud en ondersteuning op te vangen, zijn er bedrijven die patches gebruiken om optredende onvolkomenheden in het systeem op te lossen. Maar deze patchesEen patch is een stukje software dat additioneel gedownload en geïnstalleerd wordt bij een softwarepakket. Patches worden gebruikt voor upgrades, updates, bug fixes, of de toevoeging van nieuwe functionaliteit. Ze worden ontwikkeld door de softwareleverancier zelf, of door andere personen, die meestal over de broncode beschikken (open source software). blijken niet altijd compatibel met het systeem of ze veroorzaken prestatieproblemen. Een ander nadeel van het gebruik van patches is dat, afhankelijk van de sector, deze gecontroleerd en goedgekeurd moeten worden voordat ze kunnen worden toegepast. Dat maakt patchbeheer noodzakelijk.

Niet compatible met andere software

De technologie evolueert en daarmee ook de programmeertalen. Een oplossing die is geprogrammeerd met PHP7 is trager en minder krachtig dan eentje die is ontwikkeld met PHP8. Maar software die tien jaar geleden werd ontwikkeld kan ook een hele andere programmeertaal hebben dan nieuwe software. Het kan dus goed zijn dat bijvoorbeeld de integratieData-integratie (data integration) is het verzamelen van data van verschillende bronnen binnen het bedrijf. De bedoeling is om te verifiëren dat de opgevraagde data compleet en precies zijn. Door middel van de integratie kunnen verschillende data worden geconsolideerd, ook als ze andere eigenschappen hebben (bijvoorbeeld gestructureerde data, ongestructureerde data, gestreamde data, etc.). Op deze manier zorgen bedrijven ervoor dat ze steeds de correcte data bij de hand hebben voor bedrijfsactiviteiten waarbij ze een database moeten raadplegen, of complexe analyses moeten uitvoeren. van een oud ERP-systeemEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. met andere software om die reden niet gaat lukken. Een legacy systeem wordt daardoor steeds meer een ‘software-eiland’: het kan niet communiceren met andere systemen, waardoor het onmogelijk wordt om processen te automatiseren.

Gebrek aan flexibiliteit en verminderde prestaties

Het gebruik van een legacy systeem heeft nog meer nadelen: het wordt gaandeweg trager, er kunnen geen licentiesSoftwarelicenties zijn de wettelijke vastlegging van eigendom van software, of geven de formele toestemming voor het gebruik ervan. De aard van de licenties wordt beschreven in een contract, waarbij de gebruiker instemt met de voorwaarden die vasthangen aan de aankoop of het gebruik van licenties. Deze voorwaarden zijn anders voor elke software, leverancier, gebruikersrol enzovoort. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen open-source-software en propriëtaire software (eigendomssoftware). worden toegevoegd, het aantal modulesEen modulair softwarepakket is een systeem dat bestaat uit verschillende modules met specifieke functionaliteiten. Bedrijven kunnen de modules kiezen die ze nodig hebben. Zo betalen ze alleen voor wat ze daadwerkelijk zullen gebruiken. Modules kunnen zowel over algemene als erg specifieke functionaliteiten beschikken, bijvoorbeeld gericht op een bepaalde sector. Met modulaire software kunnen bedrijven per afdeling bekijken welke functionaliteiten nodig zijn. Zij kunnen ervoor kiezen om alle gewenste modules (voor alle afdelingen) meteen vanaf de start te implementeren, of om ze stapsgewijs aan te schaffen. Als het bedrijf groeit, kunnen er eenvoudig nieuwe modules bijgekocht worden. Een modulair pakket is dus schaalbaar. Vaak kiest men ervoor om de implementatie in fases te laten verlopen. Hierbij worden de modules geïmplementeerd naargelang hun prioriteit. Zo kan het bedrijf sneller van start met de belangrijkste modules van het pakket. of functionaliteiten kan niet worden uitgebreid, en verdere automatisering van bedrijfsprocessenEen gegevensstroomdiagram (DFD) brengt de gegevensstroom van een proces of systeem in beeld. Het is de meest gebruikte vorm om duidelijk te maken hoe de processen binnen een systeem zich afspelen. wordt op een gegeven moment onmogelijk. Dat het systeem trager wordt moet overigens niet letterlijk worden opgevat, maar relatief: de omgeving van het systeem ontwikkelt zich en stelt steeds hogere eisen – waar het oude systeem niet of onvoldoende aan kan voldoen. Het niet kunnen toevoegen van gebruikers en functionaliteiten zorgt voor een denkbeeldig plafond in de bedrijfsvoering dat niet kan worden doorbroken, waardoor de groei van het bedrijf belemmerd wordt. Omdat verdere automatisering gaandeweg steeds problematischer wordt, verliest het bedrijf ook op het gebied van efficiency en slagvaardigheid steeds meer terrein.

Welke opties heeft een bedrijf met een legacy systeem?

Bedrijven die met een verouderd systeem werken, hebben twee opties: voorlopig vasthouden aan het legacy systeem tot het écht niet meer gaat, of overstappen op nieuwe software. Bedrijven die nog gebruik blijven maken van de oude software moeten zich uiteraard bewust zijn van de hierboven genoemde risico’s en beperkingen. Daarnaast zullen zij zich uiteindelijk ook geconfronteerd zien met de enige andere optie: die van overstappen op een nieuw systeem. Eigenlijk een uitstel van executie dus, dat met de nodige risico’s gepaard gaat.

Overstappen op nieuwe software kan op twee manieren:

• Geleidelijk overgaan op andere software: een proces dat meer tijd kost, maar dat medewerkers beter in staat stelt zich aan te passen. En dat is niet onbelangrijk, want hoe goed het nieuwe systeem ook is – als men er niet goed mee overweg kan, dan is dat natuurlijk contraproductief.
• De software in één keer veranderen: de snelste oplossing, waarbij het echter van groot belang is om de medewerkers grondig en op tijd op het nieuwe systeem voor te bereiden, om de implementatie probleemloos te laten verlopen.

Let op! Het overstappen op een nieuw systeem is geen sinecure. Eerst moeten de behoeften van het bedrijf goed in kaart worden gebrachtBij een requirementsanalyse gaat een bedrijf na welke wensen en eisen het heeft voor het veranderen van bedrijfsprocessen en voor de implementatie van nieuwe software. Hiervoor moeten eerst de bedrijfsprocessen en de verbeterpunten bestudeerd worden. Op basis van de huidige situatie kan er dan gekeken worden wat ontbreekt of anders moet.. Pas als dat is gebeurd, kan met het zoeken naar het meest geschikte systeem worden begonnen. Er zijn echter zoveel oplossingen en zoveel leveranciers, dat de projectmanager mogelijk door de bomen het bos niet meer ziet. Om de zoektocht te vergemakkelijken en om geen tijd te verspillen aan het beoordelen van opties die niet werken, kunt u zich laten bijstaan door een onafhankelijke adviseur van ICT Portal: +31 (0)20 369 0457.