De berichten en beelden die verschijnen op de schermen bij digital signage komen niet zomaar uit de lucht vallen. Hiervoor is een CMS-pakket nodig. Dit systeem beheert de content. Met CMS-software voor digital signage kan er exact worden bepaald welke content op welk moment en op welke schermen wordt getoond.
Waarvoor wordt een CMS gebruikt?
Een Content Management Systeem (CMS) is een softwarepakket waarin de inhoud voor digital signage gecentraliseerd wordt. Denk bijvoorbeeld aan tekst, afbeeldingen, foto’s, video’s en statistieken. Deze inhoud wordt vanuit het CMS naar de mediaplayer gestuurd, die het op zijn beurt doorzet naar het scherm. De mogelijkheden voor de inhoud die met een CMS beheerd kan worden, zijn legio. In het Digital Signage Functionaliteitenoverzicht staan deze mogelijkheden op een rijtje.
Een CMS is dus een centrale opslagplaats van inhoud die op de schermen moet komen. Deze inhoud kan gecreëerd, bewerkt, of weer verwijderd worden. De meeste systemen bieden ook versiebeheer aan en laten gebruikers toe in te plannen wanneer de inhoud op het scherm verschijnt.
Daarnaast bieden de meeste CMS ook de mogelijkheid om zelf templates en content loops te creëren. Een loop is een automatische afspeellijst (playlist) waarin wordt aangegeven hoelang bepaalde content moet worden weergegeven en op welk moment van de dag deze moet worden gestart. Vervolgens kunnen meerdere afspeellijsten worden aangemaakt, die elk op een ander tijdstip of op een ander scherm kunnen worden weergegeven. Vaak is het mogelijk om verschillende schermvlakken in te stellen. In elk schermvlak kan andere content worden weergegeven. Bijvoorbeeld om een bepaalde afbeelding gelijktijdig te tonen met gestreamde content.
Opmerking: de creatie van eigen content is niet voor iedereen weggelegd. Vandaar dat ook veel leveranciers deze dienst aanbieden. Het is belangrijk goed te weten of je bedrijf zelf de content zal maken, of dit gaat uitbesteden. In de Digital Signage Wijzer staan nog 12 extra aandachtspunten voor oriënterende projectleiders.
Koppelt het CMS ook met externe bronnen?
Digital signage software wordt niet alleen gebruikt voor het creëren en beheren van zelfgemaakte content. De meeste CMS-pakketten worden grotendeels gebruikt voor het centraliseren van inhoud die door externe bronnen wordt aangereikt. Denk hierbij aan artikels of video’s van nieuwssites, weerberichten, of verkoopcijfers uit een CRM-systeem.
De externe bronnen kunnen in principe ook meteen aan de mediaplayer worden gekoppeld, al is er wel een verschil in de twee werkwijzes. De mediaplayer is een kleine computer. Deze kan er perfect voor zorgen dat de inhoud van bijvoorbeeld een weerstation op het scherm komt, maar kan op zichzelf geen timing aanhouden of de informatie verwerken in een presentatie. Met het CMS-systeem kan dit wel. Zo kan er bijvoorbeeld een dashboard worden opgemaakt met bedrijfsgegevens, waarbij de temperatuur van het weerstation zichtbaar is op een bepaald schermvlak (bijvoorbeeld rechterbovenhoek). Een CMS-systeem kan dus verschillende bronnen combineren.
Let op: er bestaan grote verschillen tussen leveranciers, en zo ook tussen hun pakketten. Vergelijk dus goed om er zeker van te zijn dat alle CMS-wensen ook vervuld kunnen worden. Een uitgebreide leverancierscheck vind je in de Digital Signage Wijzer.
Hoe wordt een CMS aangeboden?
Voor de aanschaf van digital signage-software zijn er verschillende mogelijkheden. Elke leverancier biedt een verschillende formule aan. In grote lijnen kunnen we onderscheid maken tussen de volgende mogelijkheden:
- De aankoop van een losstaand CMS-pakket, dat gekoppeld wordt met mediaplayer(s) en scherm(en). Hierbij wordt de content intern door het bedrijf beheerd.
- Het huren van een losstaand CMS-pakket (SaaS), waarbij de content intern door het bedrijf beheerd wordt.
- Het huren van een losstaand CMS-pakket (SaaS), waarbij de content door de leverancier beheerd wordt.
- De aankoop van een totaalpakket met CMS, mediaplayer(s) en scherm(en). Hierbij wordt de content intern door het bedrijf beheerd.
- Het huren van een totaalpakket met CMS, mediaplayer(s) en scherm(en). Hierbij beheert de leverancier het totaalpakket.
Wat kost een CMS?
Door de verschillende manieren van aanbieden is het lastig een eenduidige prijsindicatie te geven voor een CMS. Er bestaan digital signage-systemen van 50 tot en met honderden of zelfs duizenden euro’s per maand. De prijs hangt erg af van hoeveel schermen je wil aansturen (als er verschillende content op de verschillende schermen komt), en of je de content zelf gaat maken of niet.
Belangrijk om in gedachten te houden is dat een CMS-pakket voor digital signage niet op zichzelf staat. Om het systeem te vervolledigen heb je ook schermen en een mediaplayer nodig. In de Digital Signage Wijzer staat een rekenvoorbeeld dat oriënterende projectleiders een goed beeld geeft van de totaalkosten.