Wat is de businesscase?
De businesscase beantwoordt de vraag die aan elke softwareselectie voorafgaat: waarom doen we dit eigenlijk? Je legt de aanleiding van het project vast, wat het kost om niets te doen, wat het project moet opleveren en binnen welk budget dat moet gebeuren. Elke latere keuze in het traject kan daaraan worden getoetst.
Wat erin hoort
Een businesscase voor een softwareselectie hoeft geen dik rapport te zijn. De businesscase beantwoordt minimaal vier vragen:
- De aanleiding. Wat loopt er vast in de huidige situatie, en waarom nu? Een systeem waarvan de support afloopt, een leverancier die je naar de cloud pusht tegen hogere kosten, of processen die uit hun jasje groeien.
- De kosten van niets doen. Handmatig werk, fouten, herstelwerk en gemiste kansen hebben een prijs, ook al staat die op geen enkele factuur. Dit is een onderdeel dat regelmatig wordt overgeslagen.
- Wat het moet opleveren. Dit gaat over de voordelen voor het bedrijf: sneller factureren, betrouwbaarder plannen, minder fouten in orders.
- Het budgetkader. Voor de software én voor het selectietraject zelf. Je legt geen bedrag vast, maar een bandbreedte. Dat voorkomt dat je pas bij de offertes ontdekt dat je favoriete partij ver buiten je budget valt.
Uit de praktijk: vervangen, of juist blijven?
Een businesscase hoeft niet te eindigen in “we kopen iets nieuws”. Bij een machinebouwer met zo’n 250 medewerkers was de aanleiding dat het ERP end-of-life raakte. Dat betekent geen ondersteuning meer, en de leverancier stuurde aan op een cloudmigratie met fors hogere licentiekosten en een verplicht updateritme. De vraag was daar niet welk pakket het moest worden, maar of het voorstel van de huidige leverancier nog opwoog tegen wat de markt te bieden had.
Het antwoord vroeg om een vergelijking. We hebben de alternatieven naast het bestaande systeem gelegd, en vergeleken op functionaliteit en kosten over meerdere jaren. Daarmee kon de keuze onderbouwd worden, en opgenomen in de meerjarenplanning. Ook doorgaan met het huidige systeem kan de uitkomst van een businesscase zijn, maar dan is het een bewuste keuze, gebaseerd op cijfers.
Drie valkuilen
De businesscase als formaliteit
Als het document alleen dient om groen licht te krijgen, dan is het meer een onderbouwing van een besluit dat al vaststaat. De waarde zit hem juist in het gesprek dat ontstaat: zijn we het echt eens over de reden die ten grondslag ligt aan dit project?
Alleen kosten, geen baten
Een businesscase die uitsluitend de projectkosten optelt, maakt niets doen onterecht aantrekkelijk. Wat de huidige situatie jaarlijks kost aan handmatig werk, fouten en herstel hoort ook thuis in een businesscase.
Het budget in het midden laten
Als je geen budget vaststelt, komt later elk bedrag als een verrassing. Je hoeft niets toe te zeggen, maar een boven- en ondergrens noemen kan wel en is aan te raden. Dat geldt ook voor de kosten van de begeleiding zelf.
Waar de businesscase in het traject zit
De businesscase is de eerste stap van het begeleide traject. Wat je hier vastlegt, blijft het ijkpunt voor het projectplan en uiteindelijk voor het eindadvies: sluit de keuze nog aan bij de oorspronkelijke aanleiding?
Een businesscase voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de invulling verschilt. Bekijk hoe deze stap uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie
Je businesscase scherp krijgen?
In een begeleid traject stellen we hem samen op, nog voordat er ook maar één leverancier in beeld is.