Wat is het projectplan?
Het projectplan maakt van een voornemen een project. Je legt vast wat binnen en buiten de scope valt, wie welke rol heeft, hoe besluiten worden genomen en wat de planning is. Het is het document waar iedereen in het project op terugvalt, en dat je bijwerkt zodra er iets verandert.
Wat er minimaal in hoort
- Achtergrond en doel. De aanleiding uit de businesscase, vertaald naar wat dit project concreet moet opleveren en wanneer het geslaagd is.
- Scope. Welke bedrijfsonderdelen, processen en applicaties maken deel uit van het project, en net zo belangrijk: welke uitdrukkelijk niet. Dit is het lastigste onderdeel om scherp te krijgen, en tegelijk het onderdeel dat later de meeste discussie voorkomt.
- Rolverdeling. Wie is intern projectleider, wie zijn de key-users, en welke werkzaamheden doen jullie zelf en welke de consultant? Leg dit bij de start vast, niet gaandeweg het project.
- Besluitvorming. Wie neemt de dagelijkse beslissingen, en wie houdt toezicht? De projectgroep doet het werk en beslist over de inhoud; de stuurgroep bewaakt budget en planning en grijpt in als het misloopt. Ook als dezelfde mensen in beide zitten, moet vooraf duidelijk zijn wie extra budget kan vrijmaken.
- Planning en risico’s. Reken terug vanaf de datum waarop het nieuwe systeem in gebruik moet zijn. Benoem per risico hoe groot de kans erop is en wat de gevolgen kunnen zijn. Spreek af wie dit risico beheerst en welke beheersmaatregel daarbij hoort.
Een levend document, geen archiefstuk
Het projectplan is af zodra iedereen ermee instemt, maar daarna verandert het nog. Wijzigt de scope, valt een key-user weg of schuift de planning, dan werk je het plan bij. Zo beschrijft het altijd hoe het project er nú voor staat, en niet hoe het er bij de start uitzag.
Zo veroudert het plan
“Het projectplan staat in de map van de kick-off. Sindsdien is de scope twee keer gewijzigd, maar dat weet iedereen toch wel.”
Zo blijft het kloppen
“De scopewijziging van vorige maand staat in versie 1.3, en wie dit besloten heeft. Nieuwe teamleden lezen één document en weten meteen waar het project staat.”
Drie valkuilen
De rolverdeling blijft impliciet
“Dat pakken we samen op” klinkt prettig, maar wijst niemand als verantwoordelijke aan. Leg per activiteit vast wie het voorbereidt, wie het uitvoert, wie het controleert en wie erover beslist. Zonder die rolverdeling blijft het werk waarschijnlijk liggen.
Stuurgroep en projectgroep lopen door elkaar
Als de mensen die het werk doen ook de enigen zijn die erop toezien, is er niemand bij wie je kunt aankloppen als het budget niet toereikend is of als de planning niet haalbaar is. Houd die twee rollen gescheiden, ook bij een klein project.
De planning begint bij de startdatum
Plan je vooruit vanaf de start, dan bepaalt de duur van de stappen wanneer het project wordt afgerond. Dat is meestal niet het moment dat het systeem operationeel moet zijn. Reken in plaats daarvan terug vanaf het moment waarop het nieuwe systeem in gebruik moet zijn. Dan zie je meteen of die planning haalbaar is.
Waar het projectplan in het traject zit
Het projectplan volgt op de businesscase en gaat vooraf aan het inhoudelijke werk: pas als de scope en de rollen vastliggen, begint het werk aan de blauwdruk.
Een projectplan voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de invulling verschilt. Bekijk hoe deze stap uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie
Hulp nodig bij je projectplan?
In een begeleid traject stellen we het projectplan samen met je op en bewaken we dit tijdens het hele traject.