Wat is de blauwdruk?
De blauwdruk beschrijft hoe je organisatie nu werkt: je processen, rollen, knelpunten, systemen en informatiestromen. Die beschrijving leg je voor aan de mensen die het werk doen, zodat je zeker weet dat het klopt. Daaruit leid je vervolgens af wat het nieuwe systeem moet kunnen. De leveranciers worden op basis van deze informatie vergeleken.
Eerst de huidige situatie, dan de wensen
In procesinterviews met key-users lopen we elk proces stap voor stap na zoals het nu verloopt: waarmee het proces begint, welke informatie en documenten binnenkomen, wie welke handeling uitvoert en in welk systeem, wat de stap oplevert, en welke uitzonderingen er in de praktijk voorkomen. Pas als duidelijk is wat er fout gaat en wat beter kan, komt de gewenste situatie aan bod. Zo blijft inzichtelijk welk probleem elke eis nu eigenlijk oplost.
- Huidige processen. Per stap leg je vast wat er binnenkomt, welke handeling volgt, wie die uitvoert, in welk systeem dat gebeurt, wat eruit komt en aan wie het wordt overgedragen. Noteer daarbij de aantallen, zoals het aantal orders per jaar en het aantal artikelen dat je actief voert. Beschrijf ook de uitzonderingen die het werk in de praktijk lastig maken.
- Knelpunten. Waar loopt het vast, en waar wordt er om de systemen heen gewerkt? Denk aan een planning die in een los Excel-bestand wordt bijgehouden, aan vervangende artikelen die met een sterretje in een tekstveld worden gemarkeerd omdat het systeem er geen veld voor heeft, en aan afspraken die nergens staan opgeschreven.
- Applicatielandschap. Welke systemen er nu zijn, wat behouden blijft, wat gekoppeld moet worden en wat wordt vervangen of uit gebruik genomen.
- Functionaliteiten met prioriteit. Elke eis krijgt een prioriteit volgens de MoSCoW-methode: must (noodzakelijk), should (belangrijk), could (wenselijk) of won’t (deze keer niet). Zo weten leveranciers wat doorslaggevend is en wat prettig is om te hebben, maar geen voorwaarde is.
Feiten en wensen uit elkaar houden
In interviews lopen feiten, interpretaties, wensen en ideeën voor oplossingen automatisch door elkaar. De consultant scheidt die vier van elkaar en houdt de eisenlijst geordend. Bij elke wens wordt vastgelegd welk knelpunt eraan ten grondslag ligt, dubbele eisen worden samengevoegd. Van elke eis wordt genoteerd wie hem heeft ingebracht en welk probleem wordt opgelost.
Ongefilterd
“We willen een dashboard, een koppeling met de webshop, het systeem moet sneller, en eigenlijk functioneert inkoop ook niet helemaal lekker nu.”
Gestructureerd
“Knelpunt: geen actueel voorraadinzicht bij het aannemen van orders (gemeld door verkoop, dagelijks). Eis: actuele voorraadstand zichtbaar in het orderinvoerscherm. Prioriteit: must.”
Drie valkuilen
Beginnen bij de software
Wie begint met onderzoeken wat pakketten allemaal kunnen, is als een kind in een snoepwinkel: elke functie lijkt nuttig, en je weet niet meer wat je echt nodig hebt. Een functionele eis hoort voort te komen uit een knelpunt in je eigen proces, niet uit iets wat je in een demo voorbij zag komen.
Te vroeg schrappen
Streep je tijdens de interviews al eisen weg, dan blijft over wat jij belangrijk vindt, niet wat er in de organisatie leeft. Achterhaal daarom eerst wat er bij alle afdelingen speelt, en bepaal daarna gezamenlijk de prioriteiten.
De uitzonderingen overslaan
Het standaardproces kan elk pakket wel aan, daar onderscheiden leveranciers zich niet in. Het verschil zit in de uitzonderingen: de spoedorder, de deelfactuur, de klant die het nét anders wil. Juist die uitzonderingen horen daarom thuis in de blauwdruk.
Waar de blauwdruk in het traject zit
De blauwdruk volgt op het projectplan en bepaalt de inhoud van vrijwel alle stappen daarna: de vragen in de RFI, de scenario’s in het demoscript en de criteria in het evaluatiemodel.
Een blauwdruk voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de invulling verschilt. Bekijk hoe deze stap uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie
Hulp nodig bij je blauwdruk?
In een begeleid traject voeren wij de procesinterviews, consolideren we de input en zorgen we dat gegevens compleet en consistent zijn. Een professionele blauwdruk is de basis voor het selectie- en implementatietraject. Dat is niet iets om zelf mee te experimenteren.