Wat is de shortlist?
De shortlist is de groep van doorgaans zo’n drie leveranciers die je uitnodigt voor de demo’s en de gesprekken daarna. De shortlist stel je samen op basis van de RFI-antwoorden. Partijen die daarin laten zien dat ze aansluiten op je eisen, gaan door. Het gaat er niet om hoeveel partijen overblijven, maar of ze aansluiten op je eisen.
Van voorselectie naar drie partijen
Bij vrijwel elke softwareselectie kom je drie groepen pakketten tegen. Je hebt de zware branchepakketten: die kunnen veel, maar zijn fors geprijsd en soms gedateerd. Je hebt de brede, generieke pakketten: die ogen betaalbaar, maar vaak is maatwerk nodig, en daarmee verdwijnt het prijsvoordeel. En daartussen zitten de partijen die jouw manier van werken standaard ondersteunen in hun pakket, zonder dat je betaalt voor functies die je nooit gebruikt. De selectie draait om het vinden van die derde groep.
- Criteria vooraf. Spreek af waarop partijen doorgaan of afvallen vóórdat de antwoorden binnen zijn. Anders laat je de keuze afhangen van de indruk die een leverancier op dat moment maakt.
- Vastleggen waarom. Noteer bij elke partij die afvalt op welk criterium dat gebeurde. Zo blijft de keuze herleidbaar, ook maanden later, als iemand vraagt waarom een bepaalde partij nooit in beeld is geweest.
- Passen jullie ook bij elkaar? Niet alleen het pakket moet passen, ook de omvang van de leverancier. Ben je een kleine klant bij een partij die vooral veel grotere organisaties bedient, dan krijg je bij problemen minder snel voorrang.
Drie valkuilen
Hoe meer, hoe beter
Zes partijen laten doorgaan voelt grondig, maar elke extra kandidaat kost je eigen mensen opnieuw een demoronde, een verdiepend gesprek en een evaluatie. Drie partijen die goed aansluiten leveren meer op dan zes die je maar half kunt beoordelen.
De prijs te vroeg laten meewegen
Vroege prijsindicaties zijn meestal grof en kleuren de manier waarop je naar pakketten kijkt. Schrap je in deze fase al pakketten op basis van de prijs, dan valt misschien de partij af die na de gesprekken de beste blijkt en uiteindelijk niet eens zo duur was.
Afvallers in het ongewisse laten
Laat partijen weten dat ze zijn afgevallen, samen met de reden en het moment waarop je de keuze definitief maakt. De markt is klein en je komt elkaar weer tegen, bijvoorbeeld bij een volgende selectie. Ga daar netjes mee om.
Waar de shortlist in het traject zit
De shortlist volgt op de RFI: de antwoorden daarop bepalen wie doorgaat. De partijen op de shortlist doorlopen vervolgens het demoscript en worden beoordeeld in het evaluatiemodel.
Een shortlist voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de invulling verschilt. Bekijk hoe deze stap uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie
Hulp nodig bij je shortlist?
In een begeleid traject brengen we je project via ons leveranciersplatform onder de aandacht bij partijen die passen, en bepalen we samen welke drie doorgaan.