Wat is een RFI?
Een RFI (request for information) is een gestructureerd informatieverzoek aan softwareleveranciers. Je stelt elke leverancier dezelfde vragen in dezelfde volgorde, zodat je de antwoorden naast elkaar kunt leggen. Op basis daarvan breng je de voorselectie terug tot een shortlist van drie partijen.
Wat er in een RFI hoort
Welke informatie relevant is, verschilt per bedrijf. Deze onderdelen komen in vrijwel elke RFI terug:
- Bedrijfsprofiel van de leverancier. Omvang, aantal implementaties per jaar, sectoren waarin de leverancier actief is, en of de implementatie in eigen beheer gebeurt of via partners.
- Aansluiting op de must-eisen. Alleen de eisen uit je blauwdruk die een kandidaat kunnen laten afvallen, niet de complete lijst.
- Standaard, configuratie of maatwerk. Per eis: zit het standaard in het pakket, is het configureerbaar, of moet er maatwerk aan te pas komen?
- Technisch profiel. Hosting, koppelmogelijkheden, updatebeleid en hoe lang de huidige versie nog wordt ondersteund.
- Indicatieve kosten. Het licentiemodel en een bandbreedte voor de implementatiekosten. Dit is nog geen offerte; die vraag je later op via de RFP.
- Referenties. Vergelijkbare klanten in omvang en sector, die je desgewenst mag benaderen.
Hoe je antwoorden vergelijkbaar maakt
De waarde van een RFI zit niet alleen in de vragen, maar vooral in de vorm waarin je het antwoord laat geven. Een open vraag levert brochureteksten op; een vraag met vaste antwoordmogelijkheden levert een tabel op waarin je kunt filteren en vergelijken.
Levert brochures op
“Beschrijf hoe uw oplossing omgaat met meerdere bedrijfsentiteiten.”
Levert een tabel op
“Ondersteunt het systeem consolidatie over meerdere bv’s in meerdere valuta? Standaard / configuratie / maatwerk / niet. Licht in maximaal 50 woorden toe.”
Drie valkuilen
De RFI wordt een verkapt programma van eisen
Een lijst van honderden eisen kost leveranciers dagen om in te vullen en jou een week om te lezen, terwijl je in deze fase maar één ding wilt weten: welke partijen gaan door naar de demofase? Beperk je daarom tot de eisen waarop partijen daadwerkelijk van elkaar verschillen.
“Dat kan” wordt geaccepteerd als antwoord
Vrijwel alles kán. De vraag is hoe: standaard, met configuratie, of met maatwerk dat je updates vertraagt en je afhankelijk maakt. Laat leveranciers daarom kiezen uit vaste antwoordmogelijkheden, zodat ze die vraag niet kunnen ontwijken.
De RFI gaat naar iedereen
Een RFI is de selectiestap ná de voorselectie, niet een vervanging daarvan. Stuur hem alleen naar partijen die op basis van sector, omvang en functionaliteit al kansrijk zijn. Doe je dat niet, dan lees je straks antwoorden van leveranciers die toch nooit in aanmerking kwamen.
Waar de RFI in het traject zit
De RFI volgt op de voorselectie. De vragen komen rechtstreeks uit de eisen die je in de blauwdruk hebt vastgelegd; de antwoorden bepalen welke drie partijen doorgaan naar de shortlist en het demoscript.
Een RFI voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de vragen verschillen. Bekijk hoe de RFI uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie