Wat is het evaluatiemodel?
Het evaluatiemodel is de meetlat waarmee elke leverancier op dezelfde manier wordt beoordeeld. Je geeft per criterium een score, je bepaalt zelf hoe zwaar elk criterium meeweegt, en de kosten reken je apart door. Zo worden de verschillen tussen systemen zichtbaar, en wordt de keuze niet gemaakt op gevoel of gebaseerd op de laagste prijs.
Hoe het model werkt
- Wegingen op maat. De eerste indruk weegt licht mee, de functionele geschiktheid zwaar. Criteria als ondersteuning, de mate waarin je zelf aanpassingen kunt doen en gebruiksvriendelijkheid weeg je zwaarder of lichter, afhankelijk van wat voor jouw organisatie belangrijk is. Die wegingen leg je vast vóórdat de demo's beginnen.
- Scores per criterium. Elke leverancier krijgt per criterium een cijfer, vastgelegd tijdens of direct na de sessies. Extreme uitschieters, heel goed of heel slecht, krijgen een korte toelichting, zodat je later nog weet waarom die score zo hoog of zo laag was.
- Kosten apart. Licenties, implementatie, maatwerk en training tellen niet mee in de score, maar reken je apart door over de vijf tot zeven jaar dat je het systeem gebruikt. De ene partij heeft hoge implementatie- en lage licentiekosten, bij de andere partij is dat weer andersom. Je ziet pas wat de software echt kost als de berekening over de gehele looptijd wordt gemaakt.
- Twee meetmomenten. Na de kennismaking scoor je op hoofdlijnen, na de verdiepingssessie in detail. Dat tweede moment is nodig omdat het beeld nog kan kantelen: het komt voor dat de partij die na de eerste ronde bovenaan staat, na de verdiepingssessie als derde eindigt omdat de technische uitwerking tegenviel.
Waarom je het model niet extern deelt
Het evaluatiemodel is een intern document. Laat je een leverancier zien waarop je let en hoe zwaar elk criterium weegt, dan kan hij zijn demo daarop toespitsen. Dat komt de objectiviteit van je beoordeling niet ten goede. De scenario's deel je, maar de weging houd je voor jezelf.
Drie valkuilen
Wegingen achteraf bijstellen
Pas je de weegfactoren na de demo's aan, dan laat je het model waarschijnlijk de gewenste uitkomst bevestigen. Stel de weegfactoren daarom vooraf vast. Wijzig je ze later toch, noteer dan wie dat heeft besloten en waarom.
Kosten en kwaliteit in één cijfer
Verwerk je prijs en geschiktheid in één cijfer, dan verdwijnt juist de afweging die je wilt maken. Houd ze gescheiden. Dan zie je of de best passende partij ook de duurste is, en kun je bepalen wat je daarvoor over hebt.
Scores geven uit het geheugen
Noteer je pas dagen later de scores, dan beoordeel je een herinnering en niet de demo. Vul de scores en opmerkingen daarom in tijdens de demosessie, of meteen erna.
Waar het evaluatiemodel in het traject zit
Het evaluatiemodel wordt ingevuld tijdens het demoscript en de verdiepingssessies. De uitkomsten bepalen aan wie je een RFP stuurt, en vormen samen met de offertes de basis onder het eindadvies.
Een evaluatiemodel voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de invulling verschilt. Bekijk hoe deze stap uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie
Hulp nodig bij je evaluatiemodel?
In een begeleid traject stellen we het model samen met je op, bepalen we de weegfactoren en leggen we tijdens elke sessie de scores vast.