Wat is een RFP?
Een RFP (request for proposal) is het verzoek aan de partijen op je shortlist om een concreet voorstel te doen, inhoudelijk én commercieel. Het verschil met de RFI zit in de fase: met de RFI verzamelde je informatie om partijen te kunnen vergelijken, met de RFP vraag je om een aanbod waarop je kunt beslissen.
Wat erin hoort
De kracht van een RFP zit in de structuur die je meegeeft. Jij bepaalt hoe het voorstel is opgebouwd, niet de leverancier. Anders krijg je drie voorstellen met een verschillende indeling, die je niet naast elkaar kunt leggen.
- De scope van het aanbod. Benoem wat het voorstel moet dekken: welke modules, hoeveel gebruikers, welke koppelingen en welke gegevens moeten worden overgezet. Baseer die opsomming op je blauwdruk en op wat er in de verdiepingssessies is besproken.
- Een voorgeschreven prijsopbouw. Licenties, implementatie, maatwerk, koppelingen, migratie, opleiding en jaarlijkse kosten: elke kostenpost apart. Aan een totaalbedrag zonder specificatie heb je niet veel.
- De implementatie-aanpak. Fasering, doorlooptijd, benodigde inzet van jouw mensen en de taakverdeling. Een lage prijs kan interessant lijken, maar niet als je zelf het meeste werk moet doen.
- Supportvoorwaarden. Wat valt onder support, en wat betaal je voor hulp die daarbuiten valt? Een leverancier die die grens duidelijk benoemt, is betrouwbaarder dan een partij die van alles belooft. Je moet weten waar je aan toe bent.
Drie valkuilen
Een RFP vóór de verdiepingssessies
Een leverancier kan de implementatiekosten pas onderbouwen nadat hij jouw processen heeft gezien en zijn vragen heeft kunnen stellen. Vraag je eerder om een voorstel, dan krijg je bedragen die later alsnog worden bijgesteld.
Fasering niet doorgerekend
Verdeel je het traject in fasen, vraag dan vóór het tekenen voor elke fase een aparte prijs op. Anders is misschien alleen de eerste fase scherp geprijsd en kom je later voor hoge kosten te staan als je al aan de leverancier vastzit.
De structuur loslaten
Zodra één leverancier zijn eigen indeling aanhoudt, kun je de voorstellen niet meer met elkaar vergelijken. Een partij die zich nu al niet aan jouw structuur houdt, doet dat tijdens de implementatie waarschijnlijk ook niet.
Waar de RFP in het traject zit
De RFP volgt op de verdiepingssessies (deep dives). De scores die op dat moment in het evaluatiemodel staan bepalen naar welke partijen hij wordt uitgestuurd. De binnengekomen voorstellen leg je naast elkaar in de stap offertes.
Een RFP voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de invulling verschilt. Bekijk hoe deze stap uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie
Hulp nodig bij je RFP?
In een begeleid traject richten we de RFP in binnen de selectieapp. We bepalen hoe leveranciers hun prijs moeten opbouwen, zodat de binnengekomen voorstellen goed te vergelijken zijn.