Offertes vergelijken
De offertes zijn binnen, maar elke leverancier rekent anders. De ene partij stopt de migratie in de implementatieprijs, de andere factureert deze stap apart. De ene leverancier berekent supportkosten, de andere weer niet. Vergelijken begint daarom met twee dingen: alle offertes in dezelfde structuur zetten, en controleren of er niets ontbreekt.
Waar je op let
- De kostensoorten uit elkaar. Licenties, implementatie, maatwerk, koppelingen, migratie, opleiding, beheer en terugkerende kosten. Laat elke kostenpost apart opnemen. Wat vooraf het voordeligst lijkt, is dat na vijf tot zeven jaar lang niet altijd.
- Staat alles erin? Alles wat in demo’s en gesprekken is toegezegd moet in de offerte terugkomen: implementatieplan, hosting, planning en opleidingsdagen. Wat ontbreekt, kaart je aan. Belangrijke toezeggingen uit e-mails en gespreksverslagen voeg je als bijlage toe aan het contract.
- Maatwerk met een staartje. Vraag bij elke maatwerkpost: is dit eenmalig, of zijn dit terugkerende kosten bij elke update? Terugkerend maatwerk staat vaak als eenmalige post in de offerte, terwijl dat eigenlijk niet zo is.
- Wat is een gebruikelijke prijs? Een prijs zegt weinig zolang je niet weet wat vergelijkbare organisaties ervoor betalen. Werk je vaak met leveranciers, dan herken je of een prijs binnen de gebruikelijke bandbreedte valt. Wijkt een post sterk af, dan vraag je om uitleg voordat je verder onderhandelt.
Drie valkuilen
De rekensom aan de leverancier overlaten
Het bedrag onderaan de offerte dekt vaak alleen het eerste jaar. Reken zelf alle kosten door over een periode van vijf tot zeven jaar, inclusief de uren van je eigen mensen.
Support als open eind
Als onduidelijk is wat er onder support valt, dan krijg je hier later discussie over. Laat daarom vooraf vastleggen wat er wel en niet onder valt, en welk tarief geldt voor het werk dat daarbuiten valt.
Onderhandelen als sport
Het onderste uit de kan proberen te halen tijdens de onderhandelingen lijkt slim. Maar een leverancier die zich uitgeknepen voelt, wordt terughoudend zodra je later iets extra's nodig hebt. Het gaat om een jarenlange samenwerking, niet om een eenmalige aankoop.
Waar de offertevergelijking in het traject zit
De offertes komen binnen naar aanleiding van de RFP en leg je naast de scores uit het evaluatiemodel. Samen met de referentiecheck vormen ze de basis voor het eindadvies.
Offertes vergelijken voor jouw softwareproject.
De opzet is voor elk softwaredomein hetzelfde, maar de invulling verschilt. Bekijk hoe deze stap uitpakt in een concreet selectietraject:
- ERP-selectie
- CRM-selectie
- DMS-selectie
- HRM-selectie
- Finance-selectie
Hulp nodig bij het aanvragen en vergelijken van offertes?
In een begeleid traject vragen we de offertes aan, zetten we de voorstellen in één structuur, controleren we of alle toezeggingen erin staan en vertellen we of de prijzen gebruikelijk zijn.