Referenties en ervaringen.

Wat wij zochten was een partner zonder al te veel toeters en bellen. Veel PowerPoints, weinig inhoud, dat wilden we niet! We zijn een internationale investeerder en ontwikkelaar in infrastructuurprojecten, dus dit was een omvangrijk en belangrijk traject dat we goed wilden aanpakken. We hadden behoefte aan iemand die je echt door het project heen trekt: projectmanagement, tijdsbewaking, én de juiste tooling eromheen. Die combinatie hadden jullie perfect. Het sloot heel goed aan op onze behoeften.

We hebben best lang gezocht, ik denk wel maanden. Je gaat eerst naar de partijen die je kent, dan naar je netwerk, maar die hadden geen tijd. Als dat niet lukt, ga je koud zoeken via Google. En dan vind je alles en niks, zonder dat je weet of je met een betrouwbare partij te maken hebt. Vanuit mijn ervaring wist ik: je kunt het zelf uitzoeken, maar dat kost tijd die je niet hebt. Je wilt iemand die het traject al ‘klaar heeft staan’: de projectplanning, de fases, de templates, de documentatie… Een voortvarende start. En ik wist ook goed wat ik níét wilde: geen log consultancybureau met een ‘one size fits all’ aanpak, waarbij je een weg moet banen door rapporten en presentaties om tot de kern door te dringen. Dat past misschien bij een grote organisatie met veel managementlagen, maar wij wilden sneller naar ons doel. Toen we jullie vonden, klikte het meteen, ook financieel: de tijd die we namen voor de selectie van de juiste partner was direct terugverdiend door jullie efficiënte aanpak.

De projecttool die ICT Portal aanbiedt werkt heel fijn en is overzichtelijk. De integratie van de portal met chat en e-mail had ik nog nooit zo gezien, en dat werkt soepel. Maar de begeleiding van Floris was voor ons de grote plus. Je hebt iemand nodig die achter de broek aan zit en die helpt de ogen op de bal te houden, want het project moet de aandacht en prioriteit krijgen die het verdient, ondanks de dagelijkse drukte die we allemaal herkennen. Dat we aan de hand werden genomen was heel prettig, en het feit dat je steeds met dezelfde persoon schakelt komt de kwaliteit en snelheid ten goede. De ondersteuning hield ook niet op bij de analysefase en de RFI: in het hele selectietraject was het fijn iemand te hebben die het leverancierscontact coördineert, de demo’s begeleidt, en ook inhoudelijk meedenkt. Niet alleen met tools, maar door te sparren: waar moet je op letten? Heb je hier al aan gedacht?

Het contact was no-nonsense, informeel en gericht op de inhoud – niet afstandelijk. De flexibiliteit was een dikke plus: je schaalt op en af, als het snel kan gaat het snel, maar even gas terugnemen was ook geen probleem. Jullie snelle opvolging en betrokkenheid was goed te merken. We waren geen nummer. Die balans tussen blijven pushen en niet vervelend worden was heel natuurlijk. Niet te dwingend, maar ook niet te vrijblijvend. Je voelt jullie enthousiasme, waardoor je zelf ook gestimuleerd wordt. Dan blijft het lopen.

In de demofase werd niet alleen naar het systeem zelf gekeken, maar naar het totaalplaatje: de commerciële aanbieding, de projectaanpak én de implementatiepartner werden allemaal beoordeeld. Nieuw voor mij was het opstellen van een demo use case, waarmee we leveranciers daadwerkelijk dwongen te laten zien hoe hun systeem onze kritieke processen ondersteunt. De opgenomen demo’s hebben we later nog teruggekeken. Dat helpt gewoon heel erg.

Als klant weet je niet wat normaal is, wat je kunt vragen, welke positie fair is om in te nemen. Dan is het geruststellend als er iemand voor je opkomt aan tafel. De leverancier weet ook dat er een partij zit die dit vaker doet, dus je wordt serieus genomen en kan met behoud van de relatie een zakelijk gesprek voeren. De offertes werden zowel kwalitatief als kwantitatief beoordeeld, waarbij geput kon worden uit kennis van vergelijkbare trajecten bij andere klanten. Wat dat heeft opgeleverd in de onderhandeling? Ik durf wel te stellen dat ICT Portal zichzelf heeft terugverdiend.

Dat liep heel soepel in elkaar over, juist omdat jullie ons al goed kenden: jullie hebben de interviews bijgewoond, de RFI meegemaakt en de demo’s begeleid. Jullie wisten al wie we zijn, hoe we werken en wat we nodig hebben. Een overdracht van taken en gegevens, die je bij andere partijen vaak wel hebt, was niet nodig. Ook viel op dat ICT Portal nooit de bottleneck was: jullie waren altijd beschikbaar, en als er iets moest gebeuren, gebeurde het ook. Bij ons aan de klantkant bijt het altijd: je hebt nooit tijd, want het is een project dat naast je ‘day-job’ gedaan wordt. Dan moet je er een beetje doorheen gesleurd worden. Ondanks onze beperkte beschikbare tijd hebben jullie er een succes van gemaakt. We hebben ICT Portal dan ook intern aanbevolen aan onze HR-afdeling, die een project ging opstarten voor een nieuw personeelsbeheersysteem. Dat zegt denk ik alles.

Na een lange stilte: “Ik kan eigenlijk niet zo snel iets noemen.” Dan weten wij genoeg!