Time is money, een klassieke uitspraak. In bedrijven blijft ze nog steeds actueel. Het is echter niet altijd eenvoudig om die tijd efficiënt te beheren. Als een onderneming niet oplet, gaat er al snel veel tijd verloren aan onnodige taken, of overbodige besprekingen. Vandaar dat veel organisaties extra aandacht besteden aan de tijdsindeling van hun werknemers.
Inhoudsopgave
Time management in het kort
Time management bestaat zowel uit het beheer van de uurroosters van werknemers en hun aanwezigheid (time and attendance), als uit de urenregistratie van de daadwerkelijk gewerkte uren. Onder aanwezigheid verstaan we ook de registratie van vakantiedagen en (ziekte)verzuim. De controle op gewerkte uren geeft daarentegen een inzicht in de productiviteit van werknemers. Time management biedt bedrijven de mogelijkheid hun werkplanning meer realistisch en efficiënter te maken. Bovendien is de urenregistratie ook de basis voor het opstellen van facturen voor diensten die per werkuur in rekening worden gebracht.
Tip! HRM-pakketten bieden veel verschillende functionaliteiten aan, maar niet elk bedrijf heeft hetzelfde nodig. Om te voorkomen dat er voor een ‘te grote jas’ gekozen wordt, is het verstandig om de wensen en eisen voor het pakket op voorhand duidelijk voor ogen te hebben. Als hulpmiddel heeft EKCIT hiervoor het HRM Functionaliteitenoverzicht opgesteld.
Hoe wordt de aanwezigheid van medewerkers opgevolgd?
Voor bedrijven is het belangrijk om de aanwezigheid van werknemers te controleren, en om na te gaan waarom ze eventueel afwezig zijn. In kleine bedrijven wordt dit vaak beheerd met behulp van e-mails en Excellijsten. Vanaf een bepaalde hoeveelheid werknemers is dit echter niet meer overzichtelijk. Dan wordt er al snel gekeken naar een werknemersportaal.
Let op! de implementatie van een werknemersportaal heeft alleen zin als medewerkers er ook echt gebruik van maken. In de HRM Wijzer vindt u daarom verschillende tips om de gebruikers het systeem te doen omarmen.
Via het werknemersportaal kunnen medewerkers vakantie aanvragen, ziekteverlof invoeren en documenten als doktersbriefjes uploaden. Al deze informatie voedt het systeem en biedt de leidinggevende overzicht in het managersportaal. Via dit portaal krijgt hij of zij een duidelijk inzicht in welke medewerker op welk moment aanwezig is, en waarom hij of zij eventueel afwezig is. De leidinggevende kan deze informatie gebruiken om vakantieaanvragen te beoordelen. Als hij of zij bijvoorbeeld ziet dat er op een bepaalde dag maar vijf van de tien productiemedewerkers aanwezig zullen zijn, is de kans klein dat de aanvraag van de zesde persoon voor die dag ook nog goedgekeurd wordt.
De data over aan- en afwezigheid moeten ook doorstromen naar de salarisadministratie. Zo kan de werknemer correct worden uitbetaald. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het betalen van gewerkte feestdagen, of het aftrekken van onbetaald verlof. Voor het overzetten van de data kan een koppeling worden gemaakt met de interne salarisadministratie, maar ook met een systeem van een partner (bijvoorbeeld een boekhouder of sociaal secretariaat).
Let op! De data over aan- en afwezigheid moeten niet alleen naar de salarisadministratie doorstromen voor de uitbetaling van het loon: het is immers wettelijk verplicht op de loonstrook het aantal vakantiedagen, verzuimdagen en andere afwijkingen van het normale werkrooster te vermelden. Hierbij worden echter al snel fouten gemaakt. In de HRM Wijzer staan tips om deze fouten te voorkomen met behulp van een HRM-systeem.
Hoe worden gewerkte uren geregistreerd?
Er zijn veel manieren om aan tijdregistratie te doen. Dit kan zowel in een Excellijst, als met een meer uitgebreide softwareapplicatie. Het invoeren van de tijden kan met behulp van een (digitale) prikklok, toegangspoortjes, vingerafdrukken, etc. Er bestaan ook gemengde systemen, waarbij zowel online de tijd wordt bijgehouden in een systeem, als dat de registratie via fysieke middelen lokaal wordt opgeslagen. Een voorbeeld hiervan is een prikklok met een eigen geheugen.
Urenregistratie wordt voornamelijk gebruikt om zicht te hebben op overuren en opgenomen uren. Vaak worden de overuren niet uitbetaald, maar worden ze op een later tijdstip gecompenseerd met opgenomen uren. In sommige gevallen geeft de urenregistratie ook aan op welke vestiging of locatie de werknemer aan het werk is. Zo krijgen leidinggevenden of eventueel collega’s inzicht in waar ze de medewerker kunnen vinden. Nu thuiswerken steeds verder ingeburgerd raakt, wordt er meer van deze mogelijkheid gebruik gemaakt.
De urenregistratie is daarnaast ook een goede tool voor de interne boekhouding en prijsstelling. Intern kan er goed worden nagegaan hoeveel werkuren een bepaalde taak of een specifiek project vereist. Op basis daarvan kan het aantal benodigde werkuren vooraf beter worden voorspeld, met een meer adequate prijscalculatie tot gevolg.
Veel bedrijven werken op projectbasis, waarbij ze de prijs voor het product of dienst niet op voorhand volledig vastleggen. Deze bedrijven moeten de gewerkte uren registreren om ze te kunnen verrekenen op de factuur. Ook de reistijden worden hierbij geregistreerd, omdat ook deze (apart) in rekening worden gebracht. Dit gebeurt bijvoorbeeld veel bij onderhouds- en installatiebedrijven.
Let op! elk HRM-pakket heeft andere functionaliteiten voor time management. In de HRM Wijzer staat een vergelijkende lijst van functionaliteiten die verschillende soorten HRM-systemen aanbieden.
Hoe worden uren geregistreerd voor projecten?
Bedrijven die op projectbasis werken berekenen hun klanten vaak een prijs per gewerkt uur. Maar urenregistratie helpt hen ook bij het berekenen van de Return on Investment (ROI. Bij een volgend project kunnen ze met behulp van deze informatie beter bepalen hoeveel werkuren er nodig zullen zijn.
Sommige bedrijven registreren de uren bovendien per taak. Op deze manier kunnen ze zich ervan vergewissen dat de taken binnen de vooropgestelde tijd zijn uitgevoerd. Er is bovendien een goed zicht op de prestaties van werknemers.
Een voorbeeld: een bedrijf dat software levert, onderhandelt normaal gesproken ook over een Service Level Agreement (SLA) met de klant. Hierin wordt gespecificeerd hoe lang het project zal duren, en op welke diensten de klant tijdens het project en nadien nog recht heeft. Vastgelegd wordt bijvoorbeeld dat de klant recht heeft op vijf keer per week telefonische ondersteuning van steeds maximaal 20 minuten. Als deze gesprekken (en hun tijdsduur) nauwgezet geregistreerd worden, zal dat ertoe leiden dat er in de toekomst minder tijd onbetaald weglekt.
De wet van Parkinson zegt: “work expands to fill the time available for its completion”. Oftewel: hoe meer tijd voor een taak wordt ingepland, hoe langer de uitvoering daarvan zal duren. Maar, als er te weinig tijd wordt voorzien voor een taak, zal ze niet goed uitgevoerd worden. Het belang van time management wordt daarmee nog eens onderstreept.