WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat is Enterprise Search?

De hoeveelheid opgeslagen informatie binnen organisaties groeit de laatste jaren explosief. Informatie raakt ook steeds meer verspreid over verschillende informatiedragers. Maar vanaf welk moment kan een Enterprise Search oplossing nuttig zijn? En wat is Enterprise Search precies?

Gemiddeld beschikt een bedrijf over zes verschillende bronnen waar informatie is opgeslagen. Bijvoorbeeld in applicaties (Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.CRM-systeem, Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.ERP-systeem, etc.), maar ook in In een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens.databases, file- en mailservers. Het zoeken naar informatie binnen al deze informatiedragers wordt een steeds grotere uitdaging. Sommige applicaties hebben een eigen zoekfunctie, bijvoorbeeld Bijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.SharePoint. Maar met de zoekfunctie van SharePoint kan niet worden gezocht naar informatie die buiten SharePoint is opgeslagen. Met een Enterprise Search oplossing kan vanaf één centraal punt worden gezocht naar informatie verspreid over verschillende informatiedragers.

Soorten Enterprise Search software

Wie aan informatie zoeken denkt, zal waarschijnlijk aan Google denken: de zoekmachine voor informatie op het internet. Google beschikt ook over een Enterprise Search oplossing, maar is niet de enige speler op de markt. Verschillende andere bedrijven, waaronder Microsoft en IBM, bieden Enterprise Search Software aan. De verschillende oplossingen kunnen globaal worden ingedeeld in drie categorieën:

    1. Gespecialiseerde Enterprise Search software

Deze search-oplossingen zijn specifiek ontworpen voor een bepaalde industrie, of een bepaald type informatiebehoefte (bijvoorbeeld klantenservice). De zoekoplossing van het bedrijf Coveo is hier een voorbeeld van.

    1. Geïntegreerde Enterprise Search software

Leveranciers van geïntegreerde zoekoplossingen, zoals IBM en Microsoft bieden hun zoekoplossingen aan in combinatie met andere informative-management functies, zoals web content management. De search software is ook apart te verkrijgen.

    1. Apart te verkrijgen Enterprise Search software

De leveranciers van dit type search software leggen de nadruk op flexibiliteit en de mogelijkheid tot snelle uitrol van de zoekoplossing. Een voorbeeld hiervan is Google, met de Google Search Appliance.

wat is enterprise search

Voorbereiding Enterprise Search project

Het is aan te raden vóór de start van een Enterprise Search-project in kaart te brengen welke zoekmachines al in gebruik zijn in het bedrijf. Bijvoorbeeld binnen de mail-omgeving, of de zoekfunctie van het Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?Document Management Systeem. Bedenk welke informatiekanalen niet worden afgedekt door de huidige zoekoplossingen. Misschien dat het bereik van de bestaande zoekoplossing kan worden vergroot.

De volgende stap is om te bedenken wat er precies wordt verwacht van de Enterprise Search-oplossing. Sommige organisaties maken hiervoor een onderverdeling in vijf categorieën: essentieel, heel belangrijk, belangrijk, leuk om te hebben, nuttig maar niet noodzakelijk.

Daarnaast zijn er drie aspecten waarmee een search-oplossing kan worden getoetst: relevantie van informatie, zoeksnelheid en gebruiksvriendelijkheid.

Proof of concept

Zodra een organisatie een Enterprise Search oplossing heeft geselecteerd, kan het beste een proof of concept worden uitgevoerd. Hiermee komt u erachter of de search-oplossing doet wat de leverancier belooft, maar ook of de zoekoplossing naar behoren functioneert in de specifieke bedrijfsomgeving van uw organisatie.

De zoekoplossing kan worden geïnstalleerd in een testomgeving, waarna een klein aantal documenten wordt geïndexeerd. Voer vervolgens een aantal tests uit waaruit blijkt of relevante documenten daadwerkelijk worden gevonden. Indexeer daarom een representatieve mix van documenten, variërend in bestandstype, -grootte, en mate van vertrouwelijkheid. Controleer of de zoekmachine goed omgaat met de ingestelde autorisatieregels. Gebruikers zullen geen gebruik gaan maken van de zoekmachine als ze erachter komen dat gevoelige informatie opeens voor iedereen toegankelijk is. Vooral als het gaat om financiële informatie is dit een belangrijk aandachtspunt.

Gevoelige informatie

Het afschermen van gevoelige informatie voor bepaalde gebruikers vormt vaak de grootste uitdaging van een Enterprise Search-project. Bedrijven ontdekken soms vertrouwelijke documenten in het algemeen toegankelijke deel van het document management systeem. Deze informatie was eerst niet zichtbaar omdat de vorige search-oplossing niet krachtig genoeg was om deze content te vinden. Een krachtige gecentraliseerde search-tool kan gebruikers helpen informatie te vinden die eigenlijk verborgen zou moeten blijven.

Een manier om gevoelig informatie op te sporen en te beveiligen, is om een zwarte lijst van bepaalde zoektermen op te stellen. Een aantal voorbeelden: promotie, voortgangsgesprek, ontslagbrief, bonusbeleid etc. Bij het opstellen van de lijst kunt u de hulp inroepen van de personeelsafdeling en de financiële afdeling. Zij kunnen met zoektermen komen waar het implementatie-team niet aan denkt.

Enterprise Search Wijzer

De Enterprise Search Wijzer is een bundel van informatie over het onderwerp Enterprise Search. U vindt er informatie over verschillende zoekoplossingen, leveranciers, concrete prijzen en een leverancier checklist. De wijzer kan kosteloos worden aangevraagd.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 1 Gemiddeld: 5

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 juni). Wat is Enterprise Search? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-search/wat-is-enterprise-search