WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Wat is Enterprise Search?

De hoeveelheid opgeslagen informatie binnen organisaties groeit de laatste jaren explosief. Informatie raakt ook steeds meer verspreid over verschillende informatiedragers. Maar vanaf welk moment kan een Enterprise Search oplossing nuttig zijn? En wat is Enterprise Search precies?

Gemiddeld beschikt een bedrijf over zes verschillende bronnen waar informatie is opgeslagen. Bijvoorbeeld in applicaties (CRM-systeem, ERP-systeem, etc.), maar ook in databases, file- en mailservers. Het zoeken naar informatie binnen al deze informatiedragers wordt een steeds grotere uitdaging. Sommige applicaties hebben een eigen zoekfunctie, bijvoorbeeld SharePoint. Maar met de zoekfunctie van SharePoint kan niet worden gezocht naar informatie die buiten SharePoint is opgeslagen. Met een Enterprise Search oplossing kan vanaf één centraal punt worden gezocht naar informatie verspreid over verschillende informatiedragers.

Soorten Enterprise Search software

Wie aan informatie zoeken denkt, zal waarschijnlijk aan Google denken: de zoekmachine voor informatie op het internet. Google beschikt ook over een Enterprise Search oplossing, maar is niet de enige speler op de markt. Verschillende andere bedrijven, waaronder Microsoft en IBM, bieden Enterprise Search Software aan. De verschillende oplossingen kunnen globaal worden ingedeeld in drie categorieën:

    1. Gespecialiseerde Enterprise Search software

Deze search-oplossingen zijn specifiek ontworpen voor een bepaalde industrie, of een bepaald type informatiebehoefte (bijvoorbeeld klantenservice). De zoekoplossing van het bedrijf Coveo is hier een voorbeeld van.

    1. Geïntegreerde Enterprise Search software

Leveranciers van geïntegreerde zoekoplossingen, zoals IBM en Microsoft bieden hun zoekoplossingen aan in combinatie met andere informative-management functies, zoals web content management. De search software is ook apart te verkrijgen.

    1. Apart te verkrijgen Enterprise Search software

De leveranciers van dit type search software leggen de nadruk op flexibiliteit en de mogelijkheid tot snelle uitrol van de zoekoplossing. Een voorbeeld hiervan is Google, met de Google Search Appliance.

wat is enterprise search

Voorbereiding Enterprise Search project

Het is aan te raden vóór de start van een Enterprise Search-project in kaart te brengen welke zoekmachines al in gebruik zijn in het bedrijf. Bijvoorbeeld binnen de mail-omgeving, of de zoekfunctie van het Document Management Systeem. Bedenk welke informatiekanalen niet worden afgedekt door de huidige zoekoplossingen. Misschien dat het bereik van de bestaande zoekoplossing kan worden vergroot.

De volgende stap is om te bedenken wat er precies wordt verwacht van de Enterprise Search-oplossing. Sommige organisaties maken hiervoor een onderverdeling in vijf categorieën: essentieel, heel belangrijk, belangrijk, leuk om te hebben, nuttig maar niet noodzakelijk.

Daarnaast zijn er drie aspecten waarmee een search-oplossing kan worden getoetst: relevantie van informatie, zoeksnelheid en gebruiksvriendelijkheid.

Proof of concept

Zodra een organisatie een Enterprise Search oplossing heeft geselecteerd, kan het beste een proof of concept worden uitgevoerd. Hiermee komt u erachter of de search-oplossing doet wat de leverancier belooft, maar ook of de zoekoplossing naar behoren functioneert in de specifieke bedrijfsomgeving van uw organisatie.

De zoekoplossing kan worden geïnstalleerd in een testomgeving, waarna een klein aantal documenten wordt geïndexeerd. Voer vervolgens een aantal tests uit waaruit blijkt of relevante documenten daadwerkelijk worden gevonden. Indexeer daarom een representatieve mix van documenten, variërend in bestandstype, -grootte, en mate van vertrouwelijkheid. Controleer of de zoekmachine goed omgaat met de ingestelde autorisatieregels. Gebruikers zullen geen gebruik gaan maken van de zoekmachine als ze erachter komen dat gevoelige informatie opeens voor iedereen toegankelijk is. Vooral als het gaat om financiële informatie is dit een belangrijk aandachtspunt.

Gevoelige informatie

Het afschermen van gevoelige informatie voor bepaalde gebruikers vormt vaak de grootste uitdaging van een Enterprise Search-project. Bedrijven ontdekken soms vertrouwelijke documenten in het algemeen toegankelijke deel van het document management systeem. Deze informatie was eerst niet zichtbaar omdat de vorige search-oplossing niet krachtig genoeg was om deze content te vinden. Een krachtige gecentraliseerde search-tool kan gebruikers helpen informatie te vinden die eigenlijk verborgen zou moeten blijven.

Een manier om gevoelig informatie op te sporen en te beveiligen, is om een zwarte lijst van bepaalde zoektermen op te stellen. Een aantal voorbeelden: promotie, voortgangsgesprek, ontslagbrief, bonusbeleid etc. Bij het opstellen van de lijst kunt u de hulp inroepen van de personeelsafdeling en de financiële afdeling. Zij kunnen met zoektermen komen waar het implementatie-team niet aan denkt.

Enterprise Search Wijzer

De Enterprise Search Wijzer is een bundel van informatie over het onderwerp Enterprise Search. U vindt er informatie over verschillende zoekoplossingen, leveranciers, concrete prijzen en een leverancier checklist. De wijzer kan kosteloos worden aangevraagd.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 17 juni). Wat is Enterprise Search? ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/enterprise-search/wat-is-enterprise-search
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties