SharePoint 2016 is op de markt gebracht. De nieuwe versie van het systeem van Microsoft voor document management en samenwerken is op een flink aantal punten gewijzigd. Nieuwe limieten voor bestandsgrootte, vernieuwde functionaliteiten en verbeteringen in de workflows zijn daar voorbeelden van. Er zijn echter ook functionaliteiten geschrapt uit de nieuwe versie. Welke wijzigingen brengt de nieuwe software met zich mee? Is de prijs voor een licentie veranderd? Misschien nog wel het meest interessant: hoe kunnen voorgaande versies worden geüpgraded naar SharePoint 2016?
Inhoudsopgave:
- Op welke punten is SharePoint 2016 gewijzigd?
- Prijs en licentiekosten van SharePoint 2016
- Stappenplan voor een geslaagde implementatie
- Upgrade van een eerdere SharePoint-versie: hoe gaat dit precies in zijn werk?
Op welke punten is SharePoint 2016 gewijzigd?
Bijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 brengt Microsoft een verbeterde versie uit van haar enterprise content management systeem (ECM). Met Sharepoint 2016 zet Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De nieuwe versie staat bol van de nieuwigheden, vaak gebaseerd op de feedback van gebruikers. Houd wel rekening met het feit dat sommige functionaliteiten die in SharePoint 2013 nog wel aanwezig waren, in de nieuwe versie zijn geschrapt.
Wat zijn eigenlijk de meest belangrijke wijzigingen in deze nieuwe editie? In dit artikel volgt een beschrijving van de meest in het oog springende veranderingen. In de DMS Wijzer vindt u de volledige lijst met nieuwe functionaliteiten en functionaliteiten die geschrapt zijn uit SharePoint 2016.
Meer opties voor hybride gebruik en interactie met Office 365
De ervaring die Microsoft heeft opgedaan met Office 365, is terug te zien in SharePoint 2016. Hoewel SharePoint Online al een tijdje op de markt is, zijn de mogelijkheden voor hybride gebruik sterk uitgebreid met SharePoint 2016. In SharePoint 2013 SP1 waren er al beperkte mogelijkheden voor integratie met Office 365, in SharePoint 2016 is deze integratie verder verbeterd.
De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.
Toch is een hybride omgeving niet iets dat elk bedrijf zomaar zou moeten implementeren. Of een dergelijke omgeving interessant is hangt bijvoorbeeld af van de document management-configuratie en de interne bedrijfsstrategie. Het kiezen voor een hybride omgeving zonder voorafgaande analyse kan tot tijd- en geldverspilling leiden.
Hybrid Cloud Search als centrale zoekfunctionaliteit
Een van de mogelijkheden van SharePoint 2016 waar het meest naar uit is gekeken is het zoeken naar documenten. Met Hybrid Cloud Search kan gelijktijdig en vanaf één centraal punt worden gezocht in zowel Office 365 als SharePoint 2016 on-premise. Hiervoor moet wel de zoekfunctie van Office 365 worden gebruikt. Vanuit SharePoint 2016 on-premise kan alleen lokaal worden gezocht, en worden geen resultaten uit de cloud getoond. In de DMS Wijzer staat hoe een hybride zoekomgeving het beste kan worden ingericht en wat de verschillende mogelijkheden zijn.
Updates zonder werkonderbreking
Een bekend probleem bij SharePoint 2013 en oudere versies was de tijd die het koste om updates, foutreparaties en veiligheidspatches door te voeren. De servers waren tijdens het proces niet beschikbaar. Voor omvangrijke SharePoint-installaties kon dit proces zomaar 40 uur in beslag nemen. Dit betekende dat het systeem tijdens een gedeelte van de kantooruren niet beschikbaar was.
Met SharePoint Online is het Microsoft gelukt om dit probleem te voorkomen door het aanpassen van de software-structuur. Hierdoor kunnen updates worden doorgevoerd zonder het systeem te moeten uitschakelen. SharePoint 2016 werkt volgens dezelfde principes:
- Kleinere update-patches, voortaan geen Service Packs meer.
- Compatibiliteit met oudere versies: servers die nog geen update hebben gekregen kunnen blijven communiceren met servers die al wel zijn geüpdatet.
- Updates kunnen worden doorgevoerd zonder alle serverfarms te moeten uitschakelen.
Het is zoals gezegd niet meer nodig om Service Packs te installeren om het systeem te updaten en stabiel te houden. Let wel op dat het de servers moeten worden ingericht met MinRole, of in een high availability-omgeving.
MinRole voor ‘serverfarms’ in SharePoint 2016
MinRole werd in SharePoint 2016 geïntroduceerd om het beheer van serverfarms te verbeteren. Met MinRole kunnen aan elke individuele server in de serverfarm rollen en functies worden toegewezen. Het toewijzen van een rol gebeurt bij het inrichten van een nieuwe serverfarm, of bij het toevoegen van een nieuwe server aan een bestaande serverfarm.
Voor het laten functioneren van de automatische updates in SharePoint 2016 moeten de rollen van servers via MinRole zijn toegewezen. Veel bedrijven richten hun omgeving in met MinRole om het rendement van het systeem te verhogen, of voor het beheer van dedicated servers binnen een serverfarm. De verschillende serverrollen en -functies die kunnen worden toegewezen zijn:
- Applicatie: onderdelen en services die dienen voor client-server requests maken onderdeel uit van deze rol, en zijn geoptimaliseerd voor hoge beschikbaarheid.
- Zoeken: onderdelen en services die nodig zijn voor het zoeken van informatie in SharePoint 2016.
- Interface: alles dat nodig is om requests van gebruikers te verwerken via een webclient die is geoptimaliseerd voor een korte wachttijd.
- ‘Distributed cache’: Opslag van cache en alle diensten en onderdelen die hier mee te maken hebben.
- Gepersonaliseerd: services die niet zijn geïntegreerd binnen MinRole, bijvoorbeeld services die door de gebruiker specifiek worden geïmplementeerd.
Er kan ook een installatieprofiel worden aangemaakt op een server die kan dienen als test- of ontwikkelomgeving. Het minimum aantal servers voor het gebruik van MinRole ligt op vier, voor high availability-omgevingen ligt dit aantal op negen. Toch lijkt MinRole vooral geschikt voor bedrijven met een flinke SharePoint-omgeving en een grote serverfarm, al dan niet ingericht voor high availability.
Met MinRole is het mogelijk om grote serverfarms te updaten, zonder dat gebruikers hier wat van merken bij het uitvoeren van hun dagelijkse taken. De updates worden progressief uitgevoerd, niet alle servers worden tegelijk belast. Voor eenvoudige SharePoint 2016-omgevingen is het meestal voldoende om te kiezen voor een eenvoudiger en traditionelere vorm van updaten. Kennis van MinRole is daarbij niet nodig. In de DMS Wijzer vindt u een uitleg van hoe het maximale uit MinRole kan worden gehaald en hoe de meest gemaakte fouten bij het toewijzen van rollen aan servers kunnen worden vermeden.
Office Graph en Delve voor SharePoint 2016
Deze diensten zijn bedoeld om de samenwerking tussen werknemers te verbeteren, zowel in SharePoint 2016 als in Office 365. Delve is een applicatie binnen Office 365 die helpt bij het tonen van relevante content aan de gebruiker. Bijvoorbeeld omdat er al eerder aan de content is gewerkt, of omdat collega’s die veel hebben gedeeld.
In het begin toonde Delve alleen content van Office 365, maar nu wordt ook gekeken naar content uit SharePoint 2016 on-premise. Werknemers krijgen zo meer relevante content te zien, zelfs als ze op afstand werken met documenten die lokaal zijn opgeslagen op verschillende plekken. Delve let daarbij goed op de privacy van gegevens, en laat alleen content zien waarvoor de gebruiker toegangsrechten heeft. Wel moet het systeem goed worden geconfigureerd. Gaat een bedrijf hier niet zorgvuldig genoeg mee om, dan kan het zijn dat een gebruiker documenten te zien krijgt waarvoor de gebruikersrechten eigenlijk beperkt zouden moeten zijn.
Office Graph is een service die op de achtergrond draait, zodat Delve de relevante content aan gebruikers kan aanbieden. Office Graph slaat activiteiten en interacties van gebruikers binnen de documenten op.
Beveiliging van vertrouwelijke gegevens
Microsoft probeert het hoofd te bieden aan één van de grootste problemen van een digitale omgeving: de bescherming en veiligheid van data. SharePoint 2016 biedt meer mogelijkheden voor de beveiliging van gevoelige data in opgeslagen documenten. Hoewel SharePoint Online en Office 365 al vergelijkbare beveiliging hadden, is deze met de komst van SharePoint 2016 nu ook beschikbaar in lokale omgevingen. Vertrouwelijke en gevoelige informatie in documenten, zoals paspoortnummers en creditcard-gegevens, wordt door SharePoint herkent. In de DMS Wijzer staan tips voor het beschermen van gevoelige data binnen SharePoint 2016.
Excel Services wordt niet meer aangeboden in SharePoint 2016
Tot SharePoint 2013 was het mogelijk om Excel-bestanden aan te passen en te delen via de webclient. Met SharePoint 2016 komt hier verandering in en zal Office Online Server (voorheen Office Web Apps) moeten worden gebruikt om te kunnen werken in Excel-documenten. Daarnaast zijn ook de Business Intelligence functionaliteiten geschrapt die waren gekoppeld aan het gebruik van Excel. Wel komen hier nieuwe BI-functionaliteiten voor in de plaats door de komst van de tool Power BI.
Binnen SharePoint 2016 kan geen gebruik meer worden gemaakt van Excel, voortaan verloopt dit via Office 365. Dit betekent dat als uw bedrijf veel gebruik maakt van de functionaliteiten binnen Excel Services, rekening moet worden gehouden met extra kosten voor het implementeren van Office Online Server of Office 365.
SharePoint Foundation 2016 geschrapt
SharePoint Foundation was een gratis versie van SharePoint binnen SharePoint 2010 (vroeger Windows SharePoint Services). Deze versie beschikte over het merendeel van de functionaliteiten van de commerciële versies van SharePoint, zonder dat een licentie hoefde te worden aangeschaft.
Dit verandert met de komst van SharePoint 2016, omdat versie 2013 van SharePoint Foundation de laatst beschikbare versie zal zijn. Misschien hoopten sommigen dat met SharePoint 2016 ook een Foundation-versie zou worden uitgebracht, om zo over de voordelen van de nieuwe versie te beschikken door middel van een migratie. Microsoft heeft toegezegd de mogelijkheden voor een Foundation-versie te onderzoeken, of met een oplossing te komen voor bestaande Foundation-gebruikers.
Sommige bedrijven gaan op zoek naar alternatieven voor SharePoint, zoals Alfresco. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen SharePoint Foundation en Alfresco Community.
Prijs en licentiekosten van SharePoint 2016
SharePoint 2016 is uitgebracht en ook de prijzen zijn inmiddels bekend. Zoals in de vorige paragraaf besproken, wordt SharePoint Foundation niet meer aangeboden, waardoor veel bedrijven met versie 2013 door zullen moeten. De andere optie is betalen voor de server en de client access licentie (CAL). Daar komt bij dat SharePoint 2016 niet meer kan worden uitgevoerd op SQL Server Express, waardoor de totale kosten verder toenemen.
Aan de andere kant is het wel zo dat Office 365 bij de meeste bedrijfslicenties inbegrepen zit. Toch is dit niet altijd een voordeel. Het kan voorkomen dat een bedrijf alleen SharePoint on-premise wil gebruiken, maar indirect ook betaalt voor Office 365. Bedrijven die uit strategische of veiligheidsoverwegingen geen gebruik willen maken van de cloud betalen dus eigenlijk dubbel. Let daarom bij de onderhandelingen goed op alle voorwaarden. Tips voor bij het onderhandelen staan in de DMS Wijzer.
Voor het gebruik van SharePoint zal hoe dan ook een SharePoint Server-licentie moeten worden aangeschaft voor elke server waarop de software draait. Daarnaast is een SQL Enterprise serverlicentie nodig, en een client access licentie voor elke gebruiker of apparaat dat toegang heeft tot de SharePoint-server.
Stappenplan voor een geslaagde implementatie
Bij het implementeren van een DMS- systeem als SharePoint, gaat het niet alleen om de technische implementatie. Het is belangrijk te denken vanuit de gebruiker, ook bij het inrichten van de contentstructuur.
Als er al gebruik wordt gemaakt van een voorgaande versie van SharePoint is de implementatie (migratie) niet heel ingewikkeld. Het proces wordt complexer als gekozen wordt voor een hybride omgeving met Office 365, of als er maatwerk nodig is.
Of een SharePoint-implementatie succesvol verloopt hangt af van een groot aantal factoren: de kwaliteit en ervaring van de leverancier die helpt bij het project, de mate van betrokkenheid van medewerkers, de snelheid waarmee het project wordt uitgevoerd, etc. Een implementatie zonder problemen kan vooraf nooit worden gegarandeerd, maar de punten die nu volgen helpen bij het voorkomen van de meest gemaakte fouten tijdens een SharePoint 2016-implementatie.
1. Voorbereiding
Of SharePoint nu voor de eerste keer wordt geïmplementeerd, of dat het gaat om een upgrade, belangrijk is om het doel te bepalen dat met het nieuwe systeem moet worden bereikt. Het gebrek aan een duidelijke visie met betrekking tot het systeem kan desastreus zijn voor de implementatie. Analyseer vooraf welke veranderingen de installatie van SharePoint 2016 met zich meebrengt, waarom deze veranderingen noodzakelijk zijn en wat de beste manier is om deze veranderingen door te voeren.
2. Richt een testomgeving in
Zodra er voldoende draagvlak is gecreëerd voor een SharePoint 2016 implementatie, en een doordacht implementatieplan is opgesteld, kan het systeem worden getest. Het testen van nieuwe functionaliteiten voorafgaand aan de uiteindelijke implementatie kan een organisatie een hoop narigheid besparen. Soms leiden de resultaten uit de test tot een flinke wijziging van het oorspronkelijke implementatieplan. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een bedrijf vooraf geen Office 365 wil installeren en hybride functionaliteiten uitsluit, maar dat na de testfase uiteindelijk toch wordt besloten om Office 365 in de cloud te installeren in plaats van SharePoint.
Een testomgeving kan op één serverfarm worden ingericht. In deze serverfarm worden alle noodzakelijke onderdelen op één server geïnstalleerd, zodat testen kunnen worden uitgevoerd.
3. Definieër de datastructuur in SharePoint
Zodra het systeem is getest en beoordeeld, is het tijd om opnieuw te kijken naar de manier waarop de content het best kan worden ingericht. Het gebruik van Office 365, OneDrive en alle nieuwe SharePoint 2016-functionaliteiten heeft invloed op de configuratie en structuur van de content. Bedrijven die beschikken over Office 365 kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om kleine documenten binnen de Office-omgeving te houden om opslagruimte op de eigen servers te besparen. Of een bedrijf kiest er juist voor om de documenten zoveel mogelijk binnen SharePoint te houden omdat medewerkers deze documenten veelvuldig raadplegen.
4. Start van het implementatie-traject
Zodra een organisatie duidelijk voor ogen heeft hoe het project moet worden uitgevoerd en de datastructuur is gedefinieerd, dan kan worden gestart met de implementatie. Toch kan het project nog altijd in het honderd lopen, hoe goed het project ook is voorbereid.
Afhankelijk van de bedrijfsstructuur kan worden gekozen voor een implementatie per departement of per werkgroep. Functionaliteiten kunnen daarnaast ook stapsgewijs worden toegevoegd, zodat de impact op de gebruiker nauwkeurig kan worden gemeten.
Het stapsgewijs toevoegen heeft een ander groot voordeel. Fouten kunnen al in een vroeg stadium worden gedetecteerd en opgelost.
Naarmate de SharePoint 2016 implementatie vordert, moet ook worden geëvalueerd hoe gebruikers reageren op de veranderingen tijdens hun dagelijkse werk. Dit hangt van een aantal factoren af. De verandering is minder groot bij een overgang van SharePoint 2013 naar SharePoint 2016, dan als er een volledig nieuw CMS wordt geïnstalleerd. Een andere factor die meespeelt is de voorbereiding van de gebruikers op het systeem. Licht eindgebruikers van te voren goed in over de informatiestructuur, functionaliteiten enz.
5. Na de implementatie
Is het de eerste keer dat uw bedrijf SharePoint gaat gebruiken? Houd er dan rekening mee dat het systeem optisch veel op Office 365 of Windows 10 lijkt, maar dat er wel degelijk wat basiskennis nodig is om het systeem te kunnen gebruiken. Het kan soms raadzaam zijn om medewerkers een opleiding te geven, zodat vanaf het begin een maximaal rendement uit het systeem kan worden gehaald.
Als gebruikers zich uiteindelijk niet aan het systeem kunnen aanpassen, kan dat in het ergste geval leiden tot het stopzetten van het SharePoint-project. Dit aspect wordt door sommige bedrijven nog wel eens onderschat. In de DMS Wijzer vindt u een vijftal tips die de kans aanzienlijk vergroten dat medewerkers SharePoint uiteindelijk succesvol gebruiken.
Upgrade van een eerdere Sharepoint-versie: hoe gaat dit precies in zijn werk?
Met de komst van de nieuwe SharePoint-versie vragen veel bedrijven en IT managers zich af hoe ze kunnen upgraden naar de nieuwste versie. Net als bij vorige versies stelt Microsoft tools ter beschikking waarmee data en configuraties eenvoudig kunnen worden gemigreerd. Deze methode heeft echter één grote beperking: het werkt alleen voor SharePoint 2013. Een upgrade van SharePoint 2013 naar SharePoint 2016 is daarom een stuk eenvoudiger dan een upgrade van een oudere versie dan 2013.
Bedrijven met een oudere versie dan SharePoint 2013
De enige mogelijkheid om vanaf SharePoint 2003, 2007 of 2010 te upgraden, is om eerst te upgraden naar SharePoint 2013, en vervolgens naar SharePoint 2016. Deze tussenstap brengt meer kosten met zich mee en neemt meer tijd in beslag. Vooral voor bedrijven die over een complexe SharePoint-omgeving beschikken met veel gegevens kan een upgrade flink wat kopzorgen opleveren. Gelukkig bestaan er tools van derde partijen waarmee wel vanuit versies ouder dan 2013 kan worden geüpgraded naar versie 2016. Hoe dit precies in z’n werk gaat staat beschreven in de DMS Wijzer.
Bedrijven met een sterk gepersonaliseerde SharePoint-omgeving
Als een organisatie de SharePoint-omgeving op een aantal punten specifiek heeft geconfigureerd, dan kan het zijn dat deze configuraties niet automatisch blijven functioneren in SharePoint 2016. De kans dat de operatie slaagt neemt verder af bij versies ouder dan 2013. Een mogelijke oplossing kan zijn om vooraf deze specifieke onderdelen te herconfigureren zodat de migratie toch een succes wordt.
Wat gebeurt er met de functionaliteiten die zijn geschrapt in SharePoint 2016?
Voor elke nieuwe SharePoint-versie bekijkt Microsoft welke functionaliteiten weinig worden gebruikt of moeten worden verbeterd. Sommige functionaliteiten zijn daarom verdwenen in de 2016-versie. Bedrijven die deze functionaliteiten wel gebruiken zullen daarom een plan van aanpassing moeten ontwerpen, zodat processen die altijd in SharePoint hebben gefunctioneerd, ook in de nieuwe versie blijven functioneren. Het is aan te raden daarvoor een beroep te doen op een SharePoint-specialist. Die kan bepalen op welke manier het schrappen van bepaalde functies door Microsoft het slimste kan worden ondervangen.
Hoe zit het met tools en add-ons van externe partijen?
Ga vooraf na of alle SharePoint-uitbreidingen van externe partijen upgrades hebben ontvangen voor gebruik in SharePoint 2016. Omdat dit niet van Microsoft afhangt, zal elke tool of add-on moeten worden gecontroleerd op compatibiliteit met versie 2016.
Om te voorkomen dat een SharePoint-project in een tragedie eindigt, zijn er een aantal punten waaraan speciale aandacht moet worden geschonken. Bent u niet helemaal zeker van uw zaak, schakel dan de hulp van een consultant of specialist in die het proces kan begeleiden. Omdat SharePoint 2016 nog niet zo lang op de markt is, is het belangrijk onderzoek te doen naar de ervaring van de leverancier die u op het oog heeft. In de DMS Wijzer staat hoe de meest geschikte SharePoint-leverancier kan worden gekozen en welke leveranciers ervaring hebben in uw sector.
