SharePoint 2013 is ontworpen door Microsoft en behoort tot de Office-producten. SharePoint 2013 is een platform waar allerlei soorten informatie, processen, gegevens en mensen bij elkaar worden gebracht. SharePoint is van origine geen document management systeem, het wordt gezien als een veel breder raamwerk voor diverse bedrijfsprocessen.

Update: Lees ook het nieuwe artikel over SharePoint 2016Bijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden..

SharePoint 2013 evolutie

Sinds de lancering in 2001 heeft Microsoft met SharePoint inmiddels een bekende bedrijfsoplossing op de markt. In het begin vormde het platform een verbinding tussen het intranetEen intranet is een privénetwerk binnen een organisatie waartoe uitsluitend medewerkers toegang hebben. Dit netwerk kan bestaan uit gekoppelde Local Area Networks (LAN) of eventueel zelfs Wide Area Networks (WAN’s). Via een gateway hebben gebruikers van het intranet ook toegang tot het reguliere internet, zij het soms met bepaalde beperkingen. en het content- en document management systeem. Tegenwoordig is het platform uitgebreid met talloze mogelijkheden, zoals portalen, bibliotheken, samenwerken, sociale netwerken, websitebeheer, Business IntelligenceBedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software.  en nog veel meer. Vaak zijn ook andere bedrijfssystemen, zoals Enterprise Resource Planning (ERP)Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. en Customer Relationship Management (CRM)Customer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie., uitgerust om een connectie met SharePoint te kunnen maken voor een optimale samenwerking.

SharePoint op DMS-shortlist?

Gezien het brede aanbod van SharePoint op het gebied van procesverbetering, is SharePoint 2013 een populaire optie voor de DMS longlist. Maar aan de andere kant kent het platform dankzij de vele en uitgebreide mogelijkheden ook zijn nadelen. Het softwarepakketOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. is namelijk niet puur en alleen gericht op Document Management. Wanneer een organisatie specifiek op zoek is naar een Document Management SysteemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies?, zijn wellicht gespecialiseerde DMS pakketten een betere optie. Hoewel SharePoint 2013 degelijke opties bevat voor documentbeheer, hebben sommige organisaties behoefte aan extra functionaliteiten die niet standaard in SharePoint 2013 zitten.

SharePoint 2013 als Document Management Systeem

ICT Portal is in de verhitte discussie gedoken of SharePoint wel geschikt is als Document Management Systeem. De meningen van voor- en tegenstanders en het eindoordeel komen aan bod in het artikel ‘Is SharePoint wel geschikt als DMS?’, een onderdeel van de gratis DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers, functionaliteiten, tips en belangrijke valkuilen voor verschillende pakketten, waaronder SharePoint..

Geschiedenis versies SharePoint

• Microsoft SharePoint 2001
• Microsoft SharePoint 2003
• Microsoft SharePoint 2007
• Microsoft SharePoint 2010
• Microsoft SharePoint 2013
• Microsoft SharePoint 2016

Uitbreiding met Apps

De functionaliteiten van SharePoint 2013 kunnen worden uitgebreid met applicaties. Deze applicaties zijn in betaalde en gratis vormen te vinden in de SharePoint-winkel. Hier zijn applicaties te vinden om documenten te redigeren of om bijvoorbeeld documenten elektronisch te ondertekenen en te verzenden. Op dit moment zijn er ruim 800 applicaties speciaal voor SharePoint beschikbaar.

Implementatie van een SharePoint-systeem

SharePoint 2013 is zowel beschikbaar in de cloudCloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database. als on-premiseLetterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.. Een organisatie kan voordeel hebben bij de nieuwe technologie van een Document Management Systeem in de cloudBedrijfsdocumenten bevatten vaak gevoelige informatie, waardoor de optie voor een document management systeem in de cloud soms met argusogen wordt bekeken. De plek waar deze content wordt opgeslagen is namelijk van cruciaal belang. Deze opslagplek hangt af van de manier waarop het DMS wordt geïnstalleerd. Een documentbeheersysteem kan op de servers binnen de eigen organisatie of in de cloud geïmplementeerd worden. Er zijn daarbij drie verschillende mogelijkheden: private cloud, public cloud en hybrid cloud., maar cloud-DMS moet wel passen bij de organisatie. Sommige organisaties combineren diverse vormen van de cloud voor hun bedrijfsoplossingen, dit wordt ook wel hybrid cloud genoemd.

Combinatie met Office 365

Aangezien SharePoint onderdeel is van de Office-familie, kan ervoor worden gekozen om tegelijkertijd Office 365Office 365 is de document management oplossing in de cloud van Microsoft, maar biedt ook mogelijkheden voor het creëren van documenten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Office 365 is inmiddels voor een groeiend aantal bedrijven een serieus alternatief voor de on-premise versie van het MS Office-pakket. In een bepaald opzicht lijkt Office 365 op de on-premise versie, maar er zijn wel degelijk een aantal verschillen. Wat zijn deze verschillen precies? te gebruiken. Het voordeel van Office 365 is dat je zowel offline als online kunt werken met de meest recente documentversies. Ook via mobiel en tablet is Office 365 te bereiken en kunnen er op elk gewenst moment gebruikers en functionaliteiten worden toegevoegd. In combinatie met SharePoint 2013 of 2016 kunnen de documenten met Office 365 eenvoudig worden opgeslagen, gedeeld, gearchiveerdBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is. en gesynchroniseerd. Kostbare tijd wordt bespaard door real-time samenwerking tussen personeel, actuele agenda’s en beschikbaarheid van collega’s zijn zichtbaar, en vanaf elke locatie zijn online conferenties mogelijk. Meer informatie over SharePoint is te vinden in de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers, functionaliteiten, tips en belangrijke valkuilen voor verschillende pakketten, waaronder SharePoint..