SharePoint 2013
SharePoint 2013 is ontworpen door Microsoft en behoort tot de Office-producten. SharePoint 2013 is een platform waar allerlei soorten informatie, processen, gegevens en mensen bij elkaar worden gebracht. SharePoint is van origine geen document management systeem, het wordt gezien als een veel breder raamwerk voor diverse bedrijfsprocessen.
Update: Lees ook het nieuwe artikel over SharePoint 2016.
SharePoint 2013 evolutie
Sinds de lancering in 2001 heeft Microsoft met SharePoint inmiddels een bekende bedrijfsoplossing op de markt. In het begin vormde het platform een verbinding tussen het intranet en het content- en document management systeem. Tegenwoordig is het platform uitgebreid met talloze mogelijkheden, zoals portalen, bibliotheken, samenwerken, sociale netwerken, websitebeheer, Business Intelligence en nog veel meer. Vaak zijn ook andere bedrijfssystemen, zoals ERP en CRM, uitgerust om een connectie met SharePoint te kunnen maken voor een optimale samenwerking.
SharePoint op DMS-shortlist?
Gezien het brede aanbod van SharePoint op het gebied van procesverbetering, is SharePoint 2013 een populaire optie voor de DMS longlist. Maar aan de andere kant kent het platform dankzij de vele en uitgebreide mogelijkheden ook zijn nadelen. Het softwarepakket is namelijk niet puur en alleen gericht op Document Management. Wanneer een organisatie specifiek op zoek is naar een Document Management Systeem, zijn wellicht gespecialiseerde DMS pakketten een betere optie. Hoewel SharePoint 2013 degelijke opties bevat voor documentbeheer, hebben sommige organisaties behoefte aan extra functionaliteiten die niet standaard in SharePoint 2013 zitten.
SharePoint 2013 als Document Management Systeem
ICT Portal is in de verhitte discussie gedoken of SharePoint wel geschikt is als Document Management Systeem. De meningen van voor- en tegenstanders en het eindoordeel komen aan bod in het artikel ‘Is SharePoint wel geschikt als DMS?’, een onderdeel van de gratis DMS Wijzer 2018.
Geschiedenis versies SharePoint
- Microsoft SharePoint 2001
- Microsoft SharePoint 2003
- Microsoft SharePoint 2007
- Microsoft SharePoint 2010
- Microsoft SharePoint 2013
- Microsoft SharePoint 2016
Uitbreiding met Apps
De functionaliteiten van SharePoint 2013 kunnen worden uitgebreid met applicaties. Deze applicaties zijn in betaalde en gratis vormen te vinden in de SharePoint-winkel. Hier zijn applicaties te vinden om documenten te redigeren of om bijvoorbeeld documenten elektronisch te ondertekenen en te verzenden. Op dit moment zijn er ruim 800 applicaties speciaal voor SharePoint beschikbaar.
Implementatie van een SharePoint-systeem
SharePoint 2013 is zowel beschikbaar in de cloud als on-premise. Een organisatie kan voordeel hebben bij de nieuwe technologie van een Document Management Systeem in de cloud, maar cloud-DMS moet wel passen bij de organisatie. Sommige organisaties combineren diverse vormen van de cloud voor hun bedrijfsoplossingen, dit wordt ook wel hybrid cloud genoemd.
Combinatie met Office 365
Aangezien SharePoint onderdeel is van de Office-familie, kan ervoor worden gekozen om tegelijkertijd Office 365 te gebruiken. Het voordeel van Office 365 is dat je zowel offline als online kunt werken met de meest recente documentversies. Ook via mobiel en tablet is Office 365 te bereiken en kunnen er op elk gewenst moment gebruikers en functionaliteiten worden toegevoegd. In combinatie met SharePoint 2013 of 2016 kunnen de documenten met Office 365 eenvoudig worden opgeslagen, gedeeld, gearchiveerd en gesynchroniseerd. Kostbare tijd wordt bespaard door real-time samenwerking tussen personeel, actuele agenda’s en beschikbaarheid van collega’s zijn zichtbaar, en vanaf elke locatie zijn online conferenties mogelijk. Meer informatie over SharePoint is te vinden in de DMS Wijzer.
