WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Implementatie van Alfresco: voltooi succesvol dit DMS-project

Het slagen van een implementatie van Alfresco hangt in belangrijke mate af van een goede voorbereiding. Organisaties doen er goed aan alle personen op de afdelingen waar informatie wordt beheerd en geproduceerd te betrekken bij het project. Een goede implementatie van Alfresco vereist soepele samenwerking tussen systeembeheerders, content managers en de eventuele implementatiepartner. Zoals bij de implementatie van elke software-oplossing kan het projectteam tijdens de implementatie obstakels tegenkomen. In de DMS Wijzer vindt u de meest voorkomende fouten die worden gemaakt tijdens Alfresco-implementaties.

Grondbeginselen van een Alfresco-implementatie

Het type licentie is één van de belangrijkste aspecten waarmee rekening moet worden gehouden tijdens de implementatie. Omdat Alfresco voortkomt uit een open source project bestaat de mogelijkheid om Alfresco Community te installeren. Dit is een gratis te gebruiken versie, maar zonder support. Het volledige implementatietraject zal door de eigen IT-afdeling moeten worden uitgevoerd. Wel is er ondersteuning in de vorm van fora en wikis van de Alfresco community, waar handleidingen kunnen worden geraadpleegd en vragen kunnen worden gesteld aan andere gebruikers. Hoewel Alfresco Community financieel het meest interessant is, kiezen de meeste organisaties voor de betaalde variant. Het gebrek aan support en de zware wissel die wordt getrokken op het eigen ICT-team maken de Community-versie voor veel bedrijven minder aantrekkelijk.

Alfresco Enterprise is de naam van de commerciële variant, met meer functionaliteiten en ondersteuning. Deze versie is geschikt voor organisaties met een complexere informatiestructuur, waarbij ook bepaalde bedrijfsprocessen kunnen worden beheerd (business process management met behulp van Alfresco Activiti). Afhankelijk van de complexiteit van de bedrijfsomgeving en de capaciteit(en) van de interne ICT-afdeling is het aan te bevelen een gespecialiseerde partner in te schakelen voor de implementatie.

implementatie alfresco platforms

Na aankoop van de licenties en het afronden van de implementatie zal er periodiek onderhoud aan het systeem moeten plaatsvinden. Dit onderhoud kan worden afgenomen bij Alfresco zelf of bij gecertificeerde Alfresco partners. Meestal verzorgt de implementatiepartner later ook het onderhoud van het systeem. Het ligt binnen de strategie van Alfresco om de rol van de partner steeds groter te maken. Het is daarom van groot belang een goede Alfresco partner te kiezen om het systeem zo goed en goedkoop mogelijk te laten functioneren. In de DMS Wijzer staan de punten waar bij de selectie van de meest geschikte leverancier aandacht aan moet worden geschonken.

Minimum hardware- en softwarevereisten

Voor een geslaagde Alfresco-implementatie zijn er een aantal eisen die aan de hardware worden gesteld. Daarnaast wordt het gebruik van bepaalde software aangeraden om Alfresco goed te laten functioneren.

Hardware

Een kleine Alfresco-installatie kan in principe op elke kleine server worden geïnstalleerd, hoewel dit afhankelijk is van het aantal gebruikers. Voor een optimaal functionerend systeem wordt de volgende hardware aangeraden:

  • 64-bits systemen: hoewel 32-bits systemen ook worden ondersteund, neemt het rendement met 64-bits systemen toe.
  • Processor kloksnelheid van minimaal 2.0 GHz.
  • Voldoende RAM geheugen voor zowel het besturingssysteem als voor Java Virtual Machine (JVM).
  • Ruimte op de harddisk voor zowel het totale volume aan documenten, inclusief tijdelijke bestanden en verschillende versies van hetzelfde bestand.

De minimum systeemvereisten hangen ook af van het aantal gebruikers dat tegelijkertijd is ingelogd. In de DMS Wijzer zijn voor verschillende gebruikersaantallen de CPU en RAM vereisten te vinden.

Software

Op het gebied van software worden de volgende eisen gesteld:

  • Database: Alfresco beschikt standaard over een PostgreSQL 9.3.6 database. Daarnaast is er een groot aantal andere databases dat wordt ondersteund: DB2, MariaDB, MySQL, Oracle, SQL Server, of Amazon RDS.
  • Applicatieserver: Alfresco 5.0 wordt uitgevoerd in Tomcat.
  • LibreOffice: voor het converteren van documenten naar verschillende bestandsformaten gebruikt Alfresco LibreOffice 4.2.
  • Ontwikkelaarskit JDK (Java Development Kit): voor versie 5.0 van Alfresco worden Java versies 7.0 en 8.0 ondersteund.
  • Imagemagick: voor previews van afbeeldingen.
  • GhostScript: zorgt samen met Imagemagick voor previews van afbeeldingen.

Hoe lang duurt het implementeren van Alfresco?

De implementatieduur hangt af van welke versie en functionaliteiten een organisatie gebruik wil maken. Op basis van een onderzoek uitgevoerd door Forrester schommelt de gemiddelde implementatietijd rond de 2 en 6 maanden. Het gaat hier om een schatting, waarbij er verschillende factoren zijn die de implementatieduur kunnen beïnvloeden.

alfresco implementatie redenen forrester

Over het algemeen hoeft een DMS implementatietraject niet lang te duren. DMS-projecten worden meestal sneller afgerond dan bijvoorbeeld ERP– of HRM-projecten. Toch kan een organisatie te maken krijgen met tegenvallers tijdens het implementeren, waardoor de oorspronkelijke opleverdatum uiteindelijk wordt bijgesteld. In de DMS Wijzer staat waar een bedrijf rekening mee zou moeten houden bij de voorbereiding op een Alfresco-implementatie.

Stappenplan voor een Alfresco-implementatie

Maar hoe kan nu het best worden gestart met het implementeren van Alfresco? Het volgende stappenplan geeft een idee van de te volgen route tijdens het implementatietraject.

  1. Bepaal binnen welke bronnen informatie staat opgeslagen: informatie wordt binnen een bedrijf meestal op verschillende plekken opgeslagen. Zeker als de informatiestromen onoverzichtelijk zijn, is het van belang de herkomst (bijvoorbeeld applicaties, fileservers, mailservers etc.) van verschillende bestanden in kaart te brengen.
  2. Identificeer de content producenten: net zoals dat er verschillende plekken zijn waar informatie wordt opgeslagen, zijn er binnen een bedrijf ook verschillende personen betrokken bij de productie van content. Het is belangrijk een goed beeld van deze groep te hebben, om later de juiste gebruikersrollen toe te kunnen wijzen. Bepaal tot welke informatie een medewerker toegang zou moeten hebben voor het uitvoeren van zijn of haar dagelijkse taken.
  3. Bepaal welke processen een rol spelen bij het maken van content: het identificeren en structuren van deze processen is van groot belang voor een geslaagde implementatie van Alfresco. Een organisatie met een goed beeld van hoe content door gebruikers wordt geproduceerd, is later beter in staat de Alfresco ontwikkelaars aan te sturen bij het implementeren van de juiste workflows.
  4. Ontwerp de interne documentstructuur: denk na over de hiërarchie van documenten en categoriseer content op basis van type informatie en metadata.
  5. Creëer de contentstructuur: hoeveel gebruikersgroepen en -rollen moeten er worden aangemaakt? Wat is de standaard opslagruimte per gebruiker?
  6. Koppel de functionaliteiten van Alfresco aan de verschillende bedrijfsprocessen: met de informatie uit stap 1 en 2 kunnen pakketfunctionaliteiten worden gelinkt aan de workflows die een rol spelen bij de contentproductie.
  7. Implementeer de standaardfuncties: na het implementeren van de basisfunctionaliteiten kan het systeem worden getest door gebruikers. Zo kan worden bepaald of het systeem naar behoren functioneert, en of er nog proces- of prestatieverbeteringen mogelijk zijn.
  8. (Optioneel) Implementeer functionaliteiten op maat: nadat de basisfunctionaliteiten door gebruikers zijn getest, wordt duidelijk of bepaalde gebruikers nog functionaliteiten missen. In de DMS Wijzer 2023 wordt uitgebreider ingegaan op de verschillende Alfresco-functionaliteiten die kunnen worden gepersonaliseerd.

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 29 februari). Implementatie van Alfresco: voltooi succesvol dit DMS-project. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/onderwerpen/document-management-systemen/dms-pakketten/alfresco/implementatie-alfresco
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties