Implementatie van Alfresco: voltooi succesvol dit DMS-project

Het slagen van een implementatie van Alfresco hangt in belangrijke mate af van een goede voorbereiding. Organisaties doen er goed aan alle personen op de afdelingen waar informatie wordt beheerd en geproduceerd te betrekken bij het project. Een goede implementatie van Alfresco vereist soepele samenwerking tussen systeembeheerders, content managers en de eventuele implementatiepartner. Zoals bij de implementatie van elke software-oplossing kan het projectteam tijdens de implementatie obstakels tegenkomen. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en tips voor de implementatie van verschillende pakketten, waaronder Alfresco. vindt u de meest voorkomende fouten die worden gemaakt tijdens Alfresco-implementaties.

Grondbeginselen van een Alfresco-implementatie

Het type licentie is één van de belangrijkste aspecten waarmee rekening moet worden gehouden tijdens de implementatie. Omdat Alfresco Alfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer.voortkomt uit een open sourceIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP). project bestaat de mogelijkheid om Alfresco Community te installeren. Dit is een gratis te gebruiken versie, maar zonder support. Het volledige implementatietrajectHet is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd. zal door de eigen IT-afdeling moeten worden uitgevoerd. Wel is er ondersteuning in de vorm van fora en wikis van de Alfresco community, waar handleidingen kunnen worden geraadpleegd en vragen kunnen worden gesteld aan andere gebruikers. Hoewel Alfresco Community financieel het meest interessant is, kiezen de meeste organisaties voor de betaalde variant. Het gebrek aan support en de zware wissel die wordt getrokken op het eigen ICT-team maken de Community-versie voor veel bedrijven minder aantrekkelijk.

Alfresco Enterprise is de naam van de commerciële variant, met meer functionaliteitenDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring. en ondersteuning. Deze versie is geschikt voor organisaties met een complexere informatiestructuur, waarbij ook bepaalde bedrijfsprocessen kunnen worden beheerd (business process managementBusiness Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd. met behulp van Alfresco Activiti). Afhankelijk van de complexiteit van de bedrijfsomgeving en de capaciteit(en) van de interne ICT-afdeling is het aan te bevelen een gespecialiseerde partner in te schakelen voor de implementatie.

Na aankoop van de licenties en het afronden van de implementatie zal er periodiek onderhoud aan het systeem moeten plaatsvinden. Dit onderhoud kan worden afgenomen bij Alfresco zelf of bij gecertificeerde Alfresco partners. Meestal verzorgt de implementatiepartner later ook het onderhoud van het systeem. Het ligt binnen de strategie van Alfresco om de rol van de partner steeds groter te maken. Het is daarom van groot belang een goede Alfresco partner te kiezen om het systeem zo goed en goedkoop mogelijk te laten functioneren. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en tips voor de implementatie van verschillende pakketten, waaronder Alfresco. staan de punten waar bij de selectie van de meest geschikte leverancier aandacht aan moet worden geschonken.

Minimum hardware- en softwarevereisten

Voor een geslaagde Alfresco-implementatie zijn er een aantal eisen die aan de hardwareDe hardware van een informatiesysteem is de materiële component, alles wat je fysiek kan aanraken. Voorbeelden hiervan zijn de computermuis, het scherm, het toetsenbord, de processor, de harde schijf etc. Om een informatiesysteem te doen werken, moet deze hardware aangedreven worden door verschillende programma’s, die niet materieel zijn. Zo is er een besturingssysteem nodig (zoals Windows of MacOS), en wordt er vaak extra software geïnstalleerd voor de uitvoering van specifieke taken. Dit kunnen eenvoudige taken zijn zoals tekstverwerking, maar ook video-editing of zelfs de gehele Enterprise Resource Planning. worden gesteld. Daarnaast wordt het gebruik van bepaalde software aangeraden om Alfresco goed te laten functioneren.

Hardware

Een kleine Alfresco-installatie Wanneer een kleine organisatie problemen ondervindt met document management, wordt er in eerste instantie meestal gekozen voor een gedeelde netwerkschijf. Zo hoeven documenten niet meer na elke verandering per e-mail worden doorgestuurd. Daarnaast zijn ook gratis platformen zoals Dropbox of Google Drive populaire tools om te kunnen samenwerken in documenten. Maar na een tijdje merken bedrijven dat een gedeelde netwerkschijf of gratis platform hun problemen niet helemaal wegneemt. Er is bijvoorbeeld geen versiebeheer en elke werknemer heeft zijn eigen manier van opslaan. Zo blijft de grote hoeveelheid documenten die worden opgeslagen een chaos. Dan wordt duidelijk dat een uitgebreider systeem voor documentbeheer een betere optie is.kan in principe op elke kleine server worden geïnstalleerd, hoewel dit afhankelijk is van het aantal gebruikers. Voor een optimaal functionerend systeem wordt de volgende hardware aangeraden:

• 64-bits systemen: hoewel 32-bits systemen ook worden ondersteund, neemt het rendement met 64-bits systemen toe.
• Processor kloksnelheid van minimaal 2.0 GHz.
• Voldoende RAM geheugen voor zowel het besturingssysteem als voor Java Virtual MachineEen virtual machine of Hypervisor is een virtueel apparaat binnen een fysieke computer. Binnen de fysieke computer wordt er als het ware een andere computer nagebootst. Zo kunnen taken worden uitgevoerd die het oorspronkelijke besturingssysteem niet kan opvangen, of die beter gescheiden blijven van het basissysteem. Hierbij wordt het oorspronkelijke besturingssysteem host genoemd, terwijl het besturingssysteem van de virtual machine guest heet. (JVM).
• Ruimte op de harddisk voor zowel het totale volume aan documenten, inclusief tijdelijke bestanden en verschillende versies van hetzelfde bestandWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden..

De minimum systeemvereisten hangen ook af van het aantal gebruikers dat tegelijkertijd is ingelogd. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en tips voor de implementatie van verschillende pakketten, waaronder Alfresco. zijn voor verschillende gebruikersaantallen de CPU en RAM vereisten te vinden.

Software

Op het gebied van software worden de volgende eisen gesteld:

• Database: Alfresco beschikt standaard over een PostgreSQL 9.3.6 databaseIn een database, ook wel gegevensbank of databank genoemd, worden gegevens verzameld, georganiseerd en gelinkt aan elkaar. Vanaf gekoppelde computers kunnen er zo snel data worden opgevraagd. Via het databasemodel zijn tegenwoordig ook uitgebreide analyses mogelijk. De meest moderne databases zijn tot slot ook in staat om gespecialiseerde rapportages te maken van complexe gegevens.. Daarnaast is er een groot aantal andere databases dat wordt ondersteund: DB2, MariaDB, MySQL, Oracle, SQL Server, of Amazon RDS.
• Applicatieserver: Alfresco 5.0 wordt uitgevoerd in Tomcat.
• LibreOffice: voor het converteren van documenten naar verschillende bestandsformaten gebruikt Alfresco LibreOffice 4.2.
• Ontwikkelaarskit JDK (Java Development Kit): voor versie 5.0 van Alfresco worden Java versies 7.0 en 8.0 ondersteund.
• Imagemagick: voor previews van afbeeldingen.
• GhostScript: zorgt samen met Imagemagick voor previews van afbeeldingen.

Hoe lang duurt het implementeren van Alfresco?

De implementatieduur hangt af van welke versie en functionaliteiten een organisatie gebruik wil maken. Op basis van een onderzoek uitgevoerd door Forrester schommelt de gemiddelde implementatietijd rond de 2 en 6 maanden. Het gaat hier om een schatting, waarbij er verschillende factoren zijn die de implementatieduur kunnen beïnvloeden.

Over het algemeen hoeft een DMS implementatietraject niet lang te duren. DMS-projecten worden meestal sneller afgerond dan bijvoorbeeld ERPEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.– of HRM-projectenHRM staat voor Human Resources Management. Software voor HRM stroomlijnt en automatiseert personeelszaken. Meestal hebben organisaties met veel personeel een speciale personeelsafdeling, oftewel een HR-afdeling. Bij Human Resource Management ligt de focus op de aandacht voor het personeel, het registreren van verzuim en van gewerkte uren, salaris en verlofaanvragen. Er zijn softwaresystemen op de markt waardoor deze HRM-zaken sneller en vloeiender kunnen verlopen. Vraag kosteloos de HRM Wijzer aan voor een vergelijking tussen verschillende soorten HRM-systemen.. Toch kan een organisatie te maken krijgen met tegenvallers tijdens het implementeren, waardoor de oorspronkelijke opleverdatum uiteindelijk wordt bijgesteld. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, leveranciers en tips voor de implementatie van verschillende pakketten, waaronder Alfresco. staat waar een bedrijf rekening mee zou moeten houden bij de voorbereiding op een Alfresco-implementatie.

Stappenplan voor een Alfresco-implementatie

Maar hoe kan nu het best worden gestart met het implementeren van Alfresco? Het volgende stappenplan geeft een idee van de te volgen route tijdens het implementatietraject.

1. Bepaal binnen welke bronnen informatie staat opgeslagen: informatie wordt binnen een bedrijf meestal op verschillende plekken opgeslagen. Zeker als de informatiestromen onoverzichtelijk zijn, is het van belang de herkomst (bijvoorbeeld applicaties, fileservers, mailservers etc.) van verschillende bestanden in kaart te brengen.
2. Identificeer de content producenten: net zoals dat er verschillende plekken zijn waar informatie wordt opgeslagen, zijn er binnen een bedrijf ook verschillende personen betrokken bij de productie van content. Het is belangrijk een goed beeld van deze groep te hebben, om later de juiste gebruikersrollen toe te kunnen wijzen. Bepaal tot welke informatie een medewerker toegang zou moeten hebben voor het uitvoeren van zijn of haar dagelijkse taken.
3. Bepaal welke processen een rol spelen bij het maken van content: het identificeren en structuren van deze processen is van groot belang voor een geslaagde implementatie van Alfresco. Een organisatie met een goed beeld van hoe content door gebruikers wordt geproduceerd, is later beter in staat de Alfresco ontwikkelaars aan te sturen bij het implementeren van de juiste workflowsEen workflow, werkstroom genoemd in het Nederlands, is een opeenvolging van stappen die bedrijven moeten doorlopen om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een workflow wordt in een softwaresysteem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren..
4. Ontwerp de interne documentstructuur: denk na over de hiërarchie van documenten en categoriseer content op basis van type informatie en metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags..
5. Creëer de contentstructuur: hoeveel gebruikersgroepen en -rollen moeten er worden aangemaakt? Wat is de standaard opslagruimte per gebruiker?
6. Koppel de functionaliteiten van Alfresco aan de verschillende bedrijfsprocessen: met de informatie uit stap 1 en 2 kunnen pakketfunctionaliteiten worden gelinkt aan de workflows die een rol spelen bij de contentproductie.
7. Implementeer de standaardfuncties: na het implementeren van de basisfunctionaliteiten kan het systeem worden getest door gebruikers. Zo kan worden bepaald of het systeem naar behoren functioneert, en of er nog proces- of prestatieverbeteringen mogelijk zijn.
8. (Optioneel) Implementeer functionaliteiten op maat: nadat de basisfunctionaliteiten door gebruikers zijn getest, wordt duidelijk of bepaalde gebruikers nog functionaliteiten missen. In de DMS Wijzer 2024De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, functionaliteiten, leveranciers en tips voor de implementatie van verschillende pakketten, waaronder Alfresco. wordt uitgebreider ingegaan op de verschillende Alfresco-functionaliteiten die kunnen worden gepersonaliseerd.