Voor veel organisaties kent digital signage nog veel geheimen zodra er wordt gestart met een digital signage project. Er moet met veel zaken rekening worden gehouden. ICT Portal zet een aantal digital signage valkuilen op een rij. Deze digital signage valkuilen zijn gebaseerd op verhalen uit de praktijk.
Valkuil 1: Materiaalkeuze
Een leverancier werkt meestal met een beperkt aantal merken voor de hardware (schermen en mediaplayers) van hun digital signage systeem. Op schermgebied heeft u bij de meeste leveranciers vaak de keuze uit zo’n één tot drie merken. Dit is meestal voldoende, maar soms moet u op uw hoede zijn. Onlangs sprak ICT Portal met de marketingmanager van een grote internationale staalproducent. Dit bedrijf heeft digital signage schermen geïmplementeerd in hun productieomgeving. De omgeving kenmerkt zich door hoge temperaturen en fijne stofdeeltjes. De leverancier waar destijds voor was gekozen, had schermen geïmplementeerd die al na 6 maanden op zwart gingen door de zware omstandigheden waaraan de schermen werden blootgesteld. De leverancier had geen schermen in het assortiment die wel voldeden en verkocht daarom het type scherm dat hij wel kon leveren. Na een half jaar heeft de organisatie het hele systeem moeten vervangen met behulp van een andere leverancier. Deze leverancier heeft schermen geleverd met een stalen behuizing die wel bleken te voldoen aan de gestelde eisen.
Valkuil 2: Contentstrategie
Een belangrijk punt op de lijst met digital signage valkuilen is de contentstrategie, en wordt gezien als een grote uitdaging voor het slagen van een digital signage project. Bepaal vooraf wie de content gaat verzorgen. Is dit de organisatie zelf, wijs dan iemand aan die specifiek met het creëren wordt belast. Is dit de leverancier, maak dan goede afspraken over de momenten waarop nieuwe content wordt aangeleverd. Het creëren van content kost veel tijd, maar vormt de sleutel tot succes bij een digital signage project. Dit punt wordt nogal eens onderschat door organisaties. Scholen en universiteiten kunnen het creëren van content uitbesteden aan leerlingen en studenten, bijvoorbeeld in het kader van communicatieprojecten. 
Valkuil 3: Schermlocatie
Houd goed voor ogen welke informatie op welk moment moet worden getoond aan de doelgroep. Welk doel moet worden bereikt met de content? Vervolgens kan de locatie van de digital signage schermen slim worden bepaald. Een slechte locatiekeuze kan leiden tot een mislukt project. Vooral als digital signage wordt ingezet voor het wijzen van de weg moet goed worden nagedacht over de plek waar de schermen worden opgehangen.
Valkuil 4: Overbodige functionaliteiten
Het overzicht met digital signage valkuilen zou niet compleet zijn zonder het onderwerp ´overbodige functionaliteiten´. Soms laten organisaties zich bij de keuze van een digital signage systeem leiden door het grote aantal functies of soorten software. Doordat de technische mogelijkheden tegenwoordig eindeloos zijn, kunnen de kosten al snel hoog oplopen. Bepaal vooraf het doel dat u met digital signage wilt bereiken en vervolgens welke functionaliteiten er nodig zijn, in plaats van andersom. Laat u ook door de leverancier niet verleiden tot het kiezen van functionaliteiten die later overbodig blijken te zijn. Om dit proces te begeleiden heeft ICT Portal het Digital Signage Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Hierin staan alle mogelijkheden op het vlak van digital signage, en kunnen prioriteiten aangegeven worden per functionaliteit. Zo kan een bedrijf op voorhand zelf bepalen welke functionaliteiten nodig zijn, en welke misschien overbodig zijn.
Digital Signage valkuilen ontwijken
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat alle mogelijke digital signage valkuilen vooraf bij het projectteam bekend zijn. Deze inzichten voorkomen dat het digital signage project minder goed uitpakt dan de bedoeling was. Kies zorgvuldig het juiste systeem en maak een lijst met betrouwbare leveranciers. Een handige leverancier checklist vindt u in de Digital Signage Wijzer.
