Om uiteindelijk te voldoen aan de CSRD Richtlijn , moeten bedrijven een aantal stappen doorlopen. Als zij gewend zijn te rapporteren over niet-financiële gegevens, is het aantal aanpassingen beperkt. Zij zullen moeten nagaan of de rapportage voldoet aan de ESRS (rapportagestandaarden), de standaarden zoals opgesteld door EFRAG. Is dit niet het geval, dan moeten zij de stappen voor deze aspecten alsnog doorlopen.
Inhoudsopgave
- Inrichten projectorganisatie
- Afspraken met ketenpartners
- Digitale infrastructuur inrichten
- Uitwisseling implementeren
- Rapportage opstellen en publiceren
Een projectorganisatie inrichten
Allereerst is het zaak een goed project in te richten. Een projectleider moet een projectplan ontwikkelen en een overlegstructuur maken, zowel met interne als met externe betrokkenen. Het projectplan bevat een beschrijving van het eindresultaat en tussenresultaten, een tijdpad met acties en besluitvormingsmomenten, de juiste mandaten, een overzicht van de afhankelijkheden, een lijst met risico’s en maatregelen om risico’s te minimaliseren of de gevolgen te verkleinen en een uitsplitsing van het benodigde budget. Het is aan te bevelen het projectplan te ontwikkelen in samenspraak met de belangrijkste stakeholders. Of het bedrijf het beste kan kiezen voor een interne of een tijdelijke, extern ingehuurde projectleider hangt af van een groot aantal factoren. In samenspraak met ICT Portal of een andere gespecialiseerde organisatie kan hierover een weloverwogen beslissing worden genomen.
Goed projectmanagement is een vereiste om te kunnen voldoen aan de eisen die de EU stelt. Daarvoor zijn nu tools beschikbaar waarmee het bewaken van de voortgang, het beheersen van de risico’s en het opleveren van de tussentijdse resultaten goed kan worden gemonitord. De ProjectCoach van ICT Portal is een voorbeeld hiervan. Neem contact op voor een demo.
Afspraken maken met ketenpartners
Een van de grootste struikelblokken in het rapporteren over niet-financiële data, is de afhankelijkheid van ketenpartners, zoals toeleveranciers, maar ook afnemers. Dit gaat niet alleen over milieu- en klimaatparameters, maar ook over bijvoorbeeld werknemers. Het is natuurlijk niet mogelijk te wachten op de publicatie van de cijfers, tegen die tijd moet het bedrijf zelf ook publiceren. Daarom is het nodig afspraken te maken over het verkrijgen van data. Omdat de rapportage jaarlijks terugkomt, zal handwerk zoveel mogelijk vermeden moeten worden en zal er zo snel mogelijk toegewerkt moeten worden naar een digitale infrastructuur.
De geaggregeerde data van een bedrijf voldoen niet. Stel, een toeleverancier fabriceert overhemden en broeken, maar levert alleen broeken aan een onderneming die moet rapporteren. Dan is het nodig uit te zoeken welke klimaatimpact, welke vervuiling en welk watergebruik de fabricage van broeken met zich meebrengt. Het is toegestaan schattingen te gebruiken, maar alleen als er geen meetgegevens zijn.
Intern moeten afspraken gemaakt worden met bijvoorbeeld de inkoopafdeling, zodat de machtspositie van de klant niet alleen benut wordt voor een gunstige prijs, maar ook voor medewerking aan de rapportageverplichting.
Een digitale infrastructuur voor gegevensverzameling en -uitwisseling inrichten
Aangezien de meeste productiemachines meetdata produceren, is het van belang met toeleverende bedrijven af te spreken dat de relevante data hanteerbaar toegankelijk worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor afnemers; de toepassing van bijvoorbeeld grondstoffen en halffabricaten is van belang voor de rapportage. Het is belangrijk tijdig uitwisselingsstandaarden te ontwikkelen die aansluiten bij de IT-infrastructuur van de ketenpartner en aansluiten bij het bedrijf dat moet rapporteren.
Het gaat daarbij niet alleen om cijfers, maar ook om kwalitatieve informatie. In de ESRS (rapportagestandaarden) wordt gesproken over Policies, targets, action plans en resources (PTAR), naast performance disclosure (PD). Targets zijn vaak kwantitatief, maar beleid en actieplannen zijn vaak tekstueel geformuleerd.
Alle informatie is dynamisch; er zijn grote of kleine veranderingen van jaar op jaar. Daarom is het belangrijk een systeem op te zetten waarin uitwisseling van zowel kwantitatieve als kwalitatieve informatie met zo min mogelijk handwerk verloopt.
IT-bedrijven spelen in op de CSRD en richten platforms in waarmee bedrijven gegevens kunnen uitwisselen. Een keuze voor een van deze platforms is een belangrijke mijlpaal in het projectplan.
In de CSRD Wijzer staat hoe de gegevens voor de CSRD in een gedigitaliseerd proces kunnen worden verzameld.
Uitwisseling implementeren
Het uitwisselen van de data moet ook daadwerkelijk uitgevoerd worden om op tijd te kunnen rapporteren over de niet-financiële gegevens. Bedrijven zijn niet aan het onmogelijke gehouden, maar er wordt steeds meer mogelijk, waardoor de lat steeds hoger komt te liggen. Als een bedrijf voor het eerst moet rapporteren, is het een grote uitdaging alles tijdig voor elkaar te krijgen. Er zal met enige begrip worden gekeken naar onvolkomenheden. Maar het bedrijf zal in de jaren erna wel vooruitgang moeten boeken, om reputatieschade te voorkomen. Zes jaar nadat de rapportageverplichting van kracht is geworden, zal de accountant of externe controleur moeten kunnen verklaren dat alle gegevens juist en volledig zijn voor zover redelijkerwijs kan worden nagegaan; tot die tijd zijn voorbehouden mogelijk. Het is daarom nodig de projectorganisatie ook na de eerste publicatie intact te houden en elk jaar een nieuw projectplan te maken, tot het bedrijf alle processen volledig heeft ingericht om te voldoen.
Rapportage opstellen en publiceren
Het opstellen van de rapportage wordt vaak uitbesteed, maar dit is niet nodig als het bedrijf zelf mensen kan vrijmaken. Het publiceren van de rapportage gebeurt in principe met het bestuursverslag van de onderneming, maar dat kan ook anders worden ingericht, met bijvoorbeeld een verwijzing. De publicatie moet in XHTML beschikbaar zijn. De rapportage moet gepubliceerd zijn in het jaar volgend op het verslagjaar; normaal gesproken zal het streven zijn de gegevens tegelijk met de jaarcijfers te publiceren.
Controleer in de CSRD Wijzer de belangrijke punten waaraan je rapportage moet voldoen om te worden beschouwd als in overeenstemming met de IFRS en de EFRAG-normen.