Versiebeheer documenten
Een bedrijfsdocument, zoals een rapport of jaarverslag, wordt niet zomaar goedgekeurd. Daar zijn hoogstwaarschijnlijk verschillende versies aan vooraf gegaan. Met versiebeheer van een Document Management Systeem kunnen documentversies automatisch worden beheerd. Dit zorgt voor een soepele en efficiënte samenwerking tussen collega´s.
Voordelen van versiebeheer documenten
Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken hoort daarmee tot het verleden.
Met versiebeheer documenten herstellen, een nuttige functionaliteit?
Zodra er een fout wordt gemaakt in een document, kost het herstellen van deze fout vaak een hoop tijd. Zeker als er geen back-up is gemaakt, of als de verschillende versies niet apart zijn opgeslagen. Met versiebeheer van een DMS worden steeds alle versies tussentijds opgeslagen en zijn altijd snel en gestructureerd onder elkaar opvraagbaar. Zo is niet alleen duidelijk wat de meest recente versie is, ook kunnen oude versies nog bekeken en vergeleken worden. Indien gewenst kunnen oude versies dankzij deze functionaliteit ook worden teruggezet en wordt er vanuit die versie verder gewerkt. Vraag de DMS Wijzer aan voor alle toepassingen, verschillende pakketten en mogelijke prijzen van Document Management Systemen met versiebeheer.
Voorbeeld versiebeheer documenten zonder DMS
Organisaties zonder Document Management Systeem bewaren documentversies vaak als aparte documenten. Meestal worden er ingewikkelde codes aan het document toegewezen, aangezien documenten niet dezelfde naam kunnen hebben in dezelfde map. Een voorbeeld:
Documentnaam:
- Jaarverslag.v3.1.a.J.docx
Uitleg:
- Jaarverslag Versie 3.1, ´a´ staat voor
aangepast door
- , J van Jan.
Nieuwe versie krijgt nieuwe documentnaam:
- Jaarverslag.v3.2.a.D.docx
Uitleg:
- Jaarverslag versie 3.2, aangepast door Dirk.
- Enzovoort.
Maar wat heeft Dirk precies aangepast in de versie van Jan? En wat als Anne en Karel op hetzelfde moment ook al aanpassingen aan het maken zijn in versie 3.1? Of als er in de tussentijd al een nieuwe versie is opgeslagen? En hoe weet de organisatie dan wat de laatste versie is als iedereen maar wat aanpast? En waar staat de laatste versie: op een computer, op een USB-stick, of wordt hij rondgemaild? Een document management systeem kan een oplossing vormen voor de ingewikkelde documentstructuur van een organisatie.
Minder opslagruimte dankzij versiebeheer documenten
Dankzij het DMS met versiebeheer documenten wordt er orde gecreëerd. Versies hoeven niet afzonderlijk te worden opgeslagen, wat een hoop misverstanden doet voorkomen. Daarnaast kost versiebeheer minder opslagruimte dan het steeds apart opslaan van verschillende documentversies.
Versiebeheer documenten voorbeeld
- Centraal opgeslagen documenten.
- Door wie als laatste gewijzigd.
- Wanneer als laatste gewijzigd.
- Wat als laatste gewijzigd.
- Versiegeschiedenis (terugzetten oude versies).
- Toevoegen feedback of notities.
- Status instellen: voor wie zichtbaar, alleen bekijken of ook aanpassen.
- Instellen dat aanpassingen eerst moeten worden goedgekeurd door een manager.
- Documenten bevriezen: voor een bepaalde tijd geen aanpassingen mogelijk.
Lees verder over versiebeheer documenten
Vraag kosteloos de DMS Wijzer 2019 aan voor uitgebreide informatie over efficiënt documentbeheer. In de wijzer vindt u meer details over versiebeheer, verschillende implementatiemethodes en een concreet kosten rekenvoorbeeld.
