Duidelijk versiebeheer van documenten voorkomt tijdverspilling

Een bedrijfsdocument, zoals een rapport of jaarverslag, wordt niet zomaar goedgekeurd. Daar zijn hoogstwaarschijnlijk verschillende versies aan vooraf gegaan. Met versiebeheer van een Document Management Systeem kunnen documentversies automatisch worden beheerd. Dit zorgt voor een soepele en efficiënte samenwerking tussen collega´s.

Voordelen van versiebeheer documenten

Wanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken hoort daarmee tot het verleden.

Versiebeheer is één van de basisfunctionaliteiten van een DMS-pakket. Voor de meeste bedrijven die aan documentbeheer (willen gaan) doen, is een module voor versiebeheer gewenst. Maar een DMS biedt nog heel wat andere mogelijkheden. Om duidelijkheid te scheppen in de grote hoeveelheid functionaliteiten, heeft ICT Portal het DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. opgesteld. Hierin worden de 500 meest voorkomende functionaliteiten uitgelegd, en kan er aangeduid worden wat het bedrijf nodig heeft.

Met versiebeheer documenten herstellen, een nuttige functionaliteit?

Zodra er een fout wordt gemaakt in een document, kost het herstellen van deze fout vaak een hoop tijd. Zeker als er geen back-upBack-ups zijn kopieën van data. Deze kopieën worden bewaard op een andere plaats dan de originele data, zoals op externe servers, een externe harde schijf, in een datacenter via een cloudservice etc. Zo kunnen de data steeds worden teruggehaald, mochten ze op hun originele locatie verloren gaan of gestolen worden. Het maken van back-ups is een van de belangrijkste elementen van IT-security. De meeste bedrijven maken ze sowieso, maar back-ups zijn ook verplicht voor organisaties die een bepaalde ISO-norm willen behalen, zoals de norm ISO 27001 voor informatiebeveiliging. is gemaakt, of als de verschillende versies niet apart zijn opgeslagen. Met versiebeheer van een DMS worden steeds alle versies tussentijds opgeslagen en zijn altijd snel en gestructureerd onder elkaar opvraagbaar. Zo is niet alleen duidelijk wat de meest recente versie is, ook kunnen oude versies nog bekeken en vergeleken worden. Indien gewenst kunnen oude versies dankzij deze functionaliteitDe functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring. ook worden teruggezet en wordt er vanuit die versie verder gewerkt. Vraag de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. aan voor alle toepassingen, verschillende pakkettenHet beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs? en mogelijke prijzen van Document Management Systemen met versiebeheer.

Voorbeeld versiebeheer documenten zonder DMS

Organisaties zonder Document Management SysteemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? bewaren documentversies vaak als aparte documenten. Meestal worden er ingewikkelde codes aan het document toegewezen, aangezien documenten niet dezelfde naam kunnen hebben in dezelfde map. Een voorbeeld:

Documentnaam:

• Jaarverslag.v3.1.a.J.docx

Uitleg:

• Jaarverslag Versie 3.1, ´a´ staat voor

aangepast door

• , J van Jan.

Nieuwe versie krijgt nieuwe documentnaam:

• Jaarverslag.v3.2.a.D.docx

Uitleg:

• Jaarverslag versie 3.2, aangepast door Dirk.

Enzovoort.

Maar wat heeft Dirk precies aangepast in de versie van Jan? En wat als Anne en Karel op hetzelfde moment ook al aanpassingen aan het maken zijn in versie 3.1? Of als er in de tussentijd al een nieuwe versie is opgeslagen? En hoe weet de organisatie dan wat de laatste versie is als iedereen maar wat aanpast? En waar staat de laatste versie: op een computer, op een USB-stick, of wordt hij rondgemaild? Een document management systeem kan een oplossing vormen voor de ingewikkelde documentstructuur van een organisatie.

Minder opslagruimte dankzij versiebeheer documenten

Dankzij het DMS met versiebeheer documenten wordt er orde gecreëerd. Versies hoeven niet afzonderlijk te worden opgeslagen, wat een hoop misverstanden doet voorkomen. Daarnaast kost versiebeheer minder opslagruimte dan het steeds apart opslaan van verschillende documentversies.

Versiebeheer documenten voorbeeld

1. Centraal opgeslagen documenten.
2. Door wie als laatste gewijzigd.
3. Wanneer als laatste gewijzigd.
4. Wat als laatste gewijzigd.
5. Versiegeschiedenis (terugzetten oude versies).
6. Toevoegen feedback of notities.
7. Status instellen: voor wie zichtbaar, alleen bekijken of ook aanpassen.
8. Instellen dat aanpassingen eerst moeten worden goedgekeurd door een manager.
9. Documenten bevriezen: voor een bepaalde tijd geen aanpassingen mogelijk.

Lees verder over versiebeheer documenten

Vraag kosteloos de DMS Wijzer 2024De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk van document management systemen, tips en belangrijke valkuilen. aan voor uitgebreide informatie over efficiënt documentbeheer. In de wijzer vindt u meer details over versiebeheer, verschillende implementatiemethodesHet is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd. en een concreet rekenvoorbeeld voor de kosten van een DMS-pakketDe prijs van systemen voor documentbeheer kan erg verschillen. Sommige bedrijven willen graag een overzichtelijk pakket. Daarbij heeft een beperkt aantal gebruikers toegang tot basisfunctionaliteiten. Multinationals met diverse vestigingen kiezen daarentegen vaker voor een geavanceerd DMS op maat. Een bedrijf dat nog veel met papieren documenten werkt, moet eerst alle documenten digitaliseren. Dit is een arbeidsintensief proces, omdat de documenten meestal handmatig zullen moeten worden ingescand. Een professionele multifunction-scanner kost ongeveer €1000,-. Een bedrijf dat al gebruik maakt van een DMS, is gewend aan digitaal werken. Een migratie naar een ander systeem zal daardoor ook vlotter verlopen..