WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

OpenText neemt Documentum over: een stap dichter bij Enterprise Information Management?

De Canadese softwaregigant OpenText heeft officieel naar buiten gebracht dat ze voor een bedrag van 1,45 miljard euro de ECD (Enterprise Content Division) van Dell EMC heeft overgenomen. Hiermee willen ze de strijd aangaan met IBM, Het bedrijf Oracle werd in 1977 opgericht in Californië, Verenigde Staten. In de beginjaren kreeg Oracle haar status dankzij de database software. Het bedrijf zette namelijk als eerste een relationele database op de markt. Door de jaren heen heeft Oracle een aantal bedrijven overgenomen: Peoplesoft (2005), Hyperion (2007), BEA Systems (2008) en Sun Microsystems (2009). Tegenwoordig heeft het Amerikaanse concern veel verschillende bedrijfsapplicaties onder haar vleugels, waaronder ook cloudapplicaties.Oracle en Microsoft Dynamics 365 is een volledige cloud-oplossing, opgebouwd uit verschillende applicaties die af te nemen zijn in SaaS-vorm. Microsoft benadrukt zelf vooral de combinatie van ERP en CRM. Het bedrijf belooft een vergaande integratie met Office 365 en Power BI. In hoeverre worden deze beloftes ingelost? Voor wie is Dynamics 365 het overwegen waard? Wat kan het pakket verwezenlijken waar voorgaande versies te kort schoten?Microsoft op het gebied van Enterprise Information Management. De overgenomen divisie bevat naast Documentum ook InfoArchive en LEAP. OpenText zal ook het personeel en de diensten van Dell EMC overnemen. Zo lijft de softwareproducent een grote concurrent in voor zijn Enterprise Content Management systeem (ECM). Met de overname van Dell´s ECD wil het bedrijf verder investeren in een Enterprise Information Management systeem, maar wat houdt dat nu precies in?

opentext overname documentum quote ceo

Wat betekent Enterprise Information Management volgens OpenText?

Enterprise Information Management (EIM) is een vrij onduidelijke term. Je komt het vaker tegen, maar er bestaat eigenlijk geen eenduidige definitie van. Het is een marketingterm die door OpenText geïntroduceerd is om een uitgebreider Enterprise Content Management systeem te benoemen. OpenText ziet EIM als de toekomst, maar wat heeft een bedrijf aan een EIM-oplossing? Eerst een korte uitleg van de term EIM.

Voor het Canadese bedrijf is EIM het samenvoegen van alle informatiestromen binnen een organisatie. Dit is een combinatie van voornamelijk Enterprise Content Management kan worden gedefinieerd als het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. ECM bestaat uit een combinatie van policies, strategieën en werkwijzen. Software voor ECM zorgt vervolgens voor de praktische uitwerking van de vastgelegde procedures. Voor Enterprise Content Management worden vaak de termen Enterprise Information Management (EIM) en Document Management als synoniemen gebruikt. Toch is er in theorie wel een verschil. Zoals de naam doet vermoeden, zijn Document Management Systemen (DMS) in principe alleen geschikt voor het beheer van traditionele en goed gestructureerde documenten. Denk hierbij aan Word, Pdf en Excel. Door middel van een OCR-functie kan ook de tekst op fysiek papier worden gescand en verwerkt.Enterprise Content Management (ECM), Business Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd.Business Process Management (BPM) en Customer Experience Management (CEM). OpenText noemt ook de onderdelen Business Network (B2B communicatie) en Discovery Suite (bruikbare informatie maken van user generated content). Door de data uit de eerder genoemde informatiestromen te combineren en te structureren, krijgt een bedrijf de beschikking over bruikbare en strategische informatie. Hierdoor kunnen er beslissingen worden genomen die gebaseerd zijn op cijfers.

Business intelligence is een belangrijk onderdeel van EIM. Bij OpenText gebruiken ze maar één onderdeel van Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software. business intelligence dat bij deze softwareproducent onder BPM valt. OpenText noemt dit onderdeel process intelligence. Dit is opvallend omdat ze ook een aparte business intelligence-module hebben geïntroduceerd. Deze aparte module heet OpenText Business Intelligence (OTBI).

Van informatiesilo´s naar Information Enterprise

Zonder een ECM-systeem bewaart elke bedrijfsapplicatie zijn eigen informatie en deelt deze niet met andere applicaties. Dit wordt ook wel een informatie silo genoemd. Met behulp van een ECM-systeem zijn deze silo´s te combineren, waardoor alle afdelingen in het bedrijf toegang kunnen krijgen tot informatie uit de verschillende silo´s. Bedrijven verzamelen bergen aan data waar ze in eerste instantie niets aan hebben. Process intelligence moet van deze Big Data is de verzamelnaam voor de exponentiële groei en de grote hoeveelheid van geregistreerde informatie. Big Data kenmerkt zich door drie elementen: het grote volume van data, de brede diversiteit van verschillende type data en databronnen, en de snelheid waarmee data moet worden verwerkt. Big Data bruikbare informatie maken. Dit betekent dat een organisatie data kan combineren en daar zijn voordeel mee kan doen. Denk hierbij aan financiële voorspellingen voor het volgende kwartaal. Discovery Suite doet eigenlijk hetzelfde. Waar Process Intelligence voornamelijk door Bedrijven uit de machinebouw doen er goed aan om als basissoftware een ERP-systeem voor de productie te overwegen. In de ERP Wijzer staat een vergelijking van een aantal van deze pakketten. Ondernemingen in de machinebouw krijgen daarnaast echter ook met specifieke uitdagingen te maken. Ze werken bijvoorbeeld vaak samen met partners voor de productie van verschillende onderdelen. Ook moeten de machines getest worden voordat ze opgeleverd worden. Een partner die extra oplossingen aanbiedt of kan ontwikkelen voor de machinebouw, is dus een grote plus.machines gegenereerde data combineert, doet Discovery Suite dat met data gegenereerd door mensen. Zo wordt data uit bijvoorbeeld e-mails, spreadsheets, presentaties en chats gecombineerd tot bruikbare informatie. De combinatie van onder andere deze tools maakt het een EIM-systeem. OpenText heeft de visie dat Enterprise Information Management essentieel wordt voor bedrijven van de toekomst en het bepalen van de bedrijfsstrategie. Dit soort bedrijven wordt door OpenText ook wel Information Enterprise genoemd.

business intelligence opentext

Wat zijn de speerpunten van OpenText na de aankoop?

Met de aankoop van Dell´s ECD wil OpenText het proces versnellen dat het voor bedrijven essentieel wordt om alle informatiestromen te combineren en te transformeren tot een zogenoemde informatie-organisatie. Het softwarebedrijf verwacht zich met deze aankoop direct verder te kunnen specialiseren in ECM en Information Lifecycle Management, een module die de cyclus van documenten beheert.

De komende 3 tot 4 maanden wordt er gewerkt aan de integratie van de Dell EMC Enterprise Content Division met de huidige Opentext-applicatie. Zo moet een volledig nieuw ontwikkelde app alle verschillende applicaties ondersteunen. Daarmee wordt informatie beter toegankelijk om te analyseren en in te zien. De app wordt beschikbaar voor Letterlijk vertaald betekent “on-premise” in het Nederlands “op locatie” of “ter plaatse”. Wanneer iets dus on-premise staat of gebeurt, wordt er verwezen naar de eigen locatie. In een bedrijfscontext kan je dit zien als de fysieke ruimte van het eigen bedrijf. Wanneer we over software spreken, betekent een installatie on-premise dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd, en niet, zoals het geval is bij cloud computing, op externe servers.on-premise, Cloud computing is het gebruik van software of opgeslagen gegevens (database) via een netwerk, meestal het internet. Bedrijfssoftware of een database in de cloud kan op uw eigen servers worden geïnstalleerd of op de servers van een derde partij. Een bedrijf hoeft bovendien niet volledig voor de cloud of het lokale model te kiezen: lokaal geïnstalleerde software kan in veel gevallen perfect gebruik maken van een online database.cloud en hybride architecturen. Zo is alle informatie altijd toegankelijk op verschillende apparaten.

Het Canadese bedrijf ziet met de aankoop ook kansen om zijn wereldwijde positie te versterken. Documentum moet OpenText gaan helpen om zijn diensten in meer landen te ondersteunen en zo de wereldwijde dekking te vergroten. Momenteel is OpenText actief in 50 landen met customer support. In Nederland is het bedrijf met drie kantoren aanwezig en in België met één.

Zijn er nog alternatieven voor Enterprise Information Management-systemen?

De laatste jaren wordt door bedrijven een enorme hoeveelheid aan data gegenereerd. EIM is een relatief nieuw systeem dat nog volop in ontwikkeling is om deze gegenereerde data te gebruiken en bedrijfsstrategie bepalend te worden. Zo is het combineren van alle informatie die een bedrijf bezit nog lang niet de standaard. Naast OpenText zijn ook software-ontwikkelaars als IBM en Microsoft vergevorderd om een allesomvattend systeem te ontwikkelen. De Amerikaanse onderzoeksbedrijven Forrester en Gartner (bekend van de Magic Quadrant), onderzoeken de ontwikkelingen binnen EIM. Forrester heeft hier een rapport over gepubliceerd.

IBM noemt hun Enterprise Information Management-systeem “Information on Demand” en is volgens Forrester het meest complete systeem. Ook met Bijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.Microsoft SharePoint is er de mogelijkheid om modules in het eigen open platform te integreren en zo een EIM-systeem te creëren.

Er bestaat nog veel onduidelijkheid over de richting die OpenText opgaat en wat de overname door OpenText voor Documentum-klanten precies betekent. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat een overzicht met veel gebruikte en vergelijkbare oplossingen op het gebied van informatiemanagement.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 0 Gemiddeld: 0

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 2 oktober). OpenText neemt Documentum over: een stap dichter bij Enterprise Information Management? Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/nieuws/document-management-systemen/opentext-overname-documentum