Update 6-10-2020: Google verandert de naam van G Suite, en heet nu Google Workspace.
Eind september heeft Google de cloud-dienst Google for Work omgedoopt tot Google Cloud. Google apps for Work (voorheen Google Apps for Your Domain) valt ook onder Google Cloud maar heeft een eigen benaming gekregen: G Suite. Volgens Google sluiten de nieuwe benamingen beter aan bij de diensten die worden aangeboden.
Het lijkt erop dat Google een aantal grote updates heeft uitgesteld om G Suite te kunnen presenteren met vernieuwde functies. Een belangrijke ontwikkeling is Kunstmatige Intelligentie (KI). Dit lijkt erg nieuw, maar is dat eigenlijk niet. Kunstmatige intelligentie werd al gebruikt in bijvoorbeeld Google Docs met de functie Voice Typing. Dit is een tool waarmee het mogelijk is om via stemgeluid een document te kunnen opstellen. Met de techniek wordt ook voorkomen dat er spam in de Gmail inbox belandt door taalgebruik van echte mensen te herkennen. Zo nieuw is kunstmatige intelligentie dus niet, maar wat is er dan wel nieuw?
Google zet met G Suite in op kunstmatige intelligentie
Er is een aantal functies binnen G Suite vernieuwd die gebaseerd zijn op kunstmatige intelligentie. Zo heeft de applicatie Drive een update gekregen en is de functie Quick Access toegevoegd. De functie kan door middel van kunstmatige intelligentie documenten voorspellen die de gebruiker op dat moment wil openen. Documenten worden voorgesteld op basis van patronen en activiteiten binnen G Suite. Voorbeelden hiervan zijn periodieke team meetings en interactie tussen collega´s zoals in chatberichten en e-mails. Deze gesuggereerde documenten verschijnen bovenaan in de Drive applicatie. De gebruiker kan het goede document selecteren en hoeft niet de hele database te doorzoeken. Deze functie is momenteel alleen voor betalende klanten van G Suite te gebruiken. De dienst wordt aangeboden vanaf een jaarbedrag van 40 euro per gebruiker. Door het uitbreiden van de opslagruimte en de archieffuncties kan dit bedrag oplopen tot 96 euro per gebruiker per jaar. Google heeft voor sommige bedrijven, zoals scholen en non-profitorganisaties, een gratis versie van G Suite beschikbaar gesteld.
Drive is sinds de lancering in 2012 sterk gegroeid in gebruikersaantal maar ook in functies, wat echter nog ontbrak was een samenwerkingsfunctie voor groepen. Met Team Drive moeten bestanden uit projectgroepen gemakkelijker deelbaar worden. Zo kan de oprichter van de groep teamleden toevoegen en verwijderen. Een toegevoegde gebruiker kan direct bij alle informatie van de projectgroep in Drive, zodat wijzigingen in documenten kunnen worden aangebracht. Wanneer een gebruiker verwijderd wordt uit de groep, blijft de bijdrage van de betreffende medewerker wel behouden. Ook deze functie is alleen voor betalende gebruikers beschikbaar. Team drive is nog niet breed verkrijgbaar. Op dit moment kunnen alleen Early Adopters de functies in een speciaal programma uitproberen en beoordelen. Google zet zo een stap voorwaarts met zijn samenwerkingstool voor bedrijfscontent. Sommige bedrijven hebben echter de behoefte aan een uitgebreider documentbeheersysteem. In de DMS Wijzer wordt een uitgebreid aanbod van mogelijke Document Management Systemen vergeleken.
Google heeft op basis van KI een functie toegevoegd in Sheets, de Google variant van Excel. Vorig jaar is de intelligente functie Explore al geïntroduceerd, maar deze is nu verder uitgebreid. Explore is door middel van Natural Language Processing in staat woorden te begrijpen en deze om te zetten naar een formule, zodat direct antwoord kan worden gegeven. Deze functie is niet bedoeld om een spreadsheet te schrijven, maar om antwoorden uit sheets te halen. Explore is echter alleen nog in het Engels beschikbaar. De Explore-functie is naast Google Sheets ook beschikbaar in Google Docs en Slides.
Welke richting stuurt Google op met deze updates?
Voor de gebruiker zullen er met deze updates weinig veranderingen merkbaar zijn. De zoekgigant heeft geprobeerd met de nieuwe naam duidelijk te maken dat alle applicaties binnen G Suite met elkaar zijn verbonden en sommige processen gemakkelijker zijn gemaakt. Zo kan vanuit Gmail een afspraak worden toegevoegd in Google Agenda, vervolgens zoekt de app door middel van KI een geschikte tijd voor alle groepsleden. Een groot team van leden met volle agenda´s moet zo eenvoudiger een tijd en datum af kunnen spreken. Op basis van eerder gereserveerde vergaderruimtes kan de Google Agenda-app voorstellen doen en is een vergaderruimte via de app direct te reserveren.
Het lijkt erop dat Google zich met de naamsverandering wil presenteren als serieuze zakelijke partner in cloud-diensten en daarmee de strijd wil aangaan met bijvoorbeeld Microsoft Office 365. Kunstmatige intelligentie vormt daarbij het speerpunt waarmee Google zijn diensten denkt te kunnen onderscheiden.
