WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

Alfresco richt zich op toegangscontrole met update in Records Management

In augustus 2016 heeft Alfresco een belangrijke update voor Records Management gelanceerd (versie 2.5). De marktleider in open source software voor Business Process Management (BPM) en Enterprise Content Management (ECM), heeft zich in deze module voornamelijk gefocust op het verbeteren van de functies access control en beveiliging van documenten. De update richt zich op overheden en grote private ondernemingen. In dit artikel gaan we in op wat deze vernieuwing voor private ondernemingen concreet inhoudt.

Vernieuwde functies in Alfresco Records Management

Access control is een Engelse term voor toegangscontrole. Binnen Records Management is dit een belangrijk punt vanwege de officiële of soms zelfs gevoelige informatie die gearchiveerd moet worden. Het laatste wat een bedrijf wil is dat onbevoegde medewerkers gevoelige informatie kunnen inzien. Zo kan de telefoniste van een advocatenkantoor geen documenten met juridische bewijslast inzien. Lees ook het artikel over digitaal archiveren.

alfresco records management definitie

Alfresco heeft begin dit jaar in de Records Management-module het access control ook al onder handen genomen. Waar het classificeren van documenten nogal omslachtig was, is deze functie nu verbeterd. Documenten kunnen als record, het Engelse woord voor een archiefdocument, worden aangemerkt en op een vaste plek worden opgeslagen. In versie 2.4 werden niveaus geïntroduceerd die de classificering makkelijker moeten maken. Zo zijn er standaard vier niveaus van classificering beschikbaar:

  1. Top secret
  2. Secret
  3. Confidential
  4. Unclassified

Medewerkers met toegang tot geclassificeerde records kunnen deze vinden. Zonder toegang zal de Alfresco-module het document helemaal niet laten zien en weet de medewerker niet van het bestaan.

 

Omdat alleen de beheerder standaard toegang heeft tot alle niveaus voor classificering moeten de bevoegde medewerkers handmatig worden toegevoegd. Normaal gesproken wordt aan de hand van de ingestelde functie toegang verleend. Een manager krijgt bijvoorbeeld standaard toegang tot alle documenten geclassificeerd als ´Secret´.

Elke gebruiker kan op zijn toegangsscherm zien welke status is aangemerkt en heeft zo standaard toegang tot alle documenten die hier binnen vallen. Om een record te kunnen classificeren moet de medewerker met een bewerken-status worden aangemerkt. Deze gebruiker heeft dan de mogelijkheid om documenten te classificeren, te wijzigen en te verwijderen. Met de verbeterde interface moet dit proces gemakkelijker worden. Uiteraard kan een medewerker een record niet hoger classificeren dan zijn eigen status.

Als een record vernietigd is, moet deze natuurlijk niet nog ergens terug te vinden zijn. Met de functie ´data wipe´ wordt het archiefdocument volledig verwijderd en overschreven. Zo is deze niet terug te vinden in de prullenbak en is niet te herstellen.

access control alfresco

Zit er verschil tussen Amerikaanse en Nederlandse certificering?

Alfresco is de enige open source ontwikkelaar met de DoD 5015.02 certificering. DoD staat voor Department of Defence en deze certificering is een strenge Amerikaanse defensienorm voor archiefbeheer. Met de laatste Alfresco-update is ook de DoD-certificering verlengd. Dit certificaat wordt wereldwijd gezien als de standaard voor Records Management. Maar hoe zit het met de Nederlandse wetgeving?

Het Amerikaanse keurmerk wordt in Nederland niet breed gedragen. In Nederland wordt voornamelijk het Nederlandse keurmerk NEN 2082 en de internationale ISO-norm NEN/ISO-15489 gebruikt. Dit keurmerk is niet verplicht door de overheid, maar wordt gebruikt door organisaties om uit te dragen dat zij verantwoord omgaan met de opslag van archiefdocumenten. Wanneer de implementatie van een Records Management Applicatie (RMA) is voltooid, wordt de applicatie door een onafhankelijk bedrijf getoetst. Na goedkeuring kan het certificaat worden afgegeven. In de DMS Wijzer staat een overzicht van leveranciers met ervaring in informatie- en archiefbeheer.

Zijn er ook RMA-alternatieven voor mijn organisatie?

Naast Alfresco zijn er nog meer bedrijven die applicaties en modules van Records Management aanbieden. Microsoft is één van deze aanbieders met het platform SharePoint. Het platform biedt geen standaard ontwikkelde RMA, maar via add-ons is dit wel te integreren. SharePoint kan grote voordelen hebben, maar is niet voor iedere organisatie geschikt. In de DMS Wijzer staat een vergelijkingen van SharePoint met andere systemen.

Gartner bestempelde OpenText als leider binnen Enterprise Content Management-oplossingen. De softwareproducent nam onlangs voor 1,45 miljard euro de Enterprise Content Division (inclusief Documentum) van Dell-EMC over. OpenText is een platform dat talloze mogelijkheden biedt voor grote organisaties. Zo heeft OpenText binnen RMA een zeer uitgebreide access control functie. Waar Alfresco vier niveaus van classificering heeft, biedt OpenText er negen. Ook de Duitse softwareproducent SAP en het Amerikaanse Oracle bieden Records Management modules aan. Een keuze maken in Records Management is niet eenvoudig, omdat producten en diensten erg van elkaar verschillen. In de DMS Wijzer staat een overzicht van aanbieders van Records Management-systemen. Vraag de wijzer kosteloos aan om te zien welke RMA bij uw organisatie past. 

Dit artikel als bron gebruiken? Klik en kopieer.

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 3 oktober). Alfresco richt zich op toegangscontrole met update in Records Management. ICT Portal. https://www.ictportal.nl/nieuws/document-management-systemen/alfresco-records-management

Wat vind jij?

guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
Bekijk alle reacties
0
Voeg je jouw reactie toe aan dit artikel?x