Alfresco richt zich op toegangscontrole met update in Records Management

In augustus 2016 heeft Alfresco een belangrijke update voor Records Management gelanceerd (versie 2.5). De marktleider in open source software voor Business Process Management (BPM)Business Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd. en Enterprise Content Management (ECM)Enterprise Content Management kan worden gedefinieerd als het systematisch en centraal verzamelen en beheren van bedrijfsinformatie. ECM bestaat uit een combinatie van policies, strategieën en werkwijzen. Software voor ECM zorgt vervolgens voor de praktische uitwerking van de vastgelegde procedures. Voor Enterprise Content Management worden vaak de termen Enterprise Information Management (EIM) en Document Management als synoniemen gebruikt. Toch is er in theorie wel een verschil. Zoals de naam doet vermoeden, zijn Document Management Systemen (DMS) in principe alleen geschikt voor het beheer van traditionele en goed gestructureerde documenten. Denk hierbij aan Word, Pdf en Excel. Door middel van een OCR-functie kan ook de tekst op fysiek papier worden gescand en verwerkt., heeft zich in deze module voornamelijk gefocust op het verbeteren van de functies access control en beveiligingIT-security is het geheel van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie beschermd wordt. Hiervoor worden verschillende soorten technologie gebruikt. Het kan gaan over de beveiliging van digitale data, maar ook van data op fysieke dragers (die met technologische middelen beschermd worden).  van documenten. De update richt zich op overheden en grote private ondernemingen. In dit artikel gaan we in op wat deze vernieuwing voor private ondernemingen concreet inhoudt.

Vernieuwde functies in Alfresco Records Management

Access controlToegangscontrole, of Access Control in het Engels, is een veiligheidsmaatregel die verzekert dat alleen de bevoegde personen of apparaten toegang krijgen tot bepaalde systemen of fysieke locaties. Deze controle is een onderdeel van Identity and Access Management. Meestal wordt er gebruik gemaakt van een toegangspasje, gebruikersnaam en wachtwoord, een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een irisscan. is een Engelse term voor toegangscontrole. Binnen Records ManagementRecords Management kan in het Nederlands worden vertaald met archiefbeheer. De term omvat alle documenten (en eventueel multimedia-bestanden) die binnen een bedrijf worden gearchiveerd. In een ICT-context wordt met de term meestal verwezen naar een digitale manier van archiveren met behulp van een DMS. Het belang van een overzichtelijk en goed beveiligd digitaal archief wordt onderstreept door de steeds strenger wordende wetgeving. Voor de basisstukken uit bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en loonadministratie, geldt bijvoorbeeld een minimale bewaartermijn van zeven jaar. Ze moeten ook met één druk op de knop kunnen worden opgeroepen voor inspectie. is dit een belangrijk punt vanwege de officiële of soms zelfs gevoelige informatie die gearchiveerd moet worden. Het laatste wat een bedrijf wil is dat onbevoegde medewerkers gevoelige informatie kunnen inzien. Zo kan de telefoniste van een advocatenkantoor geen documenten met juridische bewijslast inzien. Lees ook het artikel over digitaal archiverenBedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is..

AlfrescoAlfresco is het meest gebruikte open source Enterprise Content Management-systeem (ECM) ter wereld. De grote concurrent van closed source pakketten biedt een platform voor organisaties die hun document- en informatiestromen willen rationaliseren. Bedrijven hebben vaak de neiging om de voorkeur te geven aan eigendomsmatige software (propriëtaire software), boven open source alternatieven. De afgelopen tien jaar zijn er echter een aantal serieuze open source DMS-pakketten ontwikkeld. Alfresco is daar een goed voorbeeld van en kan zich meten met de commerciële, betaalde producten. Omdat het gaat om een open source product, kunnen nieuwe functionaliteiten relatief eenvoudig worden geprogrammeerd; intern of met behulp van een gecertificeerde Alfresco-partner. Toch bestaan er alternatieven voor dit systeem die het overwegen waard kunnen zijn. In de DMS Wijzer staat een vergelijking tussen Alfresco en andere software voor documentbeheer. heeft begin dit jaar in de Records Management-module het access control ook al onder handen genomen. Waar het classificeren van documenten nogal omslachtig was, is deze functie nu verbeterd. Documenten kunnen als record, het Engelse woord voor een archiefdocument, worden aangemerkt en op een vaste plek worden opgeslagen. In versie 2.4 werden niveaus geïntroduceerd die de classificering makkelijker moeten maken. Zo zijn er standaard vier niveaus van classificering beschikbaar:

1. Top secret
2. Secret
3. Confidential
4. Unclassified

Medewerkers met toegang tot geclassificeerde records kunnen deze vinden. Zonder toegang zal de Alfresco-module het document helemaal niet laten zien en weet de medewerker niet van het bestaan.

Omdat alleen de beheerder standaard toegang heeft tot alle niveaus voor classificering moeten de bevoegde medewerkers handmatig worden toegevoegd. Normaal gesproken wordt aan de hand van de ingestelde functie toegang verleend. Een manager krijgt bijvoorbeeld standaard toegang tot alle documenten geclassificeerd als ´Secret´.

Elke gebruiker kan op zijn toegangsscherm zien welke status is aangemerkt en heeft zo standaard toegang tot alle documenten die hier binnen vallen. Om een record te kunnen classificeren moet de medewerker met een bewerken-status worden aangemerkt. Deze gebruiker heeft dan de mogelijkheid om documenten te classificeren, te wijzigen en te verwijderen. Met de verbeterde interface moet dit proces gemakkelijker worden. Uiteraard kan een medewerker een record niet hoger classificeren dan zijn eigen status.

Als een record vernietigd is, moet deze natuurlijk niet nog ergens terug te vinden zijn. Met de functie ´data wipe´ wordt het archiefdocument volledig verwijderd en overschreven. Zo is deze niet terug te vinden in de prullenbak en is niet te herstellen.

Zit er verschil tussen Amerikaanse en Nederlandse certificering?

Alfresco is de enige open sourceIn de basis betekent open source dat de broncode van software wordt meegeleverd. Dit betekent dat een bedrijf deze broncode kan gebruiken om zelf doorontwikkelingen uit te voeren, of dit door een derde partij kan laten doen. Ook kunnen er functionaliteiten worden toegevoegd die andere gebruikers uit de community (die ook over de broncode beschikt) ontwikkeld hebben. Open-source-software wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het inrichten van documentbeheer (DMS) en Enterprise Resource Planning (ERP). ontwikkelaar met de DoD 5015.02 certificering. DoD staat voor Department of Defence en deze certificering is een strenge Amerikaanse defensienorm voor archiefbeheer. Met de laatste Alfresco-update is ook de DoD-certificering verlengd. Dit certificaat wordt wereldwijd gezien als de standaard voor Records Management. Maar hoe zit het met de Nederlandse wetgeving?

Het Amerikaanse keurmerk wordt in Nederland niet breed gedragen. In Nederland wordt voornamelijk het Nederlandse keurmerk NEN 2082 en de internationale ISO-normDe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. De leden van de ISO zijn afgevaardigden van nationale normalisatie-instituten zoals de Hoofdcommissie voor de Normalisatie van Nederland (NEN), en het Bureau voor Normalisatie in België (NBN). Deze afgevaardigden stellen de ISO-normen in consensus op. Deze overeenstemming wordt opgetekend in een Engelstalig document en te koop aangeboden door de ISO. Nationale organisaties bieden ook vertalingen aan. ISO-normen zijn geen wetten die een bedrijf verplicht moet volgen, maar ISO kan wel een houvast zijn voor het verbeteren van bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement (ISO 9001), informatieveiligheidsmanagement (ISO 27001) en milieumanagement (ISO 14001). Er is bovendien ook de mogelijkheid om je te laten certificeren voor één of meerdere ISO-richtlijnen. Deze certificering is een soort keurmerk dat kan helpen bij het overtuigen van potentiële klanten om een bepaald product of dienst aan te schaffen. Zo kan een bedrijf zijn positie op de markt versterken. NEN/ISO-15489 gebruikt. Dit keurmerk is niet verplicht door de overheid, maar wordt gebruikt door organisaties om uit te dragen dat zij verantwoord omgaan met de opslag van archiefdocumenten. Wanneer de implementatieHet is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd. van een Records Management Applicatie (RMA) is voltooid, wordt de applicatie door een onafhankelijk bedrijf getoetst. Na goedkeuring kan het certificaat worden afgegeven. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) RMA-pakket. U vindt er onder andere een vergelijking tussen verschillende leveranciers, en hun omgang met belangrijke wetgeving. staat een overzicht van leveranciers met ervaring in informatie- en archiefbeheer.

Zijn er ook RMA-alternatieven voor mijn organisatie?

Naast Alfresco zijn er nog meer bedrijven die applicaties en modules van Records Management aanbieden. Microsoft is één van deze aanbieders met het platform SharePointBijna drie jaar na de lancering van SharePoint 2013 bracht Microsoft een verbeterde versie uit van haar Enterprise Content Management-systeem (ECM). Met SharePoint 2016 zette Microsoft de strategie voort om alle producten in de cloud aan te bieden, met een Windows 10-achtige gebruikerservaring. De interface van Office 365 en SharePoint 2016 lijken sterk op elkaar, waardoor gebruikers nauwelijks door hebben dat ze van de ene omgeving naar de andere gaan. Er ontstaat dus geen verwarring over waar bepaalde functionaliteiten zich precies bevinden.. Het platform biedt geen standaard ontwikkelde RMA, maar via add-onsEen add-on is een extra hardware– of softwarecomponent die aan een informatiesysteem gekoppeld wordt om de capaciteit of het rendement van dit systeem te verbeteren. De term wordt wel eens gebruikt om te refereren aan hardware, zoals bij de uitbreiding van het RAM-geheugen van een computer. Toch komen we meer add-ons tegen in de softwarewereld, waar er ook regelmatig over add-in gesproken wordt. is dit wel te integreren. SharePoint kan grote voordelen hebben, maar is niet voor iedere organisatie geschikt. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) RMA-pakket. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat een vergelijkingen van SharePoint met andere systemen.

Gartner bestempelde OpenText als leider binnen Enterprise Content Management-oplossingen. De softwareproducent nam onlangs voor 1,45 miljard euro de Enterprise Content Division (inclusief Documentum) van Dell-EMC over. OpenText is een platform dat talloze mogelijkheden biedt voor grote organisatiesDe hoeveelheid documenten en documentstromen waarmee grote bedrijven werken, verplicht hen om hoge eisen te stellen aan documentbeheer. Deze eisen kunnen heel uiteenlopend zijn. Er bestaat niet één DMS-formule voor alle grote organisaties. Toch komen een aantal van dezelfde DMS-eisen regelmatig terug: Wetgeving en normen naleven. Alle soorten bedrijven krijgen met normen en wetgeving te maken, maar vooral de grote spelers hebben hulp nodig van software om al deze regelgeving na te kunnen leven. Een DMS is bijvoorbeeld een hulpmiddel om een ISO-certificering te behalen. Deze software gebruikt namelijk vaste templates voor het uitschrijven van de verplichte bedrijfsprocedures en -workflows. Bovendien zorgt het DMS er voor dat deze vastgelegde procedures en workflows strikt gevolgd worden. Let wel op: een pakket dat ISO-gecertificeerd is, draagt die certificering niet rechtstreeks over op het bedrijf. Een bedrijf moet altijd zelf een certificeringstraject doorlopen.. Zo heeft OpenText binnen RMA een zeer uitgebreide access control functie. Waar Alfresco vier niveaus van classificering heeft, biedt OpenText er negen. Ook de Duitse softwareproducent SAPIn 1972 werd het bedrijf SAP opgericht in het Duitse Walldorf door vijf voormalig IBM-medewerkers. Tegenwoordig heeft SAP vestigingen in meer dan 130 landen, en zijn de belangrijkste pakketten SAP Business One en SAP Business All-in-One. Daarnaast is het systeem ook als Software as a Service (SaaS) beschikbaar, namelijk SAP ByDesign. Zoals veel grote softwarebedrijven, maakt SAP gebruik van partners die het SAP ERP-systeem bij de klant installeren. Er bestaan verschillende partnerlevels: Gold, Silver en Bronze. SAP deelt partners in op basis van omzet, competentie (bouwmogelijkheden) en marketing initiatieven. Het aantal SAP-diensten en -voordelen neemt toe naarmate de status van de partner hoger wordt. In Nederland en België is er een groot aantal SAP ERP-leveranciers, maar het is niet eenvoudig om de verschillen te ontdekken en om erachter te komen welke partij het beste bij uw organisatie past. en het Amerikaanse OracleHet bedrijf Oracle werd in 1977 opgericht in Californië, Verenigde Staten. In de beginjaren kreeg Oracle haar status dankzij de database software. Het bedrijf zette namelijk als eerste een relationele database op de markt. Door de jaren heen heeft Oracle een aantal bedrijven overgenomen: Peoplesoft (2005), Hyperion (2007), BEA Systems (2008) en Sun Microsystems (2009). Tegenwoordig heeft het Amerikaanse concern veel verschillende bedrijfsapplicaties onder haar vleugels, waaronder ook cloudapplicaties. bieden Records Management modules aan. Een keuze maken in Records Management is niet eenvoudig, omdat producten en diensten erg van elkaar verschillen. In de DMS WijzerDe DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) RMA-pakket. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen. staat een overzicht van aanbieders van Records Management-systemen. Vraag de wijzer kosteloos aan om te zien welke RMA bij uw organisatie past.