Het gebruik van document management software is tegenwoordig vrij normaal binnen bedrijven. Digitale bestandsformaten hebben er voor gezorgd dat documenten op een compleet nieuwe manier worden gecreëerd en opgeslagen. Daarnaast noopt regelgeving sommige bedrijven en overheidsinstanties tot een beter en meer gestructureerd beheer van documenten. Hier volgen vijf adviezen om maximaal voordeel te halen uit het document management systeem binnen het bedrijf.
1. Stel duidelijke doelen op voor het document management systeem
Is er voldoende tijd genomen om te bepalen welke doelen moeten worden bereikt met het DMS? Normaal gesproken beschikt een DMS-systeem over functionaliteiten voor verschillende documentprocessen. Het is daarom belangrijk om specifiek te zijn: wordt het systeem gebruikt om te besparen op papier- en opslagkosten? Het verbeteren van de documentstructuur en toegang tot documenten? Is het samenwerken in documenten belangrijk? Als een bedrijf duidelijk voor ogen heeft met welk doel het systeem wordt geïmplementeerd, is het veel gemakkelijker dit doel ook echt te bereiken. Is het doel daarentegen niet helder, dan kunnen er fouten worden gemaakt bij het uitwerken van de verschillende workflows binnen het DMS-pakket. In de DMS Wijzer vindt u advies voor het foutloos ontwerpen van de juiste workflows.
2. Meet het succes van het project met prestatie-indicatoren
Bepaal voor aanvang van het project de prestatie-indicatoren (KPI, key performance indicators) die helpen bij het analyseren van de voortgang van het project. Door een vergelijking te maken tussen de documentprocessen vóór en na de implementatie, kan de verbetering (of achteruitgang) goed worden gemeten. Als het goedkeuren van een document eerst bijvoorbeeld meer dan 15 minuten in beslag nam, en met het nieuwe systeem 5 minuten, dan is duidelijk dat er flinke progressie is geboekt.
3. Geef meer prioriteit aan de meest belangrijke processen
Verzeker je ervan dat de software de meest belangrijke processen optimaliseert. Afhankelijk van de specifieke behoeften van het bedrijf, is het aan te bevelen meer aandacht te besteden aan processen die te maken hebben met de klantenservice en de validatie van facturen dan bijvoorbeeld met het samenwerken in documenten. Een bedrijf dat in staat is processen op de juiste manier te automatiseren, kan veel tijd en moeite besparen. Werknemers zijn in staat efficiënter en met meer bevrediging te werken.
4. Besteed aandacht aan het zoeken en raadplegen van documenten
Hoe vaak zoeken werknemers naar documenten die ze uiteindelijk niet meer kunnen terugvinden? Denk vooraf goed na over de manier waarop informatie wordt geïndexeerd. Dit moet zo gebeuren dat informatie ook daadwerkelijk kan worden teruggevonden. Als bepaalde gearchiveerde informatie nauwelijks wordt gezocht, voeg deze dan niet toe aan de index en zoek een andere manier om deze informatie toegankelijk te maken. Zorg ervoor dat documenten altijd toegankelijk zijn, maar geef prioriteit aan de meest gebruikte documenten.
5. Betrek gebruikers bij het project
Sommige bedrijven komen er te laat achter dat hun document management systeem minder wordt gebruikt dan gehoopt. Dit kan voorkomen als de werking en de voordelen van het systeem niet (goed) aan de werknemers worden uitgelegd. De gemeente Den Haag heeft dit ten tijde van de implementatie van hun DMS-systeem wel goed gedaan, in de vorm van o.a. filmpjes op YouTube:
Een project waarbij de doelen duidelijk zijn gesteld en waarbij de workflows perfect zijn geöptimaliseerd, kan toch mislukken als de gebruiker het proces uiteindelijk niet onder de knie krijgt. Het is erg belangrijk dat de gebruiker vanaf het begin bij het project wordt betrokken om dit soort situaties te vermijden. In de DMS Wijzer staat beschreven hoe een bedrijf er voor kan zorgen dat gebruikers het systeem ook echt gaan gebruiken.