WhatsApp Facebook Twitter LinkedIn Mail

5 adviezen voor het gebruik van document management software in bedrijven

Het gebruik van document management software is tegenwoordig vrij normaal binnen bedrijven. Digitale bestandsformaten hebben er voor gezorgd dat documenten op een compleet nieuwe manier worden gecreëerd en opgeslagen. Daarnaast noopt regelgeving sommige bedrijven en overheidsinstanties tot een beter en meer gestructureerd beheer van documenten. Hier volgen vijf adviezen om maximaal voordeel te halen uit het document management systeem binnen het bedrijf.

1. Stel duidelijke doelen op voor het document management systeem

Is er voldoende tijd genomen om te bepalen welke doelen moeten worden bereikt met het DMS? Normaal gesproken beschikt een DMS-systeem over De functionaliteiten die documentbeheer mogelijk maken zijn legio. De meeste DMS-pakketten hebben dezelfde basisfunctionaliteiten die elk bedrijf nodig heeft. Maar daarnaast zijn er functionaliteiten die moeten passen bij de bedrijfsgrootte, de sector en de specifieke bedrijfsactiviteit. Deze functionaliteiten kunnen onderverdeeld worden in verschillende categorieën: import van documenten (data entry), indexering en zoeken, dataverwerking en workflow automation, beveiliging en gebruikservaring.functionaliteiten voor verschillende documentprocessen. Het is daarom belangrijk om specifiek te zijn: wordt het systeem gebruikt om te besparen op papier- en opslagkosten? Het verbeteren van de documentstructuur en toegang tot documenten? Is het samenwerken in documenten belangrijk? Als een bedrijf duidelijk voor ogen heeft met welk doel het systeem wordt geïmplementeerd, is het veel gemakkelijker dit doel ook echt te bereiken. Is het doel daarentegen niet helder, dan kunnen er fouten worden gemaakt bij het uitwerken van de verschillende workflows binnen het Het beste DMS-pakket kiezen is niet eenvoudig. Er moet met erg veel factoren rekening worden gehouden. Kies je bijvoorbeeld voor een groot en bekend pakket? Of juist een kleiner systeem met een lokale partner? Welke functionaliteiten zijn er allemaal gewenst? En hoe beïnvloedt het beschikbare budget de prijs?DMS-pakket. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer vindt u advies voor het foutloos ontwerpen van de juiste workflows.

2. Meet het succes van het project met prestatie-indicatoren

Bepaal voor aanvang van het project de prestatie-indicatoren (Key Performance Indicators of kritieke prestatie-indicatoren zijn cijfers of maatstaven die de prestaties van een bedrijf meten. Meestal wordt een KPI uitgedrukt in een getal. Dit kan een exact cijfer zijn, maar ook een percentage of waardering. Zo kan naast de jaaromzet of het verkooppercentage van de geproduceerde goederen ook de gemiddelde klanttevredenheid worden uitgedrukt. Klanten kunnen bijvoorbeeld de mogelijkheid krijgen om zich op een schaal van een tot tien uit te drukken over hoe tevreden ze zijn over een service. De gemiddelde waarde is dan een KPI.KPI, key performance indicators) die helpen bij het analyseren van de Voor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?voortgang van het project. Door een vergelijking te maken tussen de documentprocessen vóór en na de Het is van groot belang om een DMS-implementatie stap voor stap en volgens een doordacht plan aan te pakken. Dit is de enige manier om het project te laten slagen en om meer effectieve documentprocessen te creëren. Betrokkenheid en participatie van medewerkers is daarbij erg belangrijk. Er is een verandering op komst, die hun dagelijkse manier van werken sterk zal beïnvloeden. Het is daarom aan te raden om ook tijdens de implementatie een aantal zogenaamde key users te betrekken bij het proces. Key users zullen actief gebruik maken van het systeem en kunnen worden ingezet om collega’s te helpen en te enthousiasmeren voor de veranderingen die op stapel staan. Tijdens de implementatie kunnen gebruikers bijvoorbeeld worden geïnterviewd, zodat er tijdens de implementatie nog bepaalde wensen kunnen worden doorgevoerd.implementatie, kan de verbetering (of achteruitgang) goed worden gemeten. Als het goedkeuren van een document eerst bijvoorbeeld meer dan 15 minuten in beslag nam, en met het nieuwe systeem 5 minuten, dan is duidelijk dat er flinke progressie is geboekt.

advies document management software voordeel

3. Geef meer prioriteit aan de meest belangrijke processen

Verzeker je ervan dat de Onder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.software de meest belangrijke processen optimaliseert. Afhankelijk van de specifieke behoeften van het bedrijf, is het aan te bevelen meer aandacht te besteden aan processen die te maken hebben met de klantenservice en de validatie van facturen dan bijvoorbeeld met het samenwerken in documenten. Een bedrijf dat in staat is processen op de juiste manier te automatiseren, kan veel tijd en moeite besparen. Werknemers zijn in staat efficiënter en met meer bevrediging te werken.

4. Besteed aandacht aan het zoeken en raadplegen van documenten

Hoe vaak In de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken.zoeken werknemers naar documenten die ze uiteindelijk niet meer kunnen terugvinden? Denk vooraf goed na over de manier waarop informatie wordt geïndexeerd. Dit moet zo gebeuren dat informatie ook daadwerkelijk kan worden teruggevonden. Als bepaalde Bedrijven lopen tegen verschillende soorten problemen aan bij het opslaan en bewaren van archiefdocumenten. Aan de ene kant zijn er de bedrijven die een goed geclassificeerd, maar nog volledig fysiek archief hanteren. Aan de andere kant bestaan er bedrijven die alle documentatie juist wel digitaal hebben opgeslagen, maar niet op een geordende manier. Tot slot zijn er de bedrijven die zich ergens in het midden van deze twee uitersten bevinden. Een digitaal archief kan een oplossing bieden voor deze problemen. Het doel is om tot een archief te komen waarin alles digitaal én goed geclassificeerd is.gearchiveerde informatie nauwelijks wordt gezocht, voeg deze dan niet toe aan de index en zoek een andere manier om deze informatie toegankelijk te maken. Zorg ervoor dat documenten altijd toegankelijk zijn, maar geef prioriteit aan de meest gebruikte documenten.

5. Betrek gebruikers bij het project

Sommige bedrijven komen er te laat achter dat hun document management systeem minder wordt gebruikt dan gehoopt. Dit kan voorkomen als de werking en de voordelen van het systeem niet (goed) aan de werknemers worden uitgelegd. De gemeente Den Haag heeft dit ten tijde van de implementatie van hun DMS-systeem wel goed gedaan, in de vorm van o.a. filmpjes op YouTube:

Een project waarbij de doelen duidelijk zijn gesteld en waarbij de workflows perfect zijn geöptimaliseerd, kan toch mislukken als de gebruiker het proces uiteindelijk niet onder de knie krijgt. Het is erg belangrijk dat de gebruiker vanaf het begin bij het project wordt betrokken om dit soort situaties te vermijden. In de De DMS Wijzer is een essentiële leidraad voor projectleiders die zich oriënteren op de aanschaf van een (nieuw) softwarepakket voor documentbeheer. U vindt er onder andere: prijzen, verschillende leveranciers, functionaliteiten, een pakkettenvergelijk, tips en belangrijke valkuilen.DMS Wijzer staat beschreven hoe een bedrijf er voor kan zorgen dat gebruikers het systeem ook echt gaan gebruiken.

Beoordeel dit artikel:
Totaal: 0 Gemiddeld: 0

Dit artikel als bron gebruiken?

European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 12 juli). 5 adviezen voor het gebruik van document management software in bedrijven. Geraadpleegd op ICT Portal. https://www.ictportal.nl/nieuws/document-management-systemen/adviezen-document-management-software