Wat is een Paperless Office?
Een Paperless Office is een kantoor waar geen of zo weinig mogelijk papier gebruikt wordt. De term op zich bestaat al bijna een halve eeuw, maar het laatste decennia brengen meer en meer bedrijven het concept ook daadwerkelijk in praktijk.
Aanbevolen artikel: Digitaal archiveren met behulp van een DMS
Wat is het voordeel van minder papier op het werk?
Papier wordt in het bedrijfsleven nog dagelijks en veelvuldig gebruikt. Het lijkt een gewoonte die zo ingebakken zit dat mensen het lastig vinden om zich volledig aan te passen aan andere, digitale vormen van werken. Toch zijn er verschillende voordelen aan een kantoor waar papiergebruik beperkt wordt:
- Minder fysieke ruimte nodig voor opslag;
- Lagere productie van afval (milieubewust);
- Digitale documenten kunnen sneller opgeroepen worden;
- Samenwerken in documenten is gemakkelijker;
- Documenten raken minder snel zoek;
- Beperking van het aantal documentversies;
- Er kan digitaal gefactureerd worden (veiliger en eenvoudiger);
- De beveiliging van informatie is strenger.
De meeste voordelen van een paperless office komen echter alleen tot hun recht bij het gebruik van een goed ingericht digitaal systeem. Zonder overzichtelijke software zullen medewerkers bijvoorbeeld nog steeds ieder hun eigen versie van een document hebben. In een bedrijf waar relatief weinig documenten verwerkt worden, wordt er (in de eerste plaats) vaak geopteerd voor een Dropbox of Google Drive, maar deze oplossingen veranderen zelf ook al gauw in een vergaarbak van informatie zonder veel structuur. Medewerkers slagen niet alles volgens dezelfde normen op, creeëren eigen nieuwe versies van hetzelfde document onder andere namen, en krijgen vaak toegang tot alle documentatie op het platform (zonder restricties). Dezelfde problemen worden vergroot bij bedrijven met veel documentverwerking en ingewikkelde documentstromen. Dit soort bedrijven zoekt dan ook vaak naar een systeem voor documentbeheer met erg uitgebreide functionaliteiten voor documentbeheer.
Weetje! De term “paperless office” (papierloos kantoor) komt van de slogan die al in 1964 gebruikt werd om de IBM 2260 (1964), een voorloper van de computer, aan te prijzen. Toch heeft de komst van de computer het gebruik van papier op kantoor in de eerste plaats verhoogd. Printers hebben kopiëren en massaal afdrukken namelijk vereenvoudigd. Zo is het gebruik van papier op kantoor tussen 1980 en 2000 meer dan verdubbeld.
Is volledig paperless een utopie?
Veel bedrijven lijken het ook na de millenniumwisseling nog lastig te hebben met het volledig uitbannen van papier. Deels is dit waarschijnlijk te wijten aan het feit dat de mens een gewoontedier is, maar dit is niet de enige reden. Studies hebben uitgewezen dat studenten die notities nemen met de hand, zich de leerstof beter herinneren. De link tussen fysieke handelingen en cognitieve activiteiten wordt hiermee onderstreept. Ook op de werkvloer gebeurt dit. De meeste medewerkers zullen zich bijvoorbeeld sneller een taak herinneren die ze zelf op een post-it hebben geschreven, dan eentje die digitaal is ingevoerd.
Een tweede reden dat papier elimineren moeilijk is in de zakelijke wereld ligt bij het samenwerken met andere bedrijven. Niet elk bedrijf heeft de mogelijkheid om te investeren in digitalisatie. Zelfs als een organisatie zelf wel de middelen heeft, kan het dus goed zijn dat het toch nog binnenkomende documenten van partners op papier zal krijgen. In dit geval is het vaak een goede optie om deze documenten via OCR in te lezen en in digitale vorm op te nemen in bepaalde werkstromen of het digitale archief.
Ten slotte is het bij paperless ook belangrijk om rekening te houden met de gezondheid van de werknemers. In de meeste gevallen wordt papier vervangen door schermen, waarbij het menselijke oog enorm belast wordt. Gelukkig wordt de technologie ook steeds beter, en de schermen dus minder schadelijk.
Less paper is de trend
Aangezien een volledig paperless office moeilijk en vaak ook niet optimaal functioneert, stappen veel bedrijven over naar ‘less paper’. Dit doen ze door bijvoorbeeld facturen digitaal te ontvangen en te versturen, maar de maandelijkse planning nog op papier uit te delen zodat werknemers er eigen notities bij kunnen plaatsen. Ook het goede oude whiteboard is een mooi alternatief voor flipcharts. Daarnaast zijn duurzame papiersoorten geschikt voor bedrijven die zich willen inzetten op het ecologische aspect van papierverbruik. Bij dit soort bedrijven past het concept van een “less paper office” vaak binnen een bredere strategie van Green IT.
