Wat wordt bedoeld met de term End of Life?
Wanneer er in softwareland gesproken wordt van End of Life, het levenseinde, is dat een referentie aan de ‘vervaldatum’ van een softwareproduct. Op deze datum vervalt de ondersteuning vanuit de leverancier, en wordt er geen onderhoud meer aangeboden, ook al zou hiervoor betaald worden. Een bedrijf kan de software nog wel gebruiken, maar kan bij de leverancier geen updates meer afnemen, en bugs of andere defecten worden niet meer verholpen.
Net zoals andere producten op de markt, heeft software een bepaalde levensloop. Er zijn vier belangrijke momenten in de levensloop van software:
- Moment waarop de software wordt uitgebracht (Lifecycle Start Date)
- Moment waarop de End of Life (en de datum ervoor) wordt aangekondigd
- Moment waarop er een einde komt aan de verkoop van de software
- Moment waarop het onderhoud en de ondersteuning stoppen (End of Life)
In sommige gevallen bestaan er twee verschillende data voor de End of Life van een softwarepakket:
- Mainstream Support End Date: op deze datum loopt de ondersteuning en het onderhoud af voor de meeste gebruikers. Dit is de ‘normale’ einddatum.
- Extended Support End Date: voor sommige (grote) klanten, of bedrijven die hier extra voor betalen, wordt er nog tot een latere datum onderhoud en ondersteuning geleverd.
Let op! Alle softwarepakketten hebben een EOL, ook de belangrijkste bedrijfsapplicaties, zoals ERP-systemen. Zo is er bijvoorbeeld aangekondigd dat er voor een aantal SAP-pakketten in 2025 geen onderhoud en ondersteuning meer zal zijn.
Waarom hebben software-pakketten een EOL?
Technologie evolueert steeds verder. In het verlengde daarvan staat ook de ontwikkeling van software niet stil. Bedrijven verwachten daarnaast dat hun software steeds meer taken automatiseert, sneller werkt, beter beveiligd en gebruiksvriendelijker is. Software-ontwikkelaars voorzien in die vraag door steeds nieuwe updates uit te brengen.
Maar op een bepaald moment wordt de hoeveelheid updates te groot voor de software. Het is zoals een huis waarop steeds meer verdiepingen worden gebouwd. De basisstructuur is er niet op gemaakt, en kan het gewicht op een bepaald moment niet meer dragen. Vaak wordt het softwarepakket log, en neemt het door alle toevoegingen ook onnodig veel plaats in op de server. In dat geval is het beter om een nieuwe versie te creëren door het pakket vanaf de basis opnieuw op te bouwen. Zo kan alle bestaande functionaliteit behouden blijven, maar met een steviger fundament en geïntegreerde nieuwe functionaliteiten. Het softwarepakket zal dan een stuk lichtvoetiger zijn. Op basis van nieuwe technieken kan er bovendien aan snelheid gewonnen worden.
Welke opties hebben bedrijven die een softwarepakket gebruiken met een aangekondigde EOL?
Software-ontwikkelaars en implementatiepartners brengen hun klanten normaal gesproken ruim op voorhand op de hoogte van de EOL van een softwarepakket. Elke partij gaat hier net iets anders mee om, maar in de meeste gevallen worden bedrijven maanden of zelfs jaren op voorhand gewaarschuwd. Microsoft NAV 2018 kwam bijvoorbeeld in 2017 uit, en nu al (zomer 2020) is er bekend dat de EOL gepland staat voor 1 oktober 2023 (en de Extended Support End Date 1 november 2028). Dat de aankondiging van de End of Life van een softwarepakket vaak zo vroeg komt is om te voorkomen dat organisaties van de ene op de andere dag moeten overstappen op een ander pakket.
Nadert de EOL-datum van uw softwarepakket? Dan is de kans groot dat de softwareleverancier al klaar staat met een opvolger voor het pakket. Dit kan echter ook een ideaal moment zijn om de software-opties van andere leveranciers te bekijken. Het kenniscentrum EKCIT kan u hiermee telefonisch helpen: +31 (0)20 3690457.
Over het algemeen hebben bedrijven die geconfronteerd worden met End of Life de volgende opties:
In de meeste gevallen van EOL heeft de software-ontwikkelaar al een nieuw pakket klaar. Dat nieuwe pakket kan in dezelfde lijn liggen van het vorige, maar kan ook totaal nieuwe en andere functionaliteiten hebben. Maatwerk en werkstromen die op het eigen bedrijf zijn aangepast, zullen bovendien opnieuw moeten worden ingericht.
Het voordeel van de overstap naar een pakket van dezelfde ontwikkelaar is dat een bedrijf vaak ook bij dezelfde implementatiepartner kan blijven. Na de EOL van NAV 2018 zullen klanten bij de implementatiepartners van Microsoft normaal gesproken zonder problemen het nieuwste Microsoft-pakket kunnen laten implementeren. Ook de migratie van historische data verloopt vlotter dan bij de overgang naar een pakket van een andere ontwikkelaar.
Het aanbod op de softwaremarkt is enorm. Er komen bijna dagelijks nieuwe systemen bij. Het kan dus goed zijn dat er tijdens de levensloop van een softwarepakket andere systemen zijn ontwikkeld die nog beter passen bij de situatie van het bedrijf.
Het is daarom geen slecht idee om de nieuwe versie van de eigen softwareproducent te vergelijken met pakketten van andere producenten. Misschien bestaan er ondertussen pakketten met functionaliteiten die nauwer aansluiten bij de bedrijfssector, of waarbij (duur) maatwerk voorkomen kan worden.
Een mogelijke oplossing voor het ontbreken van onderhoud en ondersteuning zijn patches. Hiermee kunnen updates geschreven worden, kan functionaliteit toegevoegd worden of bugs worden hersteld. Een bedrijf met veel ICT-kennis kan deze patches zelf ontwikkelen, maar vaker worden ze afgenomen bij onafhankelijke ontwikkelaars.
Patches hebben echter ook hun nadelen. Ze zijn niet uitgebracht door de ontwikkelaar van het pakket en bieden dus minder garantie op slagen. In sommige gevallen richten ze zelfs (extra) schade aan. Bovendien kan je er niet onbeperkt gebruik van maken. Het is hetzelfde als een fietsband die je plakt. Na twee, drie herstelbeurten houden de patches het niet meer, en is de fietsband, of het softwarepakket in dit geval, aan vervanging toe.
Dit is alleen een mogelijkheid bij aangekochte softwarepakketten. Softwarepakketten die in een SaaS-model aangeboden worden, kunnen nooit gebruikt worden na de EOL-datum.
Let er op dat het gebruik van software zonder enige vorm van onderhoud en ondersteuning serieuze ongemakken en risico’s met zich mee kan brengen. Er komen namelijk geen beveiligingsupdates meer, en de leverancier ziet af van alle verantwoordelijkheid. Als er data lekken of zoek raken, is de enige verantwoordelijke het eigen bedrijf.
Tip! Bij de implementatie van een nieuw softwarepakket moet er rekening gehouden worden met een aantal elementen die de kosten kunnen doen oplopen. In de ERP Wijzer staan verschillende tips waarmee tijd en geld bespaard kunnen worden bij een ERP-implementatie.
Wat gebeurt er wanneer een software na de EOL nog gebruikt wordt?
Een softwarepakket kan vaak nog gebruikt worden na de EOL, maar de mogelijkheden worden erg beperkt. Licenties of functionaliteiten toevoegen kan niet meer, en de verantwoordelijkheid voor een eventueel softwareprobleem ligt volledig bij het eigen bedrijf. Bovendien is de kans klein dat de software nog compatibel is met andere bedrijfsapplicaties.
Daarnaast kan het overschrijden van de EOL ook een gevaar inhouden voor de IT-security. Vanuit de leverancier worden er geen updates meer aanbevolen om het pakket veilig te houden. Als het bedrijf hiervoor niet de technische kennis in huis heeft, vergroot de kans op lekken uit het ERP-, DMS-, CRM- of HRM-pakket aanzienlijk. Uitgelekte bedrijfsinformatie kan verschillende nare gevolgen hebben, zoals het verliezen van een concurrentievoordeel. Als het om een lek van persoonlijke informatie gaat, bijvoorbeeld van klanten of werknemers, zijn de gevolgen vaak nog groter. Dit is namelijk een inbreuk op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en resulteert in hoge boetes.
