Contract management

Wat komt er kijken bij Contract Management?

Contract Management is een erg breed begrip. Het is het geheel van contracten afsluiten, beheren en evalueren. Elke stap bestaat op zijn beurt nog uit verschillende onderdelen.

Vooral op de tweede stap, het contractbeheer, wordt tegenwoordig meer aandacht gevestigd, omdat hier snel fouten insluipen. Een goed contract verliest namelijk zijn waarde als het onvoldoende wordt nageleefd. Als een toeleverancier bijvoorbeeld de bouwmaterialen niet op tijd levert, is de consequentie dat de bouwwerkzaamhedenVoor ingenieursbureaus, technisch adviesbedrijven, architecten, vastgoedontwikkelaars, aannemers en andere bedrijven binnen de bouw- en ingenieursbranche zijn sectorspecifieke document management systemen het bekijken waard. Maar welke functionaliteiten zijn van belang? Geven bedrijven binnen de sector vaker de voorkeur aan een sectorspecifiek DMS, of juist vaker aan een standaardpakket? moeten worden opgeschort.

Contracten afsluiten

Om contracten af te sluiten moet er ten eerste een goed contact zijn met de gewenste partner. Relatiemanagement is dus ook (indirect) een onderdeel van Contract Management. Dit relatiemanagement kan betrekking hebben op klanten (CRMCustomer Relationship Management (CRM) is de term die gebruikt wordt voor het beheer van klantrelaties binnen een bedrijf. Een CRM-systeem wordt gebruikt voor de opslag, analyse en inzet van alle relevante klantinformatie.), of op bedrijven waarbij wordt ingekocht.

Als de goede partij gevonden is, beginnen de contractonderhandelingen. Belangrijk voor het verdere verloop van het Contract Management is dat de verwachtingen van beide partijen realistisch zijn en voorwaarden goed vastgelegd worden. Hierbij kunnen ook eventuele clausules worden ingebouwd voor als een van de partijen de afspraken niet (helemaal) nakomt.

Ten slotte is ook de administratieve afhandeling van een nieuw contract van essentieel belang. Vaak zal er hiervoor een beroep moeten worden gedaan op juristen. Zo is het contract opgesteld binnen de geldende wettelijke kaders.

Contractbeheer

Contractbeheer, ook wel contractadministratie genoemd, omvat alle activiteiten die te maken hebben met lopende contracten. Hieronder vallen het opvolgen van belangrijke data zoals deadlines en afspraakmomenten. Zo kan in het contract tussen een ziekenhuis en de ambulancedienst bijvoorbeeld vastgelegd zijn dat er elke maand een evaluerende vergadering plaatsvindt. Als het contract echter niet goed beheerd wordt, wordt deze afspraak misschien overgeslagen. Een gevolg hiervan kan zijn dat patiënten niet meer op de meest adequate manier naar het ziekenhuis vervoerd worden.

Een tweede activiteit die onder contractbeheer valt is de opvolging van de naleving van afspraken en voorwaarden. Misschien zegt de klant er aanvankelijk niets van als een cateringbedrijf de vegetarische maaltijden af en toe vergeet, maar eist de nieuwe commercieel directeur plots een schadevergoeding. Door de inhoud van het contract goed te beheren, kunnen dit soort fouten en hun consequenties vermeden worden.

Analyse en evaluatie

Ten slotte moeten contracten ook regelmatige geanalyseerd en geëvalueerd worden. Dit kan gebeuren bij het aflopen van het contract, maar idealiter is dit een deel van het beheer van lopende contracten. De volgende vragen helpen bedrijven om te bepalen of contracten moeten worden herzien, stopgezet of verlengd.

• Hoeveel brengt het contract op? (financieel)
• Hoe verbetert het contract de bedrijfsprocessen, het product of de service?
• Zijn er bepaalde problemen opgedoken?
• Hoe efficiënt is de afgesproken werkwijze?
• Hoe efficiënt verloopt de samenwerking?
• Heeft het contract betrekking tot een doorlopende bedrijfsactiviteit of is het projectgerelateerd?
• Waarom wel of niet blijven samenwerken met deze klant of leverancier?

Contract Management automatiseren

Voor veel bedrijven is Contract Management een serieuze taak, en zijn er veel mensen bij betrokken. Om het overzicht te kunnen bewaren wordt er dan ook dikwijls een beroep gedaan op gespecialiseerde softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken.. Aangezien contracten meestal in documentvorm worden opgesteld, is een Document Management Systeem (DMS)Veel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? gespecialiseerd in contractbeheer een logische keuze. Deze software regelt de workflow van contractenEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer. en omvat meestal een specifiek systeem voor Contract Lifecycle Management (CLM), een functionaliteit die alle stappen die een contract doorloopt minutieus bijhoudt.

Contracten zijn in de eerste plaats natuurlijk documenten, maar toch wordt Contract Management ook vaak vernoemd in een context van Enterprise Resource Planning (ERP)Een ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten.. Dit komt omdat contracten meestal aan de basis liggen van de kernprocessen van een bedrijf. Vaak zijn contracten gelinkt aan projectmanagementVoor bedrijven die projectmatig werken is 'flexibiliteit' het kernwoord. Projecten moeten steeds kunnen worden herzien, en het ondersteunende ERP-systeem moet deze herzieningen kunnen verwerken. Welke mogelijkheden biedt dit soort pakketten voor projectmanagement?, een taak die over het algemeen sowieso aan het ERP verbonden is. Een integratie van software voor Content Management in het ERP-systeem is dus het overwegen waard.

Ten slotte is het voor bepaalde bedrijven ook interessant om naar Contract Risk Management Software te kijken. Vooral bij heel grote bedrijven die enorme contracten afsluiten met verschillende partijen kunnen de gevolgen van een foute naleving van het contract fataal zijn. Een klant die niet juist bediend wordt kan een enorme schadeclaim indienen en een leverancier die niet de juiste service biedt brengt het bedrijf in grote moeilijkheden. Bovendien gaat het vaak om complexe, eventueel projectmatige contracten die regelmatig moeten worden herzien. Bij elke herziening veranderen ook de risico’s weer. Contract Risk Management software helpt om de risico’s op elk moment goed in te schatten en in te perken.