Master Data Management (MDM)

Uniforme data in het hele bedrijf

Master Data Management zorgt ervoor dat alle belangrijke bedrijfsgegevens centraal opgeslagen en beheerd worden. De beschikbare informatie over een product, proces, klant of dienst staat hierbij als het ware in één masterfile. Als er ergens in een systeem iets wordt aangepast, wordt deze wijziging ook automatisch doorgevoerd in andere systemen. Zo wordt de versnippering van informatie tegengegaan en wordt er in geen enkel systeem meer met verouderde gegevens gewerkt. Hierdoor kunnen kosten als gevolg van fouten of herzieningen beperkt worden. Bovendien zijn rapportages op basis van de correcte gegevens betrouwbaarder en kunnen bedrijfsprocessen optimaal geautomatiseerd worden.

Master Data Management hangt nauw samen met Product Data Management (PDM)PDM zorgt ervoor dat alle productinformatie bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt. Het gaat hierbij meestal om technische productdata voor het ontwerp, de productie en de assemblage van artikelen. Meer specifiek vind je in een PDM-systeem ontwerpspecificaties, materialen, testresultaten etc. en Product Information Management (PIM)Software voor Product Information Management (PIM) zorgt ervoor dat alle content die producten omschrijft steeds beschikbaar en uniform is. Verschillende oplossingen voor datamanagement, zoals Master Data Management (MDM), doen ongeveer hetzelfde, maar beperken zich tot de eigen organisatie. PIM zorgt er voor dat ook de content die leveranciers, partners en consumenten aanleveren, wordt opgenomen in hetzelfde, uniforme systeem. PIM kan de functies van MDM overnemen, of het (oude) MDM-systeem kan geïntegreerd worden in het PIM-systeem.. PDM zorgt er namelijk voor dat alle diensten of personen binnen een bedrijf steeds met de juiste (technische) productgegevens werken, terwijl PIM meer gericht is op het beschikbaar maken van de actuele productinformatie voor externe klanten en partners.

Combinatie van software en beleid

Er bestaan verschillende systemen voor het beheer van Master Data. Vooral leveranciers van ERP-systemenEen ERP-systeem brengt belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samen. Actuele gegevens over de productie, in- en verkoop, logistiek en administratie worden gekoppeld. Automatische werkprocessen verhogen de productiviteit, en verlagen de kosten. houden zich met de technologie bezig. Ze bieden deze softwareOnder software verstaan we alle programma’s en applicaties die ervoor zorgen dat een informatiesysteem naar behoren werkt. Dit zijn niet-materiële componenten, in tegenstelling tot hardware. Software kan je dus niet aanraken, maar is wel nodig om een informatiesysteem taken te laten uitvoeren. Deze programma’s zorgen er onder andere voor dat een computer gebruikt kan worden voor tekstverwerking, om te surfen op het internet of om video’s te bewerken. dan aan als ERP-module of als apart, koppelbaar softwarepakket. Onder leveranciers van MDM zien we de grote namen als IBM, OracleHet bedrijf Oracle werd in 1977 opgericht in Californië, Verenigde Staten. In de beginjaren kreeg Oracle haar status dankzij de database software. Het bedrijf zette namelijk als eerste een relationele database op de markt. Door de jaren heen heeft Oracle een aantal bedrijven overgenomen: Peoplesoft (2005), Hyperion (2007), BEA Systems (2008) en Sun Microsystems (2009). Tegenwoordig heeft het Amerikaanse concern veel verschillende bedrijfsapplicaties onder haar vleugels, waaronder ook cloudapplicaties. en SAPIn 1972 werd het bedrijf SAP opgericht in het Duitse Walldorf door vijf voormalig IBM-medewerkers. Tegenwoordig heeft SAP vestigingen in meer dan 130 landen, en zijn de belangrijkste pakketten SAP Business One en SAP Business All-in-One. Daarnaast is het systeem ook als Software as a Service (SaaS) beschikbaar, namelijk SAP ByDesign. Zoals veel grote softwarebedrijven, maakt SAP gebruik van partners die het SAP ERP-systeem bij de klant installeren. Er bestaan verschillende partnerlevels: Gold, Silver en Bronze. SAP deelt partners in op basis van omzet, competentie (bouwmogelijkheden) en marketing initiatieven. Het aantal SAP-diensten en -voordelen neemt toe naarmate de status van de partner hoger wordt. In Nederland en België is er een groot aantal SAP ERP-leveranciers, maar het is niet eenvoudig om de verschillen te ontdekken en om erachter te komen welke partij het beste bij uw organisatie past., maar ook kleinere spelers houden zich bezig met MDM. Daarom tonen ook steeds meer bedrijven uit het MKB interesse in Master Data Management.

Software is echter niet alles bij MDM. Om van echt management te kunnen spreken, moet er ook aan Data Governance gedaan worden. Governance is de meer beleidsmatige kant van de zaak. Hierin wordt vastgelegd hoe het bedrijf met de verzamelde data omgaat, waarom ze precies verzameld wordt, wie verantwoordelijk wordt gesteld, etc.

Master Data Management en Business Intelligence

Het beheer van Master Data is in de eerste plaats bedoeld om de gegevens in een bedrijf te stroomlijnen. Dit kan door middel van een MDM-systeem of in een strikt ingericht datawarehousIn haar originele betekenis betekent datawarehousing het opslaan van informatie. Bill Inmon, de vader van datawarehousing, noemde het “een onderwerpgeörienteerde, geïntegreerde, tijdsafhankelijke gegevensverzameling die aan de basis ligt van managementbeslissingen.” (Inmon, 1992, eigen vertaling) Dit is tot op de dag van vandaag de meest gebruikte omschrijving van het begrip. Toch geeft Inmon de gegevensverzameling meteen een doel: zakelijke beslissingen nemen. Daarmee ligt datawarehousing aan de basis van Business Intelligence (BI). De nauwe verwantschap tussen de twee begrippen heeft ertoe geleid dat de termen DWH en BI naast elkaar bestaan, maar in hun praktische invulling vaak synoniemen zijn.e. Het directe gevolg van MDM is dat alle bestaande bedrijfsprocessen vlotter verlopen. Een oud telefoonnummer van een klant wordt bijvoorbeeld meteen in alle documentatie vervangen door het nieuwe. Zo hebben alle betrokken departementen en externe partijen, zoals verkoopBij verkoopbeheer, ook wel sales management genoemd, verzamelen en analyseren bedrijven al hun beschikbare verkoopdata. Systemen voor verkoopbeheer worden ingezet voor het beheer van verkoopteams en -kanalen, de optimalisatie van de klantenservice, en de creatie van verkoopstrategieën. Vooral handels- en productiebedrijven maken gebruik van dit soort systemen., de klantendienst en het transportbedrijf, steeds dezelfde en juiste data.

In tweede instantie kan deze data, in combinatie met data governance, een bedrijf ook helpen om zijn algehele performance te evalueren (Corporate Performance ManagementCorporate Performance Management is de Engelstalige benaming voor prestatiemanagement. Deze prestaties worden gemeten op basis van Key Performance Indicators (KPI's), zoals inkomsten, behaalde targets, operationele kosten en Return On Investment (ROI). Naar CPM wordt ook verwezen met de termen Business Performance Management en Enterprise Performance Management.) en om bestaande processen te optimaliseren (Business Process ManagementBusiness Process Management (BPM) wordt gebruikt om alle structuren, processen en workflows binnen een bedrijf duidelijk in kaart te brengen, te evalueren en te optimaliseren. Via een BPM-aanpak worden bedrijfsprocessen vanaf een overkoepelend niveau geanalyseerd, gevisualiseerd en eventueel ook geregisseerd.). Hoe exacter de data, hoe beter een bedrijf kan evalueren of de beoogde strategische doelen behaald zijn. Aan de hand van deze evaluatie kan dan weer bekeken worden of bijvoorbeeld de marketingstrategie of specifieke processen moeten aangepast worden. Hoe uitgebreider de master data beheerd en geïnterpreteerd wordt, hoe meer MDM richting Business Intelligence (BI)Bedrijven die gebruik maken van business intelligence, analyseren grote hoeveelheden ‘ruwe’ data, met als doel daarmee waardevolle informatie te verkrijgen voor het maken van strategische en operationele bedrijfsbeslissingen (business insights). Deze zogenaamde ruwe data is meestal afkomstig uit verschillende softwaresystemen binnen het bedrijf, zoals een ERP, HRM, DMS of gespecialiseerde financiële software.  gaat.