Master Data Management (MDM)
Uniforme data in het hele bedrijf
Master Data Management zorgt ervoor dat alle belangrijke bedrijfsgegevens centraal opgeslagen en beheerd worden. De beschikbare informatie over een product, proces, klant of dienst staat hierbij als het ware in één masterfile. Als er ergens in een systeem iets wordt aangepast, wordt deze wijziging ook automatisch doorgevoerd in andere systemen. Zo wordt de versnippering van informatie tegengegaan en wordt er in geen enkel systeem meer met verouderde gegevens gewerkt. Hierdoor kunnen kosten als gevolg van fouten of herzieningen beperkt worden. Bovendien zijn rapportages op basis van de correcte gegevens betrouwbaarder en kunnen bedrijfsprocessen optimaal geautomatiseerd worden.
Master Data Management hangt nauw samen met Product Data Management (PDM) en Product Information Management (PIM). PDM zorgt er namelijk voor dat alle diensten of personen binnen een bedrijf steeds met de juiste (technische) productgegevens werken, terwijl PIM meer gericht is op het beschikbaar maken van de actuele productinformatie voor externe klanten en partners.
Combinatie van software en beleid
Er bestaan verschillende systemen voor het beheer van Master Data. Vooral leveranciers van ERP-systemen houden zich met de technologie bezig. Ze bieden deze software dan aan als ERP-module of als apart, koppelbaar softwarepakket. Onder leveranciers van MDM zien we de grote namen als IBM, Oracle en SAP, maar ook kleinere spelers houden zich bezig met MDM. Daarom tonen ook steeds meer bedrijven uit het MKB interesse in Master Data Management.
Software is echter niet alles bij MDM. Om van echt management te kunnen spreken, moet er ook aan Data Governance gedaan worden. Governance is de meer beleidsmatige kant van de zaak. Hierin wordt vastgelegd hoe het bedrijf met de verzamelde data omgaat, waarom ze precies verzameld wordt, wie verantwoordelijk wordt gesteld, etc.
Master Data Management en Business Intelligence
Het beheer van Master Data is in de eerste plaats bedoeld om de gegevens in een bedrijf te stroomlijnen. Dit kan door middel van een MDM-systeem of in een strikt ingericht datawarehouse. Het directe gevolg van MDM is dat alle bestaande bedrijfsprocessen vlotter verlopen. Een oud telefoonnummer van een klant wordt bijvoorbeeld meteen in alle documentatie vervangen door het nieuwe. Zo hebben alle betrokken departementen en externe partijen, zoals verkoop, de klantendienst en het transportbedrijf, steeds dezelfde en juiste data.
In tweede instantie kan deze data, in combinatie met data governance, een bedrijf ook helpen om zijn algehele performance te evalueren (Corporate Performance Management) en om bestaande processen te optimaliseren (Business Process Management). Hoe exacter de data, hoe beter een bedrijf kan evalueren of de beoogde strategische doelen behaald zijn. Aan de hand van deze evaluatie kan dan weer bekeken worden of bijvoorbeeld de marketingstrategie of specifieke processen moeten aangepast worden. Hoe uitgebreider de master data beheerd en geïnterpreteerd wordt, hoe meer MDM richting Business Intelligence (BI) gaat.
