Wat is elektronisch factureren?
Facturen worden steeds vaker elektronisch verstuurd, maar dat is niet voldoende om van e-factureren te spreken. Een PDF-versie van een factuur is wel een elektronisch document, maar wordt niet meteen automatisch verwerkt. Bij een e-factuur gebeurt deze factuurautomatisering wel. De boekhoudsoftware van het verzendende bedrijf maakt een gestructureerd digitaal bestand aan dat het boekhoudsysteem van het ontvangende bedrijf elektronisch kan verwerken.
Universele taal voor boekhoudsoftware
Om elkaar te verstaan, moeten de boekhoudsystemen van de ontvanger en de verzender dezelfde ‘taal’ spreken. Op een digitale factuur staan dan ook vaak verschillende codes. Deze codes zijn voor de boekhoudprogramma’s begrijpbare ‘woorden’ en ‘zinnen’. Er bestaan verschillende talen waarin e-facturen kunnen worden opgesteld, maar een van de meest gebruikte is de Universal Business Language (UBL). De UBL is een boekhoudkundige taal die is voortgekomen uit de EDIFACT-standaard voor Electronic Data Interchange (EDI).
E-factuur en elektronische bedrijfsvoering
E-factureren past binnen het plaatje van de automatisering van bedrijfsprocessen. Boekhoudprogramma’s hangen tegenwoordig meestal vast aan een ERP-systeem. Deze integratie zorgt ervoor dat facturatie meteen verbonden wordt met alle andere bedrijfsprocessen. Zo kan het ERP-systeem van een handelaar bijvoorbeeld aan de hand van een inkomende klantenbestelling meteen een factuur uitsturen.
