ERP-systemen vergelijken:
Stap voor stap handleiding

• Hosting model (cloud, on-premise of hybride).
• Integratiemogelijkheden: benodigde koppelingen met bestaande systemen.
• Gewenste mogelijkheden voor beveiliging: SSO, protocollen (bijvoorbeeld OAuth, SAML), encryptie, rolgebaseerde toegangscontrole, logbestanden, etc.
• Voorkeuren voor systeemprestaties: updates, systeemsnelheid.
• Databeheer: ondersteuning voor databases (SQL Server, Oracle..)
• Gewenste schaalbaarheid.

Afhankelijk van je sector zijn sommige ERP-functionaliteiten soms onmisbaar. Deze vereisten kun je in de tool opgeven. Een paar voorbeelden:

• Modebranche: kleuren- en matenmatrix
• Productiebedrijven: MRP (material requirements planning)
• Foodsector: beheer van terugroepingen

De tool vraagt je ook naar een aantal andere belangrijke vergelijkingscriteria, bijvoorbeeld op het gebied van implementatie en support.

Zorg dat je pakketten op voorhand niet te snel uitsluit. Een klassieker is SAP. Veel bedrijven sluiten dit pakket vooraf uit, omdat het de naam heeft duur te zijn. Maar SAP biedt sinds een aantal jaar cloud-systemen die voor de meeste bedrijven betaalbaar zijn. Andersom kan ook, vertrouw niet blind op de grote namen. Zeker niet als het service-aspect belangrijk voor je is. Sommige ERP-systemen kunnen al vrij snel worden uitgesloten doordat belangrijke integraties technisch niet mogelijk zijn.

De sterke en zwakke punten van beschikbare ERP-systemen in Nederland en België komen in onze tool naar voren. Zeer interessant, maar ook theorie. Onze specialist van vlees en bloed kan met zijn praktijkkennis aangeven welke ERP-systemen voor jouw project tekortkomen. Verspil geen tijd aan een leverancier die niet op je shortlist hoort te staan. We maken gebruik van scherpe knock-out criteria en de ervaringen van (soms niet zo tevreden) projectleiders van andere bedrijven die we spreken.

Sommige selectiecriteria zijn wat ingewikkelder om te toetsen, omdat ze niet zwart-wit zijn. Wat als een systeem een functionaliteit bijvoorbeeld wel ondersteunt, maar alleen via een derde partij, of via een koppeling met een ander systeem. In het proces van de longlist naar de shortlist kun je dit soort zaken bespreken met je ICT Portal-specialist. Je kunt dan zelf bepalen of je een ERP in zo’n geval wel of niet op je shortlist wilt hebben.

Uit gesprekken met projectleiders valt ons op dat vaak dezelfde fouten worden gemaakt. De verwachting van bepaalde ERP-pakketten komt niet altijd overeen met de werkelijkheid. Bijvoorbeeld op het vlak van de implementatietijd, de reputatie van implementatiepartners, de totale kosten (inclusief verborgen kosten), of de kwaliteit en betrouwbaarheid van functionaliteiten. Beperk daarom de risico’s en laat je specialist misverstanden gauw uit de lucht helpen.

De tool helpt je bij het opstellen en verzenden van de RFI. De RFI is gebaseerd op informatie uit je projectdossier en heb je grotendeels al eerder ingevoerd. Het betreft informatie verzameld in de analysefase, de gewenste functionaliteiten, de aanvullende selectiecriteria, en extra vragen die je nog wilt toevoegen.

Je maakt je dossier compleet en klaar voor verzending naar geselecteerde partijen. Ook dit kan via de tool. Je ICT Portal-specialist kan je hierbij helpen. Je weet dan zeker dat je RFI compleet is, naar de juiste ERP-leveranciers wordt verzonden en ze op uniforme wijze zullen antwoorden.

Bepaal de belangrijkste voordelen van elk systeem. Dit kunnen functionaliteiten zijn, de populariteit in je sector, of bijvoorbeeld een snel implementatieproces. Noteer ook de zwakke punten, zoals beperkte schaalbaarheid of hoge kosten. Je kunt je baseren op informatie uit de RFI en van je ICT Portal-specialist. Aanvullende relevante informatie vind je ook in de tool.

Deel je shortlist met de diverse betrokkenen bij het het selectieproces (stakeholders). Dit kunnen key users zijn, maar ook managers en directieleden. Licht toe waarom elk systeem is geselecteerd. Door stakeholders actief te betrekken bij dit proces, creëer je transparantie en (hopelijk) begrip voor de keuzes. Als de stakeholders het eens zijn met de keuzes, dan zorgt dit automatisch voor meer draagvlak. Dit heet buy-in in jargon.

Maak gebruik van de stakeholdergesprekken om de evaluatie voor te bereiden. Wat willen de stakeholders zien? Dit kan bijvoorbeeld een demonstratie van een specifieke functionaliteit zijn of een test van een bepaald bedrijfsproces met de software.

Leveranciers zijn dol op het tonen van hun referenties. Op hun websites en op Linkedin vind je tientallen zogeheten klantencases. Maar wees alert. Soms worden klantnamen opgegeven waarbij het project in werkelijkheid zeer bescheiden was. In plaats van een vergelijkbaar ERP-project ging het dan bijvoorbeeld om de ontwikkeling van een koppeling. Soms zijn opgegeven referenties al jaren geen klant meer, of zijn bedrijfslogo’s wel heel enthousiast op de website geplaatst. Check dit zelf goed, of vraag ons om ongekleurde informatie over concrete leveranciers.

In de voorgaande taken heb je de kandidaten voor de shortlist geselecteerd, een laatste controle uitgevoerd en de zegen gekregen van alle stakeholders. Daarmee komt de vergelijkingsfase ten einde. Je beschikt nu over een kwalitatief hoogwaardige shortlist, waarna je kunt starten met de evaluatiefase. Dit proces kan efficiënt worden doorlopen met de tool. Die biedt daarvoor verschillende functionaliteiten, zoals een evaluatiemodel en een risicomatrix.